供應(yīng)鏈采購申請及審批模板規(guī)范操作指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部、市場部等）因生產(chǎn)經(jīng)營需要發(fā)起的各類采購申請，涵蓋物料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購（如咨詢、維修、外包等）等場景。典型應(yīng)用包括：常規(guī)采購：生產(chǎn)部門每月計劃性原材料采購、行政部門日常辦公用品補充；緊急采購：生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障需緊急搶修配件、市場活動臨時急需物料；專項采購：研發(fā)項目專用儀器設(shè)備采購、大型工程服務(wù)外包；大額采購：單筆金額超過公司權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)的固定資產(chǎn)或批量采購（如生產(chǎn)設(shè)備、大宗原材料）。二、采購申請及審批全流程操作指南（一）采購申請發(fā)起操作主體：需求部門申請人（如生產(chǎn)計劃員、行政專員）操作步驟：明確需求：申請人根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，確認(rèn)采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途、期望交付時間等核心要素。填寫申請單：通過公司OA系統(tǒng)或線下《采購申請單》（詳見第三部分模板）完整填寫信息，相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)圖紙、比價記錄、3萬元以上采購的供應(yīng)商初步報價單等）。提交申請：在系統(tǒng)中提交申請單，或線下提交至需求部門負(fù)責(zé)人處進行初審。（二）需求部門初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政部主管）操作步驟：審核必要性：確認(rèn)采購需求是否符合部門年度預(yù)算及工作計劃，避免重復(fù)采購或超預(yù)算申請。審核合理性：核對采購數(shù)量、規(guī)格參數(shù)是否匹配實際需求，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。審批通過：在系統(tǒng)中簽署審批意見或紙質(zhì)申請單簽字，若不通過需注明原因并退回申請人修改。注意事項：緊急采購（如影響生產(chǎn)安全或客戶交付的突發(fā)需求）可啟動“綠色通道”，但需在申請單中標(biāo)注“緊急”并同步抄送采購部負(fù)責(zé)人。（三）采購部門復(fù)核操作主體：采購部專員及負(fù)責(zé)人操作步驟：合規(guī)性審核：檢查申請單信息是否完整（如是否填寫預(yù)算編號、供應(yīng)商來源等），是否符合公司《采購管理制度》及權(quán)限規(guī)定。市場調(diào)研：常規(guī)采購需對至少3家合格供應(yīng)商進行比價（緊急采購可簡化流程，但需留存比價記錄），重點審核價格合理性、供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。專業(yè)建議：針對技術(shù)復(fù)雜采購（如精密設(shè)備），可組織技術(shù)部門共同評審參數(shù)可行性；對大額采購，需出具《采購可行性分析報告》。反饋結(jié)果：復(fù)核通過后提交至財務(wù)部門審核；若需調(diào)整（如更換供應(yīng)商、降低采購量），與需求部門溝通后修改申請單。（四）財務(wù)部門預(yù)算及資金審核操作主體：財務(wù)部專員及負(fù)責(zé)人操作步驟：預(yù)算核對：通過財務(wù)系統(tǒng)核對采購申請是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算部分需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并附說明。資金可行性：審核公司當(dāng)前資金狀況，確認(rèn)支付安排（如預(yù)付款比例、賬期）是否符合財務(wù)制度。審批簽署：預(yù)算及資金合規(guī)后簽署審批意見；若資金不足或預(yù)算未覆蓋，退回需求部門調(diào)整采購方案。（五）分級審批（根據(jù)采購金額及類型）審批權(quán)限劃分（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）：采購金額（人民幣）審批人5,000元以下需求部門負(fù)責(zé)人5,000-50,000元采購部負(fù)責(zé)人+財務(wù)部負(fù)責(zé)人50,000-200,000元分管副總+財務(wù)總監(jiān)200,000元以上總經(jīng)理+董事長（或董事會）操作步驟：按權(quán)限逐級提交審批，上一級審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成（緊急采購需在24小時內(nèi)完成）。最終審批通過后，采購部可正式啟動采購流程；若任一級審批不通過，申請流程終止，結(jié)果由采購部反饋至需求部門。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購部操作步驟：下達采購訂單：根據(jù)審批通過的申請單，向選定供應(yīng)商發(fā)出正式采購訂單，明確交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款條款等。跟進履約：實時跟蹤訂單執(zhí)行進度，保證供應(yīng)商按時交貨；對延期交貨或質(zhì)量異常情況，及時協(xié)調(diào)處理并反饋至需求部門。驗收與入庫：需求部門與采購部共同組織驗收（如數(shù)量清點、質(zhì)量檢測），合格后辦理入庫手續(xù)，填寫《采購驗收單》；不合格物資需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。結(jié)果反饋：采購?fù)瓿珊?，將采購訂單、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，并在OA系統(tǒng)中更新采購流程狀態(tài)，同步反饋至需求部門及財務(wù)部。三、標(biāo)準(zhǔn)采購申請單模板及填寫說明（一）采購申請單模板采購申請單申請編號：申請日期：年月日申請部門：申請人：聯(lián)系方式：采購類別：□物料□設(shè)備□服務(wù)□其他緊急程度：□普通□緊急預(yù)算編號：預(yù)算金額：序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明供應(yīng)商名稱（可選）附件清單（如技術(shù)參數(shù)、報價單）12…………審批流程：部門/崗位審批人審批意見簽字/日期需求部門負(fù)責(zé)人采購部負(fù)責(zé)人財務(wù)部負(fù)責(zé)人分管副總總經(jīng)理備注：（二）填寫說明申請編號：由采購部統(tǒng)一編制，格式為“年份-部門簡稱-流水號”（如“2024-SC-001”）；規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容：需詳細(xì)描述物品技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功率）或服務(wù)范圍（如維修項目、服務(wù)周期），避免模糊表述（如“一批辦公用品”）；預(yù)估單價/總價：需參考近期市場價或供應(yīng)商報價，填寫含稅價格；用途說明：簡述采購原因及具體使用場景（如“用于A產(chǎn)線生產(chǎn)原料”“辦公區(qū)打印機維修”）；附件清單：3萬元以上采購需附至少2家供應(yīng)商報價單，技術(shù)復(fù)雜采購需附技術(shù)參數(shù)圖紙，服務(wù)類采購需附服務(wù)方案。四、操作要點與風(fēng)險提示（一）關(guān)鍵操作要點預(yù)算前置：所有采購申請需在部門年度預(yù)算內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購需提前15個工作日提交預(yù)算調(diào)整申請，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致審批延誤；信息完整：申請單中帶“*”項為必填項，缺失信息將導(dǎo)致審批流程退回；審批時效：各級審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，緊急采購需啟動“綠色通道”，審批時限縮短至24小時；供應(yīng)商管理：優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需經(jīng)采購部資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等）后方可合作。（二）常見風(fēng)險與規(guī)避措施風(fēng)險：采購需求描述不清，導(dǎo)致采購物品與實際需求不符；規(guī)避：需求部門與技術(shù)部門共同確認(rèn)技術(shù)參數(shù)，必要時提供樣品或圖紙；風(fēng)險：未按規(guī)定比價，導(dǎo)致采購價格虛高；規(guī)避：采購部留存比價記錄（如報價單截圖、比價表），財務(wù)部定期抽查；風(fēng)險：緊急采購未履行特殊審批，流程合規(guī)性不足；規(guī)避：緊急采購需在申請單中注明緊急原因，由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并抄送審計部；風(fēng)險：驗收環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致不合格物資入庫；