技術(shù)類文檔撰寫內(nèi)容規(guī)范及審查模板一、規(guī)范制定背景與應(yīng)用范圍（一）背景說明技術(shù)文檔是產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)傳遞、運維保障的核心載體，其質(zhì)量直接影響團隊協(xié)作效率、知識沉淀效果及用戶使用體驗。為統(tǒng)一技術(shù)文檔的撰寫標(biāo)準(zhǔn)、提升內(nèi)容準(zhǔn)確性與可讀性、降低溝通成本，特制定本規(guī)范及審查模板。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有技術(shù)類文檔的撰寫與審查，包括但不限于：產(chǎn)品研發(fā)類：需求規(guī)格說明書、架構(gòu)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、接口文檔、測試報告等；運維保障類：部署手冊、運維手冊、故障處理手冊、應(yīng)急預(yù)案等；技術(shù)傳遞類：技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、培訓(xùn)教材、API文檔等；其他：技術(shù)白皮書、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)解讀、開源項目文檔等。適用角色包括：產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)工程師、測試工程師、運維工程師、技術(shù)文檔專員及相關(guān)審查人員。二、技術(shù)文檔撰寫與審查操作流程（一）文檔撰寫前準(zhǔn)備明確目標(biāo)與受眾確定文檔核心目標(biāo)（如指導(dǎo)開發(fā)、規(guī)范操作、傳遞知識等）；分析受眾背景（如研發(fā)人員、運維人員、終端用戶等），調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式。梳理文檔框架根據(jù)文檔類型，參考標(biāo)準(zhǔn)框架（如需求文檔包含“背景、范圍、功能描述、非功能需求”等章節(jié)）；與相關(guān)角色（如產(chǎn)品、研發(fā)、測試）對齊框架，保證邏輯閉環(huán)。收集基礎(chǔ)素材整理需求原型、技術(shù)調(diào)研數(shù)據(jù)、設(shè)計圖表、測試用例等支撐材料；保證素材來源可靠（如需求需經(jīng)產(chǎn)品負責(zé)人確認，設(shè)計需經(jīng)架構(gòu)師評審）。（二）文檔內(nèi)容撰寫章節(jié)內(nèi)容規(guī)范封面/標(biāo)題頁：包含文檔名稱、版本號、撰寫人、審核人、發(fā)布日期、密級（如公開、內(nèi)部、秘密）；目錄：自動，包含章節(jié)標(biāo)題及頁碼，層級不超過3級；引言/前言：說明文檔目的、背景、范圍、目標(biāo)讀者及閱讀建議；按框架分章節(jié)撰寫，每章節(jié)明確核心結(jié)論，避免冗余描述；附錄：包含術(shù)語表、縮略語、引用資料、圖表索引等補充內(nèi)容。內(nèi)容表述要求準(zhǔn)確性：技術(shù)數(shù)據(jù)、邏輯流程、參數(shù)配置需與實際一致，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；客觀性：基于事實和數(shù)據(jù)，減少主觀判斷（如“該方案最優(yōu)”改為“該方案在功能指標(biāo)上優(yōu)于方案”）；簡潔性：用短句、專業(yè)術(shù)語，避免口語化（如“點一下按鈕”改為“單擊按鈕”）；一致性：術(shù)語、單位、符號、格式全文統(tǒng)一（如“數(shù)據(jù)庫”統(tǒng)一為“數(shù)據(jù)庫”，不混用“DB”或“數(shù)據(jù)庫名”）。圖表與公式規(guī)范圖表：需有編號（如圖1-1、表2-3）、標(biāo)題（如“圖1-1用戶登錄流程圖”），來源清晰（如“數(shù)據(jù)來源：系統(tǒng)日志統(tǒng)計”）；公式：需有編號（如式3-1），說明變量含義，必要時注明推導(dǎo)過程。（三）文檔格式規(guī)范排版格式字體：用宋體五號，標(biāo)題用黑體（一級標(biāo)題三號、二級標(biāo)題四號、三級標(biāo)題五號）；行間距：1.5倍，段前段后間距0.5行；頁邊距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm，頁碼居中。編號規(guī)則章節(jié)編號：一級用“1、2、…”，二級用“1.1、1.2、…”，三級用“1.1.1、1.1.2、…”；圖表編號：按章節(jié)編排，如圖1-1（第1章第1個圖）、表2-3（第2章第3個表）；公式編號：按章節(jié)編排，如式(3-1)（第3章第1個公式）。（四）文檔審查流程自檢（撰寫人完成）對照本規(guī)范檢查內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性；使用“文檔自檢清單”（見附錄A）逐項確認，保證無遺漏問題。交叉審查（相關(guān)角色參與）根據(jù)文檔類型邀請審查人員（如需求文檔邀請產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)工程師；接口文檔邀請前后端開發(fā)）；審查人員需在2個工作日內(nèi)反饋意見，填寫“技術(shù)文檔交叉審查表”（見第三章）；撰寫人根據(jù)意見修改，記錄修改內(nèi)容（通過“修訂模式”標(biāo)注）。專家審查（必要時）對核心文檔（如架構(gòu)設(shè)計、重大技術(shù)方案），邀請技術(shù)專家（如架構(gòu)師、技術(shù)總監(jiān)）進行審查；重點審查技術(shù)可行性、風(fēng)險點及方案完整性，形成專家評審意見。最終定稿與發(fā)布匯總所有審查意見，完成最終修改后，提交文檔負責(zé)人審核；審核通過后，按公司文檔管理流程發(fā)布（如至知識庫、標(biāo)注版本號、通知相關(guān)人員）。三、技術(shù)文檔內(nèi)容審查表（一）審查表說明本表用于文檔審查過程中記錄審查意見，保證審查維度全面、問題可追溯。審查人員需根據(jù)“審查維度”逐項評估，填寫“審查結(jié)果”及“具體問題描述”。（二）審查表模板審查維度審查要點合格標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（通過/不通過/需修改）具體問題描述修改責(zé)任人完成時限完整性是否包含封面、目錄、引言、附錄等必要章節(jié)；是否覆蓋核心需求/功能點。章節(jié)無遺漏，核心內(nèi)容完整□通過□不通過□需修改（如：缺少“故障處理流程”章節(jié)）*工2024–準(zhǔn)確性技術(shù)數(shù)據(jù)、參數(shù)、邏輯流程是否與實際一致；是否存在矛盾描述（如前后章節(jié)沖突）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，邏輯自洽，無矛盾□通過□不通過□需修改（如：接口響應(yīng)時間描述為“≤500ms”，但測試報告為“≤800ms”）*工2024–規(guī)范性格式（字體、行距、編號）、術(shù)語、圖表、公式是否符合本規(guī)范要求。符合排版與編號規(guī)則，術(shù)語統(tǒng)一□通過□不通過□需修改（如：圖表未編號，術(shù)語“用戶ID”與“用戶id”混用）*工2024–可讀性語言是否簡潔清晰，結(jié)構(gòu)是否合理，圖表是否易懂，是否符合目標(biāo)讀者理解能力。表述無歧義，邏輯層次分明□通過□不通過□需修改（如：部署步驟未分步驟說明，新手難以理解）*工2024–一致性與相關(guān)文檔（如需求文檔、設(shè)計文檔）是否一致；版本、日期、人員信息是否準(zhǔn)確。文檔間無沖突，信息準(zhǔn)確□通過□不通過□需修改（如：接口文檔中的參數(shù)名與設(shè)計文檔不一致）*工2024–安全性是否涉及敏感信息（如密鑰、內(nèi)部IP）；密級標(biāo)注是否正確，分發(fā)范圍是否符合規(guī)定。無敏感信息泄露，密級與內(nèi)容匹配□通過□不通過□需修改（如：文檔中包含測試環(huán)境數(shù)據(jù)庫密碼，未脫敏）*工2024–其他（如：是否包含修訂記錄，引用資料是否標(biāo)注來源等）符合補充要求□通過□不通過□需修改（如：未記錄版本修訂歷史）*工2024–四、撰寫與審查過程中的關(guān)鍵注意事項（一）術(shù)語與縮略語管理文檔中首次出現(xiàn)的術(shù)語需提供定義（如“API：應(yīng)用程序接口（ApplicationProgrammingInterface）”）；建立統(tǒng)一的《術(shù)語表》（可放在附錄），避免同一概念使用不同表述；縮略語首次出現(xiàn)時需標(biāo)注全稱（如“SQL：結(jié)構(gòu)化查詢語言（StructuredQueryLanguage）”）。（二）版本控制與修訂記錄文檔需明確版本號（格式：V主版本號.次版本號.修訂號，如V1.0.0）及修訂日期；每次修訂需記錄修訂內(nèi)容、修訂人、修訂日期，示例：版本號修訂日期修訂人修訂內(nèi)容簡述V1.0.02024-01-01*工初稿創(chuàng)建V1.0.12024-01-05*工修改接口響應(yīng)時間參數(shù)，補充故障處理流程（三）保密與分級管理根據(jù)內(nèi)容敏感度標(biāo)注密級：公開（可對外發(fā)布）、內(nèi)部（僅公司內(nèi)部可見）、秘密（僅核心人員可見）；涉及敏感信息（如用戶隱私數(shù)據(jù)、核心算法、未公開技術(shù)方案）需進行脫敏處理（如用“*”代替具體值）；文檔發(fā)布前需通過保密審查，保證符合公司信息安全規(guī)定。（四）圖表與引用規(guī)范圖表需簡潔明了，避免信息過載（如流程圖不超過10個步驟，表格列數(shù)不超過5列）；引用外部資料（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、第三方文檔）需注明來源（如“引用來源：《GB/T8567-2006計算機軟件文檔編制規(guī)范》”）；禁止使用未經(jīng)授權(quán)的圖表（如公司內(nèi)部數(shù)據(jù)圖表需標(biāo)注數(shù)據(jù)來源部門）。（五）跨角色協(xié)作要求撰寫人需主動與需求方、開發(fā)方、測試方對齊內(nèi)容，避免信息差；審查人員需按時反饋意見，針對問題提供具體修改建議（如“建議在3.2節(jié)補充功能的異常處理場景”）；文檔發(fā)布后，若需求或技術(shù)方案變更，需及時更新文檔并重新履行審查流程。（六）文檔更新與維護定期對文檔進行評審（如每季度一次），保證內(nèi)容與實際一致；廢止版本需標(biāo)注“已廢止”，并保留最新有效版本，避免混淆；建立文檔反饋渠道（如知識庫評論區(qū)），方便用戶提出改進建議。五、附錄：文檔自檢清單（一）自檢清單說明撰寫人在完成文檔初稿后，需使用本清單逐項檢查，保證符合基礎(chǔ)要求。（二）自檢清單模板檢查項目檢查內(nèi)容是否通過（是/否）備注基礎(chǔ)信息封面包含文檔名稱、版本號、撰寫人、審核人、發(fā)布日期、密級□是□否框架結(jié)構(gòu)目錄自動，頁碼準(zhǔn)確；章節(jié)編號連續(xù)且符合規(guī)則□是□否引言部分說明文檔目的、背景、范圍、目標(biāo)讀者及閱讀建議□是□否內(nèi)容完整性核心需求/功能點無遺漏；必要章節(jié)（如附錄、術(shù)語表）齊全□是□否術(shù)語一致性全文術(shù)語統(tǒng)一；首次出現(xiàn)術(shù)語提供定義□是□否圖表規(guī)范性圖表編號、標(biāo)題齊全；來源清晰；可讀性強□是