人力資源管理基礎(chǔ)手冊及表單模板前言人力資源管理是企業(yè)運(yùn)營的核心環(huán)節(jié)，規(guī)范化的流程與標(biāo)準(zhǔn)化的表單能有效提升管理效率、降低合規(guī)風(fēng)險。本手冊結(jié)合人力資源管理通用實(shí)踐，覆蓋員工從入職到離職的全生命周期管理流程，提供可操作的分步驟指引及實(shí)用表單模板，適用于中小型企業(yè)HR從業(yè)者、部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員，助力企業(yè)搭建科學(xué)、高效的人力資源管理體系。第一章新員工入職全流程管理一、適用情境企業(yè)因業(yè)務(wù)拓展、崗位補(bǔ)充或人員流動需要，招聘新員工并辦理入職手續(xù)時，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證員工身份合規(guī)、信息準(zhǔn)確，并幫助新員工快速融入企業(yè)。二、操作流程詳解步驟1：入職前準(zhǔn)備HR部門：核對《錄用通知書》信息（姓名、崗位、入職日期、薪資等），確認(rèn)入職崗位的職責(zé)說明書及入職材料清單；準(zhǔn)備入職所需資料：《勞動合同書》《員工手冊》確認(rèn)函、保密協(xié)議（如需）、社保公積金繳納確認(rèn)單、工牌/門禁卡等；通知用人部門安排工位、導(dǎo)師（可指定“*經(jīng)理”為新員工導(dǎo)師），并協(xié)調(diào)IT部門開通辦公系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA等）。用人部門：準(zhǔn)備新員工崗位培訓(xùn)計(jì)劃（含崗位職責(zé)、工作流程、團(tuán)隊(duì)介紹等）；告知團(tuán)隊(duì)成員新員工入職信息，協(xié)助融入團(tuán)隊(duì)。步驟2：入職辦理新員工提交材料：提交以下材料原件及復(fù)印件（復(fù)印件需HR注明“與原件一致”并簽字）：身份證、學(xué)歷/學(xué)位證、職業(yè)資格證（如崗位需要）；離職證明（或無業(yè)證明）；近期體檢報告（半年內(nèi)有效，需含常規(guī)項(xiàng)目及傳染病篩查）；銀行卡復(fù)印件（用于薪資發(fā)放，需注明開戶行及持卡人姓名）。HR現(xiàn)場辦理：核驗(yàn)材料原件，留存復(fù)印件，檢查材料完整性（如離職證明缺失需暫緩辦理并補(bǔ)充）；指導(dǎo)新員工簽訂《勞動合同書》（一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份）、《員工手冊》確認(rèn)函（需員工簽字確認(rèn)已閱讀并理解手冊內(nèi)容）；辦理社保、公積金增員手續(xù)（保證在入職30日內(nèi)完成申報，避免斷繳）；發(fā)放工牌、門禁卡、辦公用品（電腦、工位等），介紹辦公區(qū)域（會議室、茶水間、衛(wèi)生間等）及企業(yè)基本制度（考勤、著裝、安全規(guī)范等）。部門入職引導(dǎo)：導(dǎo)師“*經(jīng)理”帶領(lǐng)新員工熟悉團(tuán)隊(duì)成員、崗位職責(zé)、日常工作流程，并完成《新員工入職引導(dǎo)記錄表》（由導(dǎo)師與新員工共同簽字確認(rèn)）。步驟3：入職后跟進(jìn)HR部門：入職3個工作日內(nèi)，將員工信息錄入人力資源管理系統(tǒng)（如姓名、部門、崗位、入職日期、合同期限等）；入職1周內(nèi)，與新員工及導(dǎo)師溝通，知曉適應(yīng)情況，解答疑問；入職1個月內(nèi)，跟蹤試用期考核進(jìn)度，保證用人部門按時完成評估。三、模板表格表1-1新員工入職登記表基本信息聯(lián)系方式姓名（*）現(xiàn)居住地址性別聯(lián)系電話出生日期緊急聯(lián)系人身份證號緊急聯(lián)系人電話學(xué)歷□本科□碩士□其他銀行卡號專業(yè)開戶行工作信息入職材料應(yīng)聘崗位身份證復(fù)印件□已交□未交所屬部門學(xué)歷/學(xué)位證復(fù)印件□已交□未交入職日期離職證明□已交□未交勞動合同期限□1年□3年□其他體檢報告□已交□未交試用期期限□1個月□3個月□其他員工手冊確認(rèn)函簽字□已簽□未簽備注四、關(guān)鍵提示材料合規(guī)性：入職前必須核驗(yàn)身份證、離職證明原件，避免使用虛假身份或與其他企業(yè)存在勞動糾紛的員工；合同簽訂：需在入職1個月內(nèi)簽訂書面勞動合同，最遲不得超過1年，否則需支付雙倍工資；社保辦理：社保、公積金增員需在入職30日內(nèi)完成，逾期可能影響員工權(quán)益及企業(yè)合規(guī)；入職引導(dǎo)：導(dǎo)師制有助于新員工快速適應(yīng)，建議入職首周每日溝通，次周每周至少溝通1次。第二章員工信息檔案動態(tài)維護(hù)一、適用情境員工在職期間，因個人信息（如聯(lián)系方式、住址、學(xué)歷）、崗位（如晉升、調(diào)動）或勞動關(guān)系狀態(tài)（如續(xù)簽、變更）發(fā)生變化時，需及時更新檔案信息，保證人力資源數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時效性。二、操作流程詳解步驟1：信息變更申請員工發(fā)起：填寫《員工信息變更申請表》（注明變更項(xiàng)目、原信息、變更后信息及變更原因）；提交相關(guān)證明材料（如戶口本、房產(chǎn)證、學(xué)歷學(xué)位證、勞動合同變更協(xié)議等），復(fù)印件需加蓋“與原件一致”章。部門審核：部門負(fù)責(zé)人“*主管”確認(rèn)信息變更的合理性（如崗位調(diào)動需評估匹配度），簽字后提交HR部門。步驟2：HR審核與更新材料核驗(yàn)：HR核驗(yàn)證明材料原件與復(fù)印件一致性，保證變更信息合法、真實(shí)（如婚姻狀況變更需提供結(jié)婚證/離婚證）。系統(tǒng)更新：在人力資源管理系統(tǒng)中更新員工信息，同步變更勞動合同相關(guān)條款（如崗位、薪資變動需簽訂《勞動合同變更協(xié)議》）；更新社保、公積金繳納信息（如戶籍地址變更需在社保系統(tǒng)中更新）。檔案歸檔：將《員工信息變更申請表》及證明材料復(fù)印件歸入員工檔案，檔案存放需分類明確、便于查閱（按員工工號或姓氏拼音排序）。步驟3：信息變更確認(rèn)HR反饋：信息更新完成后，3個工作日內(nèi)告知員工確認(rèn)，如有異議需及時反饋并重新核查。三、模板表格表2-1員工信息變更申請表申請人信息申請日期姓名（*）所屬部門工號崗位變更項(xiàng)目原信息變更后信息變更原因聯(lián)系電話1381395678手機(jī)號更換現(xiàn)居住地址北京市區(qū)北京市區(qū)租房變更學(xué)歷本科碩士考取在職研究生崗位專員主管晉升調(diào)動附件材料□身份證復(fù)印件□學(xué)歷證復(fù)印件□其他（請注明）部門負(fù)責(zé)人意見HR部門意見簽字：*主管日期：簽字：*經(jīng)理日期：四、關(guān)鍵提示變更及時性：員工信息變更需在發(fā)生后5個工作日內(nèi)提交申請，避免因信息滯后導(dǎo)致薪資發(fā)放、社保繳納等異常；材料完整性：學(xué)歷、崗位等關(guān)鍵信息變更需提供書面證明，口頭承諾無效；檔案保密：員工檔案屬于企業(yè)機(jī)密，僅HR負(fù)責(zé)人及授權(quán)人員可查閱，嚴(yán)禁外泄；系統(tǒng)與檔案同步：系統(tǒng)更新后需同步更新紙質(zhì)檔案，保證線上線下信息一致。第三章考勤與休假規(guī)范化管理一、適用情境企業(yè)需規(guī)范員工日常出勤、請假、加班等行為，通過考勤數(shù)據(jù)核算薪資、評估工作效率，保證勞動用工合規(guī)性。二、操作流程詳解步驟1：考勤規(guī)則設(shè)定HR部門：制定《考勤管理制度》，明確工作時間（如9:00-18:00，午休1小時）、考勤方式（指紋/人臉識別/APP打卡）、遲到/早退/曠工定義及處罰標(biāo)準(zhǔn)（如遲到15分鐘內(nèi)扣半天薪資，超過30分鐘按曠工半天處理）；制度經(jīng)員工代表大會或全體員工討論通過，公示后執(zhí)行。步驟2：日常考勤執(zhí)行員工打卡：每日上下班通過指定方式打卡，因公外出需提前在OA系統(tǒng)提交《外出申請單》（注明外出時間、事由、地點(diǎn)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后視為正常出勤。異?？记谔幚恚和洿蚩ǎ簡T工需于次日提交《補(bǔ)卡申請表》，部門負(fù)責(zé)人簽字后，HR核實(shí)考勤記錄（如監(jiān)控、外出審批單）予以補(bǔ)簽；遲到/早退：當(dāng)月累計(jì)3次及以上，需在部門例會檢討，并與績效獎金掛鉤；曠工：曠工1天按3倍日薪資扣罰，連續(xù)曠工3天或年累計(jì)曠工5天，企業(yè)可依法解除勞動合同。步驟3：休假申請與審批休假類型：包括法定假（如春節(jié)、國慶）、年假、病假、婚假、產(chǎn)假、喪假等，各類假期需提前申請（緊急情況需24小時內(nèi)補(bǔ)申請）。審批流程：員工填寫《休假申請表》，注明休假類型、起止時間、工作交接人；部門負(fù)責(zé)人審核工作交接情況，簽字后提交HR部門；HR核驗(yàn)假期資格（如年假需根據(jù)司齡計(jì)算：滿1年不滿10年5天，滿10年不滿20天10天，滿20年15天），審批通過后生效。步驟4：考勤統(tǒng)計(jì)與核算HR月度統(tǒng)計(jì)：每月5日前，導(dǎo)出考勤系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對請假記錄、加班申請，《月度考勤統(tǒng)計(jì)表》，經(jīng)員工確認(rèn)簽字后，作為薪資核算依據(jù)。三、模板表格表3-1月度考勤統(tǒng)計(jì)表部門姓名（*）工號應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)遲到次數(shù)早退次數(shù)請假天數(shù)請假類型加班時長備注銷售部*小明X0012221101病假5技術(shù)部*小紅J0022222000-8周末加班員工簽字HR簽字*小明*小紅*經(jīng)理表3-2休假申請表申請人信息申請日期姓名（*）所屬部門工號崗位休假信息休假類型□年假□病假□婚假□產(chǎn)假□其他起止時間2023-10-01至2023-10-03休假天數(shù)3天工作交接人*小李休假事由結(jié)婚（附結(jié)婚證復(fù)印件）審批意見部門負(fù)責(zé)人HR部門簽字：*主管日期：簽字：*經(jīng)理日期：四、關(guān)鍵提示考勤公示：月度考勤統(tǒng)計(jì)表需在部門內(nèi)部公示3天，員工有異議需及時反饋，逾期視為確認(rèn)；加班合規(guī)：加班需提前申請，審批通過后方可執(zhí)行，禁止“先加班后補(bǔ)申請”，且加班時長需符合勞動法規(guī)定（每日不超過3小時，每月不超過36小時）；病假證明：病假需提供正規(guī)醫(yī)院出具的病假條及醫(yī)療費(fèi)用票據(jù)，急診可后補(bǔ)但需注明就診時間；假期銜接：法定假與年假、婚假等可連續(xù)休假，但需提前申請，避免影響工作進(jìn)度。第四章績效評估與結(jié)果應(yīng)用一、適用情境企業(yè)需通過科學(xué)的績效評估機(jī)制，客觀評價員工工作表現(xiàn)，識別優(yōu)秀人才與待改進(jìn)員工，為薪酬調(diào)整、晉升培訓(xùn)、崗位優(yōu)化提供依據(jù)，激發(fā)員工工作積極性。二、操作流程詳解步驟1：績效目標(biāo)設(shè)定HR部門：制定《績效管理制度》，明確評估周期（季度/年度）、評估維度（工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度）、評估方法（KPI、OKR、360度評估等）；組織各部門開展績效目標(biāo)培訓(xùn)，指導(dǎo)負(fù)責(zé)人與員工設(shè)定符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時間限制）的目標(biāo)。部門負(fù)責(zé)人與員工：季度初/年初，共同制定《績效目標(biāo)責(zé)任書》，明確關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）及權(quán)重（如銷售額占比40%、客戶滿意度占比30%、團(tuán)隊(duì)協(xié)作占比30%）；目標(biāo)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、HR備案后生效。步驟2：績效過程跟蹤員工自評：季度/年度末，員工填寫《績效自評表》，對照目標(biāo)完成情況，總結(jié)成績與不足，并提供工作成果佐證（如項(xiàng)目報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)）。上級評估：部門負(fù)責(zé)人“*主管”結(jié)合員工自評、日常工作表現(xiàn)（如任務(wù)完成及時率、團(tuán)隊(duì)協(xié)作反饋），填寫《績效評估表》，給出評分（1-5分，5分為優(yōu)秀）及評語，重點(diǎn)關(guān)注目標(biāo)達(dá)成率與能力提升情況?？冃嬲劊翰块T負(fù)責(zé)人與員工進(jìn)行一對一面談，反饋評估結(jié)果，肯定成績，指出改進(jìn)方向，共同制定《績效改進(jìn)計(jì)劃》（如參加“*技能培訓(xùn)”提升專業(yè)能力）。步驟3：績效結(jié)果應(yīng)用HR匯總分析：匯總各部門績效評估結(jié)果，《績效分析報告》，分析優(yōu)秀員工共性（如高目標(biāo)達(dá)成率、強(qiáng)學(xué)習(xí)能力）及待改進(jìn)員工共性問題（如溝通不足、技能短板）。結(jié)果落地：薪酬調(diào)整：優(yōu)秀員工（前10%）可獲得績效獎金上浮或薪資普調(diào)，待改進(jìn)員工（后5%）暫不調(diào)整并限期改進(jìn)；晉升/淘汰：優(yōu)秀員工優(yōu)先納入晉升儲備庫，連續(xù)兩次評估為待改進(jìn)的員工，可進(jìn)行崗位調(diào)整或解除勞動合同；培訓(xùn)需求：根據(jù)績效改進(jìn)計(jì)劃，組織針對性培訓(xùn)（如新員工入職培訓(xùn)、主管管理能力培訓(xùn)）。三、模板表格表4-1績效目標(biāo)責(zé)任書（季度）員工信息評估周期2023年第三季度姓名（*）*小明部門銷售部崗位銷售專員直接上級*主管關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）目標(biāo)值權(quán)重完成值銷售額（萬元）10040%120新客戶開發(fā)數(shù)量（個）530%4客戶滿意度評分4.5分30%4.8分總分-100%-備注超額完成銷售額，客戶滿意度表現(xiàn)優(yōu)秀員工簽字上級簽字HR備案*小明*主管*經(jīng)理日期：表4-2績效改進(jìn)計(jì)劃員工信息制定日期姓名（*）*小紅部門技術(shù)部崗位前端開發(fā)直接上級*經(jīng)理待改進(jìn)項(xiàng)改進(jìn)目標(biāo)改進(jìn)措施完成時限項(xiàng)目需求響應(yīng)速度慢需求響應(yīng)時間≤24小時學(xué)習(xí)“*項(xiàng)目管理工具”，每日優(yōu)先處理緊急需求2023-12-31代碼規(guī)范性不足代碼評審?fù)ㄟ^率≥90%參加“前端代碼規(guī)范”培訓(xùn)，每周提交代碼自查報告2023-11-30上級簽字員工簽字*經(jīng)理*小紅四、關(guān)鍵提示目標(biāo)一致性：績效目標(biāo)需與企業(yè)戰(zhàn)略、部門目標(biāo)對齊，避免員工目標(biāo)與整體方向脫節(jié)；客觀公正性：評估需基于數(shù)據(jù)與事實(shí)，避免主觀臆斷，360度評估可結(jié)合上級、同事、下級反饋，提升評估全面性；結(jié)果反饋及時性：績效評估結(jié)果需在評估周期結(jié)束后5個工作日內(nèi)反饋給員工，保證員工有充足時間改進(jìn)；改進(jìn)跟蹤：績效改進(jìn)計(jì)劃需定期（如每月）跟進(jìn)進(jìn)度，保證措施落地，避免“只評估不改進(jìn)”。第五章員工培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃一、適用情境企業(yè)為提升員工專業(yè)技能、管理能力及職業(yè)素養(yǎng)，需通過系統(tǒng)化培訓(xùn)滿足崗位需求，同時為員工提供職業(yè)發(fā)展通道，降低人才流失率。二、操作流程詳解步驟1：培訓(xùn)需求調(diào)研HR部門：年初通過問卷、訪談、部門會議等方式，調(diào)研各部門培訓(xùn)需求（如新員工入職培訓(xùn)、崗位技能提升培訓(xùn)、主管管理培訓(xùn)）；結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)（如年度業(yè)務(wù)拓展需增加“*產(chǎn)品知識”培訓(xùn)），匯總形成《年度培訓(xùn)需求清單》。部門負(fù)責(zé)人：根據(jù)員工績效表現(xiàn)（如績效改進(jìn)計(jì)劃中的待提升項(xiàng)）及崗位能力要求，提出部門級培訓(xùn)需求（如“*銷售技巧”專項(xiàng)培訓(xùn)）。步驟2：培訓(xùn)計(jì)劃制定與實(shí)施HR制定計(jì)劃：根據(jù)《年度培訓(xùn)需求清單》，制定《年度培訓(xùn)計(jì)劃》，明確培訓(xùn)主題、時間、地點(diǎn)、講師、參訓(xùn)人員、預(yù)算；培訓(xùn)形式多樣化：內(nèi)訓(xùn)（內(nèi)部講師/外部專家授課）、外訓(xùn)（行業(yè)研討會/線上課程）、在崗帶教（導(dǎo)師制）、輪崗等。培訓(xùn)實(shí)施：提前3天通知參訓(xùn)人員，確認(rèn)參訓(xùn)名單，準(zhǔn)備培訓(xùn)資料（PPT、講義、簽到表）；培訓(xùn)過程中，HR負(fù)責(zé)簽到、記錄培訓(xùn)現(xiàn)場情況（照片/視頻），收集學(xué)員反饋（通過《培訓(xùn)滿意度評估表》）。步驟3：培訓(xùn)效果評估與歸檔效果評估：第一層（反應(yīng)評估）：培訓(xùn)結(jié)束后，學(xué)員填寫《培訓(xùn)滿意度評估表》，評估講師、課程、組織情況（如“講師講解清晰度”“課程實(shí)用性”）；第二層（學(xué)習(xí)評估）：通過測試（筆試/實(shí)操）評估學(xué)員知識/技能掌握程度（如培訓(xùn)后測試分?jǐn)?shù)≥80分為合格）；第三層（行為評估）：培訓(xùn)后1-3個月，由部門負(fù)責(zé)人跟蹤學(xué)員工作行為改變（如“*銷售技巧”培訓(xùn)后，客戶溝通成功率提升）；第四層（結(jié)果評估）：評估培訓(xùn)對企業(yè)績效的貢獻(xiàn)（如“*產(chǎn)品知識”培訓(xùn)后，產(chǎn)品銷售額增長10%）。培訓(xùn)歸檔：將培訓(xùn)計(jì)劃、簽到表、滿意度評估表、測試成績、效果評估報告等資料歸入員工培訓(xùn)檔案，作為晉升、調(diào)薪的參考依據(jù)。三、模板表格表5-1年度培訓(xùn)計(jì)劃表培訓(xùn)主題培訓(xùn)類型參訓(xùn)對象培訓(xùn)時間培訓(xùn)地點(diǎn)講師預(yù)算（元）新員工入職培訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)2023年第三季度新員工2023-10-09公司會議室A*經(jīng)理2000銷售技巧提升外訓(xùn)（線上）銷售部全體員工2023-11-15-16線上平臺外部專家5000主管管理能力內(nèi)訓(xùn)各部門主管2023-12-20公司會議室B*總監(jiān)3000表5-2培訓(xùn)滿意度評估表評估項(xiàng)目評分（1-5分，5分為非常滿意）意見建議課程內(nèi)容實(shí)用性4增加案例分析講師講解清晰度5無培訓(xùn)組織安排4提前發(fā)資料更佳參訓(xùn)人姓名（*）培訓(xùn)主題日期*小紅銷售技巧提升2023-11-15四、關(guān)鍵提示需求導(dǎo)向：培訓(xùn)需緊密結(jié)合崗位需求與員工發(fā)展訴求，避免“為培訓(xùn)而培訓(xùn)”；講師篩選：內(nèi)訓(xùn)講師需具備豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，外訓(xùn)講師需考察行業(yè)口碑與授課經(jīng)驗(yàn)；效果轉(zhuǎn)化：培訓(xùn)后需設(shè)置實(shí)踐任務(wù)（如“*技能”培訓(xùn)后完成1個項(xiàng)目實(shí)操），保證知識落地；檔案完整：員工培訓(xùn)檔案需記錄所有參訓(xùn)經(jīng)歷，作為職業(yè)發(fā)展的重要參考。第六章員工離職合規(guī)管理一、適用情境員工因個人原因（如職業(yè)發(fā)展、家庭因素）或企業(yè)原因（如崗位調(diào)整、裁員）提出離職時，需通過規(guī)范化流程辦理工作交接、薪資結(jié)算、社保轉(zhuǎn)移等手續(xù)，保證勞動關(guān)系合規(guī)解除，降低法律風(fēng)險。二、操作流程詳解步驟1：離職申請與審批員工提交申請：主動離職：員工需提前30日（試用期提前3日）提交書面《離職申請表》，注明離職原因、離職日期、工作交接人；被動離職：企業(yè)因員工違紀(jì)、不勝任工作等需解除勞動合同時需提前30日書面通知或支付1個月工資作為代通知金，并出具《解除勞動合同通知書》。審批流程：員工提交《離職申請表》后，部門負(fù)責(zé)人“*主管”審核工作交接可行性，簽字后提交HR部門；HR部門核驗(yàn)離職原因（如涉及競業(yè)限制，需簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》），總經(jīng)理審批后確認(rèn)離職日期。步驟2：工作交接交接內(nèi)容：工作資料：項(xiàng)目文件、客戶資料、數(shù)據(jù)報表等（需列出清單，注明交接日期）；物品交接：電腦、工牌、門禁卡、公司財物等（需雙方簽字確認(rèn)）；工作進(jìn)度：未完成工作內(nèi)容、后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)（需交接人“小明”與接交人“小李”共同確認(rèn)）。交接確認(rèn)：填寫《工作交接清單》，經(jīng)交接雙方、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交HR部門存檔。步驟3：薪資結(jié)算與離職證明薪資結(jié)算：HR核算員工最后一個月薪資（含基本工資、績效工資、加班費(fèi)、未休年假工資等）；離職當(dāng)日，通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)清薪資，并提供《薪資結(jié)算單》（需員工簽字確認(rèn)）。離職證明：HR出具《離職證明》（注明姓名、身份證號、入職日期、離職日期、崗位、合同期限，不得包含負(fù)面評價），加蓋企業(yè)公章后交予員工，同時辦理社保、公積金停繳及賬戶轉(zhuǎn)移手續(xù)。步驟