規(guī)范合同簽訂管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同簽訂管理，規(guī)范合同簽訂行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法簽訂原則。合同的簽訂必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則。合同雙方當(dāng)事人在簽訂合同時應(yīng)遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，不得強迫或欺詐對方。3.風(fēng)險防范原則。在合同簽訂過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險因素，采取有效措施防范風(fēng)險，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則。公司合同簽訂實行統(tǒng)一管理，由公司指定的部門負責(zé)合同的審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。二、合同簽訂流程（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款。2.《合同立項申請表》經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險評估，對合同立項申請進行審批，同意立項的，簽署審批意見并簽字。（二）合同起草1.合同立項申請經(jīng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義。2.合同文本原則上應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本。如因特殊情況需要使用非公司統(tǒng)一制定的合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在起草合同文本前，將合同文本草案報公司法律事務(wù)部門審核。（三）合同審核1.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交公司法律事務(wù)部門進行審核。法律事務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同文本進行審查，重點審查合同的合法性、有效性、完整性、嚴謹性等方面，提出審核意見。2.法律事務(wù)部門審核通過的合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交公司財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)從財務(wù)角度對合同文本進行審查，重點審查合同的價款、支付方式、結(jié)算方式、稅收等方面，提出審核意見。3.法律事務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)法律事務(wù)部門和財務(wù)部門的審核意見，對合同文本進行審批，同意簽訂的，簽署審批意見并簽字。（四）合同簽訂1.合同文本經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與合同對方當(dāng)事人進行簽訂。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同對方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件，確保合同對方當(dāng)事人具有簽訂合同的主體資格和履約能力。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同專用章。合同專用章由公司指定的部門負責(zé)保管和使用。使用合同專用章簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同專用章使用申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用合同專用章簽訂合同。3.合同簽訂時，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上簽字（或蓋章），并加蓋雙方當(dāng)事人的公章或合同專用章。合同文本一式多份，雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份，公司留存一份。（五）合同備案1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本復(fù)印件提交公司法律事務(wù)部門進行備案。法律事務(wù)部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行詳細記錄。2.合同備案應(yīng)包括合同的名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點、雙方當(dāng)事人名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等主要條款。三、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同的簽訂情況通知相關(guān)部門和人員，明確各部門和人員在合同履行過程中的職責(zé)和義務(wù)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤臺賬，對合同的履行情況進行實時跟蹤，及時掌握合同的履行進度、質(zhì)量、價款支付等情況。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題或風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施進行處理，并向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間、雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)等條款。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議復(fù)印件提交公司法律事務(wù)部門進行備案。（四）解除管理1.合同履行過程中，如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)等條款。合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同解除協(xié)議復(fù)印件提交公司法律事務(wù)部門進行備案。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別機制，定期對合同簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估。2.合同風(fēng)險識別應(yīng)包括法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等方面。（二）風(fēng)險評估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險評估機制，對識別出的合同風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.合同風(fēng)險評估應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，綜合考慮風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險應(yīng)對成本等因素。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.公司應(yīng)根據(jù)合同風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等方面。2.對于高風(fēng)險合同，公司應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或終止合同履行；對于中風(fēng)險合同，公司應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如加強合同管理、完善合同條款、增加擔(dān)保措施等；對于低風(fēng)險合同，公司可采取風(fēng)險接受措施，如在合同簽訂前進行充分的風(fēng)險評估和風(fēng)險告知，并在合同履行過程中密切關(guān)注風(fēng)險變化情況。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、履行記錄等相關(guān)資料收集齊全，并整理歸檔。2.合同檔案應(yīng)按照合同的類別、年度、編號等進行分類整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管1.公司應(yīng)建立合同檔案保管制度，指定專人負責(zé)合同檔案的保管工作。合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.合同檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可銷毀合同檔案。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司法律事務(wù)部門審核同意后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱合同檔案時，應(yīng)在公司指定的場所進行，并由公司指定的人員陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播合同檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立合同簽訂管理監(jiān)督檢查制度，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂程序是否合規(guī)、合同文本是否規(guī)范、合同履行情況是否良好、合同風(fēng)險防范措施是否有效等方面。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定簽訂合同的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的批評教育、警告、罰款、解除勞