《扶貧檔案管理辦法》一、總則（一）目的為了加強扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織參與的各類扶貧項目及相關工作中形成的檔案管理。包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收全過程，以及與扶貧對象相關的各類信息記錄、幫扶措施執(zhí)行情況等檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映扶貧工作實際情況，確保數(shù)據(jù)準確、事件可靠。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產生的檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，包括文件格式、分類編號、裝訂保管等，確保檔案管理的一致性和科學性。4.保密性原則：對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善扶貧檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質量。3.集中保管各類扶貧檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全性和時效性。5.組織開展檔案管理培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）項目實施部門職責1.負責本部門扶貧項目檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.在項目實施過程中，及時將形成的各類文件材料按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）扶貧對象管理部門職責1.負責收集、整理與扶貧對象相關的各類信息檔案，包括基本情況、幫扶需求、幫扶措施落實情況等。2.確保扶貧對象檔案信息的動態(tài)更新，及時反映扶貧工作進展和效果。3.協(xié)助檔案管理部門做好扶貧對象檔案的保管和利用工作，為扶貧決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門職責各部門應按照檔案管理要求，做好本部門在扶貧工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并配合檔案管理部門完成相關檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目預算等。2.項目實施過程中的各類文件，如項目實施方案、項目招投標文件、項目合同、項目進度報告、資金使用憑證等。3.項目驗收材料，包括驗收申請、驗收報告、驗收結論等。4.與扶貧對象相關的各類資料，如扶貧對象基本信息登記表、幫扶計劃、幫扶記錄、脫貧成效證明等。5.上級部門關于扶貧工作的文件、通知、批示等。6.其他與扶貧工作相關的文件材料，如工作總結、經驗交流材料、宣傳報道等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照扶貧項目類型、時間順序、檔案內容等進行分類。例如，可分為產業(yè)扶貧檔案、教育扶貧檔案、健康扶貧檔案等；也可按照項目實施階段分為申報階段檔案、實施階段檔案、驗收階段檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類別代碼+順序號的方式。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用訂書釘?shù)纫咨P或損壞的裝訂材料。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。目錄應清晰、準確，便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目實施部門應在項目完成后的[X]個工作日內，將項目檔案整理完畢并移交檔案管理部門。2.對于扶貧對象檔案，應及時更新并在每年年底前統(tǒng)一歸檔。（二）歸檔流程1.項目實施部門填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類編號順序進行存放，建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、查閱等情況。（三）保管期限1.永久保管：涉及扶貧工作重大決策、重要項目成果、扶貧對象綜合信息等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，分為[X]年、[X]年等不同保管期限。一般項目檔案、階段性工作檔案等可根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（四）保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。對于電子檔案，應進行異地備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內部員工因工作需要可查閱、利用扶貧檔案。外部單位或個人查閱檔案需經公司/組織相關領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案。查閱時應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案的人員不得擅自將檔案帶出檔案保管場所，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。3.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴謹?shù)脑瓌t，確保鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目實施部門負責人、相關業(yè)務專家等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺失頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案是否仍具有保存價值，是否已過保管期限。4.檔案的密級：審查檔案的密級是否符合規(guī)定，是否需要調整。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經公司/組織相關領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化管理系統(tǒng)的建設、維護和管理。2.電子檔案應與紙質檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的使用培訓，提高員工的信息化操作技能和檔案管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立健全扶貧檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性，檔案編號、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案保管場所的安全防護措施，檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況。4.檔案管理工作的組織