中介公司單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中介公司單證管理，規(guī)范單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管及核銷等流程，確保單證的安全與有效使用，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本中介公司及所屬各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類單證管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：?jiǎn)巫C管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求。2.安全性原則：確保單證在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)巫C的內(nèi)容填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，保證業(yè)務(wù)信息的真實(shí)可靠。4.效率性原則：在確保單證安全與準(zhǔn)確的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率。二、單證的種類與編號(hào)規(guī)則（一）單證種類1.業(yè)務(wù)合同類：包括各類中介服務(wù)合同、委托代理合同等。2.票據(jù)類：如發(fā)票、收據(jù)等。3.資質(zhì)證明類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書副本等（如有）。4.其他單證：如客戶確認(rèn)書、業(yè)務(wù)記錄單等。（二）編號(hào)規(guī)則1.業(yè)務(wù)合同類：按照年份+合同類型代碼+順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年的房屋買賣中介服務(wù)合同，編號(hào)為2023FW001，其中“FW”為房屋買賣合同類型代碼。2.票據(jù)類：發(fā)票按照稅務(wù)部門規(guī)定的編號(hào)規(guī)則執(zhí)行，收據(jù)編號(hào)為年份+收據(jù)類型代碼+順序號(hào)。如2023年的收款收據(jù)，編號(hào)為2023SK001，“SK”為收款收據(jù)類型代碼。3.資質(zhì)證明類：沿用原有的編號(hào)或按照公司統(tǒng)一規(guī)定的編號(hào)方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)。4.其他單證：根據(jù)其用途和類別制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。三、單證的印制管理（一）印制申請(qǐng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《單證印制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明單證名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司單證管理部門。（二）印制審批1.單證管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)是否確有業(yè)務(wù)需求，以及申請(qǐng)數(shù)量是否合理。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或金額較大的單證印制申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，單證管理部門將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給指定的印制供應(yīng)商。（三）印制要求1.單證的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保與業(yè)務(wù)流程相匹配。2.印制質(zhì)量應(yīng)達(dá)到較高標(biāo)準(zhǔn)，紙張材質(zhì)、印刷清晰度、裝訂牢固度等應(yīng)滿足使用要求。3.單證上應(yīng)明確標(biāo)注公司名稱、編號(hào)規(guī)則、使用說(shuō)明等必要信息。（四）印制驗(yàn)收1.單證印制完成后，由單證管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括單證的數(shù)量、規(guī)格、格式、內(nèi)容準(zhǔn)確性、印刷質(zhì)量等方面。3.如發(fā)現(xiàn)印制質(zhì)量問(wèn)題或與申請(qǐng)內(nèi)容不符的情況，應(yīng)及時(shí)與印制供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或重新印制。四、單證的領(lǐng)取管理（一）領(lǐng)取流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)單證領(lǐng)取，領(lǐng)取人憑部門負(fù)責(zé)人簽字的《單證領(lǐng)取申請(qǐng)表》到單證管理部門辦理領(lǐng)取手續(xù)。2.單證管理部門核對(duì)申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，按照申請(qǐng)數(shù)量發(fā)放單證，并在申請(qǐng)表上記錄發(fā)放日期、發(fā)放人等信息。3.領(lǐng)取人應(yīng)在《單證領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取登記表應(yīng)詳細(xì)記錄單證名稱、編號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息。（二）領(lǐng)取數(shù)量限制1.各部門每次領(lǐng)取單證的數(shù)量應(yīng)根據(jù)其業(yè)務(wù)量和實(shí)際需求合理確定，原則上不得超過(guò)一個(gè)月的使用量。2.對(duì)于業(yè)務(wù)量較大或有特殊需求的部門，經(jīng)單證管理部門審核和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)增加領(lǐng)取數(shù)量，但最多不得超過(guò)三個(gè)月的使用量。（三）領(lǐng)取交接1.領(lǐng)取人在領(lǐng)取單證時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)單證的編號(hào)、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與申請(qǐng)表一致。2.如發(fā)現(xiàn)單證存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)向單證管理部門反饋，由單證管理部門負(fù)責(zé)處理。3.領(lǐng)取人領(lǐng)取單證后，應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、單證的使用管理（一）使用規(guī)范1.單證使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照單證的用途和規(guī)定的格式、內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.填寫單證時(shí)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。3.對(duì)于重要單證的填寫，如業(yè)務(wù)合同、金額較大的票據(jù)等，應(yīng)由專人審核后簽字確認(rèn)。（二）使用登記1.每本（份）單證使用前，使用人員應(yīng)在《單證使用登記表》上記錄單證編號(hào)、使用日期、使用人等信息。2.在單證使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤或其他問(wèn)題，應(yīng)按照規(guī)定的作廢處理程序進(jìn)行操作，并在《單證使用登記表》上注明作廢原因和處理情況。（三）作廢處理1.對(duì)于填寫錯(cuò)誤、已完成業(yè)務(wù)不再使用或其他原因需要作廢的單證，應(yīng)加蓋“作廢”章，并在《單證作廢登記表》上詳細(xì)記錄作廢單證的編號(hào)、作廢日期、作廢原因等信息。2.作廢單證應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行核銷，不得隨意丟棄或銷毀。（四）遺失處理1.如發(fā)生單證遺失情況，使用人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并及時(shí)通知單證管理部門。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行查找，如確實(shí)無(wú)法找回，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，聲明內(nèi)容包括單證名稱、編號(hào)、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。3.對(duì)于遺失的重要單證，如涉及法律風(fēng)險(xiǎn)或客戶權(quán)益的，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如向相關(guān)部門報(bào)案、與客戶協(xié)商解決等。六、單證的保管管理（一）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)取單證的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并確保保管場(chǎng)所安全、干燥、通風(fēng)良好。2.單證管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各類單證的保管情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）保管方式1.單證應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找和核對(duì)。2.對(duì)于重要單證和涉及客戶機(jī)密信息的單證，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專柜保管等措施，防止信息泄露。3.電子單證應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）保管期限1.各類單證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求執(zhí)行，一般業(yè)務(wù)合同的保管期限為[X]年，票據(jù)的保管期限為[X]年等。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的單證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行核銷處理。（四）盤點(diǎn)清查1.單證管理部門應(yīng)定期組織對(duì)公司各類單證進(jìn)行盤點(diǎn)清查，盤點(diǎn)周期為[X]月/季度/年。2.盤點(diǎn)清查應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《單證盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、單證的核銷管理（一）核銷申請(qǐng)1.各部門在單證使用完畢或達(dá)到保管期限后，應(yīng)填寫《單證核銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明單證名稱、編號(hào)、使用情況、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至單證管理部門。（二）核銷審核1.單證管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)單證的使用情況、保管期限等是否符合規(guī)定。2.對(duì)于涉及金額較大或重要業(yè)務(wù)的單證核銷申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核通過(guò)后，單證管理部門在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并安排專人負(fù)責(zé)核銷工作。（三）核銷方式1.對(duì)于紙質(zhì)單證，核銷人員應(yīng)將作廢單證、已使用完畢的單證等進(jìn)行整理、核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息。2.對(duì)于電子單證，核銷人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除或遷移，并確保數(shù)據(jù)已無(wú)法恢復(fù)。（四）核銷記錄1.單證管理部門應(yīng)建立《單證核銷臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每筆單證的核銷情況，包括核銷日期、單證名稱、編號(hào)、使用部門、核銷方式等信息。2.核銷臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和整理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)單證管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.審計(jì)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.單證管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門單證管理工作的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.日常檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，檢查內(nèi)容包括單證的保管情況、使用登記情況、作廢處理情況等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、通