衡陽項目合同管理辦法一、總則（一）目的為加強衡陽項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本項目實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于衡陽項目范圍內(nèi)各類合同的管理，包括但不限于工程建設(shè)合同、物資采購合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.全面管理原則：對合同全過程進行全面管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、變更、解除、歸檔等環(huán)節(jié)。3.風險防控原則：注重合同風險的識別、評估和防控，采取有效措施降低合同風險，保障公司利益。4.協(xié)作配合原則：合同管理涉及多個部門，各部門應密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同管理工作。（四）職責分工1.合同管理部門：負責本辦法的制定、修訂和解釋；指導、監(jiān)督各部門合同管理工作；參與重大合同的起草、審核、談判等工作；負責合同的統(tǒng)一編號、歸檔、保管等工作。2.業(yè)務(wù)部門：負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、發(fā)起、履行、變更、解除等工作；配合合同管理部門進行合同審核、風險評估等工作；及時向合同管理部門報送合同執(zhí)行情況。3.法務(wù)部門：負責對合同進行法律審查，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判、簽訂等工作；處理合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。4.財務(wù)部門：負責審核合同中的財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風險可控；參與合同執(zhí)行過程中的財務(wù)監(jiān)督，及時結(jié)算合同款項。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求和業(yè)務(wù)實際情況，負責起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，條款清晰、準確、完整，避免模糊不清、歧義或矛盾的表述。3.涉及重大項目或復雜業(yè)務(wù)的合同，業(yè)務(wù)部門可會同合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同起草。（二）合同的審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應將合同文本提交合同管理部門進行形式審核。形式審核主要包括合同文本格式是否規(guī)范、條款是否齊全、簽字蓋章是否完整等。2.合同管理部門對合同進行形式審核后，應將合同文本連同審核意見一并提交法務(wù)部門進行法律審查。法律審查主要包括合同的合法性、有效性、風險防控等方面。3.法務(wù)部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成法律審查，并出具法律審查意見。如合同存在法律風險或問題，應及時提出修改建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的法律審查意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本應再次提交合同管理部門和法務(wù)部門進行審核，直至審核通過。5.涉及財務(wù)條款的合同，業(yè)務(wù)部門應在提交合同審核前，先送財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應重點審核合同的價款、支付方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款是否合理、合規(guī)，確保公司財務(wù)風險可控。（三）合同的簽訂1.合同審核通過后，業(yè)務(wù)部門應按照公司授權(quán)管理制度的規(guī)定，辦理合同簽訂審批手續(xù)。合同簽訂審批應明確合同簽訂的主體、權(quán)限、程序等要求。2.合同簽訂人應具備相應的授權(quán)資格，在簽訂合同時應仔細核對合同條款，確保合同內(nèi)容與審核通過的文本一致。3.合同雙方應在合同文本上簽字蓋章，并注明簽訂日期。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應及時將合同文本原件交合同管理部門進行統(tǒng)一編號、歸檔、保管。同時，應將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責。三、合同的履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的合同履行計劃。履行計劃應明確合同履行的各個階段、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容。2.履行計劃應報合同管理部門備案。合同管理部門應對履行計劃進行審核，確保履行計劃符合合同約定和公司要求。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應按照履行計劃組織實施合同履行工作，并定期向合同管理部門報送合同履行情況。合同履行情況報告應包括合同執(zhí)行進度、存在的問題及解決措施等內(nèi)容。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)合同履行存在重大風險或問題，應及時向公司領(lǐng)導報告，并會同相關(guān)部門采取有效措施進行處理。3.各部門應密切協(xié)作、相互配合，共同做好合同履行工作。如因一方原因?qū)е潞贤男谐霈F(xiàn)問題，應及時承擔相應責任，并采取措施予以解決，避免給公司造成損失。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應按照合同簽訂的審核程序，將變更協(xié)議文本提交合同管理部門和法務(wù)部門進行審核。審核通過后，方可簽訂變更協(xié)議。3.如因一方原因需要解除合同的，應按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，提前通知對方，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同應簽訂書面解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。4.解除協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應按照合同簽訂的審核程序，將解除協(xié)議文本提交合同管理部門和法務(wù)部門進行審核。審核通過后，方可簽訂解除協(xié)議。四、合同的結(jié)算與支付（一）結(jié)算依據(jù)1.合同結(jié)算應依據(jù)合同約定、實際履行情況及相關(guān)證明文件進行。業(yè)務(wù)部門應在合同履行過程中及時收集、整理相關(guān)證明文件，如驗收報告、發(fā)票、結(jié)算清單等，作為合同結(jié)算的依據(jù)。2.涉及工程建設(shè)項目的合同，結(jié)算時應按照工程進度、質(zhì)量驗收等情況進行結(jié)算。工程竣工驗收合格后，方可辦理最終結(jié)算手續(xù)。（二）結(jié)算流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實際履行情況，填寫合同結(jié)算申請表，并附上相關(guān)證明文件，提交財務(wù)部門進行審核。2.財務(wù)部門對合同結(jié)算申請表及相關(guān)證明文件進行審核，重點審核結(jié)算金額是否準確、支付方式是否合規(guī)、發(fā)票是否齊全等。審核通過后，在合同結(jié)算申請表上簽署意見，并提交公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對合同結(jié)算申請進行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時間，辦理合同款項支付手續(xù)。（三）支付管理1.財務(wù)部門應嚴格按照合同約定的支付方式和時間辦理合同款項支付手續(xù)，確保支付的準確性和及時性。2.支付合同款項時，應審核收款方的名稱、賬號、開戶行等信息是否與合同約定一致，避免支付錯誤。3.涉及大額合同款項支付的，應按照公司資金管理制度的規(guī)定，履行相應的審批程序。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.各部門應加強合同管理，嚴格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同簽訂前，應充分了解對方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等情況，降低合同風險。3.在合同履行過程中，應加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應及時收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。合同管理部門應會同法務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。2.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門應與對方進行協(xié)商溝通，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，選擇仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.選擇仲裁方式解決糾紛的，應按照仲裁機構(gòu)的要求，提交仲裁申請書及相關(guān)證據(jù)材料，并參加仲裁庭審。4.選擇訴訟方式解決糾紛的，應按照法律程序，向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟，并參加訴訟庭審。（三）糾紛處理責任1.因業(yè)務(wù)部門原因?qū)е潞贤m紛的，業(yè)務(wù)部門應承擔主要責任，并負責糾紛的處理工作。合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應提供必要的協(xié)助和支持。2.因合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門原因?qū)е潞贤m紛的，相關(guān)部門應承擔相應責任，并積極配合業(yè)務(wù)部門做好糾紛的處理工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應及時將合同文本原件及相關(guān)附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料收集齊全，并移交合同管理部門進行歸檔。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如驗收報告、發(fā)票、結(jié)算清單、往來函件等，業(yè)務(wù)部門應定期整理后移交合同管理部門進行歸檔。（二）檔案整理與保管1.合同管理部門應按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的合同檔案進行整理、分類、編號、裝訂等工作。2.合同檔案應妥善保管，存放地點應安全、防火、防潮、防蟲、防盜等。同時，應建立合同檔案電子臺賬，便于查詢和管理。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應按照檔案銷毀的相關(guān)程序進行審批和處理。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫合同檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出。如需復印合同檔案，應經(jīng)合同管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。3.因工作需要借閱合同檔案的，應填寫合同檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責