某汽車公司企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀及問題調研分析報告目錄TOC\o"1-3"\h\u30644某汽車公司企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀及問題調研分析報告 1273511.1SVW公司企業(yè)檔案工作情況介紹 149921.1.1制度體系 246661.1.2組織建設 3284401.1.3業(yè)務流程 4173581.1.4基礎設施 6246861.2SVW公司企業(yè)檔案信息化建設取得的成績 6256571.2.1企業(yè)檔案數字化積極開展 635911.2.2企業(yè)檔案管理系統(tǒng)得到普遍應用 8272601.2.3企業(yè)檔案信息化服務初見成效 969541.2.4企業(yè)檔案信息化建設投入日益增多 10317221.3SVW公司企業(yè)檔案信息化建設存在的主要問題 12293071.1.1信息化觀念薄弱 12124881.1.2檔案管理缺乏信息化規(guī)劃與指導 1327091.1.3檔案信息化制度不健全 1438441.1.4檔案管理專業(yè)人員資質不均衡 151.1SVW公司企業(yè)檔案工作情況介紹SVW公司是一家中德合資企業(yè)，由上汽集團和大眾汽車集團合資經營。公司于1984年10月簽約奠基，是國內歷史悠久的汽車合資企業(yè)之一，不僅擁有造型設計、產品研發(fā)、生產制造、質量保證等工藝生產部門，并擁有行政、財務、內部控制、法務等后方支持部門，以及終端銷售等各類部門。部門業(yè)務覆蓋面廣泛，產生的檔案包含了企業(yè)檔案類型的絕大部分，如管理類檔案、基建設備檔案、產品研發(fā)檔案、質量保證檔案、財務檔案、人事檔案等多種檔案類型，是很大一批這樣汽車制造企業(yè)的典型代表。截止2020年底，SVW公司有7個檔案中心，有專職檔案員10人，檔案聯(lián)絡員30余人，案卷總數超3萬余卷，各類圖紙10萬余張。公司不僅將“堅持以創(chuàng)新驅動發(fā)展，以市場為導向，提升用戶滿意度”的企業(yè)價值觀充分融入到檔案管理理念中，并將ISO9001:2015質量管理體系應用于檔案實際工作中，圍繞以下幾方面全面開展檔案信息化建設工作（如圖1.1所示）：圖1.1檔案管理模塊支持1.1.1制度體系1.應用ISO9001:2015質量管理體系ISO9001:2015質量管理體系作為國際通用的管理體系標準，其先進的質量管理理念被廣泛地運用在汽車制造類企業(yè)中，為汽車制造類企業(yè)提供了一種科學的質量管理方法，幫助企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。ISO9001:2015質量管理體系標準的基本思路可以理解為：組織制定質量目標，其所建立和實施的質量體系不僅可以實現(xiàn)質量目標，并且保證人員、技術、管理等這些可以影響質量的關鍵因素處于可控狀態(tài)。通過過程控制、體系化管理和持續(xù)改善來達到使顧客滿意的目的。在汽車制造類企業(yè)中，檔案作為其生產經營中的重要組成部分，檔案管理工作體系同質量管理體系是相通的。汽車制造類企業(yè)檔案種類繁多，檔案管理部門作為提供產品和服務的部門，利用全面質量管理這一方法，使檔案管理工作體系化、制度化、標準化。對汽車制造類企業(yè)發(fā)展中產生的文件從形成、積累、整理、歸檔到后期檔案利用等一系列過程進行有效的質量控制，對檔案的整個生命周期進行全方位的科學把控，進而提高檔案在汽車制造類企業(yè)發(fā)展過程中的社會效益和經濟效益，并為檔案信息化建設提供體系管理基礎支持。制定工作規(guī)章和管理制度ISO9001：2015標準以過程為基礎，重視過程和過程控制。汽車制造類企業(yè)檔案管理過程中，一方面需要具備科學性、有效性；另一方面，為了保障檔案管理的規(guī)范性，可以在在檔案管理部門和對應機構之間建立聯(lián)動機制。傳統(tǒng)檔案管理工作由不同類別檔案的歸檔、整理、保管、檢索和利用等業(yè)務組成，這些業(yè)務活動在汽車制造類企業(yè)中通過與“人”（檔案管理人員）、“機”（設施設備）、“料”（各類檔案）、“法”（管理方法和標準）、“環(huán)”（與其他部門和人員的聯(lián)系）等管理要素的融合構建了檔案工作的各個過程。檔案管理過程中，從收集、分類、歸檔到借閱利用等不同環(huán)節(jié)，都需要設立落地的可操作的標準流程并對相關人員予以定期培訓與考核，從而逐步實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、體系化。因此，以制定的公司級程序文件為基準，形成跨部門的業(yè)務流程的過程和責任的約定、機制；并根據不同檔案類別制定檔案管理規(guī)定，如管理類檔案管理規(guī)定、基建設備檔案管理規(guī)定、人事檔案管理規(guī)定等；各部門基于內部管理自行制定，主要指導本部門內工作的規(guī)定，如財務部門支付合同檔案管理規(guī)定、銷售公司檔案管理規(guī)定等，層層相扣，形成一套相對完善的管理聯(lián)動機制（如圖1.2所示）。圖1.2管理聯(lián)動機制圖1.1.2組織建設ISO9001:2015標準強調企業(yè)的最高管理者需要發(fā)揮積極帶頭作用，建立有效的管理體系，調動全員實現(xiàn)組織的目標。為此，SVW公司考慮將檔案工作納入企業(yè)質量目標績效管理體系，結合貫徹質量體系標準，明確各類別、各部門檔案工作的負責人，確定最高管理者以及收集、整理、歸檔工作的責任人，從確定檔案分管領導、設置檔案機構、配備檔案人員、建設工作網絡等多維度開展檔案工作組織建設，將檔案管理工作依照組織機構設置的思路進行安排，建立了自上而下完善的人員體系、工作網絡（如圖1.3所示），形成各部門密切配合、上下齊抓共管、一級抓一級、一級對一級負責的檔案管理網絡體系，助力企業(yè)檔案工作有序開展。圖1.3檔案管理組織架構圖1.1.3業(yè)務流程除了行程管理聯(lián)動機制外，制定清晰的檔案文件歸檔流程也尤為重要。SVW公司在制定各項業(yè)務流程前，首先梳理了國家檔案工作法規(guī)體系（如圖1.4所示），并根據ISO9001:2015標準建立和完善質量體系文件，結合企業(yè)實際工作范疇，形成能夠匹配公司運行的質量管理體系文件，并根據這個體系開展質量管理和質量控制活動，從多方面建立全員、全過程和全方位的質量控制體系。檔案管理部門通過質量管理體系要求，識別存在歸檔業(yè)務的環(huán)節(jié)，建立全面的檔案工作管理制度，對這些活動形成的文件記錄材料進行收集、編目、歸檔、貯存，擴大了檔案收集、整理的范圍，規(guī)避因業(yè)務不同而出現(xiàn)的檔案存檔不完整等風險，有效開展檔案全方位質量控制。在此基礎上，編制符合汽車制造類企業(yè)檔案工作的業(yè)務流程。圖1.4檔案工作法規(guī)梳理圖在ISO9001:2015標準中，檔案部門承擔著質量管理體系中文件控制這一質量職能，它是確保體系能否正常有效運行的一項重要環(huán)節(jié)。但由于汽車制造類企業(yè)產品質量、顧客要求和公司職能機構的變動及其他一切不適宜質量標準體系運行的地方需對質量管理體系文件進行修改，從而產生大量的發(fā)放、更改、作廢記錄和新、舊版本文件的歸檔保管工作。按照ISO9001:2015新標準的規(guī)定，文件的標識、貯存、保護、檢索、保存和處置必須建立程序予以控制。檔案部門通過質量手冊和程序等管理文件，明確對文件記錄的管理職責，對文件記錄的格式、填寫、傳遞、貯存、保護、檢索和處置等問題作明確規(guī)定，并且按照檔案管理的規(guī)定，對文件記錄進行編目、歸檔、貯存，有效地控制質量文件記錄，可以有效控制文件記錄基礎管理工作，有利于進一步加強檔案管理工作，提高檔案的管理質量。以SVW公司發(fā)布的公司管理類文件材料歸檔流程為例，首先，制定了管理類檔案歸檔范圍，讓檔案產生部門與檔案接收存檔部門清楚什么類型的檔案需要歸檔。其次，編寫管理類檔案歸檔操作流程，該操作流程中明確規(guī)定了檔案產生部門的歸檔要求：1.紙質文件（除榮譽/資質檔案）對于所有歸檔紙質文件，請掃描成電子文件后隨紙質一同移交歸檔。掃描要求為PDF格式、分辨率為200dpi（或以上），黑白頁面采用“黑白”模式、彩色頁面采用“彩色”模式，將電子文件放入各部門對應的共享文件夾中。2.電子文件歸檔文字類電子件采用PDF格式、照片類電子文件采用JPEG格式、音頻類電子文件采用MP3格式，將電子文件放入各部門對應的共享文件夾中。1.榮譽/資質檔案將原件及數碼照片（JPEG格式）一同歸檔。4.移交目錄填寫流程（1）請確認歸檔電子文件已放入各部門對應的共享文件夾中。（2）運行文件夾根目錄下的自動工具獲取檔案移交目錄（如圖1.5所示），自動獲取上黑框信息圖1.5檔案移交目錄（3）填寫黃框內數據，形成完整移交目錄。（4）移交目錄形成后交管理類檔案工作人員初步確認（5）管理類檔案工作人員確認無誤后，將移交目錄交部門經理審核確認，完成后連同相應歸檔文件移交檔案室。由此可見，該操作流程還包含了移交目錄填寫流程，利用PC端共享文件夾，運行自動工具獲取檔案移交目錄，填寫框內數據，形成完整移交目錄。擁有清晰統(tǒng)一的標準規(guī)范，可以大大提高工作效率于企業(yè)檔案信息化進程。1.1.4基礎設施SVW公司已有30余年歷史，在上海、寧波、南京、烏魯木齊、長沙等地除辦公室外，還有很多工廠。各工廠由于建立時間以及所在地辦公條件不同，檔案庫房在初期規(guī)劃時，并未完全考慮到當今檔案信息化程度的迅速發(fā)展，缺乏整體規(guī)劃，各類檔案庫房地理位置分散，各地現(xiàn)有檔案庫房配有檔案密集架等設施，只能基本滿足“八防”要求。且由于工廠布局等原因，庫房變遷較為頻繁，極易造成檔案丟失。針對此情況，在目前建設的全新辦公樓中規(guī)劃了3000多平米的綜合檔案中心（如圖1.6所示）。其中，管理類檔案、人事檔案、財務檔案、基建設備檔案、銷售公司檔案中心計劃入駐，預計滿足未來30年檔案存儲需求。與此同時，參照國家標準配備各類檔案用房、檔案保護設備，滿足汽車制造類企業(yè)在檔案信息化發(fā)展過程中的必要要求。圖1.6綜合檔案中心規(guī)劃圖1.2SVW公司企業(yè)檔案信息化建設取得的成績1.2.1企業(yè)檔案數字化積極開展汽車制造類企業(yè)檔案指的是一個大型企業(yè)的日常經營業(yè)務活動中所有人員所需要做的歷史信息記載，它們既是一個企業(yè)的主要無形資產，也可以是一個大型企業(yè)最為核心的信息管理資源。當前很多汽車制造類企業(yè)都開始了檔案數字化的進程，SVW公司也緊跟行業(yè)企業(yè)檔案信息化發(fā)展腳步，以本企業(yè)相關檔案資料的管理整合和進行全方位管理使用等作為主要服務目的，以企業(yè)檔案信息數字化管理系統(tǒng)化作為主要檔案管理技術，以紙質和電子化的檔案文件影像為主要的管理對象，以硬磁盤編碼陣列為用戶提供存儲檔案媒介。SVW公司現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)具備產品研發(fā)、基建設備、管理類檔案模塊，但還未能滿足因大數據時代發(fā)展帶來的檔案管理信息化需求。例如，SVW檔案管理工作人員在管理科技檔案時，科技檔案資料由于在傳統(tǒng)目錄查詢方式下帶來的諸多不便與隱患，現(xiàn)已經開始將重要的檔案資料全部輸入至EXCEL中，再統(tǒng)一導入檔案在線管理系統(tǒng)。公司現(xiàn)有檔案主要收錄了1989年至今的所有檔案超十萬余冊，因系統(tǒng)存儲方式、容量等問題，大多只錄入整理了常用部分，相當不全面?；趪覚n案局關于信息化建設的新要求，并基于檔案保管和利用的需要，SVW公司按照重要程度、載體特殊性和利用頻率，逐步推進傳統(tǒng)載體檔案數字化工作，選擇紫光軟件進行全新檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，啟動檔案管理系統(tǒng)升級項目，擬在全公司7個檔案中心部署上汽大眾檔案管理系統(tǒng)，滿足監(jiān)管要求，實現(xiàn)檔案采集、編目、歸檔、利用等工作的系統(tǒng)管控，并可與SVW公司現(xiàn)有部分系統(tǒng)對接，實現(xiàn)業(yè)務數據的自動歸檔，實現(xiàn)檔案管理和服務的數字化和智能化。該項目并于2021年初立項，目前處于前期需求梳理調研階段。更新升級后的檔案管理系統(tǒng)，會對現(xiàn)有已經建設成功的檔案信息系統(tǒng)進行性能優(yōu)化，通過對檔案業(yè)務基礎需求、功能需求、接口需求、安全需求等維度進行升級。如在升級后的系統(tǒng)中，檔案收集模塊分為在線著錄、數據導入、數據接口歸檔三種方式，所有錄入的數據都會被收入整編庫中，統(tǒng)一進行整編管理。在線著錄支持單個條目的著錄、查錄和追加，支持在線批量著錄。還能支持多種檔案編號規(guī)則整理模式：自動（根據設定的整理規(guī)則由系統(tǒng)自動分配編號、自動生成檔號、自動組卷，支持調件（卷）、同分類調件（卷）操作）及手整理模式（主要用于兼容歷史檔案數據，支持手動編號、設置組卷（盒）等管理操作，使系統(tǒng)之得到最大限度的利用（如圖1.6所示）。這不僅使一些不易保存的信息留存了下來，同時，也為提高服務效率提供了可能，逐步實現(xiàn)對企業(yè)檔案的信息化管理，使得各類檔案處于統(tǒng)一的管理標準之下，能夠充分借助先進的系統(tǒng)和龐大的數據庫，來實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程的集成和信息資源的共享，最終真正實現(xiàn)檔案信息的傳輸網絡化、管理自動化、利用數字化，促進企業(yè)檔案信息化的不斷發(fā)展。圖1.6同分類調件圖這種方式將對于有長期保存管理需求的各種形式的檔案資料，借助硬磁盤編碼陣列或電磁激光盤，全部自動保存到相應的系統(tǒng)中，并在企業(yè)檔案管理數據庫內進行檔案同步有效存儲，從而實現(xiàn)由傳統(tǒng)文書檔案處理切換到電腦全過程的信息一體化企業(yè)計算機檔案管理。這種檔案管理模式充分利用了高度發(fā)達的信息技術，高效便捷，是提高企業(yè)檔案管理水平的必要手段。作為最早一批進入數字檔案業(yè)務的廠商之一，紫光軟件將加大云計算、大數據和人工智能技術與數字檔案應用的深度融合，提供檔案的智慧管理和智慧服務。紫光軟件將為SVW公司打造管理便捷、易于擴展的檔案管理平臺，進一步提升了公司檔案信息化管理水平，實現(xiàn)了檔案管理的信息化、數字化和智能化，為SVW公司的智能制造提供了數據支撐。1.2.2企業(yè)檔案管理系統(tǒng)得到普遍應用上海市作為擁有中國汽車制造企業(yè)較多的城市之一，上汽集團借助IBM公司開發(fā)的LotusNotes技術平臺和OA信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)一經面世便開始在整個上汽集團以及其所有的下屬企業(yè)內部廣泛使用，同時還在上汽集團內建立廣域網，打造檔案管理一體化的專業(yè)平臺，從而實現(xiàn)各企業(yè)之間信息的共享共用吳常娥.上汽集團檔案信息化建設現(xiàn)狀與對策分析[J].上海汽車,2013(05):54-56.。其對于檔案電子信息化管理的優(yōu)勢，也引起了上海市政府的高度關注，并出臺了相關文件推動檔案信息化管理的進程，這一政策也得到了廣大企業(yè)的積極響應。吳常娥.上汽集團檔案信息化建設現(xiàn)狀與對策分析[J].上海汽車,2013(05):54-56.對于企業(yè)而言，檔案是企業(yè)的重要資源，甚至可以直接關系到企業(yè)的發(fā)展，因此，選擇一個適用的管理軟件，不但能夠使得企業(yè)檔案管理更加高效便捷，同時還能將有限的檔案資源進行充分開發(fā)和利用，使得檔案對于企業(yè)的效用能夠得到真正的體現(xiàn)。檔案管理軟件是實現(xiàn)檔案管理信息化不可或缺的媒介，選擇合適的軟件，能夠在科學的模式之下進行檔案管理，對于檔案管理質量與效率的改善是至關重要的環(huán)節(jié)之一。立足于安全的角度，先進合格的檔案管理軟件，應該具備安全屏障能力，能夠充分保障儲存在其中的所有檔案的高度安全性。由上海市檔案局開發(fā)的“電子文件歸檔管理軟件通用軟件”能夠滿足保障檔案信息安全的基本條件，同時還能較好地適應各類企業(yè)的實際需求，對于汽車制造業(yè)也不例外。早在2011年，SVW公司便意識到企業(yè)檔案信息化工作的重要性，聯(lián)合專業(yè)軟件公司，開發(fā)了文檔一體化的Webtop檔案管理系統(tǒng)。Webtop是一個基于WDK的應用程序?；赪DK的應用程序是建立在WDK(WebDevelopmentKit)功能之上的應用程序，允許用戶通過Web訪問EMCDocumentum存儲庫即檔案管理系統(tǒng)。WDK功能的好處在于，允許用戶訪問、編輯和管理多個檔案管理系統(tǒng)中的內容，還允許用戶通過自動化的業(yè)務流程分發(fā)內容，根據權限限制內容訪問，以及為內容指派版本號以幫助跟蹤修訂。整個檔案管理系統(tǒng)可以看作是一個虛擬的倉庫，用于存放要處理的檔案電子信息以及可以與其他員工共享的內容。為保證檔案電子資料的安全性，檔案管理系統(tǒng)提供了在許多用戶之間進行內容共享的安全性保證、系統(tǒng)操作工具和簡單易操作的流程。檔案管理系統(tǒng)可以設置為電子檔案的自動傳送，并為傳入系統(tǒng)中的檔案指派文檔生命周期。無論使用者技術水平如何，都可通過檔案管理系統(tǒng)進行電子檔案的上傳與利用。檔案管理系統(tǒng)可存儲檔案文件的兩種信息：?內容，指構成檔案的文本、圖片、聲音、視頻或其他內容。?屬性，指關于文件的描述性特性，例如創(chuàng)建日期、作者、版本號及其他信息。此內容只有文件的創(chuàng)建者或安全設置足夠高的用戶才可以編輯屬性值。在此階段，SVW公司檔案管理工作已經初步具備檔案信息化的雛形。除使用檔案在線管理系統(tǒng)外，大多數部門都已經配備了各種先進的硬件設備，如電子掃描儀，3D打印機等，可以基本滿足支持企業(yè)檔案的信息化發(fā)展需求。1.2.3企業(yè)檔案信息化服務初見成效企業(yè)的檔案管理信息化的主要宗旨之一是將嚴格的保障信息安全作為基本準則，將建立健全信息安全制度作為第一要務。為了使企業(yè)檔案更加安全，建立起科學、統(tǒng)一的檔案管理方式方法、系統(tǒng)體系和技術標準尤為重要，這會使SVW公司企業(yè)檔案的整合更加方便。這不僅為其企業(yè)檔案信息化工作的發(fā)展擴大提供了多種多樣的服務信息，也為其企業(yè)檔案數字信息化的發(fā)展奠定了牢固的地基，防止SVW公司在檔案管理方面浪費過多的資源。另外，還要立足于不斷加強對企業(yè)檔案整合保存的統(tǒng)一管理，不斷開拓檔案的共享范圍，提高檔案的利用率，使得檔案能夠在企業(yè)管理人員進行決策的過程中提供有效的參考，提升企業(yè)領導的決策效率。通過檔案信息化管理，可提高檔案辦事效率。SVW公司將對檔案的管理分為共享、內部、機密三大部分，根據不同查詢者的需求，提供不同等級的檔案和相應的服務。比如，不同的檔案要在不同的地方閱讀，具體不同的表現(xiàn)形式等等。對于汽車制造企業(yè)而言，通過對檔案進行信息化處理，能夠有效提高檔案的實用性，也能夠使檔案的使用者能從中獲取到更多有價值的信息。通過改變檔案管理模式、方式來滿足企業(yè)發(fā)展要求，在SVW企業(yè)檔案管理系統(tǒng)基礎上選擇不同的檔案具有不同的服務，同時也具有不同的服務平臺，結合自身對不同的檔案和信息需求，不斷建立健全數字化檔案管理加強研究檔案信息資源開發(fā)利用，為了解決需求多樣化的問題，要不斷完善服務制度，提升服務效率張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].云南大學,2011.。張靜怡.信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究[D].云南大學,2011.檔案管理人員在熟練掌握相應的檢索工具和先進設備的同時，在企業(yè)管理制度的規(guī)定之下保證檔案借閱工作的高質、高效的完成。例如，2017年長沙分公司需要對廠區(qū)動力管道進行升級改造，由于工廠建成已有幾年，過了設備質保期，且地下管道線路復雜，如直接在改造區(qū)域進行施工，難度大、工程量多、并有破壞管道的風險，不具有經濟性和實用性。業(yè)務部門通過在檔案管理系統(tǒng)對工廠基建設備檔案資料的查詢，找到了建廠時的功力管道施工圖紙，為管道改造提供了準確的參考依據，進而節(jié)省了大量人力和時間成本，對此還引起了有關部門的高度關注，并得到了好評。檔案信息化建設最大的優(yōu)勢和貢獻就是能夠為SVW公司提供更加高效的檔案服務，換句話說，就是SVW公司的檔案信息化服務能夠有效反映企業(yè)信息化建設的進程。實現(xiàn)檔案的信息化管理，就能夠徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理的模式，打破空間和形式的限制，將靜態(tài)的檔案實現(xiàn)動態(tài)化管理，能夠對檔案進行實時管控和利用。1.2.4企業(yè)檔案信息化建設投入日益增多ISO9001:2015標準強調持續(xù)改進，這種改進是通過改進過程來實現(xiàn)的，是一種以追求更高的過程效益和效率為目標的持續(xù)活動。隨著一系列先進互聯(lián)網信息技術的飛速進步與更新迭代，傳統(tǒng)紙質檔案已經慢慢退出人們的視野范圍中，而是逐漸向檔案數字化方面過渡轉變。其中，圖片、聲音以及影像等數字化信息技術應用發(fā)展勢頭猛烈，檔案管理系統(tǒng)在檔案歸檔、設計排版等各方面都表現(xiàn)出絕對的優(yōu)越性。汽車制造類企業(yè)開展檔案管理工作時也要求判斷現(xiàn)有的檔案管理水平尤其是軟件水平是否支撐企業(yè)檔案管理需要。SVW公司實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理是對傳統(tǒng)檔案管理模式的重大突破，完全顛覆了傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此需要一個漫長的過渡過程，在這個過程中需要相關技術人員孜孜不倦的付出，最終才能真正使得檔案變?yōu)閿祿敻?，并為企業(yè)所用。對此，需要企業(yè)的領導者高度重視，充分把握住檔案信息開發(fā)的實際狀況和特點，以科學的規(guī)劃來推進和落實。目前，SVW公司的電子檔案已經幾乎滲透到工作的各個環(huán)節(jié)之中，檔案信息數字化勢不可擋。為應對全新挑戰(zhàn)的到來，SVW公司作為率先使用檔案管理系統(tǒng)的汽車制造類企業(yè)之一，自2011年使用現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以來，系統(tǒng)一直處在日常維護狀態(tài)，并無系統(tǒng)升級與更新。檔案管理系統(tǒng)在技術上并沒有完全實現(xiàn)對所有檔案資料的覆蓋性查詢，檔案信息管理系統(tǒng)架構與內容有待進一步完善，當前的檔案管理系統(tǒng)顯然與企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)實需求之間表現(xiàn)出諸多的不匹配性，不能夠充分滿足今后很長一段時間內對于數字檔案信息化的處理需求。SVW各個部門的各類檔案歸檔都會產生大量的電子文件，文件中的大量數據信息全部儲存于檔案管理系統(tǒng)中，這就要求檔案管理系統(tǒng)需要具備強大的資料存儲與處理能力，但顯然目前的系統(tǒng)還不能滿足使用需求，導致系統(tǒng)工作效率低下，甚至可能有因為數據量太大而導致整個系統(tǒng)全面崩潰的風險?，F(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)在基礎業(yè)務設置上，其保管期限、密級、歸檔范圍、系統(tǒng)角色、分類號、檔號設置規(guī)則方面都需要修改，在系統(tǒng)利用審批流程上，也并無完整流程設置。檔案管理系統(tǒng)中儲存的檔案數據資料還無法實現(xiàn)精準地組織與歸類，7個檔案中心尚且無法對其予以全面梳理與歸納，以至于在各業(yè)務之間出現(xiàn)信息孤島的現(xiàn)象。SVW公司檔案管理工作要與時俱進，就必須提高自身檔案管理信息化系統(tǒng)升級速度，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，舉例可以從以下幾方面對系統(tǒng)設置進行升級優(yōu)化:1.利用菜單：利用目的改成“聲像檔案利用目的”；實體利用分復印件借出/原件借出/現(xiàn)場查閱；利用說明為手動填寫，設置為必填字段；電子利用分瀏覽/瀏覽及打印/瀏覽打印及下載。2.通知消息及待辦消息需要同時發(fā)郵件。1.加入移交單時，提醒窗口，“確認”即通過，“取消”即回到整編界面。4.系統(tǒng)中的虛擬庫房，可在密集架外添加備注字段，顏色加深。5.選擇分類號（編號）及分類名稱（編號名稱）時，與歸檔范圍相關信息不一致時，如保管期限、密級等，會有彈窗提醒。此功能去掉。6.所有年度未裝盒電子歸檔文件始終保持散文件狀態(tài)。7.應歸檔未歸檔統(tǒng)計方案：在系統(tǒng)“收編整理”-“宗內移交”-“接收移交”流程中新增加一個功能，管理類可以點擊功能按鈕，彈出應歸為歸檔的功能界面，在此界面中通過設置時間范圍，歸檔范圍版本及部門，篩選出歸檔范圍中未移交的歸檔范圍，可導出篩選內容（excel模式），檔案管理員可以在這一模塊對未移交的部門發(fā)出郵件提醒。同時檔案員可以在“宗內移交”模塊中找到該部門的移交清單，若該清單已說明原因，則批準通過。若沒有說明沒有提交檔案原因，則將該部門提交的清單退回并說明原因。8.聲像檔案權限：條目向全員開放，電子文件借閱在系統(tǒng)中進行審批。9.到期提醒：借閱利用時間快到期時，發(fā)出的到期提醒郵件抄送檔案借閱登記人10.點擊續(xù)借后，彈出的界面可以添加附件，并且附件可以下載及瀏覽。以上為在SVW公司檔案系統(tǒng)實操中發(fā)現(xiàn)的一些可改進項舉例，要實現(xiàn)各類歸檔電子文件的統(tǒng)一存儲和管理，持續(xù)發(fā)展，才能適應SVW公司檔案信息化發(fā)展需要，全面開展信息化、數字化和智能化的檔案管理工作。因此，要做好持續(xù)改善，需要從源頭出發(fā)，首先建立可落地實操具有科學性的檔案工作質量評價體系，由最高管理者牽頭成立持續(xù)改善工作小組，并加入檔案管理部門、業(yè)務部門、IT等部門一起作為小組成員，制定年度檢查計劃，確定檢查的對象、范圍，組織檢查工作，掌握檔案管理工作的基本狀況。其次，每年對檔案管理系統(tǒng)運行情況進行定期復盤和檢查，基于系統(tǒng)情況的評估工作結果，總結經驗，針對問題提出整改要求，并督促落實。同時需要加強企業(yè)內部溝通，對員工提出的各項意見和建議都仔細記錄和分析，尋找問題出現(xiàn)的原因并制定及時有效的改進措施。只有這樣，才能不斷推動檔案系統(tǒng)升級更新，從而實現(xiàn)檔案信息化，促進公司經營發(fā)展的高效化。1.3SVW公司企業(yè)檔案信息化建設存在的主要問題1.1.1信息化觀念薄弱在企業(yè)檔案信息化不斷發(fā)展進步的過程中，雖然近年來以SVW公司為代表的汽車制造類企業(yè)一直在不斷完善更新檔案管理系統(tǒng)及更新與系統(tǒng)相適應的管理文件，但此工作僅涉及檔案管理部門及業(yè)務部門小部分相關人員，在企業(yè)中仍然還是有很多人對企業(yè)檔案信息化管理的認知有一些誤解。大部分傳統(tǒng)汽車制造類企業(yè)人員認為企業(yè)檔案管理不能給企業(yè)創(chuàng)造經濟價值，不是企業(yè)的主要工作，處于邊緣地帶。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，做到了檔案不泄密，不丟失，能保證檔案外借、查檔，其他的很少考慮。隨著時代的發(fā)展，汽車制造類企業(yè)的檔案管理水平跟不上企業(yè)的前進步伐，就會出現(xiàn)企業(yè)文件的歸檔不完善，很多重要資料會因管理不當而遺失。與此同時，很多企業(yè)也并沒有真正意識到檔案信息化的重要性，對這項工作并沒有給予真正的關心和落實，主要表現(xiàn)為：第一種，SVW公司對于檔案信息化有一定的認識，并且也引入來相應的管理系統(tǒng)來對檔案實行可行的整合。但是由于自身認識的有限，對利用信息化對檔案實行建設認識過于片面和淺顯，誤以為引入一個信息管理系統(tǒng)就能實現(xiàn)檔案信息化，認識過于片面。信息管理系統(tǒng)固然是實現(xiàn)檔案信息化的一個必要工具，但是借助先進工具的同時還需要輔以同樣先進的管理辦法，二者相互結合，才能共同推進檔案的信息化建設。第二種，受信息化觀念薄弱的限制，可使用與檔案信息化建設的資金不多，企業(yè)更愿意將極其有限的資金花在其他地方，就忽視了檔案信息化建設。但這并不代表SVW公司所有的檔案管理都是紙質版，也有一定的電子化，但是總體看來離檔案信息化建設的目標還有一段遙遠的距離。最后，檔案信息化的理念在SVW公司建設檔案整合制度期間很少被提及，這種觀點在信息化的今天雖說比較少，但是卻是依然存在的。1.1.2檔案管理缺乏信息化規(guī)劃與指導長久以來，SVW公司的檔案管理工作都是圍繞紙質檔案展開的，因此對于檔案的利用率低，沒有長期的建設計劃，導致對檔案信息的利用長期處于被動狀態(tài)。企業(yè)檔案事務管理經歷了幾十年的發(fā)展，就現(xiàn)在而言，盡管國家檔案管理部門已開始逐步注重對企業(yè)檔案的管理，同時，也在這幾十年之中發(fā)布了關于這一方面的很多規(guī)劃意見等，但這些內容的發(fā)布僅僅只是產生了表象影響，并沒有對本質產生巨大作用，沒有使我們真正認識到開展檔案管理的重要性。同時，對檔案信息化建設的指導工作的具體做法卻少之又少，致使SVW公司缺乏對宏觀規(guī)劃和標準的指導。正是因為我國檔案管理企業(yè)普遍缺乏明確的宏觀規(guī)劃與政策指導湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學,2017.，在SVW公司中，常常對自己的發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀了解的不夠清楚，可能是對競爭合作的需要，可能是為了與時俱進，在這種檔案信息化不斷被推進的基礎上，它又結合了公司的實際經營發(fā)展狀態(tài)不完全相符的檔案管理模式，導致了其在生產、運營等各項活動中的脫節(jié)，對于保證企業(yè)正常健康發(fā)展具有反向作用。湯男楠.企業(yè)檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學,2017.例如一部分發(fā)展規(guī)模較好的企業(yè)將信息化系統(tǒng)加入到自己固有的結構的過程中沒有將兩者成功融入到一起，這導致他們一般會使自己的檔案工作獨立于其他工作之外，這讓他們檔案工作的效率變低，無法順利完成檔案服務工作。事物不是一成不變的，同樣市場環(huán)境也是在隨時變化的，由于企業(yè)不能及時的順應變化的市場，導致其很容易陷入困難之中，降低企業(yè)檔案信息化的發(fā)展速度。另一部分規(guī)模發(fā)展較小的企業(yè)，為了給自己的面子添磚加瓦，在自己的檔案和信息化體系中加入了不實際的內容，或者自己搭建了一個徒有其表的檔案服務網站，也并沒有什么實際價值，沒有給企業(yè)的發(fā)展壯大帶來正向影響。另外，由于SVW公司自身在信息化檔案方面的局限性，所以它的檔案多為紙質版。并且，由于政府部門對信息化檔案沒有一個統(tǒng)一的標準規(guī)定，我國企業(yè)檔案的信息化出現(xiàn)了多種多樣的形式，也使得企業(yè)與企業(yè)檔案之間的合作交流并不能順利進行。1.1.3檔案信息化制度不健全檔案信息化是一項需要長期堅持和維護的工作，一定要做管理的把控工作。在信息化時代，信息化程度是檢驗一個企業(yè)發(fā)展程度的標準，同時也是現(xiàn)代化企業(yè)必備的標志，實現(xiàn)信息化生產和管理的企業(yè)，能夠大大提升效率，在市場競爭中才能保持自身的優(yōu)勢。對于汽車類企業(yè)的檔案信息化建設的現(xiàn)狀進行研究可以發(fā)現(xiàn)，整體的信息化程度并不高，很多企業(yè)甚至還沒有一個完備的管理體系。當今時代，人們對于衣食住行都在追求智能化，汽車作為人們日常出行必備的交通工具，人們對于汽車的要就更高，而汽車企業(yè)遲遲難以實現(xiàn)全面的檔案信息化管理。SVW公司有著較完善的檔案管理工作機制，在企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展過程中，現(xiàn)有的檔案管理已經引進了大量的信息化手段，但尚未建立健全科學合理的信息化文件管理機制，多為傳統(tǒng)檔案管理模式的各項管理文件。在實際的檔案管理過程中，任何先進的手段都只能起到輔助作用。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，需要管理的檔案和信息數量會不斷增多，此時就需要不斷對檔案管理方式進行規(guī)范和完善，才能滿足SVW公司發(fā)展的需求。如果SVW公司各職能部門沒有建立一套完善的信息化文件管理機制，將無法日常檔案信息化管理形成約束，將會極大阻礙企業(yè)檔案信息化發(fā)展進程，形成信息孤島是必然現(xiàn)象，甚至對于整個企業(yè)的數據整合都會造成嚴重影響。例如SVW公司中的聲像檔案的信息化進程緩慢，就會嚴重制約了其檔案信息化的發(fā)展。在汽車的聲像檔案中，包含了很多關鍵的技術參數，對于汽車的生產和銷售而言都有極大的價值。對于這些關鍵資料一旦缺乏有效統(tǒng)一的管理，可能會導致這些關鍵信息分散，難以體現(xiàn)真正的價值，更不可能將這些聲像檔案都融入到企業(yè)的生產、設計、研發(fā)管理系統(tǒng)中。對此，提升汽車企業(yè)聲像檔案信息化管理工作對于汽車企業(yè)而言是重中之重。聲像檔案也是檔案的一種，因此對其進行的管理同樣要按照檔案管理