雁塔區(qū)會(huì)議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范雁塔區(qū)各類(lèi)會(huì)議的組織與管理，提高會(huì)議效率和質(zhì)量，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于雁塔區(qū)各部門(mén)、各街道辦事處以及下屬企事業(yè)單位組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作部署會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)等。（三）基本原則1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，注重會(huì)議實(shí)效，提高工作效率。2.規(guī)范有序原則：會(huì)議組織和管理應(yīng)遵循法定程序和相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議的規(guī)范化、制度化。3.務(wù)實(shí)節(jié)儉原則：會(huì)議安排要緊密?chē)@工作實(shí)際，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。二、會(huì)議分類(lèi)與組織（一）會(huì)議分類(lèi)1.全區(qū)性會(huì)議：由區(qū)委、區(qū)政府組織召開(kāi)，傳達(dá)上級(jí)重要精神，部署全區(qū)重點(diǎn)工作，參會(huì)人員為區(qū)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人、各街道辦事處主要領(lǐng)導(dǎo)等。2.部門(mén)工作會(huì)議：由各部門(mén)組織召開(kāi)，研究部署本部門(mén)業(yè)務(wù)工作，參會(huì)人員為本部門(mén)工作人員。3.專(zhuān)項(xiàng)工作會(huì)議：針對(duì)某項(xiàng)具體工作或問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議，參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議主題確定，可能涉及多個(gè)部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人員。4.街道工作會(huì)議：由各街道辦事處組織召開(kāi)，傳達(dá)區(qū)里工作要求，安排部署街道各項(xiàng)工作，參會(huì)人員為街道機(jī)關(guān)干部、社區(qū)（村）負(fù)責(zé)人等。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議籌備確定會(huì)議主題和議程：根據(jù)工作需要，明確會(huì)議要解決的問(wèn)題和討論的事項(xiàng)，制定詳細(xì)的會(huì)議議程。確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和工作要求，準(zhǔn)確確定參會(huì)人員范圍，并提前發(fā)送會(huì)議通知。安排會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：選擇合適的時(shí)間召開(kāi)會(huì)議，避免與其他重要活動(dòng)沖突；根據(jù)參會(huì)人數(shù)和會(huì)議形式，確定會(huì)議地點(diǎn)。準(zhǔn)備會(huì)議材料：包括會(huì)議通知、議程、匯報(bào)材料、發(fā)言材料、相關(guān)文件等，確保材料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.會(huì)議通知提前發(fā)布：會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。通知內(nèi)容：明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員范圍、會(huì)議要求等，重要會(huì)議還應(yīng)說(shuō)明會(huì)議背景和目的。通知方式：根據(jù)參會(huì)人員的特點(diǎn)和實(shí)際情況，選擇合適的通知方式，如書(shū)面通知、電子郵件、電話通知等。3.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到會(huì)，并對(duì)遲到、缺席情況進(jìn)行記錄。4.會(huì)議記錄：安排專(zhuān)人做好會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，會(huì)后及時(shí)整理歸檔。三、會(huì)議主持與發(fā)言（一）會(huì)議主持1.主持人職責(zé)宣布會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束，介紹參會(huì)人員。按照會(huì)議議程組織會(huì)議，引導(dǎo)參會(huì)人員發(fā)言和討論。維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議順利進(jìn)行。對(duì)會(huì)議討論的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議決議和下一步工作安排。2.主持人要求熟悉會(huì)議主題和議程，具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。公正、客觀地引導(dǎo)會(huì)議討論，避免出現(xiàn)傾向性意見(jiàn)?？刂茣?huì)議時(shí)間，確保各項(xiàng)議程按計(jì)劃進(jìn)行。（二）會(huì)議發(fā)言1.發(fā)言要求發(fā)言內(nèi)容應(yīng)緊扣會(huì)議主題，觀點(diǎn)明確，論據(jù)充分，具有針對(duì)性和可操作性。語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，語(yǔ)速適中，避免冗長(zhǎng)和繁瑣。尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，如有不同意見(jiàn)應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行闡述。2.匯報(bào)發(fā)言匯報(bào)單位或個(gè)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好匯報(bào)材料，按照會(huì)議要求進(jìn)行匯報(bào)。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)突出重點(diǎn)，條理清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠反映工作進(jìn)展情況和存在的問(wèn)題。3.討論發(fā)言參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。討論過(guò)程中應(yīng)注重交流和溝通，相互啟發(fā)，共同尋求解決問(wèn)題的最佳方案。四、會(huì)議決議與執(zhí)行（一）會(huì)議決議1.決議形成：會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果，形成會(huì)議決議。會(huì)議決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。2.決議審核：重要會(huì)議決議應(yīng)提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保決議符合法律法規(guī)和政策要求，具有可行性和可操作性。3.決議發(fā)布：會(huì)議決議審核通過(guò)后，應(yīng)及時(shí)以適當(dāng)方式發(fā)布，如印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、發(fā)布文件等，確保參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)知曉。（二）決議執(zhí)行1.責(zé)任落實(shí)：各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保決議得到有效執(zhí)行。2.跟蹤檢查：建立會(huì)議決議執(zhí)行跟蹤檢查機(jī)制，定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.反饋報(bào)告：責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議組織部門(mén)反饋決議執(zhí)行情況，重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握決議執(zhí)行情況，對(duì)執(zhí)行不力的部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行督促和問(wèn)責(zé)。五、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.預(yù)算編制：會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)等因素，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.預(yù)算審核：會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核，確保預(yù)算合理、合規(guī)。（二）經(jīng)費(fèi)支出1.支出范圍：會(huì)議經(jīng)費(fèi)主要用于會(huì)議場(chǎng)地租賃、會(huì)議材料印刷、參會(huì)人員交通、食宿等方面的支出。2.支出標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或擴(kuò)大支出范圍。3.報(bào)銷(xiāo)手續(xù)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證，按照財(cái)務(wù)制度辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，并有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的管理和監(jiān)督，定期對(duì)會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行檢查，確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)、合理。2.外部監(jiān)督：接受審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。六、會(huì)議保密管理（一）保密范圍1.會(huì)議涉及的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息。2.會(huì)議討論過(guò)程中的內(nèi)部意見(jiàn)、決策方案等。（二）保密措施1.會(huì)議材料管理：會(huì)議材料應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格控制發(fā)放范圍，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)收回并妥善處理。2.會(huì)議場(chǎng)所管理：選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所，對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行必要的安全保密檢查，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.參會(huì)人員管理：對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行保密教育，要求參會(huì)人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議機(jī)密信息。（三）保密責(zé)任1.會(huì)議組織部門(mén)和參會(huì)人員應(yīng)簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.對(duì)違反保密規(guī)定的單位和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。七、會(huì)議檔案管理（一）檔案收集1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理會(huì)議相關(guān)材料，包括會(huì)議通知、議程、簽到表、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議文件、匯報(bào)材料、發(fā)言材料等。2.確保收集的檔案材料齊全、完整、真實(shí)。（二）檔案整理1.對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。2.按照檔案管理的要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行規(guī)范化整理，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全。2.按照檔案保管期限的要求，對(duì)會(huì)議檔案進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢