采購流程管理手冊物資采購與驗收模板一、模板適用范圍與核心價值本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型等）的日常物資采購管理，覆蓋辦公用品、生產(chǎn)原料、設(shè)備配件、后勤耗材等非特殊物資的采購與驗收場景。通過標準化流程設(shè)計，可明確各部門職責分工，規(guī)范采購環(huán)節(jié)操作，提升采購效率與透明度，同時降低采購風險（如質(zhì)量不達標、成本超支、流程合規(guī)性缺失等），為企業(yè)物資管理提供全流程指引。二、物資采購與驗收全流程操作指引（一）需求發(fā)起與審批需求部門提報需求部門根據(jù)工作計劃或?qū)嶋H需求，填寫《物資采購申請單》（表1），注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、期望交付日期及預算來源，部門負責人*簽字確認后提交至采購部。注意：申請單需注明“是否為緊急采購”（緊急采購需說明原因，由分管領(lǐng)導*審批后優(yōu)先處理）；對于單價較高或批量采購的物資，需附《需求說明函》詳細闡述采購必要性。采購部初審采購部收到申請單后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核對：物資信息是否完整（名稱、規(guī)格、數(shù)量等模糊信息需退回需求部門補充）；預算是否符合公司規(guī)定（超出預算需需求部門提交《預算調(diào)整申請》）；是否存在歷史庫存可調(diào)配（可通過倉庫臺賬查詢，避免重復采購）。初審通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部審核；駁回需注明原因并反饋需求部門。財務(wù)部與分管領(lǐng)導審批財務(wù)部審核預算合理性與資金計劃，確認無誤后簽字；最終提交至分管采購副總*審批，審批通過后《采購任務(wù)單》，正式啟動采購流程。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商信息收集采購部通過以下渠道建立供應(yīng)商信息庫：行業(yè)展會、專業(yè)平臺公開信息；現(xiàn)有合作供應(yīng)商推薦（需提交《供應(yīng)商推薦表》附資質(zhì)文件）；需求部門推薦（需經(jīng)采購部資質(zhì)復核）。供應(yīng)商入庫需提交《供應(yīng)商資質(zhì)表》（表2），包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)物資類型確定）、法定代表人身份證明、質(zhì)量體系認證（如ISO9001）等復印件，加蓋公章。供應(yīng)商評估與比價對于常規(guī)采購，采購部從合格供應(yīng)商庫中選取不少于3家供應(yīng)商進行詢價，填寫《供應(yīng)商比價表》（表3），記錄報價、交貨期、付款條件、售后服務(wù)等內(nèi)容；對于單次采購金額超過[具體金額，如5萬元]或技術(shù)復雜的物資，需組織采購部、需求部門、技術(shù)部（如需）組成評估小組，從價格、質(zhì)量、交貨期、信譽、服務(wù)五個維度進行評分（權(quán)重可調(diào)整），選擇綜合得分最高供應(yīng)商；特殊情況（如唯一供應(yīng)商）需提交《單一來源采購申請表》，說明理由并經(jīng)總經(jīng)理*審批。供應(yīng)商確定與溝通評估完成后，采購部向選定供應(yīng)商發(fā)出《合作意向函》，明確采購需求、技術(shù)要求、交貨條款等；供應(yīng)商確認合作后，雙方簽訂《采購合同》（需法務(wù)部*審核，主要條款包括：物資規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交付時間、驗收方式、違約責任、爭議解決等）。（三）采購訂單與下達訂單制作采購員根據(jù)《采購合同》填寫《采購訂單》（表4），注明訂單編號、供應(yīng)商信息、物資明細（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額）、交付地址、交付時間、付款方式、收貨聯(lián)系人及電話等，經(jīng)采購經(jīng)理*審核后生效。訂單下達與跟蹤采購部將生效的《采購訂單》加蓋公章后掃描發(fā)送至供應(yīng)商，同時郵寄紙質(zhì)版（或通過電子簽章系統(tǒng)簽署）；供應(yīng)商確認訂單后，采購部建立《采購訂單跟蹤表》，定期（每周/每3天）跟進生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交付；若需變更訂單（如數(shù)量、交貨期），需供應(yīng)商書面確認，重新審批后執(zhí)行。（四）物資交付與接收供應(yīng)商發(fā)貨與通知供應(yīng)商按訂單要求發(fā)貨，發(fā)貨后24小時內(nèi)將《發(fā)貨清單》（注明訂單號、物資名稱、數(shù)量、物流單號）發(fā)送至采購部，采購部同步通知需求部門準備接收。到貨初步核對物資抵達后，需求部門或倉庫管理員*首先核對外包裝是否完好，物流單號與訂單信息是否一致；若外包裝破損或數(shù)量不符，立即聯(lián)系采購部與物流方，拍照留證并啟動《異常情況處理流程》（見“注意事項”）。物資暫存與標識初步核對無誤的物資，由倉庫管理員辦理入庫暫存，懸掛“待驗收”標識，注明物資名稱、訂單號、到貨日期，避免與已驗收物資混淆。（五）現(xiàn)場驗收與質(zhì)量確認驗收小組組建驗收由采購部牽頭，需求部門、倉庫管理員共同參與；對于重要物資（如生產(chǎn)設(shè)備、大宗原材料），需技術(shù)部或質(zhì)檢部*加入驗收小組，必要時可邀請第三方機構(gòu)檢測。驗收實施數(shù)量驗收：根據(jù)《采購訂單》和《發(fā)貨清單》，逐一清點物資數(shù)量（需復核最小單位，如“個”“箱”“kg”），保證與訂單一致；對于以重量計量的物資（如原材料），需過磅稱重并記錄。質(zhì)量驗收：外觀檢查：查看物資是否有劃痕、變形、破損、銹蝕等缺陷，標識是否清晰（如生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、合格證）；技術(shù)參數(shù)驗證：對照《采購合同》中的質(zhì)量標準，使用專業(yè)工具檢測（如游標卡尺測尺寸、萬用表測功能），或查驗供應(yīng)商提供的《質(zhì)量檢測報告》；樣品留存：對關(guān)鍵物資，按“一式兩份”原則留存樣品，由驗收小組簽字封存，留存期不少于[具體期限，如6個月]，作為后續(xù)質(zhì)量爭議的判定依據(jù)。驗收結(jié)果處理驗收合格：驗收小組共同填寫《物資驗收記錄單》（表5），注明驗收日期、物資信息、數(shù)量、質(zhì)量描述、驗收結(jié)論（“合格”），各方簽字確認后，倉庫管理員辦理正式入庫。驗收不合格：立即通知采購部，采購部在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，明確處理方案（如退換貨、折扣、索賠）；填寫《不合格物資處理單》（表6），注明不合格原因、數(shù)量、處理意見，經(jīng)需求部門、采購部、倉庫三方簽字后，不合格物資由倉庫隔離存放（懸掛“不合格”標識），供應(yīng)商在約定時間內(nèi)提回；若涉及批量不合格或重大質(zhì)量問題，采購部需提交《供應(yīng)商履約評估報告》，經(jīng)審批后暫停或終止該供應(yīng)商合作資格。（六）入庫與臺賬登記正式入庫倉庫管理員憑《物資驗收記錄單》辦理入庫，填寫《入庫單》（表7），注明入庫編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、入庫日期、庫位等信息，保證賬實相符。臺賬更新倉庫管理員及時更新《物資庫存臺賬》（電子+紙質(zhì)），動態(tài)記錄入庫、出庫、結(jié)存數(shù)據(jù)，每月底與財務(wù)部對賬，保證賬賬一致；采購部同步更新《采購臺賬》，記錄訂單號、供應(yīng)商、物資、數(shù)量、金額、驗收狀態(tài)、付款進度等信息，便于追溯。（七）付款結(jié)算與發(fā)票核對發(fā)票獲取與審核供應(yīng)商在物資驗收合格后[具體期限，如7個工作日]內(nèi)開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購部核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、物資名稱、金額等）與《采購訂單》《入庫單》是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款申請與審批財務(wù)部收到發(fā)票后，核對合同約定的付款條件（如“驗收合格后30天付款”），填寫《付款申請單》（表8），附《采購合同》《驗收記錄單》《入庫單》《發(fā)票》等單據(jù)，按審批權(quán)限逐級審批（采購經(jīng)理→財務(wù)經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理）?？铐椫Ц秾徟ㄟ^后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，付款后及時在《采購臺賬》中標記“已付款”，并將付款憑證復印件抄送采購部存檔。（八）檔案歸檔與流程復盤檔案整理采購部負責將采購全流程單據(jù)（申請單、合同、訂單、驗收記錄、發(fā)票、付款憑證等）按“一單一檔”原則整理，標注檔案編號（如“CG-YYYY-X”），存入檔案盒，保存期限不少于[具體期限，如3年]。定期復盤每季度末，采購部組織需求部門、財務(wù)部召開采購復盤會，分析：采購成本控制情況（對比預算與實際支出）；供應(yīng)商履約率（按時交付、合格率）；驗收問題類型及頻次（如數(shù)量不符、質(zhì)量缺陷）；流程優(yōu)化建議（如縮短審批時間、優(yōu)化供應(yīng)商評估標準）。復盤結(jié)果形成《采購流程復盤報告》，報公司管理層參考，持續(xù)改進采購管理。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板表1：物資采購申請單申請部門申請人*申請日期物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預估單價預算金額預算來源用途說明期望交付日期是否緊急采購部門負責人意見簽字：日期：采購部初審意見簽字：日期：財務(wù)部審核意見簽字：日期：分管領(lǐng)導審批意見簽字：日期：表2：供應(yīng)商資質(zhì)表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人聯(lián)系電話注冊地址經(jīng)營地址主營范圍成立日期資質(zhì)文件清單（請附以下文件復印件，加蓋公章）□營業(yè)執(zhí)照□相關(guān)經(jīng)營許可證□法定代表人身份證明□質(zhì)量體系認證證書□其他：采購部審核意見簽字：日期：表3：供應(yīng)商比價表采購訂單號物資名稱規(guī)格型號需求數(shù)量比價日期比價小組序號供應(yīng)商名稱報價（元）交貨期（天）——————————————–123綜合評估結(jié)論（說明選擇理由及得分）采購經(jīng)理意見簽字：日期：表4：采購訂單訂單編號簽訂日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地址收貨地址收貨人收貨電話交貨日期序號物資名稱規(guī)格型號單位—————-———-——12合計金額（大寫）：付款方式質(zhì)量標準交貨條款違約責任雙方簽字：采購方（蓋章）：供應(yīng)商（蓋章）：表5：物資驗收記錄單驗收日期訂單編號物資名稱規(guī)格型號供應(yīng)商名稱到貨數(shù)量驗收小組采購部：*需求部門：*倉庫：*技術(shù)部（如有）：*驗收項目驗收標準驗收結(jié)果備注數(shù)量核對與訂單一致□合格□不合格外觀檢查無破損、變形□合格□不合格技術(shù)參數(shù)符合合同約定□合格□不合格質(zhì)量證明文件齊全（合格證/檢測報告）□合格□不合格驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格請注明原因）參驗人員簽字采購部：*需求部門：*倉庫：*表6：不合格物資處理單處理單編號日期訂單編號物資名稱供應(yīng)商名稱到貨數(shù)量不合格數(shù)量不合格原因（如外觀缺陷、參數(shù)不符、缺少配件等）處理意見□退換貨□折扣接收（折扣比例：%）□索賠金額：元□其他：需求部門意見簽字：日期：采購部意見簽字：日期：倉庫意見簽字：日期：最終審批意見簽字：日期：表7：入庫單入庫編號入庫日期訂單編號物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量合計金額（大寫）：庫位號倉庫管理員*經(jīng)手人表8：付款申請單申請部門采購部申請人*申請日期供應(yīng)商名稱合同編號付款金額（大寫）：小寫：元付款事由（注明對應(yīng)訂單號及物資名稱）附件清單□《采購合同》□《驗收記錄單》□《入庫單》□《發(fā)票》□其他：采購部意見簽字：日期：財務(wù)部意見簽字：日期：分管副總意見簽字：日期：總經(jīng)理意見簽字：日期：四、操作風險與合規(guī)要點提示（一）需求審批環(huán)節(jié)嚴禁“先采購后審批”或“越權(quán)審批”，緊急采購需在3個工作日內(nèi)補齊審批手續(xù)；需求部門不得虛構(gòu)需求或夸大數(shù)量，一經(jīng)查實按公司獎懲制度處理。（二）供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)供應(yīng)商資質(zhì)需每年復核一次，過期未提交資質(zhì)文件的供應(yīng)商暫停合作；禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的供應(yīng)商（如親屬持股公司）發(fā)生采購交易，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批并披露。（三）驗收環(huán)節(jié)驗收人員需客觀公正，嚴禁徇私舞弊（如放行不合格物資），違規(guī)者承擔由此造成的損失；對于未經(jīng)驗收或驗收不合格的物資，嚴禁辦理入庫或投入使用。（四）異常情況處理物資到貨后若發(fā)覺數(shù)量不符、外包裝破損等問題，需在24小時內(nèi)書面通知采購部，超期未反饋視為默認合格；供應(yīng)商未按約定時間處理不合格物資的，采購