辦公用品采購申請與審批管理流程指南一、適用范圍與場景本流程適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)（以下簡稱“各部門”）因日常工作需要采購辦公用品的全流程管理，涵蓋常規(guī)辦公耗材（如紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備（如打印機(jī)、計算器、辦公家具等）、以及部門特殊需求辦公物資的申請、審批、采購、入庫及領(lǐng)用環(huán)節(jié)。具體場景包括：部門日常辦公耗材補(bǔ)倉；新入職員工辦公用品配置；辦公設(shè)備新增、更換或維修配件采購；特定項(xiàng)目臨時性辦公用品采購；其他與辦公相關(guān)的必要物資需求。二、詳細(xì)操作步驟（一）第一步：提交采購申請發(fā)起申請：申請人（部門員工或指定物資管理員）根據(jù)部門實(shí)際需求，登錄公司OA系統(tǒng)或填寫《辦公用品采購申請表》（見第三部分模板），發(fā)起采購申請。填寫申請信息：基本信息：申請人姓名、所屬部門、申請日期、聯(lián)系方式；物資明細(xì)：逐項(xiàng)填寫需采購物品的名稱、規(guī)格型號、單位（如“包”“個”“臺”）、數(shù)量、預(yù)估單價（元）、預(yù)估總價（元），并注明“用途”（如“日常辦公”“新員工入職”“打印機(jī)維修”等）；附件說明：若涉及特殊物品（如定制辦公家具、專業(yè)設(shè)備），需附上產(chǎn)品參數(shù)、報價單或圖片說明。提交申請：確認(rèn)信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核審核要點(diǎn)：必要性：核對申請物品是否為部門日常工作必需，是否存在冗余或可替代物資（如庫存充足物品重復(fù)申請）；預(yù)算匹配：檢查申請總金額是否符合部門年度辦公用品預(yù)算額度（超預(yù)算需額外說明）；規(guī)格合理性：確認(rèn)物品規(guī)格是否滿足辦公需求（如打印機(jī)型號是否兼容現(xiàn)有設(shè)備）。審核結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)或申請表“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部門；審核不通過：注明駁回理由（如“庫存充足，無需采購”“預(yù)算不足，建議縮減數(shù)量”），退回申請人修改。（三）第三步：行政部門/采購部門審核庫存核查：行政部門通過庫存管理系統(tǒng)核對申請物品的當(dāng)前庫存量，確認(rèn)是否需采購（若庫存可滿足1個月以上用量，原則上駁回申請）。市場調(diào)研與比價：對于常規(guī)耗材（如A4紙、簽字筆），行政部門根據(jù)歷史采購記錄或長期合作供應(yīng)商報價，確認(rèn)預(yù)估單價合理性；對于非常規(guī)物品或單次采購金額超過500元，需進(jìn)行至少2家供應(yīng)商比價，并將比價結(jié)果（含供應(yīng)商名稱、報價、產(chǎn)品參數(shù)）作為附件提交。審核結(jié)果：審核通過：在“行政部門審核”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明理由（如“庫存充足，建議使用現(xiàn)有物資”“預(yù)估單價高于市場均價，請重新填寫”），退回部門。（四）第四步：財務(wù)部門審核審核要點(diǎn)：預(yù)算合規(guī)性：核對申請總金額是否在公司年度辦公用品預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否符合公司“預(yù)算外采購管理規(guī)定”；價格合理性：結(jié)合行政部門提供的比價結(jié)果，確認(rèn)價格是否符合公司采購標(biāo)準(zhǔn)（如是否高于同類物品近期采購價10%以上）；資金來源：確認(rèn)采購資金是否為部門預(yù)算內(nèi)資金或?qū)ｍ?xiàng)費(fèi)用（如項(xiàng)目物資需注明對應(yīng)項(xiàng)目編號）。審核結(jié)果：審核通過：在“財務(wù)部門審核”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至管理層審批；審核不通過：注明理由（如“超出年度預(yù)算，未提交預(yù)算外申請”“價格異常，需重新比價”），退回行政部門。（五）第五步：管理層審批審批權(quán)限劃分（根據(jù)公司規(guī)模及采購金額設(shè)定，以下為示例）：采購金額≤1000元：由行政部門負(fù)責(zé)人審批；1000元＜采購金額≤5000元：由分管行政副總審批；采購金額＞5000元：由總經(jīng)理審批。審批內(nèi)容：重點(diǎn)審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略必要性（如大型辦公設(shè)備采購是否提升辦公效率）、預(yù)算匹配性及是否符合公司成本控制原則。審批結(jié)果：審批通過：在“管理層審批”欄簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束，流轉(zhuǎn)至行政部門執(zhí)行采購；審批不通過：注明理由（如“非必需采購，建議暫緩”“預(yù)算優(yōu)先級較低，延后執(zhí)行”），退回財務(wù)部門。（六）第六步：采購執(zhí)行與入庫登記采購實(shí)施：行政部門根據(jù)審批通過的申請，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購訂單（明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式等），并跟蹤物流進(jìn)度。驗(yàn)收與入庫：物資送達(dá)后，由申請人所在部門指定人員與行政部門共同驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀及功能是否完好；驗(yàn)收合格后，填寫《辦公用品入庫單》（含物品信息、驗(yàn)收人、入庫日期、供應(yīng)商信息），行政部門更新庫存臺賬；驗(yàn)收不合格的，及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。（七）第七步：領(lǐng)用登記與費(fèi)用歸集領(lǐng)用登記：申請人或部門物資管理員憑審批通過的《辦公用品采購申請表》到行政部門領(lǐng)用物品，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用事由）。費(fèi)用歸集：行政部門每月匯總各部門領(lǐng)用物品的實(shí)際采購成本（以入庫單為準(zhǔn)），提交財務(wù)部門計入部門費(fèi)用，保證采購費(fèi)用與預(yù)算執(zhí)行情況對應(yīng)。三、流程模板與填寫說明（一）辦公用品采購申請表基本信息申請人姓名*某某所屬部門行政部/銷售部/財務(wù)部等申請日期2023年月日聯(lián)系方式內(nèi)部分機(jī)：物資明細(xì)序號物品名稱1A4復(fù)印紙2無線鼠標(biāo)3文件盒申請總金額人民幣：叁佰捌拾捌元整（￥388.00）附件說明□無□報價單（供應(yīng)商：辦公用品公司）□產(chǎn)品參數(shù)圖□其他：______申請人簽字_______________（二）填寫說明基本信息欄：“所屬部門”需填寫公司正式部門全稱；“聯(lián)系方式”填寫內(nèi)部辦公分機(jī)，避免泄露個人隱私。物資明細(xì)欄：“規(guī)格型號”需具體（如鼠標(biāo)需注明品牌、型號，紙張需注明克重、尺寸），避免模糊描述（如“辦公用品”“一批”）；“預(yù)估單價”參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或市場均價，偏差超過20%需提供說明；“用途”需簡明扼要，體現(xiàn)工作相關(guān)性（如“部門會議用”“財務(wù)憑證裝訂”）。附件說明欄：單次采購金額超過300元或非常規(guī)物品，必須附件（如報價單、產(chǎn)品說明書），否則行政部門不予審核。簽字欄：所有審批人需手寫簽字或OA系統(tǒng)確認(rèn)電子簽章，保證審批流程可追溯。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題（一）注意事項(xiàng)申請時效性：常規(guī)采購需提前3個工作日提交申請，緊急采購（如辦公用品突發(fā)短缺影響辦公）需在申請時標(biāo)注“緊急”，并同步電話告知行政部門負(fù)責(zé)人，審批流程可“加急處理”，但需在事后補(bǔ)全書面說明。庫存管理：行政部門每月5日前公布《辦公用品庫存清單》，各部門可通過OA系統(tǒng)查詢庫存，避免重復(fù)采購或過量采購。預(yù)算控制：各部門需嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行采購，季度預(yù)算使用率超過80%時，需在申請中說明原因，財務(wù)部門將重點(diǎn)審核。廉潔要求：采購人員不得收受供應(yīng)商回扣或禮品，供應(yīng)商選擇需遵循“質(zhì)優(yōu)價廉、服務(wù)優(yōu)先”原則，違規(guī)將按公司紀(jì)律處分。（二）常見問題處理Q：申請被駁回后如何重新提交？A：申請人需根據(jù)駁回理由修改申請內(nèi)容（如減少數(shù)量、更換規(guī)格、補(bǔ)充預(yù)算說明），修改后重新提交審批流程，無需重復(fù)填寫基礎(chǔ)信息。Q：緊急采購無法走完審批流程怎么辦？A：緊急采購需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人電話確認(rèn)后，由行政部門負(fù)責(zé)人審批先行采購，采購后2個工作日內(nèi)補(bǔ)填《辦公用品采購申請表》，并注明“緊急采購補(bǔ)單”及事由，由各環(huán)節(jié)審批人補(bǔ)簽確認(rèn)。Q：采購物品與實(shí)物不符如何處理？A：領(lǐng)用時應(yīng)當(dāng)場核對物品信息，發(fā)覺問題立即停止驗(yàn)收，通知行政部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨；若已領(lǐng)用后發(fā)覺質(zhì)量問題，