商務(wù)合同簽訂審核流程標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)前言為規(guī)范公司商務(wù)合同簽訂全流程管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、內(nèi)容完整，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司所有商務(wù)合作類合同的審核、審批及簽署管理，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程提升合同管理效率，保障公司合法權(quán)益。一、適用范圍本手冊(cè)適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在對(duì)外簽訂商務(wù)合同時(shí)的審核流程管理，涵蓋但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等所有具有商務(wù)性質(zhì)的合同文本。涉及公司重大投資、并購(gòu)、融資等特殊類型合同，可在本流程基礎(chǔ)上另行制定專項(xiàng)審核規(guī)范。二、合同簽訂審核全流程操作規(guī)范（一）第一步：合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購(gòu)部、項(xiàng)目部等）為合同發(fā)起的第一責(zé)任部門，負(fù)責(zé)根據(jù)合作需求發(fā)起合同簽訂流程。前置準(zhǔn)備：（1）合作方資質(zhì)核查：業(yè)務(wù)部門需對(duì)合作方主體資格進(jìn)行全面核查，包括但不限于：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如適用）等證照復(fù)印件（加蓋合作方公章）；合作方法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（如簽約代表非法定代表人）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑施工資質(zhì)等，根據(jù)合同類型確定）；合作方信用狀況查詢（通過(guò)“信用中國(guó)”“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信等記錄）。（2）需求梳理與基礎(chǔ)條款擬定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，擬定合同初稿。提交材料：業(yè)務(wù)部門需將以下材料提交至法務(wù)部門，并填寫《合同審核申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三章）：合同初稿（紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)，電子版需為可編輯格式）；合作方資質(zhì)證明材料；合作背景說(shuō)明（包括合作目的、前期溝通情況、預(yù)期效益等）；其他需說(shuō)明的特殊事項(xiàng)（如特殊付款條件、定制化需求等）。（二）第二步：業(yè)務(wù)部門初審審核主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為初審責(zé)任人，可指定業(yè)務(wù)骨干協(xié)助審核。審核重點(diǎn)：（1）商務(wù)條款一致性：核對(duì)合同內(nèi)容是否與前期溝通達(dá)成一致，保證標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、履行期限等核心商務(wù)條款準(zhǔn)確無(wú)誤；（2）需求匹配度：確認(rèn)合同條款是否滿足業(yè)務(wù)需求，是否存在遺漏或沖突（如服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)等）；（3）合作方履約能力：結(jié)合資質(zhì)核查結(jié)果，評(píng)估合作方是否具備履約能力（如生產(chǎn)能力、資金實(shí)力、技術(shù)團(tuán)隊(duì)等）；（4）內(nèi)部審批權(quán)限：根據(jù)公司《合同管理辦法》，判斷合同金額是否超過(guò)部門審批權(quán)限，如需升級(jí)審批，提前提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。審核輸出：初審?fù)ㄟ^(guò)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在《合同審核申請(qǐng)表》“業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，連同合同初稿及相關(guān)材料一并提交至法務(wù)部門；初審不通過(guò)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)修改意見(jiàn)調(diào)整合同內(nèi)容，重新提交初審或補(bǔ)充材料。（三）第三步：法務(wù)部門審核審核主體：法務(wù)部門專員/主管為審核責(zé)任人，重大疑難合同可提請(qǐng)外部律師協(xié)助審核。審核重點(diǎn)：（1）主體合法性：核查合作方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，簽約代表是否具有合法授權(quán)（需核對(duì)授權(quán)委托書與身份證原件）；（2）條款合規(guī)性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款、免責(zé)條款、爭(zhēng)議解決方式等）；（3）權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：審核雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對(duì)等，是否存在單方加重公司責(zé)任或減輕合作方責(zé)任的情形；（4）法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示：針對(duì)合同中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不清、不可抗力范圍過(guò)大等），提出具體修改建議；（5）文本規(guī)范性：檢查合同文本結(jié)構(gòu)是否完整（如標(biāo)題、簽署頁(yè)、附件等），條款表述是否清晰、無(wú)歧義，避免使用模糊語(yǔ)言（如“大概”“左右”等）。審核輸出：審核通過(guò)：法務(wù)專員在《合同審核意見(jiàn)匯總表》（模板見(jiàn)第三章）中填寫“審核通過(guò)意見(jiàn)”，無(wú)需重大修改的，可直接流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；需修改：法務(wù)部門出具《合同審核意見(jiàn)書》，列明具體修改條款及法律依據(jù)，反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整；審核不通過(guò)：對(duì)存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)（如主體不適格、核心條款違法等）的合同，法務(wù)部門出具“不予審核意見(jiàn)”，說(shuō)明理由并退回業(yè)務(wù)部門，終止流程。（四）第四步：財(cái)務(wù)部門審核審核主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為審核責(zé)任人，可指定財(cái)務(wù)專員協(xié)助審核。審核重點(diǎn)：（1）金額與支付條款：核對(duì)合同金額是否與預(yù)算一致，付款方式、支付節(jié)點(diǎn)、賬戶信息是否清晰、合規(guī)（如避免現(xiàn)金交易，保證賬戶為合作方對(duì)公賬戶）；（2）稅費(fèi)承擔(dān)：明確稅費(fèi)種類、計(jì)算方式及承擔(dān)方，是否符合稅法規(guī)定；（3）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制：評(píng)估合同對(duì)公司現(xiàn)金流的影響，如大額預(yù)付款、分期付款的合理性，是否設(shè)置履約保證金、質(zhì)保金等風(fēng)險(xiǎn)保障措施；（4）發(fā)票與票據(jù)：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及要求，保證票據(jù)合規(guī)可抵扣。審核輸出：審核通過(guò)：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在《合同審核意見(jiàn)匯總表》“財(cái)務(wù)部門意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；需修改：財(cái)務(wù)部門針對(duì)付款、金額、稅費(fèi)等問(wèn)題提出修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交審核。（五）第五步：最終審批與簽署審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，具體權(quán)限金額≤10萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；重大戰(zhàn)略合同（如長(zhǎng)期合作協(xié)議、重大采購(gòu)合同）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議。審批重點(diǎn)：合同整體風(fēng)險(xiǎn)與收益平衡；是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃及年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；各部門審核意見(jiàn)是否已落實(shí)到位。簽署準(zhǔn)備：審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)制作正式合同文本（一式X份，根據(jù)合作方需求及存檔要求確定份數(shù)），保證文本內(nèi)容與審核版本一致；合作方簽字蓋章：業(yè)務(wù)部門需與合作方當(dāng)面簽署，核實(shí)簽字人身份及授權(quán)范圍，保證合作方加蓋公章或合同專用章（非公章或財(cái)務(wù)章無(wú)效）；公司內(nèi)部簽署：根據(jù)審批權(quán)限，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司公章，簽署完成后留存原件X份，復(fù)印件/掃描件分至業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門存檔。三、審核流程配套表單模板（一）表單1：合同審核申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)業(yè)務(wù)部門發(fā)起日期年月日合作方名稱合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□其他合同金額（大寫）合同金額（小寫）￥核心合作內(nèi)容（簡(jiǎn)要說(shuō)明合同標(biāo)的、主要義務(wù)等）附件清單□合作方資質(zhì)證明□技術(shù)協(xié)議□報(bào)價(jià)單□其他：_________________________業(yè)務(wù)部門初審意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日法務(wù)部門審核意見(jiàn)經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日最終審批意見(jiàn)□分管副總□總經(jīng)理□董事會(huì)審批人簽字：日期：年月日（二）表單2：合同審核意見(jiàn)匯總表合同編號(hào)合同名稱審核階段□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)審核□財(cái)務(wù)審核審核日期年月日審核部門審核人審核意見(jiàn)摘要（列明具體條款修改建議、風(fēng)險(xiǎn)提示等）修改情況說(shuō)明業(yè)務(wù)部門是否根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整：□是□否調(diào)整內(nèi)容：_________________________部門負(fù)責(zé)人簽字日期年月日（三）表單3：合同簽署登記表合同編號(hào)簽署日期年月日合同名稱合作方簽署份數(shù)正本：__份副本：__份存檔部門□業(yè)務(wù)□法務(wù)□財(cái)務(wù)□其他公司簽署信息簽字人：職務(wù)：加蓋印章類型：□公章□合同專用章合作方簽署信息簽字人：職務(wù)：加蓋印章類型：□公章□合同專用章附件說(shuō)明□技術(shù)協(xié)議□補(bǔ)充協(xié)議□其他：_________________________經(jīng)辦人聯(lián)系電話四、審核關(guān)鍵控制點(diǎn)（一）主體資格審查“三查”查證照：核實(shí)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等原件，留存復(fù)印件并加蓋公章；查授權(quán)：簽約代表非法定代表人的，必須提供加蓋合作方公章的《授權(quán)委托書》，載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限；查信用：通過(guò)官方渠道查詢合作方信用狀況，避免與失信企業(yè)合作。（二）條款審核“四防”防歧義：避免使用模糊表述，明確時(shí)間、金額、數(shù)量等具體標(biāo)準(zhǔn)（如“X個(gè)工作日”需明確起始日）；防風(fēng)險(xiǎn)：違約責(zé)任條款需明確、可量化，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊約定；防漏洞：明確不可抗力范圍、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定由公司所在地法院管轄或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁）；防重復(fù)：保證合同條款前后一致，避免矛盾（如履行期限與付款節(jié)點(diǎn)沖突）。（三）審批流程“三不”越權(quán)不審：嚴(yán)格按照審批權(quán)限流轉(zhuǎn)，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程；材料不全不審：未提交合作方資質(zhì)證明、合同初稿等核心材料的，暫緩審核；意見(jiàn)未落實(shí)不簽：各部門提出的修改意見(jiàn)未調(diào)整到位的，不得進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。五、常見(jiàn)問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）常見(jiàn)問(wèn)題合同初稿條款不完整，缺少違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等核心條款；合作方資質(zhì)證明過(guò)期或與實(shí)際經(jīng)營(yíng)不符；合同金額與預(yù)算申報(bào)不一致，未經(jīng)預(yù)算審批；簽署代表無(wú)授權(quán)或授權(quán)范圍不明確，導(dǎo)致合同效力瑕疵；合同文本僅電子版，無(wú)紙質(zhì)簽字蓋章，存在法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施模板化管理：針對(duì)常用合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）制定標(biāo)準(zhǔn)模板，保證核心條款完整；動(dòng)態(tài)資質(zhì)管理：建立合作方資質(zhì)檔案，定期更新證照信息，臨近過(guò)期前1個(gè)月提醒業(yè)務(wù)部門重新核查；預(yù)算聯(lián)動(dòng)機(jī)制：合同發(fā)起前需完成預(yù)算審批，保證金額與預(yù)算一致；簽署代表復(fù)核：業(yè)務(wù)部門在簽署前必須核驗(yàn)授權(quán)委托書原件，與身份證信息一致方可簽署；文本留存規(guī)范：合同簽署必須一式多份，雙方各執(zhí)原件，公司留存紙質(zhì)版+掃描件電子版，保證可追溯。六、合同管理與保密要求（一）合同存檔存檔責(zé)任：業(yè)務(wù)部門為合同存檔第一責(zé)任部門，法務(wù)、財(cái)務(wù)部門配合；存檔期限：一般合同存檔不少于5年，重大戰(zhàn)略合同、長(zhǎng)期合作合同存檔不少于10年；存檔內(nèi)容：合同正本、審核表、合作方資質(zhì)證明、補(bǔ)充協(xié)議、簽署頁(yè)等全套材料。（二）保密要求保密范圍：合同內(nèi)容、審核意見(jiàn)、合作方信息等均屬公司商業(yè)