公司資料管理庫信息更新流程及提交工具說明一、工具應用背景為保證公司資料管理庫（含基本信息、員工資料、資質(zhì)證書、合作方檔案等）的準確性與時效性，規(guī)范信息變更的申請、審核與更新流程，避免因信息滯后導致業(yè)務風險或管理偏差，特制定本流程及提交工具。適用于公司內(nèi)部各部門、員工及合作方需對已入庫信息進行變更的場景，如公司主體信息調(diào)整、員工崗位變動、資質(zhì)證書續(xù)期、合作方關鍵信息更新等。二、信息更新操作步驟（一）發(fā)起更新申請申請主體：公司基本信息變更：由行政部發(fā)起，需附總經(jīng)理辦公會決議；員工個人資料變更（如聯(lián)系方式、崗位、學歷等）：由員工本人或所在部門負責人發(fā)起；資質(zhì)證書/許可證變更：由證書歸屬部門（如業(yè)務部、行政部）發(fā)起；合作方信息變更（如名稱、聯(lián)系人、銀行賬戶等）：由對接部門發(fā)起，需加蓋合作方公章的確認函。申請渠道：登錄公司OA系統(tǒng)“資料管理庫”模塊，選擇“信息更新申請”功能，在線填寫表單；無OA系統(tǒng)時，填寫紙質(zhì)《信息更新申請表》（見模板），提交至資料管理崗（行政部*）?；A信息填寫：明確“更新事項類型”（下拉選擇：公司信息/員工信息/資質(zhì)證書/合作方信息等）、“原信息內(nèi)容”、“變更后新信息”、“變更原因（簡要說明，如“營業(yè)執(zhí)照地址變更”“員工晉升崗位”等）”，并勾選需同步更新的關聯(lián)信息（如員工崗位變更需同步更新部門通訊錄、系統(tǒng)權限等）。（二）準備并提交證明材料根據(jù)不同變更事項，需提供對應的證明材料（均需提供原件掃描件或復印件，加蓋部門公章）：公司信息變更：新營業(yè)執(zhí)照副本、市場監(jiān)管部門變更通知書、股東會/董事會決議；員工資料變更：證件號碼復印件（更新姓名、證件號碼號時提供）、學歷學位證書（更新學歷時提供）、勞動合同變更協(xié)議（更新崗位、薪資時提供）、離職證明（員工信息注銷時提供）；資質(zhì)證書變更：新證書正本/副本、發(fā)證機關出具的變更文件、年檢合格證明（如適用）；合作方信息變更：合作方蓋章的《信息變更確認函》、新營業(yè)執(zhí)照（如主體變更）、新聯(lián)系人授權委托書（如聯(lián)系人變更）。提交要求：材料需命名規(guī)范（如“部門–證件號碼更新-20231001”），與申請表一并提交至資料管理崗（行政部*），電子版發(fā)送至指定系統(tǒng)/郵箱（內(nèi)部系統(tǒng)路徑：OA-行政部-資料管理-更新材料）。（三）審核流程審核實行“分級負責制”，根據(jù)變更事項性質(zhì)確定審核層級：變更事項類型初審復審終審審核時限公司基本信息、重大資質(zhì)變更資料管理崗（行政部*）部門負責人（行政部總監(jiān)*）分管領導（副總經(jīng)理*）3個工作日員工一般資料變更資料管理崗（行政部*）所在部門負責人*—2個工作日合作方信息變更資料管理崗（行政部*）對接部門負責人*部門總監(jiān)*3個工作日審核標準：初審：材料完整性、格式規(guī)范性（如掃描件清晰、無缺頁）、信息與申請表一致性；復審/終審：變更必要性、新信息真實性（如核實證件號碼號與學歷證書是否匹配、合作方變更函是否加蓋公章等）。審核結果處理：審核通過：資料管理崗在系統(tǒng)中標注“審核通過”，進入更新環(huán)節(jié)；審核不通過：由資料管理崗在1個工作日內(nèi)反饋原因，申請人修改后重新提交（需注明“二次提交”及修改說明）。（四）信息更新與入庫系統(tǒng)更新：資料管理崗根據(jù)審核通過的材料，在1個工作日內(nèi)完成資料管理庫的信息錄入，保證新舊信息銜接無誤（如員工崗位變更需同步更新部門通訊錄、考勤系統(tǒng)權限等關聯(lián)模塊）。材料歸檔：將申請表、證明材料掃描件分類歸檔至“資料管理庫-變更記錄”文件夾，電子檔保存期限不少于5年，紙質(zhì)檔按公司檔案管理規(guī)定移交檔案室（行政部檔案崗*）。同步通知：重大信息變更（如公司名稱、法人變更）需通過公司內(nèi)部郵件公告各部門；員工資料變更需抄送人力資源部、財務部；合作方變更需抄送對接業(yè)務部門及財務部（涉及付款賬戶變更時，需財務部確認后啟用新賬戶）。（五）結果反饋與跟蹤申請人可通過OA系統(tǒng)“申請進度查詢”功能實時查看審核狀態(tài)，審核通過后系統(tǒng)自動發(fā)送“更新完成通知”；資料管理崗每季度對信息更新記錄進行匯總，統(tǒng)計高頻變更事項（如員工聯(lián)系方式、合作方聯(lián)系人），分析變更原因，優(yōu)化信息采集流程（如簡化非關鍵信息變更的證明材料要求）。三、信息更新申請表模板申請編號：（系統(tǒng)自動，如“ZGGLXG2023901”）申請信息內(nèi)容更新事項類型□公司基本信息□員工個人資料□資質(zhì)證書□合作方信息□其他（請注明：______）原信息內(nèi)容（如：公司注冊地址“市區(qū)路123號”；員工聯(lián)系方式“”）變更后新信息（如：公司注冊地址“市區(qū)路456號”；員工聯(lián)系方式“1395678”）變更原因（簡要說明，不超過50字，如“因辦公場所搬遷”“員工更換手機號”）申請人（姓名：；部門：；工號/合作方編號：；聯(lián)系方式：）提交日期______年_月_日附件清單（1）______________________（文件名稱）；（2）______________________審核意見初審（資料管理崗）□通過□不通過（原因：______________________）審核人：*日期：______復審（部門負責人）□通過□不通過（原因：______________________）審核人：*日期：______終審（分管領導）□通過□不通過（原因：______________________）審核人：*日期：______更新結果資料管理崗更新完成時間：______年_月_日操作人：*四、重要提示信息真實性：申請人需對提交的新信息及證明材料的真實性負責，虛假信息一經(jīng)查實，將按公司《獎懲管理制度》處理（如員工信息造假按“嚴重違紀”處理，合作方信息造假終止合作）。材料完整性：缺失關鍵證明材料（如公司變更無決議、員工身份變更無證件號碼復印件）將導致審核駁回，請?zhí)崆皽蕚潺R全。時限要求：資質(zhì)證書到期前30天需提交續(xù)期更新申請，避免證書過期影響業(yè)務開展；員工離職/入職信息需在3個工作日內(nèi)完成更新，保證人力資源數(shù)據(jù)準確；合作方銀行賬戶、聯(lián)系人等關鍵信息變更，需在業(yè)務發(fā)生前完成更新，防止付款錯誤或溝通斷層。保密要求：資料管理庫信息涉及公司商業(yè)秘密及員工隱私，僅限經(jīng)授權人員查詢使用，