董事會(huì)秘書(shū)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司董事會(huì)秘書(shū)的管理，充分發(fā)揮董事會(huì)秘書(shū)在公司治理中的作用，提高公司運(yùn)作效率，保障公司和股東的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》（以下簡(jiǎn)稱《公司法》）等相關(guān)法律法規(guī)及本公司章程，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于[公司/組織名稱]董事會(huì)秘書(shū)的選拔、聘任、職責(zé)、考核、薪酬及培訓(xùn)等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）定義本辦法所稱董事會(huì)秘書(shū)，是指由公司董事會(huì)聘任，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜的公司高級(jí)管理人員。（四）基本原則1.合規(guī)性原則董事會(huì)秘書(shū)的管理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司章程的規(guī)定。2.專業(yè)性原則注重選拔具備專業(yè)知識(shí)和技能的人員擔(dān)任董事會(huì)秘書(shū)，確保其能夠勝任各項(xiàng)工作職責(zé)。3.高效性原則通過(guò)科學(xué)合理的管理流程和方法，提高董事會(huì)秘書(shū)的工作效率，保障公司治理活動(dòng)的順利進(jìn)行。二、任職資格與選拔（一）任職資格1.具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品德，誠(chéng)實(shí)守信，勤勉盡責(zé)，無(wú)違法違規(guī)記錄。2.具備大學(xué)本科以上學(xué)歷，具有一定年限的法律、財(cái)務(wù)、管理等相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，其中從事與公司治理相關(guān)工作不少于[X]年。3.熟悉《公司法》等法律法規(guī)以及本公司章程，具備履行職責(zé)所必需的專業(yè)知識(shí)和技能。4.具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力和信息處理能力，能夠熟練使用辦公軟件和信息披露系統(tǒng)。5.取得證券交易所認(rèn)可的董事會(huì)秘書(shū)資格證書(shū)（如有要求）。（二）選拔程序1.人力資源部門(mén)根據(jù)公司發(fā)展需要和崗位空缺情況，發(fā)布董事會(huì)秘書(shū)招聘信息，明確任職資格、崗位職責(zé)和招聘流程等要求。2.應(yīng)聘者填寫(xiě)應(yīng)聘申請(qǐng)表，并提交個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等相關(guān)材料。3.人力資源部門(mén)對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的候選人名單，并組織面試。面試小組由公司高級(jí)管理人員、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)應(yīng)聘者的專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)、溝通能力、綜合素質(zhì)等進(jìn)行評(píng)估。4.面試通過(guò)后，對(duì)候選人進(jìn)行背景調(diào)查，核實(shí)其學(xué)歷、工作經(jīng)歷、違法違規(guī)記錄等信息的真實(shí)性。5.根據(jù)面試和背景調(diào)查結(jié)果，確定擬聘任人選，提交董事會(huì)審議。董事會(huì)審議通過(guò)后，由公司法定代表人簽署聘任文件，正式聘任董事會(huì)秘書(shū)。三、職責(zé)與權(quán)限（一）職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備工作，包括會(huì)議通知的發(fā)送、會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議記錄的整理等，確保會(huì)議的順利召開(kāi)。2.保管公司股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和記錄，以及其他重要文件資料，建立健全檔案管理制度，保證文件資料的安全和完整。3.負(fù)責(zé)公司股東資料的管理，包括股東名冊(cè)的更新、股東信息的收集和整理等，確保股東信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。4.按照法律法規(guī)和本公司章程的規(guī)定，辦理公司信息披露事務(wù)，制定并執(zhí)行信息披露管理制度，保證信息披露的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。5.協(xié)調(diào)公司與投資者、證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)、證券交易所等相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，接待投資者來(lái)訪，回答投資者咨詢，處理投資者投訴。6.組織公司董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員進(jìn)行法律法規(guī)、公司章程等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高公司治理水平。7.協(xié)助公司董事會(huì)制定公司發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃和重大決策，提供相關(guān)的法律、財(cái)務(wù)、管理等方面的專業(yè)意見(jiàn)和建議。8.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治理制度的建設(shè)和完善，監(jiān)督公司各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為提出糾正意見(jiàn)并及時(shí)報(bào)告。9.參與公司重大事項(xiàng)的決策過(guò)程，對(duì)涉及公司利益的重大事項(xiàng)進(jìn)行合法性審查，確保公司決策符合法律法規(guī)和公司章程的規(guī)定。10.完成董事會(huì)交辦的其他工作任務(wù)。（二）權(quán)限1.有權(quán)查閱公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄、文件檔案等資料，了解公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)情況和重大事項(xiàng)進(jìn)展情況。2.有權(quán)要求公司各部門(mén)和人員提供與履行職責(zé)相關(guān)的信息和資料，各部門(mén)和人員應(yīng)積極配合。3.有權(quán)參加公司組織的各類(lèi)會(huì)議，發(fā)表意見(jiàn)和建議，參與公司重大事項(xiàng)的討論和決策。4.有權(quán)代表公司與投資者、證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)、證券交易所等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。四、工作規(guī)范（一）信息披露規(guī)范1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和證券交易所的規(guī)定，制定信息披露計(jì)劃，明確信息披露的內(nèi)容、時(shí)間、方式等要求。2.信息披露內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。在披露信息前，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)進(jìn)行審核，確保信息符合披露要求。3.信息披露應(yīng)及時(shí)、公平，不得提前或推遲披露信息。對(duì)于可能對(duì)公司股價(jià)產(chǎn)生重大影響的信息，應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行披露。4.信息披露方式應(yīng)符合證券交易所的規(guī)定，一般通過(guò)指定的信息披露媒體發(fā)布公告，并在公司網(wǎng)站上同步披露。（二）會(huì)議組織規(guī)范1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)提前做好股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備工作，制定詳細(xì)的會(huì)議議程和時(shí)間表，確保會(huì)議有序進(jìn)行。2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息，并提前發(fā)送給相關(guān)人員。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)同時(shí)提供會(huì)議資料，供參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。3.會(huì)議期間，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等信息。會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。4.會(huì)議結(jié)束后，董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議決議，按照規(guī)定的程序提交董事會(huì)審議通過(guò)，并組織實(shí)施。對(duì)于股東大會(huì)決議，應(yīng)及時(shí)公告，并向股東傳達(dá)。（三）文件管理規(guī)范1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)建立健全公司文件管理制度，明確文件的分類(lèi)、編號(hào)、歸檔、保管等要求。2.對(duì)公司股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和記錄，以及其他重要文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔，并妥善保管。文件保管期限應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。3.嚴(yán)格控制文件的查閱和借閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱或借閱公司文件。對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。（四）溝通協(xié)調(diào)規(guī)范1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)積極與公司內(nèi)部各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)掌握公司重大事項(xiàng)信息，為信息披露和公司治理提供支持。2.加強(qiáng)與投資者的溝通交流，通過(guò)多種方式及時(shí)回復(fù)投資者的咨詢和投訴，維護(hù)公司良好的投資者關(guān)系。3.與證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)、證券交易所等相關(guān)部門(mén)保持密切聯(lián)系，及時(shí)了解監(jiān)管政策和要求，按照規(guī)定報(bào)送相關(guān)文件和資料，配合做好監(jiān)管工作。五、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)制定董事會(huì)秘書(shū)的績(jī)效考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核周期、考核方式等內(nèi)容。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面，具體可包括信息披露質(zhì)量、會(huì)議組織情況、文件管理水平、溝通協(xié)調(diào)效果、合規(guī)執(zhí)行情況等。3.考核周期為每年一次，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。4.人力資源部門(mén)應(yīng)在考核周期結(jié)束后，組織對(duì)董事會(huì)秘書(shū)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，形成考核報(bào)告，并提交董事會(huì)審議。（二）獎(jiǎng)懲1.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的董事會(huì)秘書(shū)給予獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)、晉升等。2.對(duì)考核不合格的董事會(huì)秘書(shū)，視情節(jié)輕重給予警告、扣減薪酬、降職、免職等處罰。3.董事會(huì)秘書(shū)在履行職責(zé)過(guò)程中，如因違反法律法規(guī)、公司章程或本辦法規(guī)定，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、薪酬與福利（一）薪酬1.董事會(huì)秘書(shū)的薪酬由基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金等部分組成。2.基本工資根據(jù)董事會(huì)秘書(shū)的任職資格、工作經(jīng)驗(yàn)、市場(chǎng)行情等因素確定，確保薪酬具有競(jìng)爭(zhēng)力。3.績(jī)效工資與董事會(huì)秘書(shū)的工作業(yè)績(jī)掛鉤，根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果發(fā)放?？?jī)效考核指標(biāo)應(yīng)與董事會(huì)秘書(shū)的工作職責(zé)緊密相關(guān)，確保薪酬能夠激勵(lì)其積極履行職責(zé)。4.獎(jiǎng)金根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、董事會(huì)秘書(shū)的工作貢獻(xiàn)等因素發(fā)放，具體發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)由董事會(huì)根據(jù)公司實(shí)際情況確定。（二）福利1.董事會(huì)秘書(shū)享受公司規(guī)定的各項(xiàng)福利待遇，包括社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。2.根據(jù)工作需要，為董事會(huì)秘書(shū)提供必要的辦公條件和設(shè)施，確保其能夠順利開(kāi)展工作。3.支持董事會(huì)秘書(shū)參加相關(guān)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提升其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，培訓(xùn)費(fèi)用由公司承擔(dān)。七、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門(mén)應(yīng)根據(jù)董事會(huì)秘書(shū)的工作職責(zé)和職業(yè)發(fā)展需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等安排。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括法律法規(guī)、公司治理、信息披露、財(cái)務(wù)管理、溝通技巧等方面的知識(shí)和技能，以提高董事會(huì)秘書(shū)的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、研討會(huì)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。（二）職業(yè)發(fā)展1.公司鼓勵(lì)董事會(huì)秘書(shū)不斷提升自身素質(zhì)和能力，為其提供廣闊的職業(yè)發(fā)展空間。2.根據(jù)董事會(huì)秘書(shū)的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展需求，適時(shí)調(diào)整其工作職責(zé)和崗位級(jí)別，給予晉升機(jī)會(huì)。3.支持董事會(huì)秘書(shū)參與行業(yè)交流活動(dòng)，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，拓寬視野，提升行業(yè)影響力。八、保密與競(jìng)業(yè)限制（一）保密1.董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)在工作中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等予以保密，不得泄露給任何第三方。2.在離職后，董事會(huì)秘書(shū)仍應(yīng)履行保密義務(wù)，保密期限按照公司與董事會(huì)秘書(shū)簽訂的保密協(xié)議執(zhí)行。（二）競(jìng)業(yè)限制1.根據(jù)公司實(shí)際情況，可與董事會(huì)秘書(shū)簽訂競(jìng)業(yè)限制協(xié)議，約定其在離職后的一定期