《企業(yè)檔案管理辦法》一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位、部門的檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分級負責原則。公司總部及所屬各單位、部門按照職責分工，負責本單位、本部門的檔案管理工作。3.維護檔案的真實性、完整性和保密性原則。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管公司各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對公司各單位、部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和規(guī)范化。（二）各單位、部門檔案管理人員職責各單位、部門應指定專人負責本單位、本部門的檔案管理工作，其主要職責包括：1.負責本單位、本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期向公司檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表和檔案工作總結(jié)。3.積極配合公司檔案管理部門開展檔案業(yè)務培訓和交流活動，提高本單位、本部門檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責本單位、本部門檔案信息的開發(fā)利用工作，為各項工作提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案的收集范圍包括：1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證件、印章等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報表、報告等。3.公司技術(shù)研發(fā)活動中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、專利、商標等。4.公司行政管理活動中形成的各類文件、通知、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。5.公司人力資源管理活動中形成的各類員工檔案、薪酬福利文件、培訓記錄等。6.公司財務管理活動中形成的各類財務報表、賬簿、憑證、審計報告等。7.公司市場營銷活動中形成的各類市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷策劃方案等。8.公司其他活動中形成的對公司具有保存價值的各類文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各單位、部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整、準確。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓、拖延。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行保存。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、職工檔案類等十大類。2.編號。對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目。對每一份檔案進行編目，包括檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。編目應準確、規(guī)范、清晰。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬裝訂物。四、檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等，以滿足檔案保管的需要。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指對公司在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指對公司在較短時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。（五）檔案的銷毀檔案保管期滿后，需要銷毀的檔案，應按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。銷毀檔案時，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門和有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字蓋章。銷毀清冊應永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。（二）利用范圍公司內(nèi)部各單位、部門因工作需要，可以查閱、借閱本單位、本部門形成的檔案。公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案。公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在單位、部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案時，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。公司外部人員查閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導批準。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱檔案。公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在單位、部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱重要檔案時，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。公司外部人員借閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領(lǐng)導批準。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱人或借閱人姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、檔號、查閱或借閱目的等信息。登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標公司檔案信息化建設的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對公司現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設。開發(fā)或選用適合公司檔案管理需要的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設。建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司內(nèi)部各單位、部門之間檔案信息的共享和交換。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，電子檔案應按照國家有關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。2.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、歸還、鑒定、銷毀等功能，應保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.檔案信息資源共享平臺應建立嚴格的用戶權(quán)限管理制度，確保檔案信息的安全和保密。七、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位、部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。表彰和獎勵的方式包括：通報表揚、頒發(fā)榮譽證書、給予物質(zhì)獎勵等。（二）處罰對違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的單位、部門和個人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正、通報批評、罰款等處罰；構(gòu)成犯罪的，依