通用行政文件歸檔及管理辦法一、總則為規(guī)范行政文件的形成、收集、整理、歸檔及管理工作，保證文件完整性、安全性及可追溯性，提高行政效率，防范管理風險，依據(jù)國家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本辦法。本辦法適用于公司各部門（含分支機構(gòu)）在行政管理活動中形成的各類紙質(zhì)及電子文件的全生命周期管理。二、行政文件歸檔管理全流程操作說明（一）文件分類與歸檔范圍界定文件分類標準行政文件按性質(zhì)劃分為以下類別（各部門可根據(jù)實際業(yè)務(wù)補充子類）：制度類：包括公司章程、管理制度、流程規(guī)范、通知辦法等；合同協(xié)議類：包括行政類合同（如辦公場地租賃、采購合同）、服務(wù)協(xié)議等；會議類：包括各類會議紀要、會議通知、參會材料、決議事項等；人事類：包括員工花名冊、勞動合同、離職文件、獎懲記錄等；財務(wù)類：包括行政費用報銷單、預(yù)算審批表、審計報告等；證照資質(zhì)類：包括公司營業(yè)執(zhí)照、各類許可證、資質(zhì)證書等；資產(chǎn)類：包括固定資產(chǎn)臺賬、采購驗收單、報廢審批表等；其他類：包括對外函件、客戶投訴處理記錄、重要調(diào)研報告等。歸檔范圍界定凡反映部門主要職能活動、具有查考利用價值的文件材料，均需歸檔；涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)活動的文件（如年度工作計劃、戰(zhàn)略規(guī)劃）必須歸檔；合同、證照等法律效力文件，無論金額大小均需歸檔；電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證內(nèi)容一致。（二）文件收集與整理責任分工文件形成部門：負責本部門文件的日常收集、初步整理，保證文件內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文件需為最終版，格式為PDF/DOC等通用格式）；行政部：統(tǒng)籌各部門文件收集工作，每月25日前下發(fā)次月文件收集通知，各部門次月5日前完成上個月文件提交。整理要求紙質(zhì)文件：按“一事一檔”原則整理，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，破損文件需修補，復(fù)印件需注明“與原件核對無誤”并簽字；電子文件：按“部門-年度-類別-文號”命名（示例：行政部-2024-制度-辦〔2024〕1號），存儲于公司指定服務(wù)器，不得隨意修改或刪除；文件排序：按“文件審批流程（擬稿-審核-審批-印發(fā)）+時間順序”排列，會議紀要按會議時間排序，合同按簽訂日期排序。（三）立卷與歸檔立卷要求每卷文件需制作“卷內(nèi)文件目錄”，包含序號、文件標題、形成日期、頁數(shù)、密級（公開/內(nèi)部/秘密）等字段；卷內(nèi)文件統(tǒng)一采用左側(cè)裝訂，厚度不超過3cm，過厚需分卷；卷皮標注“部門名稱、歸檔年度、文件類別、卷號、保管期限”，卷號按“部門代碼-年度-流水號”編制（示例：XZB-2024-001）。歸檔時限紙質(zhì)文件：辦理完畢后30個工作日內(nèi)完成整理并移交至檔案室；電子文件：辦理完畢后7個工作日內(nèi)至檔案管理系統(tǒng)，同步提交紙質(zhì)版目錄（如需）；年度總結(jié)類文件：次年1月31日前完成上一年度全部文件歸檔。移交流程移交部門填寫《文件歸檔移交清單》（一式兩份），與檔案管理員共同清點核對文件數(shù)量、完整性；雙方確認無誤后簽字蓋章，移交部門留存一份，檔案室存檔一份；檔案管理員在接收后2個工作日內(nèi)完成文件入庫登記，更新檔案臺賬。（四）保管與維護存放管理紙質(zhì)檔案：存放于符合檔案管理要求的專用檔案柜（防火、防潮、防蟲、防盜），按“部門-類別-年度”順序排列，張貼標簽便于查找；電子檔案：存儲于公司加密服務(wù)器，定期（每月）進行異地備份，備份介質(zhì)（如移動硬盤）由檔案管理員專人保管；涉密檔案：存放于密碼保險柜，由行政部負責人和檔案管理員雙人管理，查閱需經(jīng)總經(jīng)理*審批。保管期限永久保存：公司章程、年度發(fā)展規(guī)劃、重大合同、資質(zhì)證書等；長期保存（10年以上）：管理制度、會議紀要、財務(wù)審計報告等；短期保存（3-5年）：日常通知、報銷單、普通函件等。定期檢查檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進行一次清點，檢查是否有霉變、蟲蛀、破損等情況；電子檔案每半年進行一次數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)測試，保證數(shù)據(jù)可讀性；發(fā)覺問題及時上報，并采取修復(fù)、復(fù)制等措施處理，做好檢查記錄。（五）查閱與利用查閱權(quán)限內(nèi)部員工：因工作需要查閱本人或本部門文件，需經(jīng)部門負責人*審批；跨部門查閱：需經(jīng)文件形成部門負責人及行政部負責人雙審批；外部單位查閱：需持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，經(jīng)總經(jīng)理*審批，并由檔案管理員全程陪同。查閱流程查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、卷號、用途、查閱期限；審批通過后，檔案管理員調(diào)取文件，查閱人需在檔案閱覽室查閱，不得帶出；涉密文件需在指定保密區(qū)域查閱，禁止拍照、復(fù)??；確需復(fù)印的，需經(jīng)總經(jīng)理*審批，復(fù)印件加蓋“檔案專用章”并登記。借閱管理特殊情況需借出檔案的，借閱期限不超過3個工作日，到期需及時歸還；借閱期間文件需妥善保管，不得涂改、損壞、丟失；歸還時檔案管理員需檢查文件完整性，如有損壞，按公司規(guī)定追究借閱人責任。（六）鑒定與銷毀鑒定組織每年12月，由行政部牽頭，組織各部門負責人、檔案管理員組成檔案鑒定小組，對到期檔案進行價值鑒定。銷毀流程鑒定小組對保管期限屆滿的檔案進行審查，確認無繼續(xù)保存價值的，編制《檔案銷毀清冊》（含文件名稱、卷號、銷毀原因、鑒定人等信息）；《檔案銷毀清冊》需經(jīng)總經(jīng)理*審批，報上級檔案管理部門備案（如需）；銷毀時由鑒定小組兩人以上監(jiān)銷，采用粉碎、焚燒等方式保證無法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認銷毀完成。特殊情況處理到期檔案仍有歷史查考價值的，可延長保管期限；銷毀過程中發(fā)覺重要文件遺漏，需立即停止銷毀并重新上報鑒定。三、行政文件歸檔管理常用模板模板一：文件歸檔移交清單序號文件標題形成日期頁數(shù)密級卷號備注1公司2024年行政管理制度2024-01-1512內(nèi)部XZB-2024-001含修訂版2辦公場地租賃合同（大廈）2024-03-208秘密XZB-2024-002合同編號：LZ202400132024年第一次行政辦公會議紀要2024-02-055內(nèi)部XZB-2024-003附件：預(yù)算表…移交部門：行政部移交人：*接收日期：2024-03-10檔案管理員：*接收人：*模板二：文件查閱申請表查閱人姓名所在部門聯(lián)系方式*行政部138查閱文件名稱《公司車輛管理規(guī)定》卷號查閱用途部門制度修訂參考查閱期限部門負責人審批意見同意，簽字：*日期：2024-03-14行政部審批意見同意，簽字：*日期：2024-03-14備注：僅限閱覽室查閱，不得帶出模板三：檔案銷毀清冊序號文件名稱卷號形成年度保管期限銷毀原因鑒定人審批人12022年辦公費用報銷單XZB-2022-15020223年保管期限屆滿**22022年普通函件存根XZB-2022-20020223年保管期限屆滿**……監(jiān)銷人：、銷毀日期：2023-12-20備注：已粉碎處理四、管理要點與風險提示（一）責任分工明確化各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，需指定專人（兼職檔案員）負責文件收集整理；檔案管理員需具備檔案管理專業(yè)知識，負責檔案接收、保管、查閱等日常工作，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）保密管理嚴格化涉密文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、查閱需全程登記，嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸；檔案查閱需實行“誰查閱、誰負責”制度，嚴禁擅自復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容。（三）流程執(zhí)行標準化嚴格執(zhí)行文件歸檔時限，嚴禁拖延積壓；紙質(zhì)與電子文件需同步歸檔，避免“歸紙質(zhì)不歸電子”或“歸電子不歸紙質(zhì)”導(dǎo)致信息缺失。（四）