檔案資料室管理制度一、總則為了加強檔案資料室的科學管理，有效地保護和利用檔案資料，為各項工作提供服務，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)，結合本單位實際情況，特制定本管理制度。本制度適用于本單位檔案資料室的所有檔案資料管理活動，包括檔案資料的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案資料收集（一）收集范圍1.文書檔案：本單位在行政管理、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，包括上級機關頒發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的文件，本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。2.科技檔案：本單位在科研、生產、建設等活動中形成的科技文件材料，如科研項目的立項報告、研究報告、實驗數據、技術圖紙等；工程建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工圖等。3.會計檔案：本單位在財務管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料。4.人事檔案：本單位員工的個人檔案，包括履歷表、自傳、考核材料、任免材料、獎懲材料等。5.聲像檔案：本單位在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.電子檔案：以電子形式存在的各種檔案資料，如電子文件、數據庫等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求將檔案資料移交檔案資料室。2.檔案資料應真實、完整、準確，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于紙質檔案資料，應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫材料。4.對于聲像檔案資料，應注明拍攝時間、地點、人物、事件等內容。5.對于電子檔案資料，應存儲在符合安全要求的存儲介質上，并備份保存。（三）收集時間1.文書檔案應在次年上半年內完成收集和整理工作，并移交檔案資料室。2.科技檔案應在項目完成后三個月內完成收集和整理工作，并移交檔案資料室。3.會計檔案應在會計年度終了后，由會計部門保管一年，期滿后移交檔案資料室。4.人事檔案應在員工入職后一個月內建立，并及時更新檔案內容。5.聲像檔案應在活動結束后及時收集和整理，并移交檔案資料室。6.電子檔案應定期進行收集和備份，確保檔案資料的完整性和安全性。三、檔案資料整理（一）整理原則1.遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點，保持檔案資料之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用，按照檔案資料的類別、年度、保管期限等進行分類整理。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、組織機構、保管期限進行分類整理，采用“件”為單位進行裝訂和編號。2.科技檔案：按照項目進行分類整理，根據項目的不同階段和專業(yè)特點，將檔案資料分為不同的卷冊，并進行編號。3.會計檔案：按照會計年度、檔案類別（會計憑證、會計賬簿、財務報告等）進行分類整理，裝訂成冊，并進行編號。4.人事檔案：按照員工個人進行分類整理，將檔案資料裝入檔案袋，并進行編號。5.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等不同類型進行分類整理，將聲像資料裝入相應的載體盒或光盤盒，并進行編號。6.電子檔案：按照檔案資料的類別、年度等進行分類整理，存儲在相應的文件夾中，并進行編號。（三）編目要求1.編制檔案資料目錄，包括檔案資料的題名、年度、保管期限、檔號等內容。2.檔案資料目錄應準確、完整、清晰，便于查找和利用。3.對于電子檔案資料，應建立電子檔案數據庫，實現檔案資料的信息化管理。四、檔案資料保管（一）保管條件1.檔案資料室應具備良好的通風、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件，確保檔案資料的安全。2.檔案資料室應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架、光盤柜等，按照檔案資料的類別、年度、保管期限等進行有序存放。3.檔案資料室應設置溫濕度監(jiān)測設備，定期記錄溫濕度數據，將溫度控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。（二）保管要求1.檔案資料應按照分類、編號的順序存放在檔案裝具中，保持整齊有序。2.對于珍貴、重要的檔案資料，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、加密保存等。3.檔案資料室應定期進行檢查和清理，及時發(fā)現和處理檔案資料的損壞、霉變、蟲蛀等問題。4.檔案資料室應建立檔案資料保管臺賬，記錄檔案資料的出入庫情況、保管狀況等信息。（三）安全管理1.檔案資料室應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.檔案資料室應設置門禁系統(tǒng)，實行專人管理，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案資料室。3.檔案資料室應建立安全管理制度，加強對檔案資料的安全保護，防止檔案資料的丟失、被盜、泄密等事故的發(fā)生。五、檔案資料利用（一）利用原則1.檔案資料的利用應遵循合法、合規(guī)、安全、方便的原則，確保檔案資料的安全和完整。2.檔案資料的利用應按照規(guī)定的程序和權限進行，不得擅自提供、復制、公布檔案資料。（二）利用程序1.本單位員工因工作需要利用檔案資料，應填寫《檔案資料利用申請表》，經部門負責人審核同意后，到檔案資料室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要利用本單位檔案資料，應持單位介紹信，經本單位領導批準后，到檔案資料室辦理查閱手續(xù)。3.檔案資料管理人員應根據利用者的申請，及時提供檔案資料，并做好登記和記錄工作。（三）利用方式1.查閱：利用者可以在檔案資料室內查閱檔案資料，不得將檔案資料帶出檔案資料室。如需復制檔案資料，應經檔案資料管理人員同意，并辦理復制手續(xù)。2.借閱：對于確因工作需要借出檔案資料的，應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并按時歸還。借閱期限一般不得超過兩周，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.咨詢：利用者可以通過電話、郵件等方式向檔案資料管理人員咨詢檔案資料的相關信息，檔案資料管理人員應及時給予答復。（四）保密要求1.檔案資料管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內容。2.利用者在利用檔案資料過程中，應遵守保密規(guī)定，不得將檔案資料的內容泄露給他人。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應嚴格按照相關保密規(guī)定進行管理和利用。六、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案資料鑒定工作小組，由單位領導、檔案資料管理人員和相關業(yè)務部門人員組成，負責檔案資料的鑒定工作。（二）鑒定原則1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本單位的實際情況，對檔案資料的保存價值進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、準確的原則，確保檔案資料的鑒定結果真實可靠。（三）鑒定方法1.檔案資料鑒定工作小組應定期對檔案資料進行全面檢查和鑒定，根據檔案資料的保存價值，確定其保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案資料，應進行銷毀鑒定，對確無保存價值的檔案資料，應予以銷毀。（四）銷毀程序1.對于經鑒定確無保存價值的檔案資料，應填寫《檔案資料銷毀清冊》，注明檔案資料的題名、年度、保管期限、數量等內容，并由鑒定工作小組成員簽字確認。2.《檔案資料銷毀清冊》應報單位領導審批，經批準后方可進行銷毀。3.檔案資料銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案資料銷毀徹底，防止檔案資料的流失和泄密。4.檔案資料銷毀后，應在《檔案資料銷毀清冊》上注明銷毀日期和方式，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案資料統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案資料的數量統(tǒng)計，包括檔案資料的卷數、件數、頁數等。2.檔案資料的利用統(tǒng)計，包括利用者的數量、利用檔案資料的數量、利用方式等。3.檔案資料的保管狀況統(tǒng)計，包括檔案資料的損壞、霉變、蟲蛀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案資料管理人員應定期對檔案資料進行統(tǒng)計，建立檔案資料統(tǒng)計臺賬。2.統(tǒng)計數據應準確、完整、清晰，及時反映檔案資料的實際情況。3.檔案資料統(tǒng)計結果應定期向上級主管部門和單位領導匯報，為檔案資料的管理和決策提供依據。八、檔案資料信息化建設（一）建設目標利用現代信息技術，實現檔案資料的數字化管理和信息化服務，提高檔案資料的管理效率和利用水平。（二）建設內容1.檔案資料數字化：將紙質檔案資料、聲像檔案資料等進行數字化處理，轉化為電子檔案資料，并存儲在電子檔案數據庫中。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設：建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現電子檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的自動化管理。3.檔案資料信息化服務平臺建設：建立檔案資料信息化服務平臺，為利用者提供便捷的檔案資料查詢、下載、在線利用等服務。（三）建設要求1.檔案資料數字化應遵循相關標準和規(guī)范，確保數字化檔案資料的質量和安全性。2.電子檔案管理系統(tǒng)應具備完善的功能和良好的性能，能夠滿足檔案資料管理的實際需求。3.檔案資料信息化服務平臺應具備良好的用戶界面和便捷的操作方式，為利用者提供優(yōu)質的服務。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查單位應定期對檔案資料室的管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評價建立檔案資料管理工作考核評價