規(guī)劃項(xiàng)目合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)規(guī)劃項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承接的各類規(guī)劃項(xiàng)目合同的管理，包括但不限于城市規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等項(xiàng)目合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.全面管理原則：涵蓋合同從簽訂前的談判、起草，到簽訂后的履行、監(jiān)督、變更、終止等全過程管理。3.防范風(fēng)險(xiǎn)原則：注重對合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和控制，保障公司利益不受損失。4.協(xié)作高效原則：各部門應(yīng)密切協(xié)作，提高合同管理效率，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。二、合同簽訂管理（一）合同談判1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織合同談判工作，相關(guān)部門人員應(yīng)積極參與。談判前應(yīng)充分收集與項(xiàng)目相關(guān)的信息，包括項(xiàng)目背景、目標(biāo)、要求、對方情況等，制定談判策略。2.談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式、交付時(shí)間等關(guān)鍵條款，確保公司利益得到充分保障。3.談判達(dá)成初步意向后，應(yīng)形成談判記錄，由雙方代表簽字確認(rèn)。（二）合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)合同管理人員起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，明確表達(dá)雙方的意愿和約定。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同雙方的基本信息、項(xiàng)目名稱、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格及付款方式、交付時(shí)間及地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.對于重要合同或復(fù)雜項(xiàng)目合同，應(yīng)組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行會(huì)審，確保合同條款合理、合法、嚴(yán)謹(jǐn)。（三）合同審批1.合同草案完成后，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核、部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、法務(wù)部門審查、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.各審批環(huán)節(jié)應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、合理性以及對公司利益的保障程度等。對于不符合要求的合同，應(yīng)提出修改意見，退回起草部門進(jìn)行修改。3.經(jīng)審批通過的合同，應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章。（四）合同簽訂1.合同簽訂前，應(yīng)再次核對合同條款與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.簽訂合同應(yīng)使用原件，一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司內(nèi)部相關(guān)部門根據(jù)需要留存。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。3.對于需要辦理合同備案或登記手續(xù)的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理，確保合同的法律效力。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行合同交底，使參與項(xiàng)目的人員了解合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、工作要求等。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，明確各部門和人員的職責(zé)分工，確保合同履行過程中各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。（二）履行跟蹤1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.各部門應(yīng)按照合同約定和職責(zé)分工，認(rèn)真履行各自的義務(wù)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)告。3.建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行進(jìn)度、付款情況、變更事項(xiàng)等信息，以便及時(shí)掌握合同履行動(dòng)態(tài)。（三）質(zhì)量控制1.規(guī)劃項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施，確保規(guī)劃成果符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。2.建立質(zhì)量審核制度，對規(guī)劃成果進(jìn)行內(nèi)部審核和外部評審，確保質(zhì)量合格。對于不符合質(zhì)量要求的成果，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改完善，直至達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同付款的審核和支付工作。付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同履行情況，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款申請的真實(shí)性、合法性和完整性，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后由總經(jīng)理批準(zhǔn)后支付。3.對于逾期付款的情況，應(yīng)按照合同約定追究對方的違約責(zé)任，同時(shí)采取相應(yīng)的催款措施，確保公司資金安全。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，因下列情形之一需要變更合同的，應(yīng)按照本辦法規(guī)定的程序進(jìn)行：項(xiàng)目需求發(fā)生變化，需要調(diào)整服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等；法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，影響合同履行；不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的因素導(dǎo)致合同無法正常履行；雙方協(xié)商一致同意變更合同。2.合同變更應(yīng)遵循公平、合理、協(xié)商一致的原則，不得損害公司利益。（二）變更申請1.合同變更應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出書面申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并附上相關(guān)證明材料。2.變更申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和合同條款，對變更申請的合法性進(jìn)行評估，并提出審查意見。（三）變更審批1.變更申請經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同，重點(diǎn)審查變更的必要性、合理性、對公司利益的影響等。2.經(jīng)審批通過的變更申請，雙方應(yīng)簽訂書面的變更協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)等。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）變更后的履行1.合同變更后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行合同交底，確保各部門和人員了解變更后的合同內(nèi)容和要求。2.各部門應(yīng)按照變更后的合同約定履行各自的義務(wù)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同履行臺賬，記錄變更后的相關(guān)信息。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動(dòng)終止。2.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)的，合同終止。3.因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的因素導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商一致同意終止合同的。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的。5.法律法規(guī)規(guī)定的其他合同終止情形。（二）終止通知1.合同終止前，應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向?qū)Ψ桨l(fā)出書面終止通知，說明合同終止的原因、時(shí)間等。2.終止通知應(yīng)送達(dá)對方，并要求對方簽收確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將終止通知副本分發(fā)給公司內(nèi)部相關(guān)部門。（三）結(jié)算與清理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對項(xiàng)目進(jìn)行清理，核對已完成的工作內(nèi)容、交付的成果、款項(xiàng)支付等情況，確保結(jié)算準(zhǔn)確無誤。2.對于合同履行過程中存在的爭議或遺留問題，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。在爭議解決期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行各自的義務(wù)，不得擅自終止合同履行。3.合同終止后，應(yīng)及時(shí)清理合同文件、資料等，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，定期對合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查。風(fēng)險(xiǎn)識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等全過程，重點(diǎn)關(guān)注合同條款的合法性、完整性、合理性，對方的信用狀況、履約能力，以及可能出現(xiàn)的不可抗力、政策法規(guī)變化等風(fēng)險(xiǎn)因素。2.收集與合同相關(guān)的信息，包括市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)信息、法律法規(guī)變化等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識別出的合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如專家打分法、層次分析法等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，將合同風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同等級的合同風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核、增加擔(dān)保等措施；對于中等風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)密切關(guān)注、定期檢查、及時(shí)溝通；對于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可適當(dāng)簡化管理流程，但仍需保持關(guān)注。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)合同風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對措施。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.持續(xù)監(jiān)控合同風(fēng)險(xiǎn)狀況，跟蹤風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行效果。定期對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評估，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。2.總結(jié)合同風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善合同風(fēng)險(xiǎn)管理制度和流程，提高公司合同風(fēng)險(xiǎn)管理水平。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件、談判記錄、審批文件、變更協(xié)議、終止通知等資料收集齊全，移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員