郵箱采購報價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司郵箱采購報價管理工作，確保采購過程的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有郵箱采購報價活動，包括但不限于辦公郵箱、業(yè)務(wù)郵箱等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：郵箱采購報價活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得偏袒任何一方，保證采購過程的公平性和公正性。3.效益原則：在保證郵箱質(zhì)量和服務(wù)的前提下，通過合理的采購報價管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.透明原則：采購報價過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的真實性和準(zhǔn)確性。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定郵箱采購計劃，明確采購需求和規(guī)格要求。2.組織供應(yīng)商的選擇和邀請，發(fā)布采購報價邀請書。3.收集、整理和分析供應(yīng)商的報價文件，進(jìn)行商務(wù)談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）技術(shù)部門1.協(xié)助采購部門制定郵箱采購的技術(shù)規(guī)格和要求。2.對供應(yīng)商的技術(shù)方案進(jìn)行評估和審核，提供技術(shù)支持和建議。3.參與采購合同的技術(shù)條款談判，確保合同技術(shù)條款符合公司需求。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購報價文件中的價格條款，確保價格合理。2.參與商務(wù)談判，提供財務(wù)方面的意見和建議。3.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理，監(jiān)督采購成本的控制情況。（四）審計部門1.對郵箱采購報價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保采購過程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.檢查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。三、采購流程（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)工作需要，提前向采購部門提交郵箱采購申請，說明采購原因、郵箱數(shù)量、功能要求、預(yù)計使用期限等信息。2.采購部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合公司實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，制定年度郵箱采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與邀請1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量、合理的價格和完善的售后服務(wù)體系。2.從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合采購要求的潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出采購報價邀請書。邀請書應(yīng)包括采購項目的詳細(xì)規(guī)格要求、報價截止時間、報價方式、交貨時間、售后服務(wù)要求等內(nèi)容。（三）報價文件提交1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報價截止時間前，將報價文件密封提交給采購部門。報價文件應(yīng)包括報價函、報價明細(xì)清單、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾、公司資質(zhì)證明文件等內(nèi)容。2.采購部門對供應(yīng)商提交的報價文件進(jìn)行初步審查，檢查報價文件的完整性、規(guī)范性和有效性。對于不符合要求的報價文件，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（四）報價評審1.采購部門組織技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成評審小組，對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括商務(wù)條款、技術(shù)條款、價格條款等方面。2.商務(wù)條款評審主要審查供應(yīng)商的公司資質(zhì)、信譽(yù)、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容；技術(shù)條款評審主要評估供應(yīng)商的技術(shù)方案是否滿足公司的采購需求；價格條款評審主要比較各供應(yīng)商的報價高低，分析價格的合理性。3.評審小組根據(jù)評審結(jié)果，對各供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，推薦得分較高的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。（五）商務(wù)談判1.采購部門與中標(biāo)候選人進(jìn)行商務(wù)談判，就采購合同的具體條款進(jìn)行協(xié)商。談判內(nèi)容包括價格、交貨時間、付款方式、售后服務(wù)等方面。2.在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的意見和需求，同時堅持公司的利益和原則，爭取達(dá)成雙方都能接受的合同條款。3.商務(wù)談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)整理談判記錄，形成談判報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）合同簽訂1.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括郵箱的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)的工作安排。（七）合同執(zhí)行與驗收1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量提供郵箱產(chǎn)品和服務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.郵箱到貨后，采購部門組織技術(shù)部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括郵箱的數(shù)量、規(guī)格、功能、質(zhì)量等方面。驗收合格后，采購部門應(yīng)出具驗收報告。3.對于驗收不合格的郵箱，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或更換，直至驗收合格為止。四、報價管理（一）報價要求1.供應(yīng)商的報價應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，包括郵箱的單價、總價、各項費(fèi)用明細(xì)等內(nèi)容。2.報價應(yīng)注明價格的有效期，有效期內(nèi)價格不得隨意變動。如遇特殊情況需要調(diào)整價格，供應(yīng)商應(yīng)提前書面通知采購部門。3.報價文件應(yīng)加蓋供應(yīng)商公章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字確認(rèn)。（二）報價比較1.采購部門應(yīng)收集各供應(yīng)商的報價文件，對報價進(jìn)行詳細(xì)比較和分析。比較內(nèi)容包括價格高低、價格構(gòu)成、付款方式、交貨時間等方面。2.在比較報價時，應(yīng)綜合考慮郵箱的質(zhì)量、服務(wù)、品牌等因素，選擇性價比最高的供應(yīng)商。3.對于價格明顯低于市場平均水平的報價，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商作出合理說明，防止出現(xiàn)惡意低價競爭的情況。（三）價格調(diào)整1.在采購合同執(zhí)行過程中，如遇原材料價格波動、市場行情變化等因素，導(dǎo)致郵箱價格需要調(diào)整的，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的方式和程序提出價格調(diào)整申請。2.采購部門收到供應(yīng)商的價格調(diào)整申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括價格調(diào)整的原因、依據(jù)、幅度等方面。3.經(jīng)審核同意價格調(diào)整的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整補(bǔ)充協(xié)議，并及時通知財務(wù)部門調(diào)整采購成本預(yù)算。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對郵箱采購報價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購過程是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審計部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇的公正性、報價評審的合理性、合同簽訂與執(zhí)行情況等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評價。2.考核評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對于考核評價優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可以給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于考核評價不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，采購部門應(yīng)暫停與其合作或終止合作關(guān)系。（三）責(zé)任追究1.對于在郵箱采購報價活動中違反公司規(guī)定、法律法規(guī)，給公司造成損失的單位和個人，公司將依法追究其責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法