機(jī)關(guān)單位文件管理及歸檔規(guī)范機(jī)關(guān)單位的文件管理及歸檔工作，是保障政令暢通、維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、促進(jìn)各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)性工作。規(guī)范、高效的文件管理，不僅能提升行政效能，更能為決策提供可靠依據(jù)，為單位發(fā)展留存寶貴的歷史資料。為此，特制定本規(guī)范，旨在明確工作要求，統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。一、組織領(lǐng)導(dǎo)與職責(zé)分工文件管理及歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要單位各部門協(xié)同配合，共同推進(jìn)。（一）明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任單位應(yīng)將文件管理及歸檔工作納入重要議事日程，明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管此項(xiàng)工作，定期研究解決工作中存在的問題，保障必要的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施投入。（二）強(qiáng)化部門職責(zé)辦公室（或綜合管理部門）是文件管理及歸檔工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)本單位的文件管理和歸檔工作，制定和完善相關(guān)制度細(xì)則。各業(yè)務(wù)部門是文件產(chǎn)生和使用的直接責(zé)任部門，應(yīng)指定專人（通常為部門內(nèi)勤或兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、預(yù)歸檔，并配合辦公室做好正式歸檔工作。（三）提升人員素養(yǎng)檔案工作人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識和相關(guān)法律法規(guī)，忠于職守，廉潔奉公，并保持相對穩(wěn)定。單位應(yīng)定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平。二、文件管理流程與要求文件管理貫穿于文件的形成、辦理、流轉(zhuǎn)、保管、利用直至歸檔的全過程，每個環(huán)節(jié)都需嚴(yán)格規(guī)范。（一）文件制發(fā)規(guī)范1.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照國家及本單位關(guān)于公文格式的規(guī)定制發(fā)文件，確保文件要素齊全、格式統(tǒng)一、字跡清晰。包括文號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等。2.內(nèi)容質(zhì)量：文件內(nèi)容應(yīng)符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，做到觀點(diǎn)明確、邏輯清晰、文字精煉、表述準(zhǔn)確。涉及重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)過充分調(diào)研和集體研究。3.審核簽發(fā)：建立健全文件審核簽發(fā)制度。擬稿人負(fù)責(zé)初稿撰寫，部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，辦公室（或相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門）進(jìn)行核稿，最后按權(quán)限報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。未經(jīng)審核簽發(fā)的文件不得印發(fā)。4.電子文件的規(guī)范生成：電子文件的制發(fā)應(yīng)符合國家電子文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。形成時應(yīng)包含必要的元數(shù)據(jù)，并采用符合長期保存要求的格式。（二）文件辦理與傳遞1.收文登記：收到外來文件（包括紙質(zhì)和電子文件）后，辦公室應(yīng)及時進(jìn)行統(tǒng)一登記，記錄文件標(biāo)題、文號、來源、收文日期、份數(shù)等信息，確保文件不丟失、不延誤。2.擬辦與批辦：辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦意見應(yīng)明確具體承辦部門或承辦人。3.承辦與催辦：承辦部門或承辦人應(yīng)按照批辦意見及時辦理文件，不得拖延積壓。對于重要或緊急文件，辦公室應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保按時辦結(jié)。4.傳閱管理：需要傳閱的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照傳閱范圍和順序進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)登記和收回，防止文件橫傳、丟失或泄密。傳閱完畢后及時退回辦公室。5.涉密文件管理：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，涉密文件的收發(fā)、登記、傳閱、辦理、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)，均需符合保密要求，確保國家秘密安全。（三）文件整理與歸檔1.日常整理：各部門應(yīng)在日常工作中對辦理完畢的文件材料及時進(jìn)行收集、分類、排序，為后續(xù)歸檔做好準(zhǔn)備。電子文件應(yīng)及時存儲到指定的服務(wù)器或存儲介質(zhì)，并做好備份。2.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。具體包括：本單位制發(fā)的文件、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的文件、下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件、本單位在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的其他材料等。應(yīng)明確不歸檔文件的范圍，如重份文件、臨時性事務(wù)性文件等，避免檔案冗余。3.整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.分類方法：通常采用年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限的方法進(jìn)行分類。具體分類方案應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況制定，并保持相對穩(wěn)定。5.件的劃分與排列：以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。文件應(yīng)在分類的基礎(chǔ)上，按時間順序或邏輯順序排列。6.編目與裝訂：為每件文件編制件號，填寫卷內(nèi)文件目錄或歸檔文件目錄。紙質(zhì)文件應(yīng)去除易銹蝕的金屬物，采用符合檔案保護(hù)要求的方式裝訂。7.歸檔時間：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的整理歸檔工作。對于專項(xiàng)工作或階段性工作，應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并確保兩者的一致性。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求各部門整理完畢的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定向辦公室（檔案管理部門）移交歸檔。移交時需填寫《檔案移交清冊》，雙方核對無誤后簽字蓋章，一式兩份，各執(zhí)一份。歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理規(guī)范要求。（二）檔案保管1.庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁等“九防”措施。2.設(shè)備配置：根據(jù)需要配備必要的檔案裝具（如檔案柜、密集架）、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥劑、去濕機(jī)、空調(diào)等。3.日常管理：建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格控制非檔案人員進(jìn)入庫房。定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。做好溫濕度記錄和調(diào)控，保持庫房環(huán)境適宜。4.保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，查閱、復(fù)制、摘錄涉密檔案必須履行審批手續(xù)，并遵守相關(guān)保密規(guī)定。5.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或脫機(jī)存儲介質(zhì)中，并進(jìn)行異地備份。定期對電子檔案的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。對電子檔案的讀取設(shè)備和軟件環(huán)境進(jìn)行管理和維護(hù)，防止因技術(shù)淘汰導(dǎo)致檔案無法讀取。四、監(jiān)督與考核單位應(yīng)將文件管理及歸檔工作納入年度工作考核范圍，定期組織對各部門文件管理及歸檔工作的檢查與評估。對在文件管理及歸檔工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對工作不力、造成文件材料丟失、損壞或泄密的，應(yīng)追究