部門業(yè)務章管理辦法總則目的為加強公司部門業(yè)務章的管理，規(guī)范業(yè)務章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門業(yè)務章的管理與使用。定義1.部門業(yè)務章：指公司各部門為履行其特定業(yè)務職能而刻制的，用于對外開展業(yè)務活動、簽訂業(yè)務合同、出具業(yè)務文件等的印章。2.使用范圍：明確業(yè)務章可用于的具體業(yè)務場景，如合同簽訂、文件往來、業(yè)務授權等。管理原則1.專人負責：各部門指定專人負責業(yè)務章的保管與使用。2.嚴格審批：使用業(yè)務章需經(jīng)過嚴格的審批流程。3.規(guī)范使用：確保業(yè)務章的使用符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。4.安全保管：采取必要措施保證業(yè)務章的安全存放。業(yè)務章的刻制與啟用刻制申請各部門因業(yè)務需要刻制業(yè)務章時，應填寫《業(yè)務章刻制申請表》，詳細說明刻制原因、章名、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司行政部門。審核與批準行政部門對刻制申請進行審核，重點審查申請理由的合理性、章名及使用范圍的準確性等。審核通過后，報公司分管領導批準。刻制與備案經(jīng)批準后，行政部門統(tǒng)一安排刻制業(yè)務章?？讨仆瓿珊螅尚姓块T負責在公安機關進行備案，并留存印模。啟用通知業(yè)務章刻制完成并備案后，行政部門應及時發(fā)布《業(yè)務章啟用通知》，明確業(yè)務章的啟用日期、保管人、使用范圍等信息。業(yè)務章的保管保管人員職責1.負責業(yè)務章的日常保管，確保印章存放安全。2.嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程使用業(yè)務章。3.對業(yè)務章的使用情況進行登記，并定期向部門負責人匯報。4.發(fā)現(xiàn)業(yè)務章丟失、被盜或損壞時，應立即報告部門負責人，并采取相應措施。保管方式1.專柜存放：業(yè)務章應存放在專門的保險柜或印章專柜中，確保安全。2.雙人保管：對于重要業(yè)務章，可實行雙人保管制度，由兩名保管人員共同負責印章的存放與使用。3.異地存放：根據(jù)業(yè)務需要，部分業(yè)務章可考慮異地存放，以降低風險。保管環(huán)境要求1.保管地點應保持干燥、通風，避免印章受潮、生銹。2.配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警裝置等。業(yè)務章的使用使用流程1.填寫申請表：使用業(yè)務章時，應填寫《業(yè)務章使用申請表》，詳細說明使用事項、使用部門、使用人、使用日期等內(nèi)容。2.審批：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報相關領導審批。審批通過后方可使用業(yè)務章。3.用印登記：保管人員應對業(yè)務章的使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用事項、使用人、批準人等信息。4.蓋章操作：保管人員應在審核無誤后，按照規(guī)定的使用范圍和要求進行蓋章操作。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。5.文件存檔：使用業(yè)務章的文件、合同等應及時存檔，以備查閱。使用范圍限制1.業(yè)務章不得用于與公司業(yè)務無關的事項。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋業(yè)務章。3.未經(jīng)公司書面授權，不得將業(yè)務章轉借他人使用。特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用業(yè)務章，但無法及時履行審批流程時，使用人應電話請示部門負責人和相關領導，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大業(yè)務事項或金額較大的合同，應經(jīng)公司法律顧問審核后，方可使用業(yè)務章。業(yè)務章的停用與銷毀停用情形1.部門業(yè)務調(diào)整，不再需要使用該業(yè)務章。2.業(yè)務章?lián)p壞無法正常使用。3.因其他原因需要停用業(yè)務章。停用申請部門應填寫《業(yè)務章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司行政部門。審核與批準行政部門對停用申請進行審核，審核通過后，報公司分管領導批準。停用處理1.行政部門負責收回停用的業(yè)務章，并進行登記。2.對停用的業(yè)務章進行封存，妥善保管。銷毀程序1.定期對停用的業(yè)務章進行清理，對于不再需要保留的業(yè)務章，應填寫《業(yè)務章銷毀申請表》。2.申請表經(jīng)部門負責人、行政部門負責人、公司分管領導審核簽字后，報公司總經(jīng)理批準。3.批準后，由行政部門會同審計部門等相關人員共同監(jiān)督銷毀業(yè)務章，并做好銷毀記錄。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對部門業(yè)務章的管理與使用情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)使用、保管不善等問題。日常檢查行政部門不定期對業(yè)務章的保管與使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。違規(guī)處理對于違反本管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。構成犯罪的，依法追究