上海差旅機票管理辦法總則目的為加強公司上海差旅機票管理，規(guī)范差旅機票預(yù)訂、購買、報銷等流程，合理控制差旅成本，提高資金使用效益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)前往上海的差旅機票管理?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保差旅機票業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在滿足工作需要的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的機票，降低差旅成本。3.便捷性原則：優(yōu)化機票預(yù)訂流程，提高預(yù)訂效率，為員工提供便利。4.審批性原則：差旅機票的預(yù)訂、變更、退票等操作需經(jīng)過嚴(yán)格審批，確保費用支出合理。機票預(yù)訂預(yù)訂渠道1.公司指定平臺：員工應(yīng)通過公司指定的機票預(yù)訂平臺進行差旅機票預(yù)訂。該平臺應(yīng)具備正規(guī)資質(zhì)，能夠提供豐富的航班選擇、合理的價格以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.特殊情況說明：如因特殊原因無法通過指定平臺預(yù)訂機票，需提前向部門負(fù)責(zé)人提交書面申請，說明原因及擬選擇的其他預(yù)訂渠道，經(jīng)批準(zhǔn)后方可操作。預(yù)訂流程1.出差申請：員工因公務(wù)前往上海，需提前填寫出差申請表，詳細(xì)注明出差時間、地點、事由等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.機票預(yù)訂：經(jīng)審批通過的出差申請，員工根據(jù)出差行程在指定平臺上預(yù)訂機票。預(yù)訂時應(yīng)選擇合適的航班，綜合考慮出發(fā)時間、到達時間、飛行時長、中轉(zhuǎn)次數(shù)等因素，確保行程安排合理。同時，應(yīng)注意核對航班信息，包括航班號、起降時間、經(jīng)停地點等，避免因信息錯誤導(dǎo)致行程延誤或其他問題。3.預(yù)訂確認(rèn)：機票預(yù)訂成功后，員工應(yīng)及時將預(yù)訂信息截圖保存，并發(fā)送至部門內(nèi)勤或相關(guān)負(fù)責(zé)人處進行備案。備案信息應(yīng)包括航班號、起降時間、票價、購票平臺等。機票價格與艙位等級價格標(biāo)準(zhǔn)1.經(jīng)濟艙優(yōu)先：原則上員工應(yīng)預(yù)訂經(jīng)濟艙機票。如因工作需要必須乘坐更高艙位等級的機票，需提前向部門負(fù)責(zé)人提交書面申請，詳細(xì)說明乘坐高艙位的必要性及費用預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后方可預(yù)訂。2.票價限制：公司將定期收集市場上上海往返各地的機票價格信息，制定合理的票價上限。員工預(yù)訂機票的價格不得超過票價上限，如有特殊情況需突破上限，必須按照審批流程進行申請。艙位等級選擇1.經(jīng)濟艙艙位分類：經(jīng)濟艙一般分為不同的子艙位，如Y艙、B艙、H艙等。員工應(yīng)根據(jù)實際情況選擇合適的艙位，但不得選擇高于經(jīng)濟艙標(biāo)準(zhǔn)的艙位。2.特殊艙位說明：對于一些航空公司推出的優(yōu)惠艙位，如特惠經(jīng)濟艙、超級經(jīng)濟艙等，員工可根據(jù)票價優(yōu)勢和自身需求進行選擇。但在預(yù)訂前，應(yīng)仔細(xì)了解該艙位的服務(wù)內(nèi)容、退改簽政策等相關(guān)信息，確保符合公司及個人利益。機票變更與退票變更規(guī)定1.因公司原因變更：如因公司工作安排調(diào)整導(dǎo)致員工差旅行程變更，需要變更機票的，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費用。2.因個人原因變更：員工因個人原因需要變更機票的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提交書面申請，說明變更原因及變更內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照預(yù)訂平臺的規(guī)定辦理變更手續(xù)，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費用。3.變更費用標(biāo)準(zhǔn)：機票變更費用按照預(yù)訂平臺及航空公司的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，變更費用包括票價差額、手續(xù)費等。員工應(yīng)在申請變更時了解清楚具體費用情況，并確保費用支出合理。退票規(guī)定1.因公司原因退票：如因公司工作安排取消出差任務(wù)，導(dǎo)致機票需要退票的，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的退票費用。2.因個人原因退票：員工因個人原因需要退票的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提交書面申請，說明退票原因。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照預(yù)訂平臺的規(guī)定辦理退票手續(xù)，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的退票費用。3.退票費用標(biāo)準(zhǔn)：退票費用按照預(yù)訂平臺及航空公司的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，退票費用根據(jù)退票時間與航班起飛時間的間隔不同而有所差異。距離航班起飛時間越近，退票費用越高。員工應(yīng)在申請退票時了解清楚具體費用情況，并確保費用支出合理。報銷管理報銷憑證1.電子發(fā)票：員工應(yīng)取得由航空公司或機票預(yù)訂平臺提供的正規(guī)電子發(fā)票作為報銷憑證。電子發(fā)票應(yīng)包含航班信息、票價、稅費等詳細(xì)內(nèi)容，且發(fā)票信息應(yīng)與機票預(yù)訂信息一致。2.行程單：除電子發(fā)票外，員工還應(yīng)取得航空運輸電子客票行程單。行程單是機票報銷的重要憑證之一，應(yīng)妥善保管。行程單上的信息應(yīng)與電子發(fā)票及機票預(yù)訂信息一致。報銷流程1.填寫報銷單：員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時填寫差旅報銷單，將機票電子發(fā)票、行程單等報銷憑證粘貼在報銷單后，并詳細(xì)注明出差時間、地點、事由、機票信息等內(nèi)容。2.部門審核：報銷單提交至部門負(fù)責(zé)人處進行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)出差申請及實際情況，對報銷內(nèi)容的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.財務(wù)審核：部門審核通過后的報銷單提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核報銷憑證的合法性、合規(guī)性以及費用支出的合理性，審核通過后簽字確認(rèn)。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：財務(wù)審核通過后的報銷單提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定，對報銷金額進行審批，審批通過后簽字確認(rèn)。5.報銷支付：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的報銷單，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進行報銷支付。報銷款項將直接支付至員工個人銀行賬戶。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門將定期對上海差旅機票管理情況進行審計，檢查機票預(yù)訂、購買、報銷等流程是否符合本辦法規(guī)定，費用支出是否合理。2.專項審計：針對員工反映的機票管理問題或公司認(rèn)為有必要進行專項審計的情況，內(nèi)部審計部門將開展專項審計工作，深入調(diào)查相關(guān)事項，提出審計意見和建議。違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定：對于違反本辦法規(guī)定的行為，如未通過指定平臺預(yù)訂機票、擅自提高艙位等級、虛報機票費用等，將視情節(jié)輕重進行界定。2.處理措施：對于違規(guī)行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施，包括但不限于警告、罰款、責(zé)令退還違規(guī)費用、解除勞動合同等。