醫(yī)院后勤物資采購(gòu)流程規(guī)范醫(yī)院后勤物資采購(gòu)是保障醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)、提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其流程的規(guī)范與否，直接關(guān)系到物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、經(jīng)濟(jì)性以及醫(yī)療安全。為確保采購(gòu)工作科學(xué)、高效、透明、合規(guī)，特制定本流程規(guī)范，旨在為醫(yī)院后勤物資采購(gòu)活動(dòng)提供系統(tǒng)性的指導(dǎo)。一、需求提出與審核后勤物資的采購(gòu)需求，通常源于醫(yī)院各科室的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需要。1.需求發(fā)起：使用科室根據(jù)日常消耗、庫(kù)存狀況及業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，填寫(xiě)《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表需詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如需）、預(yù)估數(shù)量、質(zhì)量要求、建議品牌（可選）、預(yù)計(jì)使用日期及科室負(fù)責(zé)人簽字等信息。對(duì)于常規(guī)消耗品，可按周期提報(bào)；對(duì)于臨時(shí)或緊急需求，需注明原因。2.科室初審：科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室提交的采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性及合理性進(jìn)行審核。確保所購(gòu)物資確為科室運(yùn)營(yíng)所需，且數(shù)量和預(yù)算在合理范圍內(nèi)。3.歸口管理部門(mén)審核：初審?fù)ㄟ^(guò)的采購(gòu)需求，提交至醫(yī)院指定的后勤物資歸口管理部門(mén)（通常為總務(wù)科或后勤保障部）。該部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)需求的合規(guī)性、專(zhuān)業(yè)性及與醫(yī)院整體規(guī)劃的匹配度進(jìn)行審核。例如，審核物資是否符合醫(yī)院統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或節(jié)能環(huán)保要求，是否存在重復(fù)采購(gòu)等情況。4.預(yù)算審核：歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后，將采購(gòu)需求匯總，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)醫(yī)院年度預(yù)算及資金狀況，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算安排進(jìn)行確認(rèn)。二、采購(gòu)計(jì)劃的制定與審批在需求審核通過(guò)的基礎(chǔ)上，形成正式的采購(gòu)計(jì)劃。1.計(jì)劃編制：歸口管理部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)需求，結(jié)合庫(kù)存控制策略（如安全庫(kù)存量、經(jīng)濟(jì)訂貨量等），編制《醫(yī)院后勤物資采購(gòu)計(jì)劃》。計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的品類(lèi)、數(shù)量、估算金額、采購(gòu)方式建議、預(yù)計(jì)采購(gòu)周期等。2.計(jì)劃審批：采購(gòu)計(jì)劃需按醫(yī)院規(guī)定的審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。小型或常規(guī)計(jì)劃可能由歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；較大金額或特殊物資的采購(gòu)計(jì)劃，需報(bào)請(qǐng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)甚至院長(zhǎng)辦公會(huì)審批。審批過(guò)程中，重點(diǎn)關(guān)注計(jì)劃的整體合理性、資金安排及是否符合采購(gòu)政策。三、采購(gòu)執(zhí)行根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃及核定的采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)。1.采購(gòu)方式確定：醫(yī)院應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資的特性、金額大小及相關(guān)法規(guī)政策（如《政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例，或醫(yī)院內(nèi)部采購(gòu)管理規(guī)定），選擇適宜的采購(gòu)方式。常見(jiàn)的采購(gòu)方式包括公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)以及框架協(xié)議采購(gòu)等。對(duì)于達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)依法采用公開(kāi)招標(biāo)方式。2.供應(yīng)商選擇與管理：*供應(yīng)商資質(zhì)審查：在采購(gòu)活動(dòng)開(kāi)始前或過(guò)程中，應(yīng)對(duì)參與的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證、相關(guān)產(chǎn)品認(rèn)證、質(zhì)量保證體系認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況、供貨能力及信譽(yù)記錄等。*建立合格供應(yīng)商庫(kù)：對(duì)通過(guò)資質(zhì)審查且合作良好的供應(yīng)商，可納入醫(yī)院合格供應(yīng)商庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，定期評(píng)估，優(yōu)勝劣汰。3.合同簽訂：確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與其簽訂書(shū)面采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式及售后服務(wù)條款等關(guān)鍵信息。合同文本需經(jīng)醫(yī)院法務(wù)部門(mén)或指定法律顧問(wèn)審核。4.訂單下達(dá)與履約跟蹤：合同簽訂后，按合同約定向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)、備貨及發(fā)貨過(guò)程進(jìn)行必要的跟蹤，確保按期供貨。四、驗(yàn)收與入庫(kù)物資到貨后，必須進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，確保符合合同約定及質(zhì)量要求。1.到貨通知與核對(duì)：供應(yīng)商發(fā)貨后應(yīng)及時(shí)通知醫(yī)院歸口管理部門(mén)及倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)合同及訂單，核對(duì)到貨物資的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等外包裝信息。2.質(zhì)量驗(yàn)收：由歸口管理部門(mén)組織使用科室、倉(cāng)庫(kù)及相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（如需）共同對(duì)物資的內(nèi)在質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、外觀、合格證明文件（如出廠檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等）進(jìn)行查驗(yàn)。對(duì)于有特殊質(zhì)量要求或需專(zhuān)業(yè)檢測(cè)的物資，可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。3.驗(yàn)收記錄與確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，由參與驗(yàn)收各方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)立即通知供應(yīng)商，按合同約定進(jìn)行退換貨或索賠處理，并做好記錄。4.入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬物相符。物資應(yīng)按規(guī)定分類(lèi)、分區(qū)存放，做好標(biāo)識(shí)管理。五、付款結(jié)算按照合同約定的付款條件和醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度辦理付款。1.票據(jù)審核：供應(yīng)商按合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)結(jié)算憑證（如驗(yàn)收單、入庫(kù)單等）。歸口管理部門(mén)對(duì)票據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性及與合同、驗(yàn)收情況的一致性進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)審批與付款：審核通過(guò)的結(jié)算資料提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定及醫(yī)院付款審批流程辦理付款手續(xù)。六、采購(gòu)檔案管理采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程形成的文件資料均應(yīng)妥善保管，建立健全采購(gòu)檔案。1.檔案內(nèi)容：包括但不限于采購(gòu)需求申請(qǐng)表、審批文件、采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)文件（若有）、投標(biāo)文件（若有）、中標(biāo)通知書(shū)（若有）、采購(gòu)合同、訂單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證、供應(yīng)商資質(zhì)材料及相關(guān)溝通記錄等。2.歸檔要求：采購(gòu)檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理、裝訂成冊(cè)，按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存檔，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于追溯和查閱。七、監(jiān)督與評(píng)估為持續(xù)改進(jìn)采購(gòu)流程，提升采購(gòu)效能，需建立采購(gòu)監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制。1.內(nèi)部監(jiān)督：醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)流程的合規(guī)性、透明度進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止違規(guī)行為發(fā)生。2.供應(yīng)商評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作及供應(yīng)商庫(kù)動(dòng)態(tài)管理的重要依據(jù)。3.流程評(píng)估與優(yōu)化：定期對(duì)采購(gòu)流程的運(yùn)行效率、成本控制效果、滿(mǎn)意度等進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行分析和改進(jìn)，不斷優(yōu)化采購(gòu)管理體系。八、崗位職責(zé)與人員要求從事采購(gòu)工作的人員應(yīng)具備相應(yīng)的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。1.崗位職責(zé)：明確采購(gòu)崗位的職責(zé)權(quán)限，做到分工清晰、責(zé)任到人。2.人員要求：采購(gòu)人員應(yīng)熟悉國(guó)家及地方相關(guān)法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、市場(chǎng)調(diào)研能力和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，恪守廉潔自律準(zhǔn)則，嚴(yán)格遵守采購(gòu)紀(jì)律。附則本規(guī)范自發(fā)布之日起施行