資產(chǎn)處置歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資產(chǎn)處置歸檔管理，規(guī)范資產(chǎn)處置檔案的收集、整理、保管和利用，確保資產(chǎn)處置檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類(lèi)資產(chǎn)處置活動(dòng)中形成的檔案管理，包括但不限于固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)等的處置。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：資產(chǎn)處置檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資產(chǎn)處置檔案應(yīng)如實(shí)反映資產(chǎn)處置的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類(lèi)規(guī)范原則：按照資產(chǎn)處置的類(lèi)別和性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)資產(chǎn)處置檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。二、資產(chǎn)處置檔案的內(nèi)容（一）資產(chǎn)處置審批文件1.資產(chǎn)處置申請(qǐng)報(bào)告，包括資產(chǎn)基本情況、處置原因、處置方式等。2.資產(chǎn)處置可行性研究報(bào)告。3.資產(chǎn)處置審批表，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。4.相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，記錄資產(chǎn)處置決策過(guò)程。（二）資產(chǎn)清查資料1.資產(chǎn)清查報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明資產(chǎn)的清查情況，包括資產(chǎn)數(shù)量、價(jià)值、使用狀況等。2.資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表，記錄資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)的結(jié)果。（三）資產(chǎn)評(píng)估資料1.資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告，包括評(píng)估機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、評(píng)估方法、評(píng)估結(jié)果等。2.評(píng)估機(jī)構(gòu)與公司簽訂的評(píng)估業(yè)務(wù)約定書(shū)。（四）資產(chǎn)處置交易文件1.資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議，明確資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓的價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間等條款。2.資產(chǎn)拍賣(mài)文件，包括拍賣(mài)公告、拍賣(mài)成交確認(rèn)書(shū)等。3.資產(chǎn)招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。（五）資產(chǎn)處置收入及支出憑證1.資產(chǎn)處置收入入賬憑證，如收款收據(jù)、銀行進(jìn)賬單等。2.資產(chǎn)處置過(guò)程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出憑證，如評(píng)估費(fèi)、拍賣(mài)費(fèi)、中介費(fèi)等。（六）資產(chǎn)處置后續(xù)資料1.資產(chǎn)交接清單，記錄資產(chǎn)交接的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。2.資產(chǎn)處置后的使用情況報(bào)告。三、資產(chǎn)處置檔案的收集（一）收集責(zé)任資產(chǎn)處置業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)處置檔案的收集工作，確保檔案資料的齊全、完整。在資產(chǎn)處置工作完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交公司檔案管理部門(mén)。（二）收集時(shí)間1.對(duì)于資產(chǎn)處置審批文件，應(yīng)在審批流程結(jié)束后及時(shí)收集。2.資產(chǎn)清查資料、評(píng)估資料、交易文件等應(yīng)在相應(yīng)工作完成后一周內(nèi)收集。3.資產(chǎn)處置收入及支出憑證應(yīng)在款項(xiàng)收付后及時(shí)收集。4.資產(chǎn)處置后續(xù)資料應(yīng)在資產(chǎn)交接完成后一個(gè)月內(nèi)收集。（三）收集要求1.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如無(wú)法提供原件，應(yīng)提供經(jīng)相關(guān)部門(mén)或人員簽字確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、資產(chǎn)處置檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照資產(chǎn)處置的類(lèi)別，分為固定資產(chǎn)處置檔案、無(wú)形資產(chǎn)處置檔案、流動(dòng)資產(chǎn)處置檔案等。2.對(duì)于每一類(lèi)資產(chǎn)處置檔案，再按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如審批文件類(lèi)、清查資料類(lèi)、評(píng)估資料類(lèi)等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)排序，同一類(lèi)別的檔案按照時(shí)間順序排列。2.拆除檔案資料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。3.對(duì)破損的檔案資料進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制或抄寫(xiě)清晰。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于厚度超過(guò)20毫米的檔案，應(yīng)采用三孔一線(xiàn)或膠裝等方式裝訂。五、資產(chǎn)處置檔案的保管（一）保管期限1.資產(chǎn)處置檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、定期兩種。2.對(duì)于涉及公司重大資產(chǎn)處置、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等重要檔案，應(yīng)永久保管。3.對(duì)于一般性資產(chǎn)處置檔案，保管期限為[X]年。（二）保管地點(diǎn)資產(chǎn)處置檔案應(yīng)存放在公司專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、資產(chǎn)處置檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱資產(chǎn)處置檔案。涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《資產(chǎn)處置檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱條件的，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：查閱人憑審批通過(guò)的《資產(chǎn)處置檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案安全。4.借閱申請(qǐng)：如需借閱資產(chǎn)處置檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《資產(chǎn)處置檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。5.借閱期限：資產(chǎn)處置檔案的借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）利用限制1.查閱、借閱資產(chǎn)處置檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播。七、資產(chǎn)處置檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立資產(chǎn)處置檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)資產(chǎn)處置檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)資產(chǎn)處置檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)于涉及公司重大資產(chǎn)處置、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等重要檔案，即使已過(guò)保管期限，也應(yīng)另行保管[X]年后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，方可銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單，提交資產(chǎn)處置檔案鑒定工作小組。2.資產(chǎn)處置檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的資產(chǎn)處置檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，記錄由檔案管理部門(mén)保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)資產(chǎn)處置檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.資產(chǎn)處置檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理人員是否履行職責(zé)，檔案管理制度是否落實(shí)。3.資