企業(yè)采購與供應(yīng)商管理規(guī)范流程工具模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的采購活動及全生命周期供應(yīng)商管理，具體場景包括：日常采購需求處理：生產(chǎn)原材料、辦公用品、設(shè)備采購等常規(guī)采購流程管控；新供應(yīng)商引入：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核、評估與準(zhǔn)入管理；戰(zhàn)略供應(yīng)商合作：長期合作供應(yīng)商的績效跟蹤、關(guān)系維護(hù)與優(yōu)化；采購成本控制：通過規(guī)范流程實現(xiàn)比價、議價，降低采購成本；合規(guī)性管理：保證采購行為符合企業(yè)內(nèi)部制度及外部法律法規(guī)（如《招標(biāo)投標(biāo)法》《反不正當(dāng)競爭法》等）。二、規(guī)范操作流程詳解（一）采購需求提報與審核操作目標(biāo)：保證采購需求真實、必要，且符合企業(yè)預(yù)算與計劃。責(zé)任主體：需求部門、采購部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)*。操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》（見表1），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。需求初審：采購部門收到申請后，1個工作日內(nèi)審核需求的合理性（如規(guī)格是否明確、數(shù)量是否匹配歷史消耗、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)），對模糊需求要求需求部門補(bǔ)充說明。需求復(fù)核：財務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性（如是否超年度預(yù)算、是否有成本優(yōu)化空間），分管領(lǐng)導(dǎo)*對需求必要性進(jìn)行最終審批。輸出成果：審批通過的《采購需求申請表》作為后續(xù)采購計劃編制的依據(jù)；駁回需求需反饋具體原因至需求部門。（二）采購計劃編制與審批操作目標(biāo)：整合需求資源，形成可執(zhí)行的采購計劃，避免盲目采購。責(zé)任主體：采購部門、計劃管理部門、總經(jīng)理*。操作步驟：計劃匯總：采購部門每周/每月收集審批通過的《采購需求申請表》，按物料類別、優(yōu)先級（緊急/常規(guī)）、交期進(jìn)行分類匯總。資源匹配：結(jié)合庫存情況（如倉庫現(xiàn)有庫存、在途訂單），計算實際采購數(shù)量，保證“零庫存”或“安全庫存”目標(biāo)。計劃編制：填寫《采購計劃表》（見表2），明確采購物料、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購方式（招標(biāo)/詢價/單一來源等）、預(yù)計執(zhí)行時間，采購經(jīng)理*簽字。計劃審批：計劃管理部門審核計劃與生產(chǎn)/業(yè)務(wù)計劃的匹配度，總經(jīng)理*審批后生效。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需物料）可簡化流程，但需事后補(bǔ)簽審批。（三）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核操作目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源池。責(zé)任主體：采購部門、質(zhì)量部門、法務(wù)部門。操作步驟：尋源渠道：通過行業(yè)展會、公開招標(biāo)平臺、供應(yīng)商自薦、同行推薦等渠道收集供應(yīng)商信息，優(yōu)先選擇具備相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證（如ISO9001、行業(yè)準(zhǔn)入許可證）的供應(yīng)商。資質(zhì)初審：采購部門對供應(yīng)商提交的《供應(yīng)商基本信息表》（見表3）及資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、體系認(rèn)證證書等）進(jìn)行審核，保證證件在有效期內(nèi)且與經(jīng)營范圍一致?，F(xiàn)場考察：對關(guān)鍵物料/戰(zhàn)略供應(yīng)商，由采購、質(zhì)量、技術(shù)部門組成考察小組，現(xiàn)場評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制流程、倉儲物流條件、財務(wù)狀況（近3年財務(wù)報表）等，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場評估表》（見表4），考察人*簽字確認(rèn)。供應(yīng)商準(zhǔn)入：資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察均合格的供應(yīng)商，錄入《合格供應(yīng)商名錄》，明確合作范圍與有效期（通常為1年，到期需重新評估）。（四）采購方式確定與執(zhí)行操作目標(biāo)：通過公平、公正的采購方式獲取最優(yōu)性價比的物料/服務(wù)。責(zé)任主體：采購部門、評標(biāo)小組（由采購、技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)人員組成）、監(jiān)督人員（紀(jì)檢或內(nèi)審人員*）。操作步驟：方式選擇：根據(jù)采購金額、物料特性選擇采購方式：公開招標(biāo)：金額≥50萬元（或企業(yè)規(guī)定的招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)）的采購，通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請≥3家供應(yīng)商投標(biāo)；詢價采購：金額＜50萬元、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化的物料，向≥3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求在2個工作日內(nèi)報價；單一來源采購：僅1家供應(yīng)商可滿足需求的（如專利產(chǎn)品），需經(jīng)總經(jīng)理*審批后執(zhí)行。過程執(zhí)行：招標(biāo)：按招標(biāo)文件要求開標(biāo)、評標(biāo)，評標(biāo)小組從價格（權(quán)重40%）、質(zhì)量（權(quán)重30%）、交期（權(quán)重15%）、服務(wù)（權(quán)重15%）四維度打分，確定中標(biāo)供應(yīng)商，評標(biāo)報告*簽字；詢價：對比報價、質(zhì)量承諾、交期，選擇綜合最優(yōu)供應(yīng)商，填寫《詢價采購記錄表》（見表5）。結(jié)果公示：中標(biāo)/中選結(jié)果在內(nèi)部公示3個工作日，無異議后簽訂合同。（五）合同簽訂與交期確認(rèn)操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保障采購合規(guī)性與交期可控性。責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門、供應(yīng)商。操作步驟：合同起草：采購部門根據(jù)采購結(jié)果，使用《采購合同模板》（見表6）起草合同，明確標(biāo)的物信息、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨地點(diǎn)/方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同評審：法務(wù)部門審核合同條款的合法性與嚴(yán)謹(jǐn)性（如違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），采購部門確認(rèn)技術(shù)參數(shù)與采購要求一致，雙方負(fù)責(zé)人*簽字。合同簽訂：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，合同一式三份（采購、財務(wù)、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。交期跟蹤：采購部門提前10個工作日與供應(yīng)商確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨計劃，要求供應(yīng)商提供《交期確認(rèn)函》，保證按合同約定時間交貨。（六）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤操作目標(biāo)：將采購需求轉(zhuǎn)化為具體訂單，全程跟蹤執(zhí)行進(jìn)度。責(zé)任主體：采購部門、供應(yīng)商、倉庫。操作步驟：訂單創(chuàng)建：采購部門根據(jù)審批通過的《采購計劃表》和簽訂的合同，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建《采購訂單》（PO），發(fā)送至供應(yīng)商，并同步抄送倉庫、財務(wù)部門。進(jìn)度跟蹤：采購專員*每周跟蹤訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨狀態(tài)、物流信息，對延遲風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流異常）及時預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商制定趕工方案，保證交期。異常處理：若供應(yīng)商無法按期交貨，需書面說明原因并提供新的交期計劃，采購部門評估對生產(chǎn)/業(yè)務(wù)的影響，必要時啟動備選供應(yīng)商方案，報分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。（七）到貨驗收與質(zhì)量確認(rèn)操作目標(biāo)：保證到貨物料數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，避免不合格物料流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)。責(zé)任主體：倉庫、質(zhì)量部門、需求部門、采購部門。操作步驟初步驗收：倉庫收到貨物后，核對《采購訂單》信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量），檢查外包裝是否完好、有無破損，填寫《到貨初步驗收記錄表》，對數(shù)量不符或包裝異常的，當(dāng)場拍照留存并通知采購部門與供應(yīng)商溝通。質(zhì)量檢驗：外觀檢驗：質(zhì)量部門對物料外觀、尺寸、標(biāo)識等進(jìn)行檢查，使用標(biāo)準(zhǔn)樣品比對；功能測試：對關(guān)鍵物料（如原材料、核心零部件）進(jìn)行抽樣或全檢，出具《質(zhì)量檢驗報告》（見表7），明確“合格”“不合格”或“讓步接收”（需需求部門負(fù)責(zé)人*審批）。入庫處理：檢驗合格的物料，辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（倉庫、需求部門、采購部門簽字確認(rèn)）；不合格物料由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨或換貨，填寫《不合格品處理記錄表》（見表8），追溯原因并要求供應(yīng)商整改。（八）付款結(jié)算與發(fā)票處理操作目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)、及時。責(zé)任主體：財務(wù)部門、采購部門、供應(yīng)商。操作步驟：單據(jù)收集：財務(wù)部門收到供應(yīng)商提交的《發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、《入庫單》《質(zhì)量檢驗報告》《合同》等單據(jù)，核對信息一致性（如物料名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票代碼/號碼）。付款審批：采購部門確認(rèn)供應(yīng)商已履行合同義務(wù)（如交貨、驗收合格），填寫《付款申請單》（見表9），附相關(guān)單據(jù)，按審批權(quán)限（如部門經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理*）逐級審批。付款執(zhí)行：財務(wù)部門審批通過后，在合同約定付款期內(nèi)（如驗收合格后30天）通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項，備注“采購款-合同編號X”，并同步更新供應(yīng)商付款臺賬。對賬管理：每月末采購部門與供應(yīng)商對賬，核對未付款訂單、已付款金額、發(fā)票開具情況，保證雙方賬務(wù)一致。（九）供應(yīng)商績效評估與分級管理操作目標(biāo)：量化供應(yīng)商表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，激勵優(yōu)秀供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商。責(zé)任主體：采購部門、質(zhì)量部門、需求部門、財務(wù)部門。操作步驟：評估周期：季度/年度評估，季度評估側(cè)重交期、質(zhì)量響應(yīng)，年度評估綜合價格、服務(wù)、合作穩(wěn)定性等。指標(biāo)設(shè)定：質(zhì)量指標(biāo)（權(quán)重40%）：批次合格率=（檢驗合格批次/總檢驗批次）×100%，退貨率=（退貨金額/采購總金額）×100%；交期指標(biāo)（權(quán)重30%）：準(zhǔn)時交貨率=（準(zhǔn)時交貨批次/總訂單批次）×100%，交期達(dá)成率=（實際交期/約定交期）×100%；價格指標(biāo)（權(quán)重15%）：價格穩(wěn)定性（與市場均價對比）、成本降低率=（上期采購均價-本期采購均價）/上期采購均價×100%；服務(wù)指標(biāo)（權(quán)重15%）：問題響應(yīng)速度（如投訴處理時效）、配合度（如配合打樣、緊急訂單響應(yīng)）。評估執(zhí)行：各相關(guān)部門根據(jù)日常合作數(shù)據(jù)填寫《供應(yīng)商績效評估表》（見表10），采購部門匯總評分，按分?jǐn)?shù)將供應(yīng)商分為四級：A級（優(yōu)秀）：≥90分，優(yōu)先加大訂單份額，評為“年度戰(zhàn)略供應(yīng)商”；B級（良好）：80-89分，維持正常合作，鼓勵持續(xù)改進(jìn)；C級（合格）：60-79分，發(fā)出《改進(jìn)通知書》，限期30天整改；D級（不合格）：＜60分，或連續(xù)兩次C級，從《合格供應(yīng)商名錄》中清除。結(jié)果應(yīng)用：評估結(jié)果與訂單分配、付款周期、合作期限掛鉤，A級供應(yīng)商可縮短付款周期至15天，D級供應(yīng)商終止合作并啟動供應(yīng)商替換流程。（十）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)與優(yōu)化操作目標(biāo)：建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，實現(xiàn)供應(yīng)鏈協(xié)同優(yōu)化。責(zé)任主體：采購部門、供應(yīng)商。操作步驟：定期溝通：每季度召開供應(yīng)商溝通會，反饋績效評估結(jié)果、質(zhì)量/交期問題，收集供應(yīng)商改進(jìn)建議及市場信息（如原材料價格波動、新技術(shù)應(yīng)用）。聯(lián)合改進(jìn)：對B級以上供應(yīng)商，開展質(zhì)量、成本聯(lián)合改進(jìn)項目（如精益生產(chǎn)、工藝優(yōu)化），共享改進(jìn)成果，降低雙方運(yùn)營成本。激勵措施：對年度戰(zhàn)略供應(yīng)商（A級），給予“優(yōu)秀供應(yīng)商”榮譽(yù)稱號，優(yōu)先參與新產(chǎn)品開發(fā)、新項目合作，提供年度返利（按采購金額的1%-3%）。風(fēng)險預(yù)警：建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機(jī)制（如財務(wù)狀況惡化、重大質(zhì)量、政策變化），定期更新供應(yīng)商信息，保證供應(yīng)鏈安全。三、配套工具表單模板表1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位用途說明（如生產(chǎn)產(chǎn)品/辦公使用）期望交期預(yù)算金額（元）需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部門審核意見：審核人：*日期：財務(wù)部門審核意見：審核人：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：審批人：*日期：表2：采購計劃表計劃編號編制部門編制日期執(zhí)行周期序號物料名稱規(guī)格型號單位12…采購經(jīng)理簽字：*日期：計劃管理部門審批：審批人：*日期：總經(jīng)理審批：審批人：*日期：表3：供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話主營產(chǎn)品/服務(wù)注冊資本成立日期資質(zhì)證書（如ISO9001、行業(yè)許可證等）證書編號有效期供應(yīng)商簡介（規(guī)模、產(chǎn)能、優(yōu)勢等）采購部門初審意見：審核人：*日期：表4：供應(yīng)商現(xiàn)場評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估地點(diǎn)評估小組評估項目評估內(nèi)容評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分生產(chǎn)能力設(shè)備先進(jìn)性、產(chǎn)能匹配度設(shè)備先進(jìn)性3分，產(chǎn)能滿足度4分，布局合理性3分質(zhì)量控制質(zhì)量體系認(rèn)證、檢驗流程體系認(rèn)證3分，流程規(guī)范性4分，不良品處理3分財務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流資產(chǎn)負(fù)債率3分，現(xiàn)金流4分，償債能力3分交期保障生產(chǎn)計劃性、物流能力計劃合理性4分，物流時效3分，異常應(yīng)對3分綜合評分評估結(jié)論：□優(yōu)秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）評估小組簽字：*日期：表5：詢價采購記錄表詢價單編號詢價日期物料名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商名稱報價（元）質(zhì)量承諾交期（天）備注供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C綜合評估結(jié)論：選擇供應(yīng)商______，理由：__________________________采購負(fù)責(zé)人簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人：*日期：表6：采購合同模板（簡化版）合同編號：_________甲方（采購方）：_________________________乙方（供應(yīng)商）：_________________________簽訂地點(diǎn)：_________________________簽訂日期：_______年_月_日第一條標(biāo)的物信息物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按甲方提供的圖紙/樣品執(zhí)行，符合國家_______標(biāo)準(zhǔn)。第三條交貨要求：交貨地點(diǎn)為甲方倉庫，交貨期_______年_月_日前，運(yùn)輸方式及費(fèi)用由_______承擔(dān)。第四條驗收：甲方應(yīng)在貨物到貨后5個工作日內(nèi)驗收，驗收合格入庫；不合格乙方應(yīng)在3天內(nèi)更換，承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。第五條付款方式：驗收合格后30天內(nèi)，甲方憑乙方全額發(fā)票支付合同總金額的100%。第六條違約責(zé)任：乙方逾期交貨，每逾期1天按總金額0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1天按總金額0.3%支付違約金。第七條爭議解決：雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地人民法院訴訟。第八條其他：本合同一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表：*法定代表人/授權(quán)代表：*日期：日期：表7：質(zhì)量檢驗報告報告編號檢驗日期物料名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商生產(chǎn)批次檢驗依據(jù)檢驗項目檢驗結(jié)果：外觀：□合格□不合格（具體描述：________________）尺寸：□合格□不合格（具體描述：________________）功能：□合格□不合格（具體描述：________________）綜合結(jié)論：□合格□不合格□讓步接收檢驗員：*復(fù)核人：*日期：表8：不合格品處理記錄表處理單編號處理日期物料名稱不合格數(shù)量不合格原因供應(yīng)商處理方式：□退貨□換貨□報廢□讓步接收改進(jìn)要求：供應(yīng)商需在_______年_月_日前提交整改報告，包括原因分析及糾正預(yù)防措施。采購部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：質(zhì)量部門確認(rèn)：確認(rèn)人：*日期：表9：付款申請單申請部門申請日期付款編號供應(yīng)商名稱合同編號物料名稱應(yīng)付金額（元）已付金額（元）本次申請金額（元）付款事由：□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金附件清單：□發(fā)票□入庫單□檢驗報告□合同采購部門意見：經(jīng)辦人：*日期：財務(wù)部門審核：審核人：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人：*日期：總經(jīng)理審批：審批人：*日期：表10：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估部門評估日期評估指標(biāo)權(quán)重目標(biāo)值實際值質(zhì)量指標(biāo)：批次合格率40%≥98%交期指標(biāo)：準(zhǔn)時交貨率30%≥95%價格指標(biāo)：成本降低率15%≥5%服務(wù)指標(biāo)：問題響應(yīng)速度15%≤24小時綜合得分100%評估等級：□A級（≥90分）□B級（80-89分）□C級（60-79分）□D級（＜60分）改進(jìn)建議：采購部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人：*日期：四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險提示（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)需求明確性：采購需求需清晰描述物料/服務(wù)的規(guī)格、參數(shù)、用途，避免“模糊需求”導(dǎo)致的采購偏差（如“辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量、預(yù)算）。供應(yīng)商資質(zhì)審核“三查三看”：查營業(yè)執(zhí)照（看經(jīng)營范圍）、