合同管理模板及風(fēng)險(xiǎn)控制工具一、工具概述合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心載體，規(guī)范的合同管理流程與有效的風(fēng)險(xiǎn)控制工具，能夠幫助企業(yè)降低履約糾紛、保障交易安全、提升運(yùn)營(yíng)效率。本工具整合合同全生命周期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，提供標(biāo)準(zhǔn)化操作流程、實(shí)用模板及風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)，適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、商貿(mào)企業(yè)等）的合同管理場(chǎng)景，覆蓋從合同起草、評(píng)審、簽訂到履行、歸檔的全流程管控需求。二、適用場(chǎng)景與行業(yè)覆蓋（一）典型應(yīng)用場(chǎng)景日常業(yè)務(wù)合同簽訂：如采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等常規(guī)業(yè)務(wù)合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理。重大合作項(xiàng)目合同：如戰(zhàn)略合作協(xié)議、合資合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等金額較大、條款復(fù)雜的合同管理。合同履行過(guò)程監(jiān)控：對(duì)合同付款、交貨、驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的跟蹤與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。合同糾紛處理：針對(duì)合同履行中的違約、爭(zhēng)議等問(wèn)題，提供證據(jù)收集與應(yīng)對(duì)指引。合同檔案合規(guī)管理：滿足企業(yè)內(nèi)控、審計(jì)及法律合規(guī)要求的合同歸檔與調(diào)閱需求。（二）行業(yè)適配說(shuō)明制造業(yè)：重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)合同（原材料、設(shè)備）、銷售合同（產(chǎn)品交付、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、加工承攬合同（技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收流程）的風(fēng)險(xiǎn)管控。服務(wù)業(yè)：聚焦服務(wù)合同（服務(wù)范圍、交付成果、保密條款）、客戶協(xié)議（付款周期、違約責(zé)任）的條款設(shè)計(jì)與履約跟蹤。商貿(mào)企業(yè)：側(cè)重買賣合同（貨物權(quán)屬、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收期限）、代理合同（銷售權(quán)限、傭金結(jié)算）的合規(guī)性審核。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指南（一）合同準(zhǔn)備階段需求對(duì)接：業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方明確合作意向，梳理核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)內(nèi)容、價(jià)款、履行期限等），形成《合同需求說(shuō)明書》（需業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）。資料收集：收集對(duì)方主體資格材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），核實(shí)其經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特殊行業(yè)需提供經(jīng)營(yíng)許可證）及履約能力（財(cái)務(wù)報(bào)表、過(guò)往合作業(yè)績(jī)）。模板選擇：根據(jù)合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)等），從企業(yè)《合同模板庫(kù)》中選擇對(duì)應(yīng)基礎(chǔ)模板，若無(wú)模板則由法務(wù)部門*起草框架性條款。（二）合同起草階段條款填寫：依據(jù)《合同需求說(shuō)明書》，填寫合同核心條款，包括：當(dāng)事人信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人；合同標(biāo)的：明確產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格或服務(wù)內(nèi)容，避免模糊表述（如“一批貨物”“相關(guān)服務(wù)”）；數(shù)量與質(zhì)量：約定具體數(shù)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/約定標(biāo)準(zhǔn)），明確驗(yàn)收方法及異議期限；價(jià)款與支付：列明總價(jià)、單價(jià)、幣種，約定支付方式（轉(zhuǎn)賬/支票）、支付節(jié)點(diǎn)（預(yù)付款/到貨款/尾款）及賬戶信息；履行期限與地點(diǎn)：明確起始/截止日期、交貨/服務(wù)履行地點(diǎn)，涉及運(yùn)輸?shù)募s定運(yùn)輸方式與費(fèi)用承擔(dān)；違約責(zé)任：量化違約金比例（一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%），明確違約情形（逾期付款、質(zhì)量不符、延遲履行等）及補(bǔ)救措施；爭(zhēng)議解決：約定訴訟/仲裁管轄（優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院/仲裁機(jī)構(gòu)），明確適用法律（中國(guó)大陸法律）。內(nèi)部審核：起草完成后，由業(yè)務(wù)部門初審（核對(duì)需求匹配度），財(cái)務(wù)部門審核（價(jià)款、支付條款合規(guī)性），法務(wù)部門*終審（法律風(fēng)險(xiǎn)、條款完整性），形成《合同評(píng)審記錄表》（各部門審核人需簽字）。（三）合同簽訂階段文本確認(rèn)：將評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后的合同文本發(fā)送給對(duì)方，雙方協(xié)商一致后確定最終版本，保證文本內(nèi)容無(wú)涂改（若有修改需雙方蓋章/簽字確認(rèn)修改處）。用印審批：填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附《合同評(píng)審記錄表》及對(duì)方主體資格材料，按企業(yè)權(quán)限流程報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人-分管副總-總經(jīng)理審批）。簽署與交付：法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章（騎縫章），合同一式多份（雙方各執(zhí)一份，企業(yè)至少留存原件+復(fù)印件歸檔），及時(shí)將對(duì)方簽字蓋章的合同收回。（四）合同履行階段履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行負(fù)責(zé)人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付時(shí)間、交貨/服務(wù)完成時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間），定期與對(duì)方對(duì)賬。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：若發(fā)覺(jué)對(duì)方可能違約（如延遲交貨、質(zhì)量瑕疵）或自身履約困難（如資金緊張、原料短缺），應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，填寫《合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表》，說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）、原因及初步應(yīng)對(duì)措施，上報(bào)法務(wù)部門*及分管領(lǐng)導(dǎo)。驗(yàn)收與確認(rèn)：按合同約定及時(shí)組織驗(yàn)收（如需第三方質(zhì)檢機(jī)構(gòu)參與，提前聯(lián)系機(jī)構(gòu)并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告），驗(yàn)收合格后由對(duì)方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》；若驗(yàn)收不合格，書面通知對(duì)方限期整改，保留溝通記錄。（五）合同歸檔階段資料整理：合同履行完畢或終止后，將合同文本、評(píng)審記錄、用印申請(qǐng)、履行跟蹤表、驗(yàn)收確認(rèn)單、溝通函件等資料整理成冊(cè)，按“一合同一檔”原則編號(hào)。歸檔管理：檔案管理員*將合同檔案移交至企業(yè)檔案室，錄入電子檔案系統(tǒng)（注明合同編號(hào)、相對(duì)方名稱、履行期限、歸檔日期），檔案保存期限一般為合同履行結(jié)束后10年（涉及爭(zhēng)議的保存至糾紛解決完畢）。調(diào)閱權(quán)限：合同檔案實(shí)行“誰(shuí)調(diào)閱誰(shuí)登記”制度，因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，法務(wù)部門備案，嚴(yán)禁外泄合同內(nèi)容。四、核心工具模板清單（一）合同評(píng)審記錄表合同編號(hào)合同名稱相對(duì)方名稱合同金額（元）評(píng)審部門評(píng)審意見(jiàn)評(píng)審人評(píng)審日期業(yè)務(wù)部門*財(cái)務(wù)部門*法務(wù)部門*評(píng)審結(jié)論□同意簽訂□修改后簽訂□不同意簽訂（說(shuō)明原因：________________________）最終審批人審批日期（二）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱相對(duì)方名稱履行負(fù)責(zé)人關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況預(yù)付款支付貨物交付/服務(wù)開(kāi)始驗(yàn)收尾款支付更新日期記錄人（三）合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警表合同編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)描述（如：對(duì)方逾期30天未交貨）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)□高（可能造成重大損失）□中（影響部分履約）□低（輕微偏差）原因分析應(yīng)對(duì)措施□協(xié)商延期□要求賠償□終止合同□其他：________上報(bào)部門上報(bào)人處理結(jié)果處理人（四）合同歸檔登記表檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱相對(duì)方名稱履行期限歸檔資料清單□合同文本原件□評(píng)審記錄□用印申請(qǐng)□履行跟蹤表□驗(yàn)收單□其他：________歸檔人歸檔日期檔案保管人調(diào)閱記錄調(diào)閱人調(diào)閱日期調(diào)閱事由歸還日期五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)防范簽訂前嚴(yán)格審查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)且未經(jīng)營(yíng)異常）、法定代表人身份證明，若為授權(quán)代表簽署，需提供授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、期限）及授權(quán)人身份證明；禁止與不具備相應(yīng)資質(zhì)的主體簽訂合同（如建筑施工合同對(duì)方需具備相應(yīng)等級(jí)資質(zhì)）。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)控制避免使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述，數(shù)量、金額、時(shí)間需明確具體數(shù)字；違約責(zé)任條款需與違約行為對(duì)等，避免約定“過(guò)高”或“過(guò)低”的違約金（司法實(shí)踐中可調(diào)整）；爭(zhēng)議解決條款優(yōu)先選擇訴訟（企業(yè)所在地法院）或仲裁（明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱，避免“某地仲裁委員會(huì)”等模糊表述）。（三）履行監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警業(yè)務(wù)部門需按月更新《合同履行跟蹤表》，對(duì)即將到期的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款、驗(yàn)收）提前7天提醒；對(duì)連續(xù)2期未按約履約的相對(duì)方，納入“高風(fēng)險(xiǎn)合作方名單”，后續(xù)合作需提高擔(dān)保要求（如提供保證金、第三方擔(dān)保）。（四）檔案管理合規(guī)要求合同檔案嚴(yán)禁隨意銷毀，保存期滿需銷毀的，需由檔案部門提出申請(qǐng)，經(jīng)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并記錄銷毀清單（含銷毀日期、監(jiān)銷人）；涉及商業(yè)