行政管理公文寫作規(guī)范與格式化工具使用指南一、工具概述與核心價(jià)值本工具旨在為企事業(yè)單位行政管理崗位提供標(biāo)準(zhǔn)化的公文寫作規(guī)范與格式化支持，解決公文格式不統(tǒng)一、要素缺失、排版混亂等問題，提升公文的專業(yè)性、規(guī)范性與工作效率。通過整合公文寫作的核心要素、流程步驟及模板示例，幫助用戶快速掌握行政公文的規(guī)范要求，保證公文在跨部門溝通、向上級(jí)匯報(bào)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等場(chǎng)景中準(zhǔn)確傳遞信息，樹立組織良好形象。二、適用場(chǎng)景與場(chǎng)景價(jià)值（一）日常行政事務(wù)發(fā)文適用于部門通知、工作安排、會(huì)議紀(jì)要、考勤管理、后勤保障等內(nèi)部行政事務(wù)的公文撰寫。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板與格式規(guī)范，保證信息傳達(dá)清晰、責(zé)任分工明確，避免因格式問題導(dǎo)致理解偏差，提升內(nèi)部協(xié)作效率。（二）跨部門協(xié)調(diào)溝通當(dāng)涉及多部門協(xié)作事項(xiàng)（如項(xiàng)目推進(jìn)、資源調(diào)配、流程優(yōu)化）時(shí)，使用本工具規(guī)范公文格式，可明確各部門職責(zé)與工作節(jié)點(diǎn)，減少溝通成本，保證協(xié)作事項(xiàng)有序落地。（三）向上級(jí)匯報(bào)請(qǐng)示針對(duì)工作總結(jié)、專項(xiàng)匯報(bào)、請(qǐng)示事項(xiàng)等需提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公文，工具提供標(biāo)題層級(jí)、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、邏輯結(jié)構(gòu)等規(guī)范要求，保證內(nèi)容重點(diǎn)突出、條理清晰，增強(qiáng)公文的正式性與說服力。（四）對(duì)外聯(lián)絡(luò)函件與客戶、供應(yīng)商、合作單位等外部主體往來時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的函件格式（如公函、邀請(qǐng)函、復(fù)函）有助于體現(xiàn)組織專業(yè)性，維護(hù)商務(wù)合作的嚴(yán)謹(jǐn)性與規(guī)范性。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：明確公文類型與適用范圍根據(jù)發(fā)文目的確定公文類型（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等），參照《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及組織內(nèi)部管理規(guī)定，確認(rèn)該類型公文的適用場(chǎng)景與必備要素（如“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)）。（二）第二步：擬稿與內(nèi)容填充基礎(chǔ)信息錄入：按照模板要求填寫文號(hào)（如“×行文〔2024〕×號(hào)”）、標(biāo)題（簡(jiǎn)明扼要，概括核心內(nèi)容，如“關(guān)于召開2024年度安全生產(chǎn)工作會(huì)議的通知”）、主送機(jī)關(guān)（明確接收公文的單位或部門，頂格書寫）。撰寫：開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的（如“為貫徹落實(shí)×要求，現(xiàn)就×事項(xiàng)通知如下”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰（如“一、會(huì)議時(shí)間；二、會(huì)議地點(diǎn)；三、參會(huì)人員”）；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或期望（如“請(qǐng)各單位高度重視，準(zhǔn)時(shí)參會(huì)”）。附件說明：如有附件（如會(huì)議議程、方案細(xì)則），在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)附件名稱全稱。（三）第三步：審核與校對(duì)內(nèi)容審核：由部門負(fù)責(zé)人審核公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性及與工作的一致性，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、職責(zé)分工是否無誤。格式校對(duì)：對(duì)照公文格式規(guī)范（如字體、字號(hào)、行距、頁碼等），檢查排版是否統(tǒng)一，要素是否齊全（如發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章位置等）。交叉復(fù)核：對(duì)于重要公文，可安排專人交叉校對(duì)，避免錯(cuò)字、漏字或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。（四）第四步：排版與定稿格式設(shè)置：頁面：A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標(biāo)題用小標(biāo)宋體二號(hào)字，用仿宋GB2312三號(hào)字，一級(jí)標(biāo)題用黑體三號(hào)字，二級(jí)標(biāo)題用楷體GB2312三號(hào)字；行距：行距為28磅，段前段后間距0行。頁碼添加：頁碼位于頁腳居中，格式為“-X-”（X為頁碼數(shù)字），頁碼數(shù)字用四號(hào)宋體。最終定稿：經(jīng)審核無誤后，保存電子版（如.docx格式）并打印紙質(zhì)版，按組織規(guī)定履行簽發(fā)手續(xù)。（五）第五步：發(fā)布與歸檔發(fā)布：根據(jù)公文性質(zhì)確定發(fā)布方式（如內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)布、紙質(zhì)版張貼、郵件發(fā)送等），保證主送機(jī)關(guān)及時(shí)接收。歸檔：公文發(fā)布后，將電子版與紙質(zhì)版一并交由行政部門或檔案室歸檔，按“年度-類型-文號(hào)”規(guī)則分類保存，便于后續(xù)查閱。四、公文模板與要素示例（一）通知類模板要素規(guī)范要求示例內(nèi)容文號(hào)由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成，年份用六角括號(hào)“〔〕”×行文〔2024〕15號(hào)標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（可發(fā)文機(jī)關(guān)，若需在落款處注明）關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知主送機(jī)關(guān)頂格書寫，多個(gè)機(jī)關(guān)用頓號(hào)分隔各部門、各單位：開頭說明發(fā)文依據(jù)或目的根據(jù)國家法定節(jié)假日安排，結(jié)合公司實(shí)際，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知主體內(nèi)容分條列項(xiàng)說明具體事項(xiàng)（時(shí)間、地點(diǎn)、要求等）一、放假時(shí)間：6月8日至6月10日，共3天；二、注意事項(xiàng)：放假前請(qǐng)關(guān)閉電源、鎖好門窗，做好安全防護(hù)。落款發(fā)文機(jī)關(guān)署名（全稱）+成文日期（阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全）××公司辦公室2024年5月30日印章成文日期中間加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，做到“騎年蓋月”—（加蓋公章）—（二）請(qǐng)示類模板要素規(guī)范要求示例內(nèi)容文號(hào)同通知類×請(qǐng)〔2024〕8號(hào)標(biāo)題事由+文種（必須明確請(qǐng)示事項(xiàng)）關(guān)于采購辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)（如需多頭請(qǐng)示，需分別行文）××公司領(lǐng)導(dǎo)：開頭簡(jiǎn)述請(qǐng)示背景與必要性因現(xiàn)有辦公電腦使用年限超過5年，故障頻發(fā)，影響工作效率，擬采購一批新設(shè)備。主體內(nèi)容說明請(qǐng)示事項(xiàng)的具體需求（如數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算）及理由一、擬采購電腦20臺(tái)，配置要求：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤；二、預(yù)算金額約12萬元，從行政經(jīng)費(fèi)列支。結(jié)尾使用規(guī)范結(jié)束語（如“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，請(qǐng)審批”）妥否，請(qǐng)批示。落款同通知類××行政部2024年6月1日（三）會(huì)議紀(jì)要模板要素規(guī)范要求示例內(nèi)容標(biāo)題會(huì)議名稱+“紀(jì)要”××公司2024年第三季度銷售工作會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息時(shí)間（×年×月×日×?xí)r×分）、地點(diǎn)、參會(huì)人員（姓名+職務(wù)/部門）、主持人、記錄人時(shí)間：2024年6月15日14:00-16:00地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室參會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、銷售部全體員工主持人：總經(jīng)理記錄人：按會(huì)議議程分點(diǎn)記錄（議題、討論情況、決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）一、議題：2024年上半年銷售工作總結(jié)匯報(bào)：上半年銷售額完成目標(biāo)的85%，主要問題為華東區(qū)銷量未達(dá)預(yù)期；二、決議事項(xiàng)：1.華東區(qū)需在7月底前制定專項(xiàng)提升方案，責(zé)任人：；2.增加8月促銷活動(dòng)預(yù)算5萬元，由財(cái)務(wù)部審批，責(zé)任人：*。落款發(fā)文機(jī)關(guān)（會(huì)議組織部門）+成文日期銷售部2024年6月15日五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范不可忽視字體與字號(hào)：嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，避免使用藝術(shù)字體或隨意調(diào)整字號(hào)（如不得用小四號(hào)字，標(biāo)題不得用三號(hào)字以外的字體）。頁邊距與行距：頁邊距、行距等排版參數(shù)需統(tǒng)一，避免“一頁多版式”（如部分頁面行距為單倍，部分為28磅）。印章使用：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只成文日期加蓋印章；聯(lián)合行文時(shí)，將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱并列加蓋印章，印章之間互不相交或相切。（二）內(nèi)容表述需準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)用語規(guī)范：使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“搞定”應(yīng)改為“完成”“落實(shí)”）；時(shí)間、數(shù)字、計(jì)量單位等需統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（如日期用“2024年6月1日”而非“二〇二四年六月一日”）。邏輯清晰：結(jié)構(gòu)按“總-分”或“背景-問題-措施”邏輯展開，避免內(nèi)容交叉重復(fù)；請(qǐng)示事項(xiàng)需“一事一請(qǐng)”，不得在一份請(qǐng)示中請(qǐng)示多個(gè)不相關(guān)事項(xiàng)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)、政策依據(jù)時(shí)，需核對(duì)原始資料，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、政策有效（如引用上級(jí)文件需注明文件名及文號(hào)）。（三）審批流程需嚴(yán)格履行分級(jí)審批：根據(jù)公文重要性及組織規(guī)定，履行擬稿人自審、部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等流程，避免“先發(fā)后批”或越級(jí)審批。留痕管理：電子公文需在OA系統(tǒng)中保留審批記錄，紙質(zhì)公文需在簽發(fā)單上明確各環(huán)節(jié)審批人意見，保證責(zé)任可追溯。（四）常見問題規(guī)避標(biāo)題冗長：避免標(biāo)題中包含過多細(xì)節(jié)（如“關(guān)于×部門×項(xiàng)目×事項(xiàng)×工作的通知”可簡(jiǎn)化為“關(guān)于×項(xiàng)目工作的通知”）。主送機(jī)關(guān)混亂：不得將“主送”“抄送”混淆（如“請(qǐng)示”只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；“通知”可根