秘書處運行管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司秘書處的運行管理，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司秘書處全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，加強團隊協(xié)作，提高工作效率。3.服務至上原則：以公司整體利益為出發(fā)點，為各部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。二、組織架構(gòu)與職責（一）組織架構(gòu)公司秘書處設(shè)秘書長一名，副秘書長若干名，下設(shè)綜合事務部、文件管理部、會議服務部、外聯(lián)協(xié)調(diào)部等部門。（二）職責分工1.秘書長職責全面負責秘書處的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協(xié)調(diào)秘書處與公司各部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作的順利銜接。審核重要文件和報告，代表秘書處向公司領(lǐng)導匯報工作進展情況。負責與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，維護公司良好的外部形象。2.副秘書長職責協(xié)助秘書長開展工作，負責分管部門的日常管理和業(yè)務指導。參與制定和審核相關(guān)工作制度和流程，提出改進建議和措施。負責處理分管工作中的重要事項，及時向秘書長匯報工作進展情況。3.綜合事務部職責負責秘書處的行政管理工作，包括辦公用品采購、設(shè)備維護、環(huán)境衛(wèi)生等。組織安排公司各類會議、活動的后勤保障工作，確保會議和活動的順利進行。負責公司車輛的調(diào)度和管理，保障公司公務用車需求。辦理公司員工的入職、離職、請假等手續(xù)，維護員工人事檔案。4.文件管理部職責負責公司各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。制定文件管理制度和流程，規(guī)范文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)。對公司文件進行分類整理和編號，建立電子文檔和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。定期對文件進行清理和銷毀，確保文件的安全性和保密性。5.會議服務部職責負責公司各類會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的布置、會議資料的準備等。協(xié)助會議主持人做好會議記錄，整理會議紀要，并及時發(fā)送給相關(guān)人員。負責會議期間的服務工作，如茶水供應、設(shè)備操作等，確保會議的順利進行。跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向秘書長匯報。6.外聯(lián)協(xié)調(diào)部職責負責與政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等外部單位的聯(lián)絡(luò)與溝通，建立良好的合作關(guān)系。收集、整理外部信息，為公司領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。組織安排公司領(lǐng)導的對外拜訪、接待等活動，負責相關(guān)接待方案的制定和實施。協(xié)調(diào)處理公司對外的各類事務，維護公司的合法權(quán)益。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。文件起草完成后，由部門負責人審核簽字，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范。2.文件審核文件提交至秘書處文件管理部，由文件管理部對文件格式、內(nèi)容等進行初審。初審通過后，文件管理部將文件提交給秘書長或相關(guān)領(lǐng)導進行終審。終審通過的文件，由文件管理部按照規(guī)定的格式和編號進行登記。3.文件印發(fā)文件管理部根據(jù)領(lǐng)導審批意見，對文件進行排版、校對，確保文件質(zhì)量。文件排版完成后，交由文印室進行印刷，并按照規(guī)定的份數(shù)進行分發(fā)。文件分發(fā)后，文件管理部負責將文件的電子文檔進行歸檔保存。4.文件傳閱文件管理部根據(jù)文件的傳閱范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)人員，并做好傳閱登記。傳閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的傳閱，并簽字確認。文件傳閱過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要修改，傳閱人員應及時與文件管理部溝通。5.文件歸檔文件傳閱完畢后，文件管理部負責將文件收回，并按照檔案管理要求進行分類整理和歸檔。文件歸檔應做到及時、準確、完整，便于日后查詢和使用。（二）會議組織流程1.會議籌備會議發(fā)起部門提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。會議申請表提交至秘書處會議服務部，會議服務部根據(jù)申請表內(nèi)容進行會議籌備工作。會議籌備工作包括會議通知的發(fā)送、會議場地的預訂、會議資料的準備、會議設(shè)備的調(diào)試等。2.會議通知會議服務部根據(jù)會議申請表內(nèi)容，制定會議通知，并通過郵件、短信等方式發(fā)送給參會人員。會議通知應明確會議的主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容，確保參會人員提前做好準備。3.會議簽到會議開始前，會議服務部在會議入口處設(shè)置簽到臺，負責參會人員的簽到工作。參會人員應在簽到表上簽字確認，如有特殊情況不能參會，應提前向會議發(fā)起部門請假。4.會議服務會議期間，會議服務部負責會議的各項服務工作，如茶水供應、設(shè)備操作等。會議服務人員應保持良好的服務態(tài)度，及時滿足參會人員的需求。5.會議記錄會議服務部安排專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整地記錄會議內(nèi)容和決議。會議記錄完成后，會議服務部應及時整理會議紀要，并發(fā)送給相關(guān)人員。6.會議跟蹤會議結(jié)束后，會議服務部負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向會議發(fā)起部門反饋。會議發(fā)起部門應根據(jù)會議決議，制定具體的行動計劃，并組織實施。（三）外聯(lián)協(xié)調(diào)工作流程1.信息收集外聯(lián)協(xié)調(diào)部通過多種渠道收集政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等外部單位的信息，包括政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、市場信息等。對外收集到的信息進行整理和分析，形成有價值的信息報告，為公司領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。2.聯(lián)絡(luò)溝通外聯(lián)協(xié)調(diào)部根據(jù)工作需要，與外部單位進行聯(lián)絡(luò)溝通，建立良好的合作關(guān)系。聯(lián)絡(luò)溝通方式包括電話、郵件、拜訪等，外聯(lián)協(xié)調(diào)部應及時回復外部單位的信息，保持溝通的順暢。3.活動組織外聯(lián)協(xié)調(diào)部負責組織安排公司領(lǐng)導的對外拜訪、接待等活動，制定詳細的接待方案。接待方案應包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動議程等內(nèi)容，確?；顒拥捻樌M行。活動組織過程中，外聯(lián)協(xié)調(diào)部應做好各項服務工作，如車輛安排、餐飲安排、住宿安排等。4.事務協(xié)調(diào)外聯(lián)協(xié)調(diào)部負責協(xié)調(diào)處理公司對外的各類事務，如合同簽訂、項目合作、糾紛處理等。事務協(xié)調(diào)過程中，外聯(lián)協(xié)調(diào)部應及時與相關(guān)部門溝通，了解情況，制定解決方案，并跟蹤落實情況。5.信息反饋外聯(lián)協(xié)調(diào)部定期向公司領(lǐng)導匯報外聯(lián)協(xié)調(diào)工作進展情況，及時反饋外部單位的意見和建議。對于公司領(lǐng)導關(guān)注的重點問題，外聯(lián)協(xié)調(diào)部應深入調(diào)研，提出針對性的建議和措施。四、工作紀律與考核（一）工作紀律1.遵守公司各項規(guī)章制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.嚴格遵守工作流程和規(guī)范，確保工作質(zhì)量和效率。3.保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息。4.保持良好的工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，不得推諉扯皮、敷衍塞責。5.愛護公司財物，不得浪費、損壞公司辦公用品和設(shè)備。（二）考核制度1.秘書處建立健全考核制度，對工作人員的工作表現(xiàn)進行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。3.考核