1目的

明確****公司行政公關(guān)部管理制度，充分發(fā)揮行政管理工作的綜合職能和服務(wù)職

能，科學(xué)地規(guī)范公關(guān)工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。

2范圍

適用于****公司所屬部門、子公司、地盤。

3解釋

本制度內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定及表格均由****公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)制訂，因此，各部門、子

公司、地盤辦理有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，必須遵守本制度和正確使用有關(guān)表格；無論以何種

形式或以公司、地盤名義簽署雇傭合約的員工，均應(yīng)遵守本制度。

4行政公關(guān)部職責(zé)范圍

4.1在主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，認(rèn)真做好寫字樓日常管理及公關(guān)策劃工

作。

4.2負(fù)責(zé)****公司的文秘工作，包括文件制發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、文書檔案、印

鑒管理、會(huì)議組織、接待及取送信函物件等事宜。

4.3負(fù)責(zé)公司的外事接待工作，包括安排食宿、陪同參觀游覽、機(jī)車船票

預(yù)訂等事宜。

4.4統(tǒng)一購置、分發(fā)辦公用品；負(fù)責(zé)除計(jì)算機(jī)之外固定資產(chǎn)報(bào)批、購置、

調(diào)配清點(diǎn)和管理；做好寫字樓觀賞魚、花草、飲用水的管理，清潔衛(wèi)

生工作。

4.5負(fù)責(zé)電話的申請(qǐng)安裝、接轉(zhuǎn)、故障報(bào)修，電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的維

修、養(yǎng)護(hù)及費(fèi)用結(jié)算等事宜。

4.6負(fù)責(zé)公司的總務(wù)及后勤保障工作。配合并推動(dòng)有關(guān)部門的日常管理。

4.7會(huì)同人力資源部負(fù)責(zé)寫字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)工作。

4.8負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室、各樓層會(huì)議室、員工辦公區(qū)域、多功能廳的調(diào)

整、使用及日常管理。

4.9負(fù)責(zé)公司食堂的管理工作。

4.10負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、保養(yǎng)與管理，保證公司領(lǐng)導(dǎo)用車，合理安排、調(diào)

度各部門對(duì)車輛的使用。

4.11負(fù)責(zé)公司品牌宣傳策劃工作。

4.12負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的宣傳稿件、宣傳畫冊(cè)的編寫、印制；負(fù)責(zé)公司信

紙、信封印制與管理。

4.13負(fù)責(zé)對(duì)外公關(guān)事務(wù)的聯(lián)系及保持與傳媒的聯(lián)系。

4.14負(fù)責(zé)大型公關(guān)活動(dòng)、會(huì)議及集體康樂活動(dòng)的策劃、籌備與組織工作。

4.15負(fù)責(zé)與物業(yè)公司***管理處的溝通與協(xié)調(diào)工作。

4.16負(fù)責(zé)股份公司檔案室管理工作，推動(dòng)和指導(dǎo)子公司檔案工作。

4.17協(xié)調(diào)、指導(dǎo)子公司的行政管理、公關(guān)策劃工作。

4.18領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

5組織架構(gòu)

行政公關(guān)部總經(jīng)理

行政公關(guān)部副總經(jīng)理行政公關(guān)部助理總經(jīng)理

6崗位職責(zé)

6.1行政公關(guān)部總經(jīng)理：

6.1.1在公司主管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作。

6.1.2負(fù)責(zé)行政公關(guān)部的全面工作。

6.1.3負(fù)責(zé)部門工作方針、政策的制定及決策，把好對(duì)外宣傳、形象策

劃的尺度。

6.1.4負(fù)責(zé)召集、組織公司會(huì)議。

6.1.5負(fù)責(zé)編制行政管理費(fèi)用計(jì)劃，審核各部門行政費(fèi)用開支。

6.1.6負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)日常文秘工作。

6.1.7負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案管理工作。

6.1.8負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門關(guān)系，推動(dòng)日常工作。

6.1.9負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的訂購審批。

6.1.10做好食堂管理工作。

6.1.11公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

6.2行政公關(guān)部副總經(jīng)理:

6.2.1在行政公關(guān)部總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公關(guān)宣傳工作。

6.2.2負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳稿件撰寫，宣傳畫冊(cè)編寫、印刷的實(shí)施和

指導(dǎo)工作。

6.2.3負(fù)責(zé)XXX品牌形象對(duì)外宣傳，公司企業(yè)形象戰(zhàn)略的制作與推廣。

6.2.4負(fù)責(zé)公司對(duì)外公共關(guān)系的聯(lián)絡(luò)，外事接待工作和與相關(guān)單位、部

門及行業(yè)協(xié)會(huì)的聯(lián)絡(luò)溝通。

6.2.5協(xié)助負(fù)責(zé)聯(lián)系、邀請(qǐng)新聞單位對(duì)公司進(jìn)行采訪和報(bào)道。

6.2.6負(fù)責(zé)公司品牌宣傳策劃工作。

6.2.7負(fù)責(zé)大型公關(guān)活動(dòng)的組織工作。

6.2.8負(fù)責(zé)公司公文紙、信封、手抽等印刷品的定稿，并報(bào)部門總經(jīng)理

審批。

6.2.9領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.3行政公關(guān)部助理總經(jīng)理:

6.3.1在行政公關(guān)部總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助推動(dòng)日常行政工作。

6.3.2負(fù)責(zé)寫字樓的辦公秩序及防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。

6.3.3負(fù)責(zé)辦公家私、辦公設(shè)備、機(jī)關(guān)食堂餐飲設(shè)備等固定資產(chǎn)的訂購、

管理工作。

6.3.4負(fù)責(zé)寫字樓電話系統(tǒng)的統(tǒng)一管理及節(jié)假日值班安排。

6.3.5負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度及管理工作。

6.3.6負(fù)責(zé)與管理處的協(xié)調(diào)、溝通。

6.3.7負(fù)責(zé)公司大型會(huì)務(wù)的安排，協(xié)助相關(guān)策劃工作。

6.3.8協(xié)助做好食堂管理工作。

6.3.9負(fù)責(zé)公司工作總結(jié)等相關(guān)文件的起草和大事記等的編寫工作。

6.3.10領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.4檔案管理員:

6.4.1負(fù)責(zé)公司檔案管理制度、規(guī)范及分類大綱的擬制、修訂工作。

6.4.2收集處理各部門移交的檔案。

6.4.3建立和完善檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

6.4.4提供檔案信息供各部門使用。

6.4.5對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

6.4.6做好檔案室日常管理工作，定期進(jìn)行“八防”檢查。

6.4.7推動(dòng)和指導(dǎo)香港承定及名子公司的檔案工作。

6.4.8協(xié)助部門行政總務(wù)工作。

6.4.9協(xié)助部門公關(guān)宣傳工作。

6.4.10協(xié)助負(fù)責(zé)本部門規(guī)章制度的擬制、修訂工作。

6.4.11領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.5總經(jīng)理秘書:

6.5.1跟蹤實(shí)施總經(jīng)理日常事務(wù)的管理工作。

6.5.2掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作。

6.5.3接待總經(jīng)理的來訪人員。

6.5.4負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽署文件的落實(shí)及催辦工作。

6.5.5負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件檔案的管理工作。

6.5.6負(fù)責(zé)食堂費(fèi)用結(jié)算及公司員工就餐管理工作。

6.5.7協(xié)助、配合做好行政公關(guān)部其他日常工作。

6.5.8領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.6秘書:

6.6.1負(fù)責(zé)公司公文管理及其他日常文秘工作。

6.6.2負(fù)責(zé)公司印章的管理使用，統(tǒng)一辦理各部門、地盤印章的刻制和

登記。

6.6.3負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議的通知和會(huì)務(wù)工作。

6.6.4負(fù)責(zé)寫字樓辦公用品的購置、保管與發(fā)放工作。

6.6.5負(fù)責(zé)傳真件和領(lǐng)導(dǎo)電子郵件的管浬、跟進(jìn)工作。

6.6.6負(fù)責(zé)車船、機(jī)票的預(yù)訂及費(fèi)用結(jié)算。

6.6.7負(fù)責(zé)來往人員的住宿安排工作。

6.6.8負(fù)責(zé)寫字樓各樓層鑰匙的統(tǒng)一管理及配備工作。

6.6.9領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.7前臺(tái)文員:

6.7.1寫字樓維修、保養(yǎng)的聯(lián)系。

6.7.2公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室早晨的茶水準(zhǔn)備。

6.7.3公司信件、資料的整理、分發(fā)。

6.7.4報(bào)刊的預(yù)訂及每日的及時(shí)分送。

6.7.5電話接轉(zhuǎn)、接待公司到訪客人并及時(shí)通知有關(guān)人員。

6.7.6公司會(huì)議室、接待室分配與使用安排、茶水準(zhǔn)備及清潔整理。

6.7.7寫字樓行政倉庫及辦公桌椅的統(tǒng)一管理。

6.7.8寫字樓電話故障的報(bào)修，寫字樓電話、手提電話帳單匯總及結(jié)算。

6.7.9寫字樓飲用水的訂購?fù)ㄖ?/p>

6.7.10協(xié)助花木的日常養(yǎng)護(hù)，保證寫字樓植物及觀賞魚的鮮活。

6.7.11領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。

6.8司機(jī):

6.8.1安全行車，并及時(shí)辦理車輛保險(xiǎn)到期的續(xù)期手續(xù)。

6.8.2車輛E常保養(yǎng)與清潔，做好行駛及維修記錄。

6.8.3寫字樓、食堂清潔用品、食物及其他物品的采購。

6.8.4各樓層飲水機(jī)的管理及飲用水采購。

6.8.5電話業(yè)務(wù)及辦理。

6.8.6過港車輛續(xù)期、變更等手續(xù)的辦理。

6.8.7定期去市政府取文件。

6.8.8協(xié)助、配合做好行政公關(guān)部其他日常工作。

6.8.9領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

6.9炊事員：

6.9.1保證食物原材料、輔料的采購渠道暢通、安全衛(wèi)生。

6.9.2食物烹調(diào)程序衛(wèi)生、科學(xué)，杜絕不熟、不干凈的食物。

6.9.3保證食堂操作間及用餐場所的衛(wèi)生清潔。

6.9.4保證用火、用電、用水操作安全。

6.9.5重大活動(dòng)期間，保障員工、到訪人員的及時(shí)用餐。

6.9.6員工出餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)及日用品費(fèi)用結(jié)算。

6.9.7領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

7行政管理

7.1公文管理

7.1.1收文

7.1.1.1收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳

遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

7.1.1.2政府部門、上級(jí)公司及各子公司、部門來文，均由行政

公關(guān)部收發(fā)秘書統(tǒng)一登記編號(hào)，經(jīng)行政公關(guān)部總經(jīng)理簽署擬

辦意見后，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門批閱；各子公司來文盡量要

對(duì)口，有關(guān)事宜要先報(bào)股份公司相關(guān)部門，如有需要，由其

報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，而不能直接行文公司領(lǐng)導(dǎo)。

7.1.1.3行政公關(guān)部根據(jù)閱批范圍，負(fù)責(zé)文件的送閱及催辦，公司

領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門對(duì)文件應(yīng)及時(shí)閱看并簽字，之后應(yīng)退回行

政公關(guān)部，不得自行傳遞，以防丟失和延時(shí)誤事。

7.1.1.4來文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，必須嚴(yán)格執(zhí)行保

密原則和有關(guān)保密的規(guī)定，確保公司商業(yè)秘密的安全。

7.1.1.5各有關(guān)部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時(shí)處理，或復(fù)

印一份留存辦理，但需將處理意見或結(jié)果標(biāo)注于公文簽上，并

將原件退回行政公關(guān)部歸檔備案。

7.1.1.6傳閱文件，請(qǐng)閱后簽名并注明閱文日期，不得以圈閱代替

簽名。

7.1.1.7經(jīng)有關(guān)人員帶回的發(fā)給公司的公文及有關(guān)會(huì)議文件，應(yīng)

統(tǒng)一交行政公關(guān)部登記、收存。

7.1.1.8政府致公司領(lǐng)導(dǎo)的信件，由收件人開封并視信件情況決

定處理意見后，一般交由行政公關(guān)部保存。

7.1.2發(fā)文

7.1.2.1發(fā)文卷序包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、

分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

7.1.2.2****公司常用的公文種類：

7.1.2.2.1決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。

7.1.2,2.2通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的

事項(xiàng)。

7.1.2.2.3通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬

單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和有關(guān)

單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；員工的職務(wù)任免和

聘用；召開各種會(huì)議。

7.1.2.2.4通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神

或情況。

7.1.2,2.5報(bào)告：適用手向上級(jí)機(jī)構(gòu)（董事會(huì)、股東大會(huì)）匯

報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)構(gòu)的

詢問，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

7.1.2.2.6請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，要求一

文一事。

7.1.2,2.7批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。

7.1.2,2.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問

和答復(fù)問題。

7.1.2,2.9會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況的議定事項(xiàng)。

7.1.2.3****公司公文格式及字體規(guī)則：

7.1.2.3.1文號(hào)：四號(hào)仿宋GB2312左齊

7.1.2.3.2標(biāo)題：三號(hào)黑體居中

7.1.2,3.3正文：小三號(hào)仿宋GB2312

7.1.2.3.4每行28-30字，每頁28-30行。視正文內(nèi)容多少，行

間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過調(diào)整字間

距，盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個(gè)字另起一

行，以保證頁面充實(shí)、完整、美觀。

7.1.2.3.5正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“一”，第二層

為“（一）”,第三層為“1、”,第四層為“⑴二

7.1.2.3.6除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用

語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須

使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

7.1.2.3.7附件：正文之后，成文時(shí)間之前，注明順序和名稱。

7.1.2,3.8成文時(shí)間：四號(hào)仿宋GB2312右齊以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期

為準(zhǔn)。

7.1.2,3.9印章：除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章（需“騎年壓月”）。

7.1.2.3.10抄報(bào)、抄送：四號(hào)仿宋GB2312與正文齊。

7.1.2.4公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297mm、寬210mm）,

左側(cè)裝訂。以“****公司”或其它公司名義發(fā)文，要分別采

用相應(yīng)的公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章，不得混用。

7.1.2.5凡以****公司名義發(fā)文，文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的

擬稿紙草擬并簽名，部門負(fù)責(zé)人核簽，然后交行政公關(guān)部復(fù)

核（如與其他部門有業(yè)務(wù)聯(lián)系，還應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽），行政公關(guān)部負(fù)

責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后，呈****公司總經(jīng)

理（或授權(quán)副總經(jīng)理）簽發(fā)。

7.1.2.6經(jīng)總經(jīng)理（或授權(quán)副總經(jīng)理）簽發(fā)的文件底稿退回行政公

關(guān)部進(jìn)行登記、編號(hào)、打印和發(fā)送。

7.1.2.7草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得

在文章裝訂線以外書寫。

7.1.2.8以****公司名義發(fā)文，其發(fā)文號(hào)為：XXX（部門）字（年份）

第（序號(hào)）號(hào)，如下:

****公司行政公關(guān)部：XXX行字（年份）第（XX）號(hào)

****公司人力資源部：XXX人字（年份）第（XX）號(hào)

****公司財(cái)務(wù)資金部：XXX財(cái)字（年份）第（XX）號(hào)

****公司投資發(fā)展部：XXX投字（年份）第（XX）號(hào)

****公司發(fā)展管理部：XXX發(fā)字（年份）第（XX）號(hào)

****公司營銷策劃中心：XXX營字（年份）第（XX）號(hào)

****公司規(guī)劃設(shè)計(jì)中心：XXX規(guī)字（年份）第（XX）號(hào)

7.1.2.9XXX各部門可自行發(fā)文，亦可在公司文號(hào)后面加綜字,

如："XXX行綜字”等，但不允許占用公司文號(hào)。

7.1.2.10****公司控股的各子公司：

XXXo

上行文抄報(bào)：董事會(huì)、股東大會(huì)、XXX公司領(lǐng)導(dǎo)

上行文抄送：**"公司所屬各部門、各子公司。上行文只呈報(bào)公

司領(lǐng)導(dǎo)傳閱，勿抄送公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，另外，抄送與文件內(nèi)容相關(guān)

的部門。

下行文主送：林**公司所屬各部門、各子公司。

下行文抄報(bào)：****公司領(lǐng)導(dǎo)。

7.1.2.11上市系公司、非上市系公司需根據(jù)權(quán)限逐級(jí)行文。

7.1.2.12公司發(fā)文，不得抄報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或部門，也不得抄送領(lǐng)導(dǎo)

個(gè)人。需公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門周知的，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)傳閱。

7.1.2.13屬于部門或子公司職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)由部門或子公

司目行發(fā)文，不受公司公文格式限制，且只需報(bào)送公司分管

領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，避免濫送。

7.1.2.14嚴(yán)肅公司行文制度，要注重效用，做到少而精。

7.2制度管理

7.2.1公司各部門應(yīng)制定本部門管理制度，各部門管理制度由人力資源

部審查批準(zhǔn)，行政公關(guān)部發(fā)文執(zhí)行，格式參照《行政公關(guān)部管理制

度》，其中：

7.2.2管理制度包括封面、索引、正文、附表四個(gè)部分，格式參照《行

政公關(guān)部管理制度》，其中：

7.2.3封面：“****公司”為小二號(hào),黑體（加粗），居中；“XXXX部管

理制度”為一號(hào)，黑體（加粗），居中；成文年月為三號(hào)，黑體（加

粗），居中；下劃線，居中。

7.2.4索引：“索引”為二號(hào)，宋體；索引內(nèi)容為宋體，五號(hào)。

7.2.5正文：正文包括目的、范闈、解釋、部門職責(zé)范圍、組織架構(gòu)表、

員工職責(zé)描述、部門業(yè)務(wù)描述等七個(gè)部分；正文字體為宋體，小四，

段落為1.5倍行距；正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第

二層為“1.1”，第三層為“1.1.1”，第四層為“1.1.1.1"，第五層

為“1.L1.L1"，各層次首行要縮進(jìn)。

7.2.6附表:附表流水號(hào)采用M（Management）+年度+序號(hào)的格式，如：

M02-01；附表標(biāo)題為黑體，三號(hào)，居中；附表內(nèi)容為宋體，四號(hào)；

一張表單為一頁。

7.2.7頁眉：注明“XXXX部管理制度”，宋體五號(hào)，居中；右邊注明“版

本：VerX.X”,宋體五號(hào)。

7.3印章管理

7.3.1行政公關(guān)部負(fù)責(zé)****公司行政公關(guān)部印章的使用管理。

7.3.2行政公關(guān)部負(fù)責(zé)“它*公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同章及各部門章

的刻制、更換及日常使用管理工作C

7.3.3****公司的印章需由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽署，方可使用。一

般性事務(wù)，授權(quán)行政公關(guān)部總經(jīng)理簽署。

7.3.4凡公司領(lǐng)導(dǎo)已簽署的文件、合約，如需用印，視同領(lǐng)導(dǎo)同意，可

直接與行政公關(guān)部聯(lián)系辦理。

7.3.5遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時(shí)，必須經(jīng)****公司領(lǐng)

導(dǎo)批準(zhǔn)，登記簽收。如未使用，須退回行政公關(guān)部。

7.3.6非簽約等特殊情況，不得攜帶公司印章外出。必須攜帶公司印章

外出時(shí)，要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并由經(jīng)辦人在行政公關(guān)部辦理借用手

續(xù)，按時(shí)歸還。公司印章外借時(shí)間，責(zé)任由借用人承擔(dān)。

7.3.7行政公關(guān)部負(fù)責(zé)填寫印章使用登記表，包括時(shí)間、用途、份數(shù)、

批準(zhǔn)人、承辦人。

7.3.8凡授權(quán)有關(guān)部門管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行登記

簽字手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍；印章須有專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)

交他人。

7.4會(huì)議室管理

7.4.1寫字樓大、小會(huì)議室由前臺(tái)文員負(fù)責(zé)管理，董事會(huì)議室、貴宜接

待廳由行政公關(guān)部秘書負(fù)賁管理。原則上，除重要會(huì)議或外事活動(dòng)

外，一般不安排使用董事會(huì)議室及貴賓接待廳。

7.4.2各部門使用會(huì)議室召開會(huì)議，應(yīng)填寫“會(huì)議室使用申請(qǐng)表”（見

附表M02-01）,預(yù)先將會(huì)議時(shí)間、人數(shù)、內(nèi)容、參加人員通知行政

公關(guān)部，由行政公關(guān)部統(tǒng)籌安排會(huì)議室的使用。

7.4.3會(huì)議室投影儀、電視及音響設(shè)備的使用，需由使用部門事先向行

政公關(guān)部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政公關(guān)部委派專人負(fù)責(zé)操作，

其他人員不得擅自動(dòng)用。

7.4.4會(huì)議前，會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)會(huì)議室燈光、茶水的準(zhǔn)備；會(huì)議結(jié)

束后，應(yīng)及時(shí)做好清潔、整理工作V

7.4.5提醒會(huì)議室使用人員著裝整潔、勿大聲喧嘩、嚴(yán)禁吸煙。

7.5辦公用品管理

7.5.1公司寫字樓辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買。各部門須指定專人

負(fù)責(zé)報(bào)領(lǐng)；急需且行政公關(guān)部沒有庫存的文具用品，由部門購買后,

需經(jīng)行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人簽字，方可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

7.5.2領(lǐng)用文具，需填寫“領(lǐng)取文具申請(qǐng)表”（見附表M02-02）,并由

領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。

7.5.3各部門每月30日前，將所需辦公用品數(shù)量匯總至行政公關(guān)部收

發(fā)秘書處，由其負(fù)責(zé)準(zhǔn)備。

7.5.4每月5日、20日為辦公文具領(lǐng)用日，其他時(shí)間不再零星發(fā)放辦

公用品0

7.5.5凡100元以上較貴重文具，由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人審批后，方可購

買。

7.5.6計(jì)算器、膠紙座、訂書機(jī)等不易耗損用品，一次配齊后，原則上

不重復(fù)發(fā)放。如丟失，需由部門負(fù)責(zé)人簽批；如破損，需以舊換新。

注意節(jié)約開支，不得鋪張浪費(fèi)。

7.5.7公司信箋、信封的印制，需嚴(yán)格統(tǒng)一字體、顏色和規(guī)格，以保持

公司對(duì)外的企業(yè)文化形象。

7.5.8各部門對(duì)領(lǐng)用的印有公司字頭的信封和信箋要嚴(yán)加管理，防」卜其

他人員利用公司信封、信箋做有損公司利益的活動(dòng)。

7.6電話、傳真機(jī)管理

7.6.1行政公關(guān)部委派專人負(fù)責(zé)管理和噪作15樓電話總機(jī)、各部門傳

真機(jī)，并做好日常養(yǎng)護(hù)及維修聯(lián)系工作。

7.6.2公司寫字樓電話一般不開通國內(nèi)、國際長途。因業(yè)務(wù)需要開通國

內(nèi)、國際長途電話，必須嚴(yán)格履行日請(qǐng)、審批手續(xù)。使用人必須提

出申請(qǐng)，填寫“開通國際、國內(nèi)長途電話申請(qǐng)表”（見附表M02-03）,

部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，經(jīng)行政公關(guān)部總經(jīng)理確認(rèn)后，方可由前臺(tái)文員負(fù)

責(zé)開通。

7.6.3凡未按公司規(guī)定擅自開通國內(nèi)、國際長途的，一經(jīng)查實(shí)，所發(fā)生

的費(fèi)用及法律責(zé)任一概由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。

7.6.4因公使用長途電話，提倡用17909IP撥號(hào)，并盡量縮短通話時(shí)間，

可以用電子郵件、傳真辦理的業(yè)務(wù)，盡量不使用電話。

7.6.5任何員工均不得使用傳真機(jī)撥打長途電話和本市電話。

7.6.6建立傳真件發(fā)送登記、審批制度,凡發(fā)出、收到的傳真件，必須

進(jìn)行登記。

7.6.7不得使用傳真機(jī)辦理私人事項(xiàng)，與工作內(nèi)容無關(guān)的私人電話費(fèi)用,

由個(gè)人支付。

7.6.8行政公關(guān)部負(fù)責(zé)不定期對(duì)電話、傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查。

7.7車輛管理

7.7.1公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及重要賓客接待、員工出差接送以

及其它重要活動(dòng)等。

7.7.2公司車輛由行政公關(guān)部統(tǒng)一調(diào)度。如遇特殊情況，公司領(lǐng)導(dǎo)直接

向司機(jī)要車，司機(jī)應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)掌握車輛

調(diào)度和使用情況。其他人員一般不得隨意調(diào)動(dòng)公司車輛（含工作時(shí)

間以外）,

7.7.3各部門用車須填寫“車輛使用申請(qǐng)表“（見附表M02-04）,行政

公關(guān)部按所要求的人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)派出適合的車輛。

7.7.4申請(qǐng)用車到***市以外地區(qū)，一般須5人以上方予派車。

7.7.5遇公司領(lǐng)導(dǎo)和接待工作繁忙，行政公關(guān)部安排車輛有困難時(shí)，有

權(quán)調(diào)動(dòng)子公司或其他下屬公司車輛，下級(jí)單位應(yīng)服從大局，予以工

作上的支持。

7.7.6各子公司如購買車輛，須事先申報(bào)，征得總部相關(guān)部門同意并報(bào)

股份公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。

7.7.7司機(jī)要按要求時(shí)間、地點(diǎn)出車，一般應(yīng)提前5分鐘到達(dá)出車地點(diǎn)，

如系接聽電話指令，應(yīng)重復(fù)一遍時(shí)間、地點(diǎn)，以免失誤。

7.7.8司機(jī)行車應(yīng)遵守交通規(guī)則，注意禮貌行車，要為公司領(lǐng)導(dǎo)及重要

賓客打開車門。

7.7.9保持車輛清潔，定期保養(yǎng)維修。

7.7.10手提電話要保持電源充足，隨時(shí)接收，不得隨意關(guān)機(jī)。

7.7.11原則上任何人士不得將公司車輛開回家泊車過夜，未經(jīng)允許，擅

自將公司車輛開回家過夜者，不但要受到批評(píng)，一旦發(fā)生車輛問題,

責(zé)任將由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。

7.8寫字樓管理

7.8.1寫字樓工作員工應(yīng)遵守勞動(dòng)紀(jì)律，文明辦公。

7.8.2公司員工上班時(shí)間，必須佩帶工作證，男仕必須著西裝或襯衣扎

領(lǐng)帶，儀容整潔；女仕須著裝整潔、大方得體，周六可著便裝。

7.8.3行政公關(guān)部前臺(tái)文員每日應(yīng)提前20—30分鐘到達(dá)工作崗位，做

好報(bào)紙、信件的分發(fā)工作，并將各領(lǐng)導(dǎo)的水杯清洗干凈，將開水瓶

注滿開水。

7.8.4接待客人，熱情有禮；商談業(yè)務(wù)，耐心誠懇。寫字樓內(nèi)嚴(yán)禁大聲

喧嘩，聚眾談笑。接聽電話，使用禮貌、低聲的語言。

7.8.5無特殊急需請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)，不得打擾公司領(lǐng)導(dǎo)接待客人。凡需

到公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)辦公室時(shí)，必須敲門通報(bào)，得到允許后方可

入內(nèi)。

7.8.6不就隨便打斷他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動(dòng)他人桌上的文件、物品。

7.8.7辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放整齊，不得亂堆亂放,

做好個(gè)人桌面的清潔衛(wèi)生工作。

7.8.8領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)或與之交談時(shí)，應(yīng)立即起身回應(yīng)，接聽電話應(yīng)態(tài)度

和藹、語言簡約。

7.8.9禁止在寫字樓用餐、吃零食、吸煙，不得亂扔紙屑或污染地毯。

7.8.10上班時(shí)間，公司員工內(nèi)部上下樓層聯(lián)系工作，一律不準(zhǔn)使用電梯,

請(qǐng)走消防梯。

7.8.11未經(jīng)行政公關(guān)部許可，不得任意增加電器和大型辦公設(shè)備；也不

得擅自移動(dòng)辦公家私、辦公設(shè)備及綠化花草。

7.8.12寫字樓各層大門及消防門鑰匙，未經(jīng)許可不得私自配制。認(rèn)真做

好防火、防盜、防破壞工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決或報(bào)告。

7.8.13節(jié)假E前，需進(jìn)行安全保衛(wèi)工作大檢查，落實(shí)值班人員，檢查水、

電、門、窗、氣開關(guān)是否關(guān)閉及保密文件的安全存放。

7.8.14各子公司購置或租賃寫字樓，必須事先中報(bào)，征得總部相關(guān)部門

同意并報(bào)股份公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。

7.9食堂管理

7.9.1秘**公司總部食堂服務(wù)宗旨為：以人為本，為員工服務(wù)、為生產(chǎn)服

務(wù)。

7.9.2服務(wù)意識(shí)超前，服務(wù)態(tài)度和藹，服務(wù)范圍周到。

7.9.3保證每日三餐的正常服務(wù)及按領(lǐng)導(dǎo)要求的節(jié)假日服務(wù)。對(duì)因工作、

加班來遲的員工隨時(shí)提供服務(wù)，保證供應(yīng)。

7.9.4外單位人員到食堂用餐，需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在公司內(nèi)網(wǎng)填寫

用餐申請(qǐng)表，報(bào)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.9.5努力提高烹飪技術(shù)，虛心接受廣大員工評(píng)議，接受員工點(diǎn)菜意見,

不斷改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

7.9.6每月定一次食譜，經(jīng)常改變主、副食花樣，做到科學(xué)調(diào)配，使就

餐者吃飽、吃好、吃得滿意。

7.9.7成立伙食委員會(huì)，每二個(gè)月召開一次會(huì)議，以征求關(guān)于飯菜質(zhì)量、

成本核算等群眾意見。

7.9.8嚴(yán)把飲食衛(wèi)生關(guān)，做到無變質(zhì)原料及飯菜，副食新鮮、潔凈，謹(jǐn)

防食物中毒。

7.9.9食品加工過程中使用的刀板、食物盛裝的器皿及儲(chǔ)物冰箱等，須

嚴(yán)格執(zhí)行生熟分開的衛(wèi)生原則。

7.9.10各類炊具、碗筷、抹布等，做到洗刷干凈、消毒及時(shí)、擺放整齊，

嚴(yán)防變質(zhì)變味和雜亂無章。

7.9.11操作臺(tái)、就餐桌椅、清洗池、地面及墻壁需保證無油污，垃圾應(yīng)

及時(shí)清自。

7.9.12儲(chǔ)存室物品應(yīng)整理有序，并定期進(jìn)行消殺，杜絕蚊蠅、嶂螂滋生，

預(yù)防傳染病的發(fā)生。

7.9.13食堂工作人員應(yīng)勤洗手、勤剪指甲、勤洗澡、勤理發(fā)，并定期進(jìn)

行體檢。工作時(shí)間，須穿工作服并保持清潔。

7.10住宿管理

7.10.1外單位人員到本向*公司**東市各部門出差，如需安排住宿，由行

政公關(guān)部負(fù)責(zé)安排。

7.10.2部門為外單位人員申請(qǐng)住宿，需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，將住宿時(shí)間、

住宿人姓名及性別、住宿人數(shù)、費(fèi)用是否自理等情況報(bào)行政公關(guān)部,

由行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審批。

8公關(guān)管理

8.1新聞發(fā)布管理規(guī)定

8.1.1新聞稿件的處理

8.1.1.1公司所有對(duì)外發(fā)出的新聞稿件，必須經(jīng)過公司行政公關(guān)

部的審核，重要稿件需經(jīng)地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

8.1.1.2行政公關(guān)部和有關(guān)部門協(xié)商確定新聞發(fā)放對(duì)象，并登記

備巽有關(guān)資料，以確保宣傳內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤。

8.1.2新聞發(fā)布的主要方式

8.1.2.1發(fā)布新聞稿

一般采用傳真、電郵或郵寄的方式發(fā)出新聞稿，必要時(shí)安排專

人發(fā)送，也可在新聞發(fā)布會(huì)等活動(dòng)中直接派發(fā)，新聞稿的發(fā)放

要確保及時(shí)、準(zhǔn)確，避免遺漏、延誤。

8.1.2.2記者采訪

8.1.2,2.1接受和邀請(qǐng)記者采訪，均必須事先報(bào)公司行政公關(guān)

部，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，具體采訪事宜由行政公關(guān)部安

排。

8.1.2.2.2行政公關(guān)部負(fù)責(zé)與新聞傳媒和記者保持聯(lián)絡(luò)，并依

據(jù)有關(guān)新聞傳媒采訪的目的、內(nèi)容擬訂采訪題綱，由公

司有關(guān)部門準(zhǔn)備采訪所需的資料。

8.1.2,2.3未經(jīng)行政公關(guān)部安排，有關(guān)公司業(yè)務(wù)不得接受任何

記者以任何形式進(jìn)行的采訪，各部門、地盤、子公司應(yīng)

阻止擅自闖入者進(jìn)行采訪。

8.1.2.3記者招待會(huì)

8.1.2,3.1記者招待會(huì)的舉辦，事先由有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出中請(qǐng)，

報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政公關(guān)部審定并予以安排執(zhí)行。

8.1.2,3.2記者招待會(huì)的具體事務(wù)由行政公關(guān)部會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)

部門負(fù)責(zé)辦理。

8.1.2,3.3記者招待會(huì)由公司最高領(lǐng)導(dǎo)主持或由公司最高領(lǐng)導(dǎo)

委托人代行主持。

8.1.2,3.4記者招待會(huì)主持人發(fā)言材料及回答記者提問的有關(guān)

資料，事先由有關(guān)部門準(zhǔn)備，經(jīng)行政公關(guān)部報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)

審閱，重要內(nèi)容需經(jīng)地產(chǎn)公司批準(zhǔn)。記者招待會(huì)上所回

答問題，應(yīng)與主持人發(fā)言基調(diào)保持一致，避免出現(xiàn)矛盾。

8.1.3新聞發(fā)布應(yīng)注意的問題

8.1.3.1堅(jiān)持客觀和真實(shí)原則，既對(duì)公司負(fù)責(zé)，也對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。

8.1.3.2要求公司員工保密的資料，公司員工要嚴(yán)格保密，公司

已對(duì)外發(fā)布的新聞，要注意與公司保持一致，不得任意更改

或娉加內(nèi)容。

8.1.3.3遵守新聞發(fā)言人制度，嚴(yán)守公司紀(jì)律。

8.1.3.4新聞發(fā)布要嚴(yán)格按公司對(duì)外宣傳制度進(jìn)行操作。

8.2信息收集與交流

8.2.1信息收集

為加強(qiáng)公司信息交流工作，提高對(duì)外宣傳水平，各部門、地盤及下

屬公司必須及時(shí)將本單位發(fā)生的重要活動(dòng)情況知會(huì)公司，主要內(nèi)容

包括：項(xiàng)目簽定；開工、奠基、封頂、竣工儀式；樓盤推出；工程

進(jìn)展；對(duì)外交往；聯(lián)誼活動(dòng)；文化娛樂及其相關(guān)數(shù)據(jù)及資料。

8.2.2信息交流

行政公關(guān)部根據(jù)公司內(nèi)部的信息交流和資料積累，每月編發(fā)一期

《工作簡報(bào)》發(fā)至公司所屬各單位；負(fù)責(zé)編輯每年一期的《公司大

事記》，負(fù)責(zé)、《XXX》雜志的組稿，并負(fù)責(zé)公司宣傳冊(cè)的編輯工作。

8.3執(zhí)行《企業(yè)形象設(shè)計(jì)手冊(cè)》

8.3.1深入貫徹落實(shí)《企業(yè)文化建設(shè)綱要》，全面提升XXX整體形象。

8.3.2《XXX企業(yè)文化建設(shè)綱要》提供了地產(chǎn)公司系統(tǒng)視覺識(shí)別的各種

規(guī)范，包括公司標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)色、標(biāo)準(zhǔn)中英文字、輔助圖形等基礎(chǔ)圖

形和辦公用品、公關(guān)用品、交通運(yùn)輸工具、施工工地形象規(guī)范等應(yīng)

用系統(tǒng)，并對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容的規(guī)格尺寸或比例及制作要求作出了圖示和

規(guī)定。

8.3.3全體員工應(yīng)維護(hù)公司形象的統(tǒng)一和完整，嚴(yán)格遵照手冊(cè)的規(guī)范

進(jìn)行日常的有關(guān)工作。

8.4音像資料系統(tǒng)建立與管理

8.4.1公司經(jīng)常需要以相片或錄象形式無錄工程建設(shè)、地產(chǎn)樓盤、企業(yè)

文化以及其他重大事件，公司的拍照及錄像事宜均由行政公關(guān)部統(tǒng)

一辦理。

8.4.2一般工程照片由地盤自行拍攝后交行政公關(guān)部留存。

8.4.3拍照、錄像批準(zhǔn)

8.4.3.1各部門如需使用相機(jī)，應(yīng)提前知會(huì)行政公關(guān)部，并說明

拍攝地點(diǎn)、用途，在拍攝后底片及代表作品留存。

8.4.3.2各部門如需使用公司照片、底片、錄像帶，必須登記簽

收，用后及時(shí)歸還。

8.4.3.3外界拍攝公司樓盤，必須經(jīng)過公司批準(zhǔn)；向外界聘請(qǐng)專

業(yè)攝影師或錄像師，需通過行政公關(guān)部統(tǒng)籌辦理。

8.5大型活動(dòng)組織管理

8.5.1一般例行每年舉辦之節(jié)慶活動(dòng)，經(jīng)公司總經(jīng)理或公司總經(jīng)理辦公

會(huì)同意后，由行政公關(guān)部統(tǒng)籌，其他相關(guān)部門協(xié)助實(shí)施。

8.5.2其他大型活動(dòng)，如研討會(huì)、記者招待會(huì)、展覽會(huì)、開盤儀式、康

樂活動(dòng)等，須由提議主辦部門提交詳細(xì)策劃書和活動(dòng)書，經(jīng)行政公

關(guān)部審核后，交公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以執(zhí)行。

8.5.3由各業(yè)務(wù)部門提議的大型活動(dòng)，一般以提議部門為主辦單位，行

政公關(guān)部協(xié)助辦理。

8.5.4活動(dòng)結(jié)束后，主辦部門須向行政公關(guān)部提交活動(dòng)詳細(xì)資料（包括

策劃書、研討資料、散發(fā)資料、會(huì)議總結(jié)等），供公司保存。

8.6制作宣傳印刷品的管理

8.6.1因業(yè)務(wù)需要制作印刷品時(shí)，需知會(huì)行政公關(guān)部，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審

批。申請(qǐng)報(bào)告包括印刷品名稱、用途、印刷數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算、開始

日期、預(yù)計(jì)完成日期等。

8.6.2印刷品的設(shè)計(jì)、圖片文字、翻譯須與地產(chǎn)公司《企業(yè)形象設(shè)計(jì)手

冊(cè)》有關(guān)內(nèi)容保持一致。

8.6.3申請(qǐng)印刷品的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)印刷品內(nèi)容包括文字、數(shù)字、圖片

資料的審核，并保證準(zhǔn)確無誤。

8.6.4設(shè)計(jì)及文字稿應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，并跟蹤校對(duì)，確認(rèn)分色及文字無錯(cuò)

誤后最后定稿，經(jīng)其業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)及行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，

方可正式交由公司指定的印刷廠。

8.6.5有關(guān)部門人員應(yīng)仔細(xì)檢查印刷品，確認(rèn)無誤后，安排正式分發(fā)。

如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量差的印刷品，應(yīng)留存與印刷廠交涉。

8.6.6印刷廠的選擇，行政公關(guān)部和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同邀請(qǐng)三間或三間

以上印刷廠提供報(bào)價(jià)，根據(jù)其報(bào)價(jià)知能力擇優(yōu)確定。

8.6.7成立印刷品制作專責(zé)小組，由行政公關(guān)部和具體單位共同組成。

設(shè)組長和具體工作人員若干。組長提供較詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確各

組員的分工。確保印刷品按時(shí)按質(zhì)完成。

8.6.8有關(guān)印刷品的表格見附表M02-05、附表M02-06、附表M02-07、

附表M02-08、附表M02-09。

8.7突發(fā)事件應(yīng)急處理

8.7.1公司成立突發(fā)事件應(yīng)急工作小組，應(yīng)急工作小組組長由公司主要

領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，應(yīng)急工作小組辦公室設(shè)在行政公關(guān)部。

8.7.2應(yīng)急工作小組主要職責(zé)：

8.7.2.1負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件的監(jiān)測與預(yù)警工作；

8.7.2.2負(fù)責(zé)公司突發(fā)事件信息的分析與通報(bào)工作；

8.7.2.3及時(shí)向集團(tuán)公司報(bào)告重大突發(fā)事件；

8.7.2.4負(fù)責(zé)公司重大突發(fā)事件的處理工作；

8.7.2.5負(fù)責(zé)對(duì)子公司應(yīng)急工作小組的指導(dǎo)工作；

8.7.2.6負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的建立、啟動(dòng)及修訂工作。

8.7.3重大突發(fā)事件范圍：

8.7.3.1當(dāng)企業(yè)員工的人身安全和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全面臨嚴(yán)重威脅時(shí);

8.7.3.2當(dāng)企業(yè)的正常經(jīng)營秩序及辦公秩序受到嚴(yán)重干擾時(shí)；

8.7.3.3當(dāng)企業(yè)的聲譽(yù)和企業(yè)的品牌形象受到影響或侵害時(shí)；

8.7.3.4當(dāng)項(xiàng)目建設(shè)過程中出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量、安全事故時(shí)；

8.7.3.5當(dāng)生產(chǎn)、生活及辦公設(shè)施、設(shè)備發(fā)生重大意外時(shí);

8.7.3.6其他可能對(duì)企業(yè)造成負(fù)面影響或危機(jī)的事件。

8.7.4突發(fā)事作處理程序：

8.7.4.1各部門、地盤、子公司要認(rèn)真及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理各種潛在的危機(jī)，

如若發(fā)生突發(fā)事件，要及時(shí)處理并在第一時(shí)間向公司突發(fā)事

件應(yīng)急工作小組匯報(bào)，報(bào)告內(nèi)容見附表M04-10。

8.7.4.2對(duì)于重大突發(fā)事件，由公司應(yīng)急工作小組制訂應(yīng)變策略和措

施，并組織實(shí)施，力求將可能造成的負(fù)面影響降至最低。

8.7.4.3應(yīng)急工作小組制訂的應(yīng)變策略和措施在實(shí)施前，要征求公司

內(nèi)、外法律顧問的意見，以求得到法律上的支持和保障。

8.7.4.4公司要確定重大突發(fā)事件新聞發(fā)言人及發(fā)言范圍和發(fā)言重

點(diǎn)，除發(fā)言人外，其他仟何人不得隨意發(fā)表有關(guān)言論。新聞

發(fā)言人應(yīng)準(zhǔn)確地向社會(huì)及公眾傳達(dá)有關(guān)信息，同時(shí)保持前后

一致，態(tài)度鮮明。

8.7.4.5對(duì)于發(fā)生重大突發(fā)事件不及時(shí)上報(bào)或避重就輕、隱瞞不報(bào)者,

一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將予通報(bào)批評(píng)并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

9檔案管理

9.1總則

股份公司及各子公司應(yīng)重視檔案工作，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔

案工作人員，實(shí)行單位檔案集中統(tǒng)一管理，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)的科技

進(jìn)步、施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用。

9.2主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案管理職能、案卷接收管理辦法、檔案的整理、檢查、

保密、借閱與復(fù)制、統(tǒng)計(jì)、利用、銷毀、管理及獎(jiǎng)罰，考核與檢查等

內(nèi)容。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于****公司及其子公司的檔案管理。

9.3制定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)

關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。

9.4管理職能

9.4.1業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)

本單位的檔案由單位檔案室集中統(tǒng)一管理。

9.4.2職責(zé)分工

9.4.2.1檔案室職責(zé)

9.4.2.1.1貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立

健全本單位檔案規(guī)章制度，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。

9.4.2.1.2負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按規(guī)定向有關(guān)檔案

部門移交。

9.4.2.1.3對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

9.4.2.1.4對(duì)本單位文書部門和抄務(wù)部門文件材料的形成、積

累、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

9.4.2.2部門兼職檔案人員職責(zé)

各部門應(yīng)確定一名兼職檔案人員，安裝檔案室規(guī)定的檔案管

理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、錄入、歸檔及向檔

案室移交檔案等工作。

9.5管理內(nèi)容與要求

9.5.1案卷接收管理辦法

9.5.1.1案卷入庫時(shí)，應(yīng)由組卷部門填寫移交清冊(cè)（見附表

M02-11,附表M02T2,附表M02T3）,一式兩份,其中一份

由組卷部門保存，另一份隨同檔案移交檔案室保管。檔案人

員檢查和辦理簽收手續(xù)，歸檔案卷應(yīng)符合公司檔案管理制度

的有關(guān)要求，否則檔案人員有權(quán)拒絕接收。

9.5.1,2歸檔的案卷應(yīng)編制卷盒（卷皮）封面、卷內(nèi)目錄、案卷

脊背及卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件應(yīng)按要求編寫件號(hào)或頁號(hào)。

9.5.1.3卷內(nèi)文件要排列有序，案卷頁數(shù)要與卷內(nèi)目錄相符。

9.5.1.4卷內(nèi)文件材料要齊全、完整，線條、字跡清楚，紙質(zhì)、

字跡材料應(yīng)優(yōu)良，簽署完備。

9.5.1.5檔案人員對(duì)接收來的案卷要進(jìn)行分類、登記、編目、統(tǒng)

計(jì)和必要的加工整理。

9.5.2檔案管理

9.5.2.1股份公司和子公司各級(jí)單位在其工作活動(dòng)中形成的各種

門類和不同載體的檔案分別為一個(gè)全宗。

9.5.2.2臨時(shí)或派出機(jī)構(gòu)不建立單獨(dú)全宗，其檔案應(yīng)納入其主管

檔案部門全宗，集中統(tǒng)一管理。

9.5.2.3檔案應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容，按照《****公司檔案分類方案》進(jìn)

行分類。

9.5.2.4庫房內(nèi)檔案以全宗為單位進(jìn)行排列，在全宗內(nèi)按《****

公司檔案分類方案》進(jìn)行排列。

9.5.2.5案卷在排列順序確定后，要編制案卷號(hào)，以固定案卷位

置。在一冊(cè)案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。

9.5.2.6案卷目錄（見附表M02-12）,應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分

別在同一保管期限內(nèi)按年度順序分別編制。案卷目錄要前后

一致各成序列，并按****公司檔案分類代碼給定代號(hào)。

9.5.2.7全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)編定后均應(yīng)填入案卷封皮和案

卷目錄的有關(guān)欄目內(nèi)?！叭谔?hào)”由股份公司檔案室統(tǒng)一給定

后填寫。

9.5.2.8各子公司檔案部門要配置電腦，接受股份公司檔案業(yè)務(wù)

指導(dǎo)和培訓(xùn)，采用股份公司檔案室規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)管理

檔案。

9.5.3檔案檢查

9.5.3.1庫存的檔案要定期檢查清點(diǎn)，做到帳、物相符。對(duì)破損

或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

9.5.3.2庫藏檔案因移交、銷毀等注銷帳卡時(shí)，要查明情況，注

明原因。

9.5.4檔案庫房設(shè)備要求

9.5.4.1保存檔案必須有專門的庫房。

9.5.4.2庫房內(nèi)保持清潔、通風(fēng)，應(yīng)有防盜、防火、防塵、防蟲、

防潮、防高溫、防鼠、防有害氣體等設(shè)施。

9.5.4.3檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，按國家規(guī)定配備溫濕度計(jì)、

復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)等。

9.5.5檔案保密。

9.5.5.1檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，遵守保密守則。

9.5.5.2對(duì)于絕密或涉及重大機(jī)密的文件材料要單獨(dú)組卷，單獨(dú)

存放。

9.5.5.3檔案庫房系機(jī)要重地，借閱檔案的人員不得進(jìn)入庫房，

查閱檔案人員在檔案閱覽室查閱，不得翻閱與查閱檔案材料

內(nèi)容無關(guān)的其他文件材料。

9.5.6檔案借閱與復(fù)制。

9.5.6.1檔案資料的借閱，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)許可，

不得復(fù)制或外傳。

9.5.6.2借閱圖書、檔案，請(qǐng)自覺愛護(hù)，并嚴(yán)防重要資料失密。

9.5.6.3任何部門或個(gè)人借閱圖書檔案，不得以任何理由擅自拆

散、剪貼、涂改、圈劃、增刪、抽取、翻印或損壞。違者，

除m以必要經(jīng)濟(jì)賠償外，將視情節(jié)輕重，給以相應(yīng)處分。

9.5.6.4從檔案室借用檔案資料需要辦理手續(xù)，填寫檔案借閱登

記表、檔案借閱申請(qǐng)表（見附表M02-14、附表M02-15）,詳

細(xì)注明借閱檔案資料名稱、數(shù)量等，借閱檔案完畢，需填寫

檔案利用效果登記表（見附表M02T6）。

9.5.6.5檔案室保存的檔案原件，原則上概不外借。使用者確需

查閱，經(jīng)過相關(guān)程序?qū)徟稍跈n案室閱覽、摘錄所需的內(nèi)

容。

9.5.6.6外借檔案資料須按時(shí)歸還，不得無故長期使用，特殊情

況經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以延長一周，但最多不超過

三周。

9.5.6.7檔案歸還時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面核查后，在借閱表上

及時(shí)注銷。

9.5.6.8股份公司領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱圖書檔案資料，由經(jīng)辦人開列目

錄，交行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，轉(zhuǎn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，并負(fù)責(zé)

按期歸還。

9.5.6.9查閱絕密、機(jī)密、秘密的檔案資料，除需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批

準(zhǔn)和行政公關(guān)部審核外，尚需報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，否則無權(quán)

要求查閱。

9.5.6.10絕密、機(jī)密、秘密的檔案資料不得私自復(fù)印或翻錄。

9.5.6.11查閱非機(jī)密性圖書檔案資料（含開放檔案），需由申請(qǐng)人

報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可在檔案室

查閱與復(fù)印。

9.5.6.12查閱財(cái)務(wù)、人事等特殊檔案，除需經(jīng)申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)

導(dǎo)批準(zhǔn)外，還需經(jīng)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

9.5.6.13摘抄或復(fù)印財(cái)務(wù)、人事等特殊檔案，需填寫檔案摘錄復(fù)

印申請(qǐng)表，報(bào)檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案室人員陪同摘

抄或復(fù)印。

9.5.6.14下屬公司、外單位因工作關(guān)系，需查閱相關(guān)圖書檔案資

料時(shí)，須持有單位介紹信，并經(jīng)行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方

可進(jìn)入檔案室查閱。

9.5.6.15檔案使用單位或使用人，對(duì)檔案資料進(jìn)行摘錄后，如需

證明其可信程度，必須經(jīng)檔案室工作人員校核后，方可簽章

生效。

9.5.7檔案統(tǒng)計(jì)

9.5.7.1建立健全檔案的卷內(nèi)目錄、案卷目錄、分類登記簿、總

登E簿、借閱登記簿、利用效果登記簿。

9.5.7.2確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)

報(bào)表。

9.5.7.3認(rèn)真細(xì)致地做好檔案機(jī)構(gòu)、人數(shù)、庫房、設(shè)備和檔案收

進(jìn)數(shù)、移交數(shù)、庫存數(shù)、利用情況統(tǒng)計(jì)，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)字真實(shí)、

準(zhǔn)確、及時(shí)。

9.5.8檔案開發(fā)利用

9.5.8.1檔案人員要熟悉庫藏檔案的情況，積極主動(dòng)地為各項(xiàng)工

作提供服務(wù)。

9.5.8.2檔案部門要編制并交流檔案目錄，根據(jù)利用工作需要編

制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國家

標(biāo)準(zhǔn)3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

9.5.8.3對(duì)檔案進(jìn)行加工，組織匯編專題資料。

9.5.8.4檔案利用者，在利用工作結(jié)束后，必須如實(shí)填寫《檔案

利月效果登記表》，并及時(shí)交檔案部門存查。

9.5.9檔案鑒定

9.5.9.1制定本單位的檔案保管期限表，準(zhǔn)確地判定檔案的存段。

9.5.9.2要建立由領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的鑒定小

組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。

9.5.9.3每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒

定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

9.5.10檔案銷毀

9.5.10.1經(jīng)過鑒定，凡是無需繼續(xù)保存的檔案都必須編制檔案銷

毀清冊(cè)和撰寫銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告。

9.5.10.2要銷毀的檔案，必須填寫檔案銷毀登記表（見附表

M02-17.附表M02-18）,經(jīng)過亙位領(lǐng)導(dǎo)人審核,批準(zhǔn)后方可銷

毀。

9.5.10.3銷毀檔案注意保密，要指定2名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要對(duì)所

要銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，監(jiān)銷后，并在銷毀清冊(cè)注明“已

銷毀”字樣和銷毀日期，簽名蓋章以示負(fù)責(zé)，銷毀清冊(cè)、報(bào)

告、批準(zhǔn)文件一并歸檔，長期保存。

9.5.10.4公司所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。

9.5.10.5地盤在工程結(jié)束時(shí)，填寫銷毀資料清單，由單位領(lǐng)導(dǎo)組

織核查后，將無用資料加以銷毀。

9.6獎(jiǎng)罰

9.6.1嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法實(shí)施辦法》中規(guī)定的