規(guī)范公文制作管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公文制作管理，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在公文制作、傳遞、處理等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文制作符合法定程序和要求。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，語言表達應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)清晰。3.及時高效原則：公文處理應(yīng)及時、快捷，提高工作效率，確保公文的時效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保公文在制作、傳遞、處理過程中的安全保密。二、公文種類及定義（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。（四）公報適用于公布重要決定或者重大事項。（五）公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（十）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。（十一）請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。（十三）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。（十四）函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十五）紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（二）各要素具體要求1.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。2.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。5.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題：由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。11.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。12.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。15.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。16.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。18.頁碼：公文頁數(shù)順序號。四、公文制作流程（一）擬稿1.承辦部門或人員根據(jù)工作需要，按照公文格式和內(nèi)容要求擬寫公文初稿。2.擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰，語言表達規(guī)范、簡潔。（二）審核1.擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對公文初稿進行審核。審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司政策，表述是否準(zhǔn)確、規(guī)范，格式是否符合要求等。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將公文初稿提交至公司辦公室進行核稿。（三）核稿1.公司辦公室核稿人員對公文進行全面審核，重點審核公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、合法性，格式的一致性，語言表達的嚴(yán)謹(jǐn)性等。2.核稿人員如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與擬稿部門或人員溝通，提出修改意見，擬稿部門或人員應(yīng)根據(jù)修改意見進行修改。（四）簽發(fā)1.經(jīng)核稿后的公文，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，分別由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。2.重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五）編號1.公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)對公文進行編號。編號應(yīng)按照公司公文編號規(guī)則進行，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.編號后的公文應(yīng)登記在公司公文管理系統(tǒng)中，記錄公文的編號、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送機關(guān)、抄送機關(guān)等信息。（六）印制1.公司辦公室根據(jù)公文簽發(fā)稿和編號，安排專人進行公文印制。印制過程中應(yīng)確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印刷質(zhì)量良好。2.印制完成的公文應(yīng)進行校對，校對無誤后加蓋公司印章。（七）分發(fā)1.公文印制完成后，由公司辦公室按照公文主送機關(guān)、抄送機關(guān)等信息進行分發(fā)。分發(fā)方式可采用郵寄、專人送達、電子傳輸?shù)确绞健?.對于涉密公文，應(yīng)按照公司保密制度進行嚴(yán)格的保密分發(fā)，確保公文安全傳遞。五、公文處理（一）收文處理1.公司辦公室收到外來公文后，應(yīng)及時進行登記，記錄公文的來文單位、文號、標(biāo)題、日期等信息。2.對收到的公文進行分類，根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，分別送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱辦。3.承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)及時進行處理，并在規(guī)定時間內(nèi)將處理結(jié)果反饋給公司辦公室。（二）發(fā)文處理1.公司辦公室根據(jù)公文簽發(fā)稿和編號，安排專人進行公文印制。印制過程中應(yīng)確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印刷質(zhì)量良好。2.印制完成的公文應(yīng)進行校對，校對無誤后加蓋公司印章。3.公文加蓋印章后，由公司辦公室按照公文主送機關(guān)、抄送機關(guān)等信息進行分發(fā)。分發(fā)方式可采用郵寄、專人送達、電子傳輸?shù)确绞?。（三）公文歸檔1.公文處理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)及時將公文原件及相關(guān)材料整理歸檔。歸檔材料應(yīng)包括公文的簽發(fā)稿、印制稿、處理結(jié)果等。2.公司辦公室應(yīng)定期對歸檔公文進行整理、分類、編目，建立健全公文檔案管理制度，確保公文檔案的完整、安全和有效利用。六、公文保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全公文保密制度，明確公文保密工作的責(zé)任和要求。2.對涉密公文，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，確保公文在制作、傳遞、處理、存儲等過程中的安全保密。（二）保密措施1.涉密公文應(yīng)在符合保密要求的場所進行制作、傳遞、處理，嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳閱涉密公文?.涉密公文的傳遞應(yīng)采用專人送達、機要通信等保密方式，嚴(yán)禁通過普通郵政、快遞等方式傳遞涉密公文。3.涉密公文的存儲應(yīng)使用加密存儲設(shè)備，并設(shè)置訪問權(quán)限，確保公文存儲的安全保密。4.對接觸涉密公文的人員，應(yīng)進行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司應(yīng)建立健全公文制作管理監(jiān)督機制，定期對公文制作管理情況進行檢查和評估。2.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文制作管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.公文制作是否符合法律法規(guī)和公司政策要求，內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰。2.公文格式是否規(guī)范統(tǒng)一，語言表達是否嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。3.公文處理是否及時、高效，是否按照規(guī)定程序進行。4.公文保