采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊一、手冊目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范公司采購申請與審批全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高采購效率，保證采購行為合規(guī)、透明。適用于公司各部門因工作需要進(jìn)行的各類物資采購、服務(wù)采購及小額工程采購（單筆采購金額在[具體金額閾值，如500元]以上），緊急采購流程參照公司《特殊事項管理補(bǔ)充規(guī)定》執(zhí)行。二、采購申請與審批全流程詳解（一）需求提出與部門初審需求發(fā)起：申請人根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求確認(rèn)表》，明確物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望到貨日期等信息，并附必要的需求說明（如項目立項文件、舊設(shè)備報廢證明等）。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*對需求必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《采購需求確認(rèn)表》“部門意見”欄簽字，并加蓋部門公章。若需求涉及跨部門協(xié)作，需協(xié)調(diào)相關(guān)部門會簽。（二）采購申請單提交填寫申請：申請人攜帶經(jīng)部門審核通過的《采購需求確認(rèn)表》，登錄公司采購管理系統(tǒng)（或使用紙質(zhì)版《采購申請單》），填寫完整信息，包括：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、申請編號（系統(tǒng)自動）；物資/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)（需符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或使用要求）、預(yù)估總價（=數(shù)量×預(yù)估單價）；預(yù)算信息：對應(yīng)預(yù)算科目、預(yù)算年度、預(yù)算編碼（由財務(wù)部門提供）；附件清單：需求說明、比價記錄（若為小額采購）、技術(shù)圖紙等。提交申請：核對無誤后，通過系統(tǒng)提交至采購部門（或紙質(zhì)版提交至采購部*辦公室），同時將《采購需求確認(rèn)表》及附件復(fù)印件一并留存。（三）采購部門審核信息核驗(yàn)：采購部門*在2個工作日內(nèi)接收申請，重點(diǎn)審核：申請材料完整性：是否包含《采購需求確認(rèn)表》、需求說明及必要附件；物資/服務(wù)信息準(zhǔn)確性：規(guī)格型號、數(shù)量是否與需求一致，技術(shù)參數(shù)是否清晰；預(yù)算合規(guī)性：預(yù)估總價是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算編碼是否正確。市場調(diào)研：對常規(guī)物資（如辦公耗材），采購部門需核實(shí)近期市場價格；對專用設(shè)備或服務(wù)，可聯(lián)系2-3家供應(yīng)商進(jìn)行初步詢價，形成《詢價記錄表》（含供應(yīng)商名稱、報價、供貨周期等）。審核反饋：審核通過后，采購部門在系統(tǒng)中確認(rèn)“審核通過”，并流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；若需補(bǔ)充材料或調(diào)整需求，應(yīng)在1個工作日內(nèi)退回申請人，注明修改意見。（四）財務(wù)部門預(yù)算復(fù)核預(yù)算核對：財務(wù)部門*在1個工作日內(nèi)接收申請，重點(diǎn)核對：預(yù)算額度：申請金額是否未超出部門年度預(yù)算余額；預(yù)算科目：是否匹配對應(yīng)的預(yù)算項目（如“辦公費(fèi)”“專用設(shè)備購置費(fèi)”等）；資金來源：涉及專項資金的，需確認(rèn)專項資金到賬情況。復(fù)核結(jié)果：預(yù)算復(fù)核通過后，財務(wù)部門在系統(tǒng)中簽署“預(yù)算復(fù)核通過”；若預(yù)算不足，退回申請部門，由部門負(fù)責(zé)人*協(xié)調(diào)調(diào)整預(yù)算或申請追加預(yù)算（追加預(yù)算流程參照公司《預(yù)算管理辦法》）。（五）分級審批執(zhí)行根據(jù)采購金額實(shí)行分級審批，審批權(quán)限小額采購（單筆金額[500元]-[5000元]）：由采購部門負(fù)責(zé)人*審批，審批通過后由采購部門執(zhí)行采購。中等金額采購（單筆金額[5000元]-[20000元]）：由分管采購的副總經(jīng)理*審批，審批通過后由采購部門組織采購。大額采購（單筆金額[20000元]以上）：由總經(jīng)理*審批，審批通過后，采購部門需按《招標(biāo)采購管理辦法》組織公開招標(biāo)或競爭性談判，必要時成立采購評審小組（含采購、技術(shù)、財務(wù)、使用部門代表）。審批節(jié)點(diǎn)均需在采購管理系統(tǒng)中留痕，審批人需對審批結(jié)果的合規(guī)性、合理性負(fù)責(zé)。（六）采購實(shí)施與訂單確認(rèn)供應(yīng)商選擇：小額采購：采購部門根據(jù)歷史合作記錄或市場詢價結(jié)果，從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇1-2家供應(yīng)商進(jìn)行比價，確定最終供應(yīng)商。中等及以上金額采購：需簽訂采購合同，合同條款需明確物資/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格、交付時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等，由采購部門負(fù)責(zé)人*及法務(wù)部門（若需）審核后，按審批權(quán)限簽署。訂單下達(dá)：采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（或合同），明確交貨地點(diǎn)、聯(lián)系人、驗(yàn)收要求等信息，并同步告知申請人及倉庫管理員。（七）物資驗(yàn)收與入庫現(xiàn)場驗(yàn)收：物資到貨后，申請人會同采購部門、倉庫管理員*共同驗(yàn)收，重點(diǎn)核對：數(shù)量、規(guī)格型號是否與《采購訂單》一致；外觀是否完好，包裝是否完整；技術(shù)參數(shù)是否符合要求（如需，可聯(lián)系技術(shù)部門*協(xié)助檢測）；供應(yīng)商資質(zhì)文件（如產(chǎn)品合格證、檢驗(yàn)報告、服務(wù)承諾書等）是否齊全。驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收合格后，三方在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；若存在質(zhì)量問題，當(dāng)場拍照留存，并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后需重新驗(yàn)收。入庫登記：倉庫管理員*憑《物資驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，并將入庫信息同步至財務(wù)部門。（八）付款與檔案歸檔付款申請：申請人憑《采購申請單》《采購訂單》《物資驗(yàn)收單》、供應(yīng)商發(fā)票（或收據(jù)）及合同復(fù)印件，填寫《付款申請單》，經(jīng)財務(wù)部門*審核無誤后，按公司付款流程辦理付款。檔案歸檔：采購部門負(fù)責(zé)收集采購全流程資料（含《采購需求確認(rèn)表》《采購申請單》《詢價記錄表》《采購合同》《物資驗(yàn)收單》《付款申請單》等），按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于[具體年限，如3年]。三、采購申請單模板采購申請單基礎(chǔ)信息申請部門：申請人：*聯(lián)系方式：*申請日期：YYYY年MM月DD日申請編號：系統(tǒng)自動物資/服務(wù)信息序號名稱規(guī)格型號1示例：A4打印紙80g2示例：辦公椅人體工學(xué)款合計預(yù)估總價￥1150.00大寫：壹仟壹佰伍拾元整用途說明用于部門日常辦公及新員工入職預(yù)算信息預(yù)算科目：辦公費(fèi)預(yù)算編碼：BG-2024-001附件清單□需求說明□比價記錄□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人*：采購部門*：簽字：簽字：日期：日期：財務(wù)部門*：分管領(lǐng)導(dǎo)*：簽字：簽字：日期：日期：四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：申請人需保證物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息與實(shí)際需求一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資無法使用。流程完整性：嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)或先采購后補(bǔ)申請，緊急采購需提前通過電話向采購部門負(fù)責(zé)人*報備，并在3個工作日內(nèi)補(bǔ)全手續(xù)。預(yù)算合規(guī)性：采購申請需在部門預(yù)算額度內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前辦理預(yù)算追加手續(xù)，嚴(yán)禁無預(yù)算采購。供應(yīng)商管理：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需經(jīng)采購部門資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）后方可合作。檔案留存：采購全流程資料需及時歸檔，保證可追溯，檔案遺失可能導(dǎo)致后續(xù)付款或?qū)徲嬶L(fēng)險。（二）常見風(fēng)險提示需求描述模糊：如僅填寫“辦公用品”未明確規(guī)格型號，可能導(dǎo)致采購物資不符合使用要求，需細(xì)化需求描述。審批超時：各環(huán)節(jié)審批人需在1-2個工作日內(nèi)完成審核，避免因?qū)徟舆t影響采購時效，特殊情況需提前告知申請人。驗(yàn)收疏漏：未聯(lián)合相關(guān)部門驗(yàn)收或未核對技術(shù)參數(shù)，可能導(dǎo)致不合格物資入庫，需嚴(yán)格執(zhí)行三方驗(yàn)收