采購(gòu)申請(qǐng)與審批操作指南一、適用場(chǎng)景與范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)與審批流程，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、設(shè)備配件等常規(guī)性物資補(bǔ)充；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如新項(xiàng)目實(shí)施所需的原材料、設(shè)備、服務(wù)采購(gòu)；固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、儀器、生產(chǎn)設(shè)備等價(jià)值較高或使用周期長(zhǎng)的資產(chǎn)購(gòu)置；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需快速響應(yīng)的采購(gòu)需求；供應(yīng)商服務(wù)采購(gòu)：如外包服務(wù)、咨詢支持、維修維護(hù)等服務(wù)類采購(gòu)。無(wú)論采購(gòu)金額大小、品類差異，均需嚴(yán)格按照本流程執(zhí)行，保證采購(gòu)合規(guī)、高效、可追溯。二、操作流程詳解采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程分為“發(fā)起申請(qǐng)→部門審核→跨部門會(huì)簽（如需）→領(lǐng)導(dǎo)審批→結(jié)果反饋→執(zhí)行歸檔”六個(gè)環(huán)節(jié)，具體操作（一）發(fā)起申請(qǐng)：填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表操作主體：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（如行政專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）。操作步驟：獲取模板：通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾或行政部領(lǐng)取《采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板詳見(jiàn)第三部分）。填寫(xiě)基本信息：準(zhǔn)確錄入申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購(gòu)用途（需注明具體項(xiàng)目名稱或日常使用場(chǎng)景）。填寫(xiě)采購(gòu)明細(xì)：逐項(xiàng)列明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如品牌、材質(zhì)、功能要求等）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（總價(jià)=數(shù)量×預(yù)估單價(jià)），并備注“首選供應(yīng)商”（如有）或“無(wú)指定供應(yīng)商需比選”。附件：根據(jù)采購(gòu)類型補(bǔ)充必要材料，包括：日常辦公物資：無(wú)需特殊附件，僅需注明規(guī)格參數(shù)；固定資產(chǎn)/項(xiàng)目采購(gòu)：需附《固定資產(chǎn)購(gòu)置審批表》（如適用）、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件；金額≥5000元：需附至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單或比價(jià)記錄；技術(shù)復(fù)雜采購(gòu)：需附技術(shù)參數(shù)說(shuō)明圖紙或需求確認(rèn)函。提交初審：檢查填寫(xiě)內(nèi)容完整、附件齊全后，通過(guò)OA系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，或紙質(zhì)版簽字后報(bào)送至行政/采購(gòu)部。（二）部門審核：確認(rèn)需求合理性操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）。審核要點(diǎn)：需求真實(shí)性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否為部門工作必需，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案；預(yù)算匹配性：核對(duì)采購(gòu)金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明“超預(yù)算說(shuō)明”并同步財(cái)務(wù)部；規(guī)格準(zhǔn)確性：審核技術(shù)參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“好用的電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等配置）。處理時(shí)效：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過(guò)則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，駁回則需注明原因（如“需求不明確”“超預(yù)算未說(shuō)明”）并退回申請(qǐng)人修改。（三）跨部門會(huì)簽：協(xié)同專業(yè)審核操作主體：根據(jù)采購(gòu)類型啟動(dòng)對(duì)應(yīng)部門會(huì)簽，常見(jiàn)會(huì)簽部門及職責(zé)采購(gòu)類型會(huì)簽部門審核重點(diǎn)金額≥10000元財(cái)務(wù)部預(yù)算余額、資金支付方式、成本合理性固定資產(chǎn)/設(shè)備采購(gòu)資產(chǎn)管理部資產(chǎn)登記可行性、折舊年限、維護(hù)責(zé)任技術(shù)復(fù)雜采購(gòu)技術(shù)部/研發(fā)部技術(shù)參數(shù)可行性、與現(xiàn)有設(shè)備兼容性涉及合同簽訂法務(wù)部合同條款合規(guī)性、供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)操作說(shuō)明：會(huì)簽通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)起，各部門按順序?qū)徍耍ㄈ缲?cái)務(wù)→技術(shù)→法務(wù)），無(wú)需會(huì)簽的環(huán)節(jié)直接跳過(guò)；任一部門審核不通過(guò)，流程終止，由會(huì)簽部門反饋原因，需求部門整改后重新發(fā)起。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批：確定最終決策操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批權(quán)限劃分采購(gòu)金額（元）審批層級(jí)說(shuō)明＜5000需求部門負(fù)責(zé)人已在“部門審核”環(huán)節(jié)完成，無(wú)需再審批5000-20000部門總監(jiān)/分管副總需確認(rèn)跨部門會(huì)簽意見(jiàn)及預(yù)算合理性20000-50000總經(jīng)理重點(diǎn)審核戰(zhàn)略匹配性、大額成本效益＞50000董事長(zhǎng)/總經(jīng)理辦公會(huì)需提交會(huì)議審議，形成書(shū)面決議操作說(shuō)明：審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購(gòu)可縮短至4小時(shí)），通過(guò)則流轉(zhuǎn)至結(jié)果反饋環(huán)節(jié)，駁回需注明具體意見(jiàn)（如“超出年度預(yù)算”“供應(yīng)商資質(zhì)不符”）。（五）結(jié)果反饋：通知申請(qǐng)人操作主體：行政部/采購(gòu)部。操作步驟：審批通過(guò)后，行政/采購(gòu)部在1個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)OA系統(tǒng)、郵件或電話通知申請(qǐng)人，并反饋《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（最終版）；審批駁回的，同步反饋駁回原因及整改建議，申請(qǐng)人修改后重新發(fā)起流程。（六）執(zhí)行歸檔：閉環(huán)管理操作主體：采購(gòu)需求部門、行政/采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部。操作說(shuō)明：采購(gòu)執(zhí)行：申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》對(duì)接行政/采購(gòu)部，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商比選、合同簽訂、訂單下達(dá)（緊急采購(gòu)可由申請(qǐng)人先行聯(lián)系，但需保留審批記錄）；驗(yàn)收入庫(kù)：物品到貨后，需求部門聯(lián)合行政/采購(gòu)部、資產(chǎn)管理部（如為固定資產(chǎn)）按規(guī)格參數(shù)驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，雙方簽字確認(rèn)；歸檔管理：行政/采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)表》《報(bào)價(jià)單》《審批表》《驗(yàn)收單》《合同》等資料整理歸檔（電子版存入系統(tǒng)，紙質(zhì)版按年度裝訂），保存期限不少于3年。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板采購(gòu)申請(qǐng)表基本信息內(nèi)容申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)用途（注明具體項(xiàng)目/日常場(chǎng)景，如“行政部日常辦公用”“生產(chǎn)線設(shè)備維修”）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）備注（如供應(yīng)商要求）12合計(jì)金額（大寫(xiě)）小寫(xiě)：附件清單|□報(bào)價(jià)單（≥5000元必附）□項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)□技術(shù)參數(shù)說(shuō)明□其他：_________|審批流程部門負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部會(huì)簽技術(shù)部會(huì)簽法務(wù)部會(huì)簽分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批董事長(zhǎng)審批簽字/意見(jiàn)日期年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人驗(yàn)收日期驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）備注年月日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息填寫(xiě)規(guī)范：采購(gòu)名稱、規(guī)格參數(shù)需準(zhǔn)確具體，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，與實(shí)際報(bào)價(jià)偏差超過(guò)20%時(shí)需補(bǔ)充說(shuō)明；聯(lián)系方式保證暢通，審批過(guò)程中如需補(bǔ)充材料，能及時(shí)聯(lián)系到申請(qǐng)人。審批時(shí)效要求：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，非緊急情況下不得超時(shí)；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)停工、安全處理）可啟動(dòng)“綠色通道”，申請(qǐng)人需在申請(qǐng)單備注“緊急采購(gòu)”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人直接確認(rèn)后同步發(fā)起審批，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊手續(xù)。附件管理要求：金額≥5000元的采購(gòu)必須附2家及以上供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章），電子版報(bào)價(jià)單需與紙質(zhì)版一致；技術(shù)復(fù)雜采購(gòu)需由需求部門與供應(yīng)商共同確認(rèn)技術(shù)參數(shù)，并雙方簽字蓋章，避免后續(xù)履約糾紛。變更與撤銷：審批通過(guò)后，若采購(gòu)需求（數(shù)量、規(guī)格、金額）變更超過(guò)10%，需重新發(fā)起申請(qǐng)流程；若需撤銷申請(qǐng)，需在采購(gòu)執(zhí)行前書(shū)面說(shuō)明原因，經(jīng)原審批人審批同意后終止流程，已發(fā)生的采購(gòu)費(fèi)用需按財(cái)務(wù)規(guī)定處理。合規(guī)性紅線：嚴(yán)禁未經(jīng)審批先采購(gòu)，或拆分采