裝備物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司裝備物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證裝備物資質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位的裝備物資采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設備、原材料、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程應公開透明，保障所有潛在供應商平等參與競爭，不偏袒任何一方。3.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購管理機構及職責（一）采購管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。2.職責審議公司裝備物資采購戰(zhàn)略、政策和制度。審定年度采購計劃和重大采購項目。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。對采購工作進行監(jiān)督和考核。（二）采購部門1.職責負責制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理供應商信息，建立供應商檔案。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題。定期統(tǒng)計采購數(shù)據(jù)，分析采購成本和效益。（三）需求部門1.職責根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出裝備物資需求計劃。參與采購項目的技術規(guī)格制定和供應商選擇。協(xié)助采購部門進行合同驗收工作。（四）質(zhì)量部門1.職責制定裝備物資質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。參與采購合同技術條款的審核。對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收，出具檢驗報告。（五）財務部門1.職責負責采購資金的預算安排和支付管理。參與采購合同的審核，對采購成本進行核算和控制。監(jiān)督采購資金的使用情況。三、采購計劃管理（一）需求計劃申報1.各需求部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，編制下一年度裝備物資需求計劃，報采購部門。2.需求計劃應詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、預計到貨時間等內(nèi)容。（二）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)各需求部門申報的需求計劃，結(jié)合庫存情況、市場供應情況等因素，編制年度采購計劃，報采購管理委員會審定。2.年度采購計劃應明確采購項目、采購數(shù)量、采購預算、采購時間等內(nèi)容。（三）采購計劃調(diào)整1.因生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，需對采購計劃進行調(diào)整的，需求部門應及時向采購部門提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門根據(jù)需求部門的申請，對采購計劃進行審核，并報采購管理委員會批準后實施。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.對于新采購項目，采購部門應組織相關部門對潛在供應商進行資格預審，預審內(nèi)容包括供應商資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。3.根據(jù)資格預審結(jié)果，采購部門確定入圍供應商名單，并組織相關部門對入圍供應商進行實地考察。4.實地考察結(jié)束后，采購部門應組織相關部門對供應商進行綜合評價，評價結(jié)果作為選擇供應商的依據(jù)。（二）供應商考核1.采購部門應建立供應商考核制度，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行考核。2.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于考核結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，采購部門應暫停與其合作，并重新選擇供應商。（三）供應商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應予以淘汰：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給公司造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的。價格水平過高，嚴重超出市場同類產(chǎn)品價格的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。2.供應商淘汰后，采購部門應及時更新供應商數(shù)據(jù)庫，并選擇新的供應商替代。五、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術復雜、市場競爭充分的采購項目，應采用招標采購方式。2.招標采購應按照國家有關法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行，包括發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。3.評標委員會應由公司內(nèi)部相關部門人員和外部專家組成，評標應遵循公平、公正、科學、擇優(yōu)的原則。（二）競爭性談判采購1.對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式。2.競爭性談判采購應成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判，談判過程應記錄在案，談判結(jié)果應報采購管理委員會批準。（三）詢價采購1.對于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.詢價采購應向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，采購部門根據(jù)報價情況確定成交供應商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應按照公司相關規(guī)定進行審批，采購過程應記錄在案。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應在確定成交供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。3.采購合同簽訂前，應經(jīng)采購部門、需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門審核，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。（二）合同履行1.采購部門應跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。2.需求部門應按照合同約定做好物資接收準備工作，協(xié)助采購部門進行合同驗收。3.質(zhì)量部門應按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗和驗收，出具檢驗報告。4.財務部門應按照合同約定的付款方式及時支付貨款。（三）合同變更與解除1.在合同履行過程中，如因不可抗力等原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議，并報采購管理委員會批準。2.如因供應商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或者需要解除合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，要求其承擔違約責任，并按照公司相關規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門備案，并將合同原件歸檔保存。2.合同歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行，確保合同檔案的完整性和安全性。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.質(zhì)量部門應根據(jù)采購物資的特點和公司要求，制定詳細的驗收標準和驗收規(guī)范。2.驗收標準應明確物資的外觀、規(guī)格型號、數(shù)量、性能指標、質(zhì)量證明文件等方面的要求。（二）驗收程序1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，需求部門應組織相關人員按照驗收標準進行驗收，質(zhì)量部門應派人參與驗收過程。3.驗收合格的物資，需求部門應在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商解決，如協(xié)商不成，應按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）驗收記錄1.驗收過程應做好記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、到貨時間、驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。2.驗收記錄應妥善保存，作為采購物資質(zhì)量追溯和供應商考核的依據(jù)。八、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等方面。2.風險識別應采用多種方法，如問卷調(diào)查、專家咨詢、數(shù)據(jù)分析等。（二）風險評估1.采購部門應根據(jù)風險識別結(jié)果，對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險評估應采用定性和定量相結(jié)合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。（三）風險應對1.針對不同等級和影響程度的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.風險應對措施應明確責任部門和責任人，確保措施的有效實施。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金是否使用合理等方面的情況。2.采購管理委員會應定期對采購工作進行監(jiān)督檢查，聽取采購部門的工作匯報，及時發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應主動接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，配合做好相關工作。2.對于涉及公眾利益的采購項目，應按照規(guī)定進行信息公開，接受社會監(jiān)督。（三）考核評價1.采購管理委員會應建立采購工作