《公關費用管理辦法》一、總則（一）目的為加強公司公關費用的管理，規(guī)范公關費用的使用，提高公關費用的使用效益，確保公司各項公關活動的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及公關活動所產(chǎn)生的費用支出管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：公關費用的使用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保每一筆支出都合法合規(guī)。2.預算控制原則：嚴格執(zhí)行公關費用預算管理制度，確保費用支出在預算范圍內(nèi)，避免超支情況發(fā)生。3.效益優(yōu)先原則：以提升公司品牌形象、促進業(yè)務發(fā)展為目標，合理安排公關費用，追求最佳的投入產(chǎn)出效益。4.透明公開原則：公關費用的使用應保持透明，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督，確保費用支出清晰可查。二、公關費用的定義及范圍（一）定義公關費用是指公司為了維護和提升公司形象、促進業(yè)務合作、加強與各類利益相關者溝通等目的，而開展的各類公關活動所發(fā)生的費用支出。（二）范圍1.媒體合作費用：包括與各類媒體（如報紙、雜志、電視臺、網(wǎng)站、新媒體平臺等）進行廣告投放、新聞發(fā)布、專題報道、合作推廣等活動所支付的費用。2.活動策劃與執(zhí)行費用：涵蓋公司舉辦或參與的各類公關活動，如新品發(fā)布會、行業(yè)研討會、客戶答謝會、公益活動等的策劃、組織、場地租賃、設備搭建、嘉賓邀請、物料制作、餐飲安排等相關費用。3.公關禮品費用：用于贈送客戶、合作伙伴、媒體等的具有一定紀念意義或宣傳價值的禮品費用。4.市場調(diào)研費用：為了解市場動態(tài)、客戶需求、競爭對手情況等而開展的公關調(diào)研活動所產(chǎn)生的費用，包括調(diào)研問卷設計、調(diào)查人員聘請、數(shù)據(jù)分析等費用。5.公關人員薪酬及相關費用：公關部門員工的工資、獎金、福利以及因公關工作產(chǎn)生的差旅費、通訊費等。6.其他公關相關費用：與公關活動直接相關的其他費用支出，如公關活動的保險費用、法律咨詢費用等。三、公關費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營目標和公關工作計劃，于每年[具體時間]前編制本部門下一年度的公關費用預算草案，提交至公關部門匯總。2.公關部門負責對各部門提交的預算草案進行審核、整合，并結合公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃和市場形勢，編制公司年度公關費用總預算草案，報公司管理層審批。3.年度公關費用預算草案應明確各項費用的預算金額、預算依據(jù)、執(zhí)行時間、預期效果等詳細信息，確保預算的合理性和可操作性。（二）預算執(zhí)行1.公關費用預算一經(jīng)批準，必須嚴格執(zhí)行。各部門應按照預算安排合理使用公關費用，不得擅自調(diào)整預算項目和金額。2.如因特殊情況需要調(diào)整預算，應提前填寫《公關費用預算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預算安排等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審核、公關部門復核、公司管理層審批后方可執(zhí)行。3.公關部門應定期對公關費用預算執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保預算執(zhí)行進度與公關工作計劃相匹配。（三）預算控制1.建立公關費用預警機制，當某項公關費用支出接近或超過預算限額的[X]%時，公關部門應及時向相關部門發(fā)出預警通知，提醒其控制費用支出。2.對于超預算支出的情況，必須經(jīng)過嚴格的審批流程。超預算金額在[具體金額]以內(nèi)的，由公關部門負責人審批；超預算金額超過[具體金額]的，需報公司管理層審批。未經(jīng)審批的超預算支出，財務部門有權拒絕報銷。四、公關費用審批流程（一）費用申請1.各部門開展公關活動前，需填寫《公關費用申請表》，詳細說明活動名稱、活動內(nèi)容、活動時間、活動地點、參與人員、費用預算明細等信息，并附上活動策劃方案、合作協(xié)議等相關資料。2.《公關費用申請表》經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至公關部門進行審核。（二）公關部門審核1.公關部門收到《公關費用申請表》后，對活動的必要性、可行性、費用預算的合理性等進行審核。2.審核通過后，公關部門負責人在申請表上簽字確認，并提交至財務部門進行財務審核。（三）財務部門審核1.財務部門對公關費用申請表及相關資料進行財務審核，重點審核費用支出是否符合公司財務制度、是否在預算范圍內(nèi)、發(fā)票是否合規(guī)等。2.財務部門審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并提交至公司管理層審批。（四）公司管理層審批1.公司管理層根據(jù)公關部門和財務部門的審核意見，對公關費用申請進行最終審批。2.審批通過的，由公司管理層簽字確認；審批不通過的，應注明原因，退回申請部門重新調(diào)整。（五）費用報銷1.公關活動結束后，相關人員應及時整理費用報銷憑證，按照公司財務報銷制度的要求填寫報銷單，并附上審批通過的《公關費用申請表》及其他相關資料。2.報銷單經(jīng)所在部門負責人、公關部門負責人、財務部門審核簽字后，提交至公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財務部門予以報銷付款。五、公關費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.公關費用報銷必須提供合法、有效的發(fā)票或其他合規(guī)票據(jù)。發(fā)票應具備發(fā)票專用章、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅率、稅額等完整內(nèi)容，且發(fā)票內(nèi)容應與實際業(yè)務相符。2.對于無法取得發(fā)票的支出，如支付給個人的勞務報酬等，應提供收款方出具的收款收據(jù)，并注明收款方姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話、付款事由、金額等信息，同時附上勞務合同或協(xié)議等相關證明材料。3.報銷憑證應真實、完整、清晰，不得涂改、偽造。如有不符合規(guī)定的報銷憑證，財務部門有權拒絕報銷。（二）報銷時限公關費用應在活動結束后[具體時間]內(nèi)完成報銷手續(xù)。逾期未報銷的，需重新填寫報銷申請，并說明逾期原因，經(jīng)所在部門負責人、公關部門負責人、財務部門審核通過后方可報銷。（三）報銷支付方式公關費用報銷原則上采用銀行轉賬方式支付給供應商或報銷人。如因特殊情況需要采用現(xiàn)金支付的，應提前向財務部門說明原因，并經(jīng)財務部門負責人審批同意。六、公關費用的核算與監(jiān)督（一）核算1.財務部門應按照公司財務核算制度的要求，對公關費用進行單獨核算，確保費用支出清晰準確。2.公關費用應按照費用類別、項目、部門等進行明細核算，以便于統(tǒng)計分析和成本控制。（二）監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對公關費用的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查費用支出是否符合本辦法及公司相關制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)使用、浪費等現(xiàn)象。2.審計部門應在審計結束后出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司管理層應定期聽取公關費用管理情況匯報，對公關費用管理工作進行指導和監(jiān)督，確保公關費用管理工作規(guī)范、有效。七、公關禮品管理（一）禮品采購1.公關禮品的采購應遵循“實用、適度、體現(xiàn)公司形象”的原則，由公關部門統(tǒng)一負責采購。2.采購前，公關部門應根據(jù)公關活動的目的、對象等因素，制定禮品采購計劃，明確禮品的種類、數(shù)量、預算等要求。3.禮品采購應通過正規(guī)渠道進行，選擇具有良好信譽的供應商，確保禮品質(zhì)量可靠、價格合理。采購過程中應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（二）禮品發(fā)放1.公關禮品應按照公關活動的安排和對象進行發(fā)放，不得隨意發(fā)放或挪作他用。2.發(fā)放禮品時，應填寫《公關禮品發(fā)放登記表》，詳細記錄禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放時間、領取人簽字等信息，確保禮品發(fā)放記錄可查。3.對于重要客戶或合作伙伴，禮品發(fā)放應提前溝通確認，確保禮品符合對方需求和喜好。（三）禮品庫存管理1.公關部門應建立公關禮品庫存管理制度，對禮品的采購、入庫、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。2.定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)禮品短缺、損壞等情況，應及時查明原因，并進行相應處理。3.對于長期積壓或不再使用的禮品，應按照公司相關規(guī)定進行妥善處理，避免浪費。八、公關活動效果評估（一）評估指標1.媒體曝光度：統(tǒng)計公關活動在各類媒體上的報道數(shù)量、報道篇幅、媒體級別等，評估活動的媒體傳播效果。2.品牌知名度提升：通過市場調(diào)研等方式，對比公關活動前后公司品牌知名度的變化情況，評估活動對品牌建設的貢獻。3.業(yè)務合作促進：分析公關活動后公司與客戶、合作伙伴之間的業(yè)務合作意向、合作項目數(shù)量、合作金額等指標的變化，評估活動對業(yè)務發(fā)展的推動作用。4.客戶滿意度：收集參與公關活動的客戶的反饋意見，通過問卷調(diào)查、面談等方式了解客戶對活動的滿意度，評估活動對客戶關系維護的效果。5.社會影響力：關注公關活動在社會層面引起的反響，如公眾關注度、口碑傳播、社會評價等，評估活動的社會影響力。（二）評估方法1.定性評估：通過對公關活動的策劃、執(zhí)行過程、效果反饋等方面進行綜合分析，采用專家評估、客戶評價、內(nèi)部員工評價等方式，對活動效果進行定性描述和評價。2.定量評估：運用數(shù)據(jù)分析工具，對上述評估指標進行量化分析，通過對比活動前后的數(shù)據(jù)變化，計算出具體的評估指標數(shù)值，以準確評估活動效果。3.對比評估：將本次公關活動的效果與以往類似活動進行對比，分析活動效果的提升或下降情況，總結經(jīng)驗教訓，為今后的公關活動提供參考。（三）評估周期公關活動效果評估應在活動結束后[具體時間]內(nèi)完成。對于重大公關活動或持續(xù)時間較長的公關項目，應分階段進行效果評估，并在項目結束后進行全面總結評估。（四）評估報告1.公關部門應根據(jù)評估結果撰寫公關活動效果評估報告，報告內(nèi)容應包括活動概述、評估指標及方法、評估結果、存在問題及改進