供應(yīng)鏈管理采購(gòu)訂單審核模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值二、采購(gòu)訂單審核全流程操作指引（一）訂單接收與前置檢查訂單接收：采購(gòu)專員從采購(gòu)系統(tǒng)或需求部門處獲取采購(gòu)訂單（PO），確認(rèn)訂單狀態(tài)為“待審核”。前置資料完整性檢查：核對(duì)訂單是否附齊必要附件，包括但不限于：需求申請(qǐng)單（需部門負(fù)責(zé)人簽字）、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單/合同（若有）、技術(shù)規(guī)格說(shuō)明書、過(guò)往采購(gòu)記錄（用于價(jià)格對(duì)比）。若附件缺失，需立即聯(lián)系申請(qǐng)人補(bǔ)充，待資料齊全后方可進(jìn)入下一步審核。（二）基礎(chǔ)信息初步審核由采購(gòu)助理或?qū)T負(fù)責(zé)，重點(diǎn)核對(duì)訂單基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性與完整性：訂單標(biāo)識(shí)信息：訂單編號(hào)、訂單日期、版本號(hào)是否唯一且規(guī)范，避免重復(fù)或編號(hào)混亂。供需雙方信息：采購(gòu)方公司名稱、地址、聯(lián)系方式是否正確；供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、電話是否與合格供應(yīng)商名錄一致（若為新供應(yīng)商，需確認(rèn)其資質(zhì)審核是否通過(guò)）。需求部門信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式是否與實(shí)際需求部門匹配，避免跨部門訂單錯(cuò)審。訂單狀態(tài)：確認(rèn)訂單非“已取消”或“已執(zhí)行”狀態(tài)，保證審核對(duì)象有效。若基礎(chǔ)信息存在錯(cuò)誤（如供應(yīng)商名稱錯(cuò)誤、需求部門遺漏），需退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）物料與規(guī)格專業(yè)審核由采購(gòu)專員及需求部門技術(shù)接口人共同負(fù)責(zé)，重點(diǎn)核對(duì)物料/服務(wù)信息的準(zhǔn)確性與需求匹配性：物料標(biāo)識(shí)信息：物料編碼（SKU）、名稱、規(guī)格型號(hào)、單位是否與需求申請(qǐng)單及技術(shù)要求一致，避免因物料信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)錯(cuò)品。數(shù)量合理性：需求數(shù)量是否與生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求或庫(kù)存周轉(zhuǎn)率匹配，是否存在過(guò)量采購(gòu)（超出3個(gè)月用量）或緊急采購(gòu)未說(shuō)明原因的情況。技術(shù)參數(shù)：物料的技術(shù)指標(biāo)（如材質(zhì)、尺寸、功能標(biāo)準(zhǔn)等）是否符合生產(chǎn)或使用要求，必要時(shí)需附技術(shù)圖紙或檢測(cè)報(bào)告作為審核依據(jù)。替代方案：若存在可替代物料，需確認(rèn)替代方案是否經(jīng)需求部門書面確認(rèn)，且成本、功能滿足需求。（四）價(jià)格與成本合理性審核由采購(gòu)專員及成本會(huì)計(jì)共同負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核采購(gòu)價(jià)格的公允性與成本控制：價(jià)格依據(jù)：?jiǎn)蝺r(jià)是否與采購(gòu)合同、招標(biāo)結(jié)果或供應(yīng)商報(bào)價(jià)單一致，臨時(shí)采購(gòu)價(jià)格是否附價(jià)格審批說(shuō)明?？們r(jià)計(jì)算：數(shù)量×單價(jià)=總價(jià)是否準(zhǔn)確，折扣、稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等附加費(fèi)用是否計(jì)算正確并單獨(dú)列示。成本對(duì)比：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格（同物料近6個(gè)月采購(gòu)記錄）、市場(chǎng)價(jià)格（通過(guò)第三方平臺(tái)或行業(yè)詢價(jià)獲?。?，若價(jià)格波動(dòng)超過(guò)±5%，需供應(yīng)商提供調(diào)價(jià)說(shuō)明（如原材料價(jià)格上漲、匯率變動(dòng)等）并經(jīng)成本經(jīng)理確認(rèn)。預(yù)算匹配：采購(gòu)金額是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算訂單需附預(yù)算調(diào)整審批單。（五）交貨期與物流可行性審核由采購(gòu)專員及物流部門共同負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核交付時(shí)間的合理性與物流方案的可操作性：交貨期：供應(yīng)商承諾的交貨日期（“最晚交貨日”）是否滿足生產(chǎn)/項(xiàng)目需求時(shí)間，若存在延遲風(fēng)險(xiǎn)，需供應(yīng)商提供書面交貨保障函。交付方式：運(yùn)輸方式（陸運(yùn)、海運(yùn)、空運(yùn)）、交付地點(diǎn)（倉(cāng)庫(kù)地址、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)）、運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方是否符合公司采購(gòu)政策，特殊運(yùn)輸要求（如冷鏈、危險(xiǎn)品運(yùn)輸）是否有合規(guī)方案。收貨信息：收貨人、聯(lián)系方式、收貨時(shí)間窗口是否準(zhǔn)確，保證物料送達(dá)后能及時(shí)驗(yàn)收入庫(kù)。（六）付款條款與合規(guī)性審核由財(cái)務(wù)專員及采購(gòu)經(jīng)理共同負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核付款方式與流程合規(guī)性：付款方式：是否為公司約定的標(biāo)準(zhǔn)付款方式（如貨到付款、賬期30天），特殊付款方式（如預(yù)付款、分期付款）是否附財(cái)務(wù)審批文件。賬期匹配：付款賬期是否與供應(yīng)商合同約定一致，是否符合公司現(xiàn)金流管理要求（避免超長(zhǎng)賬期影響供應(yīng)商關(guān)系或短賬期增加資金壓力）。合規(guī)性：訂單內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)（如環(huán)保要求、進(jìn)出口管制）、行業(yè)規(guī)范及公司采購(gòu)制度，是否存在“三重一大”事項(xiàng)（需提交管理層集體審議）。（七）跨部門協(xié)同會(huì)簽（如需）若訂單涉及以下情況，需發(fā)起跨部門會(huì)簽：金額較大：?jiǎn)喂P訂單金額超過(guò)萬(wàn)元（根據(jù)公司制度設(shè)定，如50萬(wàn)元）；關(guān)鍵物料：生產(chǎn)核心物料或戰(zhàn)略物資采購(gòu)；特殊供應(yīng)商：首次合作供應(yīng)商或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商（如訴訟記錄、信用評(píng)級(jí)較低）。會(huì)簽部門包括：需求部門（確認(rèn)需求）、財(cái)務(wù)部門（確認(rèn)價(jià)格與付款）、法務(wù)部門（確認(rèn)合同條款）、物流部門（確認(rèn)交付方案）。各部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽，逾期視為默認(rèn)通過(guò)。（八）終審與決策由采購(gòu)經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見及會(huì)簽結(jié)果進(jìn)行終審：審核結(jié)論：批準(zhǔn)：所有審核要點(diǎn)均符合要求，訂單可進(jìn)入執(zhí)行階段，采購(gòu)專員在系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)為“已批準(zhǔn)”；駁回：存在重大錯(cuò)誤（如供應(yīng)商資質(zhì)不合格、價(jià)格遠(yuǎn)超市場(chǎng)價(jià)、交貨期無(wú)法滿足需求），需在審核表中明確駁回原因，退回申請(qǐng)人整改后重新提交；有條件批準(zhǔn)：存在輕微問題（如附件缺失、信息填寫不規(guī)范），需申請(qǐng)人補(bǔ)充完善后批準(zhǔn)。審批權(quán)限：根據(jù)訂單金額及物料重要性，按“采購(gòu)專員→采購(gòu)經(jīng)理→分管副總→總經(jīng)理”權(quán)限逐級(jí)審批，嚴(yán)禁越級(jí)審批。（九）審核結(jié)果反饋與訂單執(zhí)行結(jié)果反饋：采購(gòu)專員在終審?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)系統(tǒng)或郵件將審核結(jié)果反饋給申請(qǐng)人，附審核表（含審核意見及簽字）。訂單執(zhí)行：批準(zhǔn)的訂單由采購(gòu)專員同步至供應(yīng)商及物流部門，啟動(dòng)后續(xù)交付流程；駁回的訂單需申請(qǐng)人整改后重新提交審核，避免重復(fù)錯(cuò)誤。三、采購(gòu)訂單審核表模板采購(gòu)訂單審核表一、訂單基本信息訂單編號(hào)PO-2023-訂單日期2023年月日需求部門生產(chǎn)部/研發(fā)部/行政部申請(qǐng)人（姓名）聯(lián)系方式（電話后四位）二、供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱（供應(yīng)商全稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（代碼后四位）聯(lián)系方式（電話后四位）三、物料/服務(wù)信息明細(xì)序號(hào)物料編碼1SKU-0012SKU-002……合計(jì)——四、審核要點(diǎn)記錄審核項(xiàng)目審核結(jié)果（√/×/備注）基礎(chǔ)信息完整性√供應(yīng)商資質(zhì)有效性√物料規(guī)格與需求一致性√價(jià)格公允性（對(duì)比歷史價(jià)）√交貨期滿足需求×付款條款合規(guī)性√五、審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核人初審（基礎(chǔ)信息）（姓名）專業(yè)審核（物料/價(jià)格）（姓名）跨部門會(huì)簽（物流）（姓名）終審（姓名）六、其他說(shuō)明附件清單1.需求申請(qǐng)單（簽字版）2.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單3.技術(shù)圖紙審核結(jié)論□批準(zhǔn)□駁回□有條件批準(zhǔn)（請(qǐng)注明：________________）四、審核過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)信息一致性核查：保證訂單信息與需求申請(qǐng)、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同等文件完全一致，避免因信息不符導(dǎo)致執(zhí)行爭(zhēng)議（如供應(yīng)商名稱錯(cuò)誤可能導(dǎo)致貨物無(wú)法簽收）。供應(yīng)商資質(zhì)動(dòng)態(tài)跟蹤：審核時(shí)需確認(rèn)供應(yīng)商是否在“合格供應(yīng)商名錄”內(nèi)，且資質(zhì)證書（如ISO9001、3C認(rèn)證等）在有效期內(nèi)，若供應(yīng)商資質(zhì)過(guò)期，需暫停采購(gòu)直至其更新資質(zhì)。數(shù)量與需求的精準(zhǔn)匹配：需求數(shù)量需結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃、庫(kù)存水位及損耗率綜合確定，避免“為采購(gòu)而采購(gòu)”（如過(guò)量采購(gòu)導(dǎo)致資金占用）或“緊急采購(gòu)未留緩沖期”（如交貨期無(wú)冗余影響生產(chǎn)）。價(jià)格異常的“雙核實(shí)”：當(dāng)采購(gòu)價(jià)格超出歷史價(jià)或市場(chǎng)價(jià)時(shí)，需同時(shí)核實(shí)供應(yīng)商調(diào)價(jià)依據(jù)（如原材料采購(gòu)成本憑證）及內(nèi)部成本測(cè)算數(shù)據(jù)，保證價(jià)格波動(dòng)合理。交貨期的“剛性+彈性”平衡：交貨期既要滿足生產(chǎn)“剛性需求”（如項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)），也要考慮供應(yīng)商“彈功能力”（如生產(chǎn)周期、物流運(yùn)輸時(shí)間），避免因交貨期過(guò)短導(dǎo)致供應(yīng)商無(wú)法履約，或過(guò)長(zhǎng)影響生產(chǎn)計(jì)劃。審批權(quán)限的“紅線”意識(shí)：嚴(yán)格按照公司采購(gòu)審批權(quán)限表執(zhí)行審核，嚴(yán)禁“化整為零”（如將超預(yù)算訂單拆分為多筆低金額訂單規(guī)