行政基礎(chǔ)管理暫行辦法一、總則（一）目的為加強公司行政基礎(chǔ)管理工作，規(guī)范行政工作流程，提高行政工作效率和質(zhì)量，保障公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的行政基礎(chǔ)管理工作，包括但不限于辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、文件檔案管理、會議管理、車輛管理、印章管理等方面。（三）基本原則1.合法性原則：行政基礎(chǔ)管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項工作合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全各項行政管理制度和流程，明確工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，實現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運營成本，為公司發(fā)展提供有力支持。4.服務(wù)性原則：牢固樹立服務(wù)意識，以公司員工為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)，滿足公司日常工作需要。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、環(huán)保等要求。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會議室、洽談室等公共區(qū)域的設(shè)施設(shè)備，滿足公司會議、商務(wù)洽談等活動的需求。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和清掃責(zé)任。2.定期對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.加強對公共區(qū)域的管理，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等行為。（四）安全管理1.建立健全辦公區(qū)域安全管理制度，加強安全防范措施，確保辦公區(qū)域安全。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.制定辦公用品采購計劃，根據(jù)公司實際需求和預(yù)算，合理確定采購種類和數(shù)量。2.選擇具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估機制，定期對供應(yīng)商進行考核。3.按照公司采購流程，辦理辦公用品采購手續(xù)，確保采購過程公開、透明、合規(guī)。（二）辦公用品發(fā)放1.設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的發(fā)放情況。2.根據(jù)員工實際工作需要，合理發(fā)放辦公用品，避免浪費。3.員工領(lǐng)取辦公用品時，應(yīng)在發(fā)放臺賬上簽字確認。（三）辦公用品使用與保管1.員工應(yīng)妥善使用和保管辦公用品，不得隨意丟棄或損壞。2.對于價值較高的辦公用品，如電腦、打印機等，應(yīng)指定專人負責(zé)保管和維護。3.定期對辦公用品進行盤點，確保賬物相符。四、文件檔案管理（一）文件管理1.建立文件管理制度，明確文件的分類、編號、起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、歸檔等流程。2.文件起草應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.文件審核應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保文件質(zhì)量。文件簽發(fā)后，應(yīng)及時印發(fā)，并按照規(guī)定進行傳閱。4.加強對文件傳閱的跟蹤和管理，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳達到相關(guān)人員手中。5.文件傳閱完畢后，應(yīng)及時收回并歸檔，防止文件丟失或泄露。（二）檔案管理1.建立檔案管理制度，明確檔案的分類、編號、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等流程。2.檔案整理應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案應(yīng)分類存放，便于查閱和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，提高檔案查閱效率。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱或借閱檔案。查閱或借閱檔案時，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。5.定期對檔案進行清理和鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。五、會議管理（一）會議計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等信息。2.會議計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）會議組織1.根據(jù)會議計劃，提前做好會議通知、場地布置、資料準(zhǔn)備等工作。2.會議組織人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，做好會議簽到、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作，確保會議順利進行。3.會議期間，應(yīng)做好會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。（三）會議紀(jì)要1.會議結(jié)束后，會議組織人員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后印發(fā)給參會人員。2.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會議的主要內(nèi)容和決議事項，明確責(zé)任人和完成時間。3.參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認真落實會議決議事項。（四）會議跟進1.建立會議決議事項跟蹤機制，對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤和督促。2.定期對會議決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和通報，確保會議決議事項得到有效落實。六、車輛管理（一）車輛配置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置車輛，確保車輛滿足公司日常工作和業(yè)務(wù)活動的需求。2.車輛配置應(yīng)考慮車型、數(shù)量、使用年限等因素，確保車輛的安全性、舒適性和經(jīng)濟性。（二）車輛調(diào)度1.建立車輛調(diào)度管理制度，明確車輛調(diào)度的原則、流程和權(quán)限。2.根據(jù)工作需要，合理安排車輛的使用，提高車輛使用效率。3.車輛調(diào)度應(yīng)優(yōu)先保障公司重要工作和緊急任務(wù)的用車需求。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。2.車輛使用前，駕駛員應(yīng)檢查車輛的各項性能指標(biāo)，確保車輛正常運行。3.駕駛員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用車輛，不得擅自將車輛轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)活動。4.車輛使用過程中，如發(fā)生交通事故或車輛故障，駕駛員應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（四）車輛維護與保養(yǎng)1.建立車輛維護保養(yǎng)制度，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.車輛維護保養(yǎng)應(yīng)按照車輛使用說明書和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行，確保維護保養(yǎng)質(zhì)量。3.定期對車輛進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除車輛安全隱患。（五）車輛費用管理1.嚴(yán)格控制車輛費用支出，建立車輛費用預(yù)算管理制度，對車輛的燃油費、過路費、維修費、保險費等費用進行預(yù)算控制。2.車輛費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行，確保費用報銷的真實性、合法性和合規(guī)性。3.定期對車輛費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決車輛費用管理中存在的問題。七、印章管理（一）印章種類與范圍1.公司印章包括公章、法人章、財務(wù)專用章、合同專用章等。2.明確各類印章的使用范圍和權(quán)限，嚴(yán)禁超范圍、超權(quán)限使用印章。（二）印章刻制與備案1.印章的刻制應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，應(yīng)及時到公安機關(guān)進行備案。（三）印章保管1.設(shè)立印章保管崗位，指定專人負責(zé)印章的保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險柜等安全設(shè)施內(nèi)，實行雙人保管制度。3.印章保管人員不得擅自將印章交與他人使用，如因工作需要必須使用印章時，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行辦理。（四）印章使用1.建立印章使用審批制度，明確印章使用的審批流程和權(quán)限。2.使用印章時，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并按照規(guī)定的審批程序進行審批。3.印章使用申請表經(jīng)審批通過后，印章保管人員方可加蓋印章，并做好印章使用登記工作。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。（五）印章停用與銷毀1.印章因損壞、遺失、變更等原因需要停用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)，并將印章交