項目外采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司項目外采購活動的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有項目外采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行合同約定。二、采購計劃與預(yù)算管理（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，定期或不定期提出采購需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.采購需求應(yīng)具有明確的用途和必要性，避免不合理或重復(fù)采購。（二）采購計劃編制1.采購部門收到《采購申請表》后，進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合庫存情況和項目進(jìn)度，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算是采購計劃的資金保障，應(yīng)根據(jù)采購計劃合理編制。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購項目的預(yù)算金額，并嚴(yán)格控制在公司下達(dá)的預(yù)算指標(biāo)范圍內(nèi)。3.如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定的程序進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核。3.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購要求。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，確保采購活動的順利進(jìn)行。2.對于重要供應(yīng)商，應(yīng)建立定期溝通機制，共同協(xié)商解決采購過程中出現(xiàn)的問題。四、采購流程管理（一）采購申請審批1.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于金額較大或重要的采購項目，需報公司總經(jīng)理審批。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.采購方式的選擇應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，并在采購文件中明確說明。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購方式和采購需求，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件、單一來源采購文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準(zhǔn)確性。（四）采購信息發(fā)布1.對于招標(biāo)采購項目，應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，公開招標(biāo)信息。2.對于競爭性談判采購、詢價采購等項目，應(yīng)向潛在供應(yīng)商發(fā)出邀請書，邀請其參與采購活動。（五）采購評審1.采購部門組織相關(guān)人員組成評審小組，對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報價文件進(jìn)行評審。2.評審小組應(yīng)按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審，確保評審結(jié)果的公平、公正、公開。（六）采購合同簽訂1.根據(jù)評審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（七）采購驗收1.采購項目到貨后，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面，確保采購產(chǎn)品符合合同要求。3.驗收合格后，采購部門應(yīng)填寫《采購驗收單》，并辦理相關(guān)付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格變化和供應(yīng)情況，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加或供應(yīng)中斷。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照采購合同要求進(jìn)行驗收，確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量符合要求。對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其更換或退貨。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估與考核機制，加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量提供產(chǎn)品和服務(wù)。對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如警告、罰款、終止合作等。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強對采購合同的管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。在合同履行過程中，應(yīng)密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，及時解決合同糾紛，避免因合同風(fēng)險導(dǎo)致公司利益受損。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，接受審計監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.采購活動應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督