it耗材配件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司IT耗材配件的管理，規(guī)范采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的操作，確保IT設(shè)備的正常運(yùn)行，降低成本，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有IT耗材配件的管理，包括但不限于打印機(jī)墨盒、硒鼓、紙張，電腦硬盤、內(nèi)存、鼠標(biāo)、鍵盤等。（三）管理原則1.集中管理原則：對IT耗材配件實(shí)行集中采購、統(tǒng)一調(diào)配，提高資源利用效率。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理采購、優(yōu)化庫存等措施，降低采購成本和使用成本。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.責(zé)任追究原則：對因管理不善導(dǎo)致的浪費(fèi)、損失等情況，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定IT耗材配件的年度采購計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整。2.組織實(shí)施IT耗材配件的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.建立IT耗材配件的庫存管理制度，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.負(fù)責(zé)IT耗材配件的發(fā)放和回收工作，做好相關(guān)記錄。5.對IT耗材配件的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，及時(shí)向行政部門提交IT耗材配件的需求申請。2.負(fù)責(zé)本部門IT耗材配件的正確使用和保管，避免浪費(fèi)和損壞。3.協(xié)助行政部門做好IT耗材配件的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核IT耗材配件的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保資金使用的合理性。2.對IT耗材配件的成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供財(cái)務(wù)建議。（四）審計(jì)部門1.對IT耗材配件的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保管理工作符合規(guī)定。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每年年底前向行政部門提交下一年度IT耗材配件的需求預(yù)測，包括種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.行政部門根據(jù)各部門的需求預(yù)測，結(jié)合庫存情況，制定年度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購的IT耗材配件名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等。3.在年度采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、設(shè)備更新等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提出申請，行政部門審核后進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立IT耗材配件供應(yīng)商評估機(jī)制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。同時(shí)，應(yīng)與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免單一供應(yīng)商帶來的風(fēng)險(xiǎn)。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同時(shí)，應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購流程1.使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫IT耗材配件采購申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給行政部門。2.行政部門對采購申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。審核通過后，根據(jù)采購計(jì)劃選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。4.貨物到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、庫存管理（一）庫存設(shè)置1.行政部門應(yīng)根據(jù)IT耗材配件的種類、數(shù)量、使用頻率等因素，合理設(shè)置庫存。庫存設(shè)置應(yīng)遵循既能滿足工作需要，又能避免積壓浪費(fèi)的原則。2.建立IT耗材配件庫存臺賬，詳細(xì)記錄庫存的種類、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、出庫時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息。庫存臺賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對IT耗材配件進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為季度或半年。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)人員對庫存進(jìn)行實(shí)地清點(diǎn)，并與庫存臺賬進(jìn)行核對。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于盤盈或盤虧的IT耗材配件，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。盤盈的應(yīng)及時(shí)入賬，盤虧的應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存安全1.行政部門應(yīng)加強(qiáng)IT耗材配件庫存的安全管理，確保庫存物資的安全。庫存場所應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.對貴重、稀缺的IT耗材配件應(yīng)實(shí)行專人保管，嚴(yán)格控制出入庫手續(xù)。五、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.使用部門需要領(lǐng)用IT耗材配件時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。2.行政部門根據(jù)領(lǐng)用申請表進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、IT耗材配件名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)用人應(yīng)在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)，確保所領(lǐng)用的IT耗材配件數(shù)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無誤。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)教育員工正確使用IT耗材配件，避免因使用不當(dāng)造成浪費(fèi)和損壞。2.對于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，延長設(shè)備使用壽命。3.對于紙張等耗材，應(yīng)合理使用，提倡雙面打印、復(fù)印，減少浪費(fèi)。（三）回收管理1.對于可回收利用的IT耗材配件，如墨盒、硒鼓等，使用部門應(yīng)及時(shí)交回行政部門進(jìn)行統(tǒng)一回收處理。2.行政部門應(yīng)建立回收臺賬，記錄回收的IT耗材配件名稱、規(guī)格、數(shù)量、回收時(shí)間、交回部門等信息。3.對回收的IT耗材配件進(jìn)行分類整理，定期與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行回收處理，降低成本，同時(shí)保護(hù)環(huán)境。六、成本控制（一）預(yù)算控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營狀況和發(fā)展戰(zhàn)略，制定IT耗材配件的采購預(yù)算，并將預(yù)算分解到各部門。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制IT耗材配件的采購和使用，不得超預(yù)算支出。如因特殊原因需要超預(yù)算采購的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，經(jīng)審批后執(zhí)行。（二）成本分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對IT耗材配件的成本進(jìn)行分析，包括采購成本、使用成本、庫存成本等方面。通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，提出改進(jìn)措施。2.行政部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好成本分析工作，提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，優(yōu)化采購計(jì)劃和庫存管理，降低成本。（三）節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)1.公司設(shè)立IT耗材配件節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)制度，對在IT耗材配件使用過程中表現(xiàn)突出，能夠有效節(jié)約成本的部門和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。2.節(jié)約獎(jiǎng)勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)和方式由公司另行制定。獎(jiǎng)勵(lì)資金從公司節(jié)約的成本中列支。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對IT耗材配件的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保管理工作符合規(guī)定。2.行政部門應(yīng)加強(qiáng)對IT耗材配件管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核評價(jià)1.公司將IT耗材配件管理工作納入各部門的績效考核體系，對管理工作成