行政采購(gòu)申請(qǐng)審批流程表格化工具適用場(chǎng)景：哪些情況需要啟動(dòng)該流程本工具適用于企業(yè)日常行政采購(gòu)的全流程管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：常規(guī)物資采購(gòu)：如辦公文具、打印耗材、清潔用品等低值易耗品的月度/季度申領(lǐng)；固定資產(chǎn)購(gòu)置：如電腦、打印機(jī)、辦公家具等單價(jià)超過2000元且使用期限1年以上的資產(chǎn)采購(gòu)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：如年會(huì)物料、展會(huì)搭建、辦公區(qū)域裝修等臨時(shí)性項(xiàng)目所需物資采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：如設(shè)備維修、保潔服務(wù)、快遞物流等行政服務(wù)外包需求。當(dāng)部門因工作需要產(chǎn)生采購(gòu)需求時(shí)，均需通過本工具發(fā)起申請(qǐng)，保證采購(gòu)行為合規(guī)、預(yù)算可控、流程可追溯。操作指南：從申請(qǐng)到審批的六步走第一步：需求發(fā)起與信息填寫操作人：采購(gòu)申請(qǐng)人（部門員工或需求對(duì)接人）動(dòng)作：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或行政管理系統(tǒng)，進(jìn)入“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊，/打開《行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表》；根據(jù)實(shí)際需求填寫表格基礎(chǔ)信息，包括：申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、申請(qǐng)日期、聯(lián)系電話（內(nèi)部短號(hào)）；詳細(xì)填寫采購(gòu)明細(xì)，每類物品需單獨(dú)列項(xiàng)，明確“物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)（元）、總價(jià)（元）、用途說(shuō)明、預(yù)算科目”（如“辦公費(fèi)-耗材”“固定資產(chǎn)-電子設(shè)備”）；附件：若采購(gòu)涉及特殊需求（如設(shè)備參數(shù)要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明），需將相關(guān)文件（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表）作為附件一并提交。關(guān)鍵要求：物品名稱需規(guī)范（如“A4打印紙”而非“紙”），規(guī)格型號(hào)需具體（如“HPLaserJetProM404n黑白激光打印機(jī)”），數(shù)量需與實(shí)際需求匹配，避免“預(yù)估數(shù)量”與實(shí)際采購(gòu)偏差超過10%。第二步：部門負(fù)責(zé)人初審操作人：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人（經(jīng)理/主管）動(dòng)作：收到申請(qǐng)人提交的審批表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；重點(diǎn)核對(duì)采購(gòu)需求的必要性：是否符合部門年度工作計(jì)劃？是否為重復(fù)采購(gòu)（如現(xiàn)有設(shè)備是否可維修替代）？確認(rèn)預(yù)算合理性：采購(gòu)總價(jià)是否在部門月度/季度預(yù)算額度內(nèi)？超預(yù)算需求是否已提前說(shuō)明資金來(lái)源？審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若不通過，需注明駁回理由（如“需求不明確”“預(yù)算超支”），退回申請(qǐng)人修改。特殊情況：對(duì)于緊急采購(gòu)（如辦公設(shè)備突發(fā)故障需24小時(shí)內(nèi)修復(fù)），部門負(fù)責(zé)人可先通過電話/口頭溝通確認(rèn)，但需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽審批意見。第三步：行政部復(fù)核（采購(gòu)合規(guī)性審查）操作人：行政部采購(gòu)專員（*）動(dòng)作：收到審批表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核；核查采購(gòu)范圍：是否屬于行政部統(tǒng)籌采購(gòu)的品類（如IT設(shè)備由信息部負(fù)責(zé)，需轉(zhuǎn)交相應(yīng)部門）；確認(rèn)采購(gòu)方式：根據(jù)金額和品類判斷適用采購(gòu)方式（如2000元以下采用“詢價(jià)比價(jià)”，2000-5萬(wàn)元需“3家比價(jià)”，5萬(wàn)元以上啟動(dòng)“招標(biāo)流程”）；檢查歷史采購(gòu)記錄：若為重復(fù)采購(gòu)，對(duì)比歷史價(jià)格是否合理，是否存在價(jià)格異常波動(dòng)；復(fù)核通過后，在“行政部復(fù)核”欄簽字并標(biāo)注“建議采購(gòu)方式”；若需補(bǔ)充信息（如比價(jià)供應(yīng)商名單），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充。注意：行政部?jī)H對(duì)采購(gòu)合規(guī)性負(fù)責(zé)，不承擔(dān)預(yù)算審批職責(zé)，若預(yù)算問題需同步反饋財(cái)務(wù)部。第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核操作人：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員（*）動(dòng)作：收到審批表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；核對(duì)預(yù)算科目：申請(qǐng)預(yù)算科目是否與公司財(cái)務(wù)制度一致（如“市場(chǎng)活動(dòng)費(fèi)”不可用于采購(gòu)辦公設(shè)備）？檢查預(yù)算余額：部門剩余預(yù)算是否覆蓋本次采購(gòu)總額？若超預(yù)算，需申請(qǐng)人提供追加預(yù)算審批單（附《預(yù)算變更申請(qǐng)表》）；審核通過后，在“財(cái)務(wù)部審核”欄簽字并加蓋“預(yù)算已核”印章；若預(yù)算不足或科目錯(cuò)誤，退回申請(qǐng)人調(diào)整。規(guī)則：無(wú)預(yù)算或預(yù)算不足的采購(gòu)申請(qǐng)，一律不得進(jìn)入后續(xù)審批環(huán)節(jié)。第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理終審操作人：根據(jù)采購(gòu)金額確定審批人（分管行政副總或總經(jīng)理）動(dòng)作：分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≤2萬(wàn)元，由分管行政副總*審批；總經(jīng)理審批權(quán)限：?jiǎn)未尾少?gòu)金額＞2萬(wàn)元，或涉及固定資產(chǎn)/大額服務(wù)采購(gòu)，由總經(jīng)理*審批；審核重點(diǎn)：采購(gòu)金額是否在權(quán)限范圍內(nèi)？是否符合公司戰(zhàn)略或年度重點(diǎn)工作？審批通過后，在“分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批”欄簽字并注明日期；若駁回，需明確理由（如“非必要采購(gòu)”“預(yù)算未獲批”）。特殊情況：總經(jīng)理外出時(shí)，可通過OA系統(tǒng)“線上審批”功能完成，審批意見與紙質(zhì)簽字具有同等效力。第六步：采購(gòu)執(zhí)行與入庫(kù)登記操作人：行政部采購(gòu)專員、申請(qǐng)人、行政部倉(cāng)庫(kù)管理員動(dòng)作：采購(gòu)執(zhí)行：審批通過后，行政部采購(gòu)專員根據(jù)審批的“采購(gòu)方式”實(shí)施采購(gòu)（如比價(jià)后選擇最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同）；物品送達(dá)：供應(yīng)商送貨至公司后，申請(qǐng)人與采購(gòu)專員共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與審批表一致；入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員在《行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表》“入庫(kù)登記”欄簽字，并更新《庫(kù)存物資臺(tái)賬》；若驗(yàn)收不合格，由采購(gòu)專員聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。資料歸檔：審批表、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料由行政部整理存檔，保存期限不少于3年。工具模板：行政采購(gòu)申請(qǐng)審批表基礎(chǔ)信息申請(qǐng)人姓名*所屬部門申請(qǐng)日期年月日聯(lián)系電話（內(nèi)部）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)——————–——123采購(gòu)方式□詢價(jià)比價(jià)（≤2000元）□3家比價(jià)（2000-5萬(wàn)元）□招標(biāo)（＞5萬(wàn)元）□其他（請(qǐng)注明：_________）審批流程部門負(fù)責(zé)人審批：_________簽字：_________日期：_________行政部復(fù)核：_________簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部審核：_________簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批：_________簽字：_________日期：_________入庫(kù)登記倉(cāng)庫(kù)管理員簽字：_________日期：_________驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（不合格原因：_________）備注如緊急采購(gòu)、特殊需求說(shuō)明等：使用提醒：避免踩坑的關(guān)鍵細(xì)節(jié)1.填寫規(guī)范：信息不全將直接退回采購(gòu)明細(xì)需逐項(xiàng)填寫，不得合并填寫（如“辦公用品”需拆分為“A4紙、簽字筆”等具體物品）；規(guī)格型號(hào)、用途說(shuō)明需詳細(xì)，避免“辦公用”“類似”等模糊表述；預(yù)算科目需參照公司《財(cái)務(wù)管理制度》填寫，可咨詢財(cái)務(wù)部確認(rèn)。2.審批時(shí)效：每個(gè)環(huán)節(jié)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成申請(qǐng)人需提前3個(gè)工作日發(fā)起申請(qǐng)，預(yù)留審批時(shí)間；若某個(gè)環(huán)節(jié)審批人因故無(wú)法簽字，需提前委托他人代審，并在審批表注明“代審人：*”；全流程審批時(shí)限不超過5個(gè)工作日，超時(shí)未審批的申請(qǐng)自動(dòng)提交至部門負(fù)責(zé)人催辦。3.特殊情況處理：緊急采購(gòu)與超預(yù)算采購(gòu)緊急采購(gòu)：需在審批表“備注”欄注明“緊急采購(gòu)”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人口頭確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購(gòu)，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)；超預(yù)算采購(gòu)：需提前填寫《預(yù)算變更申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理批準(zhǔn)后，再發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。4.采購(gòu)范圍限制：這些物品不由行政部采購(gòu)IT設(shè)備（電腦、服務(wù)器等）：由信息部統(tǒng)籌采購(gòu)；勞保用品（安全帽、防護(hù)服等）：由人力資源部負(fù)責(zé)；福利物資（節(jié)日禮品、員工體檢等）：由行政部福利崗負(fù)責(zé)，需單獨(dú)填寫《福利采購(gòu)申請(qǐng)表》。5.后續(xù)跟進(jìn)：采購(gòu)進(jìn)度與質(zhì)量反饋申請(qǐng)人可通過OA系統(tǒng)“采購(gòu)進(jìn)度查詢”功