基層單位人事檔案管理規(guī)范人事檔案是組織人事工作的重要組成部分，是記載個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、考核獎懲等情況的綜合性材料，是單位識人用人、科學(xué)管理的重要依據(jù)。為進(jìn)一步加強基層單位人事檔案管理工作，確保檔案材料的真實、完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)范。一、檔案管理的基本原則基層單位人事檔案管理工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.黨管干部、黨管人才原則：人事檔案工作是黨的組織工作的重要組成部分，必須堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案工作的正確方向。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)原則：在上級組織人事部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下，基層單位負(fù)責(zé)本單位人事檔案的具體管理工作，明確管理職責(zé)，落實管理責(zé)任。3.真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范原則：檔案材料必須實事求是，客觀反映個人情況，做到材料齊全、手續(xù)完備、符合歸檔要求。4.安全保密、依法利用原則：嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案保密法律法規(guī)，確保檔案安全，防止失泄密事件發(fā)生。檔案利用必須符合規(guī)定，履行審批手續(xù)。5.科學(xué)管理、服務(wù)發(fā)展原則：運用科學(xué)方法和現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案，提高管理效率和水平，為人事決策、干部隊伍建設(shè)和單位發(fā)展提供有效服務(wù)。二、檔案的建立與接收1.新進(jìn)人員檔案建立與接收：單位新進(jìn)人員（包括錄用、聘用、調(diào)入等），人事部門應(yīng)及時為其建立人事檔案或接收其原有檔案。接收檔案時，須認(rèn)真核對檔案材料是否齊全、準(zhǔn)確，核對無誤后辦理接收手續(xù)，填寫《檔案接收登記表》。2.檔案材料不全的處理：對接收的檔案材料不齊全或不符合要求的，應(yīng)及時通知原檔案管理單位或本人補充完善。對于關(guān)鍵材料缺失的，應(yīng)作為重點問題跟蹤解決。3.電子檔案的建立：有條件的單位，應(yīng)在建立紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，同步建立規(guī)范的電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和安全性。三、檔案材料的收集與歸檔1.收集范圍：檔案材料的收集應(yīng)全面、及時，主要包括：*履歷材料；*考核考察、鑒定材料（含民主評議材料）；*學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)評議、職業(yè)資格、教育培訓(xùn)材料；*政治歷史情況審查材料；*黨團材料；*獎勵材料；*處分材料；*招錄聘用、任免、調(diào)動、工資、待遇、出國、退（離）休、死亡等材料；*其他有參考價值的材料。2.收集要求：*及時性：各類應(yīng)歸檔材料形成后，相關(guān)部門或個人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)（一般不超過一個月）向人事檔案管理部門移交。*真實性：歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實可靠。復(fù)印件須注明原件保管單位或經(jīng)組織核實并加蓋公章。*規(guī)范性：材料規(guī)格一般為A4紙張，字跡清楚、工整，符合歸檔要求。手寫材料須用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色墨水。3.歸檔整理：檔案材料收集后，檔案管理人員應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》等有關(guān)規(guī)定，對材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、裝訂。做到目錄清晰，裝訂整齊，便于查閱。四、檔案的日常管理1.庫房管理：*檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵（“八防”）。*配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。*庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。*建立庫房管理制度，定期對庫房進(jìn)行檢查和維護。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照檔案號順序整齊存放于檔案柜中。檔案柜應(yīng)堅固耐用，具備保密性能。不同類別、不同狀態(tài)的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并設(shè)置明顯標(biāo)識。3.保密管理：*嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。*檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。*非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。*嚴(yán)禁將檔案材料帶出規(guī)定范圍或私自復(fù)制、拍攝、摘抄、傳播。4.定期核查：檔案管理部門應(yīng)定期對庫存檔案進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保賬物相符。一般每年至少進(jìn)行一次全面核查。五、檔案的查閱與借閱1.查閱范圍與條件：因工作需要查閱人事檔案，須符合以下條件：*干部考察、任免、調(diào)動、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資調(diào)整等組織人事工作；*政審、入黨、參軍、出國等需要提供證明材料；*公檢法等機關(guān)因辦案需要；*其他符合規(guī)定的特殊情況。2.查閱審批程序：*查閱檔案必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。查閱本單位管理的干部檔案，須經(jīng)單位分管人事工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱上級單位管理的干部檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)上級檔案管理部門批準(zhǔn)。*查閱檔案須填寫《檔案查閱借閱登記表》，注明查閱人、查閱事由、查閱時間、查閱檔案份數(shù)及編號等。3.查閱紀(jì)律：*查閱檔案時，必須在指定的閱檔室進(jìn)行。*查閱人應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*不得擅自復(fù)制、拍攝、摘抄檔案內(nèi)容。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門印章。*查閱者應(yīng)遵守保密紀(jì)律，不得將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露。*查閱完畢，應(yīng)及時將檔案歸還，檔案管理人員當(dāng)面核對無誤后在登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱管理：檔案一般不得帶出閱檔室。因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格限定借閱期限，并由借閱人出具借條。檔案借出期間，借閱人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查，確認(rèn)無誤后方可收回。六、檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞條件：當(dāng)檔案所屬人員發(fā)生調(diào)動、辭職、辭退、解除聘用合同、開除、退休、升學(xué)、參軍等情況，檔案需轉(zhuǎn)出時，應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或派專人送取，嚴(yán)禁個人自帶或通過普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。確因特殊情況無法通過機要轉(zhuǎn)遞的，須由接收單位出具介紹信并派專人領(lǐng)取。3.轉(zhuǎn)遞要求：*轉(zhuǎn)遞前，檔案管理人員應(yīng)對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對、整理，確保材料齊全、準(zhǔn)確，并填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)等。*檔案封裝應(yīng)嚴(yán)密，在封口處加蓋檔案管理部門印章。*檔案寄出后，應(yīng)及時跟蹤了解檔案接收情況，確保檔案安全到達(dá)。收到接收單位的回執(zhí)后，應(yīng)將回執(zhí)粘貼在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》存根上，妥善保管。七、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定：對于已故人員的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。具有永久保存價值的，移交檔案館保存；具有定期保存價值的，按規(guī)定期限保存后銷毀。2.銷毀程序：*檔案銷毀必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，由檔案管理部門提出銷毀意見，報單位領(lǐng)導(dǎo)集體研究批準(zhǔn)后，方可組織實施。*銷毀檔案前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)登記銷毀檔案的編號、姓名、形成時間、銷毀原因等。*檔案銷毀時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。監(jiān)銷人應(yīng)對照清冊，逐一核對，確保無誤后，將檔案材料送指定地點銷毀。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。*《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、管理責(zé)任與人員要求1.管理責(zé)任：基層單位主要負(fù)責(zé)人是本單位人事檔案管理工作的第一責(zé)任人，分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，人事部門負(fù)責(zé)人負(fù)具體管理責(zé)任，檔案管理人員負(fù)直接工作責(zé)任。2.人員要求：*檔案管理人員應(yīng)政治堅定，作風(fēng)正派，責(zé)任心強，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。*熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，具備一定的組織協(xié)調(diào)能