供應商資質(zhì)審核及準入管理通用工具模板一、適用行業(yè)與場景新供應商引入：企業(yè)首次合作前對供應商資質(zhì)進行全面審核，保證其具備履約能力；現(xiàn)有供應商復審：定期對合作中供應商的資質(zhì)狀態(tài)、履約表現(xiàn)進行評估，維持合作合規(guī)性；高風險行業(yè)專項審核：如食品、醫(yī)藥、特種設備等行業(yè)，需額外關(guān)注生產(chǎn)許可、認證資質(zhì)等特殊要求；戰(zhàn)略供應商深度評估：對長期合作或核心業(yè)務供應商，結(jié)合資質(zhì)與綜合實力進行準入決策。二、供應商資質(zhì)審核及準入管理全流程（一）需求明確與準入標準制定目的：明確采購需求，制定清晰的供應商準入門檻，保證審核標準統(tǒng)一。操作內(nèi)容：業(yè)務部門提報需求：采購部門協(xié)同需求部門（如生產(chǎn)、研發(fā)、市場）明確采購品類、技術(shù)參數(shù)、服務要求等關(guān)鍵信息，形成《采購需求說明書》。制定準入標準：根據(jù)行業(yè)特性、企業(yè)合規(guī)要求及業(yè)務需求，制定《供應商準入標準》，內(nèi)容需包括：基本資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證（或三證合一復印件）；行業(yè)許可：如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、建筑施工資質(zhì)證書等；認證體系：ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系、行業(yè)特定認證（如IATF16949汽車行業(yè)質(zhì)量管理體系）；其他要求：財務狀況（近3年財務報表）、生產(chǎn)能力（產(chǎn)能證明、設備清單）、質(zhì)量管控（質(zhì)檢流程、不合格品處理機制）、社會責任（無重大違法記錄、勞動用工合規(guī)證明）。標準審批：采購部門負責人組織法務、質(zhì)量等部門評審準入標準，審批通過后發(fā)布執(zhí)行。責任人：采購經(jīng)理、需求部門負責人、法務專員輸出物：《采購需求說明書》《供應商準入標準》（二）供應商尋源與資料提交目的：收集潛在供應商信息，獲取其資質(zhì)證明材料，為后續(xù)審核奠定基礎。操作內(nèi)容：尋源渠道：通過行業(yè)展會、招標平臺、供應商自薦、同行推薦等多種渠道收集供應商信息，建立《潛在供應商名錄》。資料提交：向潛在供應商發(fā)放《供應商準入申請表》，要求其按《供應商準入標準》提交完整資質(zhì)材料，包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）；行業(yè)許可證/資質(zhì)證書復印件（加蓋公章）；認證證書復印件（加蓋公章）；近3年財務審計報告；生產(chǎn)能力說明（含設備清單、產(chǎn)能數(shù)據(jù)）；質(zhì)量管理體系文件（如質(zhì)檢流程圖、不合格品處理程序）；法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（若由代理人提交）。責任人：采購專員、尋源專員輸出物：《潛在供應商名錄》《供應商準入申請表》及附件材料（三）資質(zhì)初審與合規(guī)性核查目的：對供應商提交的資質(zhì)材料進行初步審核，剔除不符合基本要求的供應商，保證進入后續(xù)環(huán)節(jié)的供應商具備基本合規(guī)性。操作內(nèi)容：資料完整性核查：檢查《供應商準入申請表》及附件材料是否齊全，是否存在缺頁、模糊不清等情況，若材料不完整，通知供應商3個工作日內(nèi)補正。資質(zhì)真實性核驗：通過官方渠道（如“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、行業(yè)主管部門官網(wǎng)等）核驗營業(yè)執(zhí)照、許可證等證書的有效性，重點關(guān)注：企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼是否與證件一致；證書是否在有效期內(nèi)，若臨近到期（如剩余有效期不足6個月），需要求供應商提供續(xù)期證明；是否存在經(jīng)營異常、嚴重違法失信等記錄。符合性判斷：將核驗結(jié)果與《供應商準入標準》對比，判斷供應商是否滿足基本資質(zhì)要求，形成《資質(zhì)初審報告》，明確“通過初審”“不通過初審”或“補充材料后復審”結(jié)論。責任人：采購專員、質(zhì)量專員輸出物：《資質(zhì)初審報告》《供應商材料補正通知》（若需）（四）現(xiàn)場考察（如需）目的：對資質(zhì)初審通過且涉及關(guān)鍵生產(chǎn)/服務環(huán)節(jié)的供應商，實地考察其生產(chǎn)條件、管理能力，保證材料與實際情況一致。操作內(nèi)容：制定考察計劃：明確考察時間、參與人員（采購、質(zhì)量、技術(shù)等）、考察重點（如生產(chǎn)車間環(huán)境、設備運行狀況、質(zhì)檢流程、員工操作規(guī)范等）?，F(xiàn)場實施考察：通過實地查看、文件查閱、人員訪談等方式收集信息，重點核實：生產(chǎn)設備是否與申報一致，設備維護保養(yǎng)記錄是否完整；質(zhì)量管控流程是否落地執(zhí)行（如原材料檢驗、過程檢驗、成品檢驗記錄）；安全生產(chǎn)、環(huán)保措施是否符合行業(yè)標準；員工技能培訓、資質(zhì)證書是否齊全。出具考察報告：考察結(jié)束后3個工作日內(nèi)，形成《供應商現(xiàn)場考察報告》，明確“考察通過”“考察不通過”或“需整改后復評”結(jié)論，對整改項明確完成時限。責任人：采購經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、技術(shù)專員輸出物：《供應商現(xiàn)場考察計劃》《供應商現(xiàn)場考察報告》《整改通知書》（若需）（五）綜合評審與準入決策目的：結(jié)合資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察（如需）及供應商綜合實力，形成準入決策，保證選擇的供應商滿足企業(yè)長期合作需求。操作內(nèi)容：組建評審小組：由采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務、法務等部門負責人組成評審小組，明確各角色職責（如質(zhì)量部門評估質(zhì)量體系，財務部門評估財務風險）。多維度評分：根據(jù)《供應商準入標準》制定《供應商準入評審表》，從以下維度進行量化評分（總分100分）：資質(zhì)合規(guī)性（30分）：證書齊全性、有效性、行業(yè)符合性；生產(chǎn)能力（25分）：設備先進性、產(chǎn)能匹配度、生產(chǎn)穩(wěn)定性；質(zhì)量體系（20分）：認證等級、質(zhì)檢流程、不合格品處理機制；財務狀況（15分）：資產(chǎn)負債率、現(xiàn)金流、盈利能力；服務能力（10分）：響應速度、售后保障、客戶評價。評審會議：評審小組召開會議，結(jié)合《資質(zhì)初審報告》《現(xiàn)場考察報告》及評分結(jié)果進行討論，形成評審意見：推薦準入：總分≥80分，且無重大否決項（如資質(zhì)造假、重大安全）；有條件準入：總分70-79分，需針對薄弱項制定整改計劃，整改后復評通過；不予準入：總分＜70分，或存在重大否決項。責任人：評審小組組長（采購總監(jiān)）、各部門評審代表輸出物：《供應商準入評審表》《供應商準入評審會議紀要》（六）協(xié)議簽訂與信息歸檔目的：明確雙方權(quán)利義務，規(guī)范供應商信息管理，為后續(xù)合作提供依據(jù)。操作內(nèi)容：準入通知：對“推薦準入”或“有條件準入（整改后）”的供應商，發(fā)放《供應商準入通知書》，明確準入有效期、合作范圍及后續(xù)要求。協(xié)議簽訂：法務部門根據(jù)企業(yè)《采購合同管理規(guī)范》擬定《供應商合作協(xié)議》，明確質(zhì)量標準、交付周期、付款方式、違約責任、保密條款等內(nèi)容，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。信息歸檔：將供應商準入全流程材料（《準入申請表》、資質(zhì)文件、審核報告、評審表、協(xié)議等）整理歸檔，錄入供應商管理系統(tǒng)，建立《供應商檔案》，編號規(guī)則示例：[年份]-[品類代碼]-[序列號]（如2024-SC-001）。責任人：采購專員、法務專員、檔案管理員輸出物：《供應商準入通知書》《供應商合作協(xié)議》《供應商檔案》（七）動態(tài)管理與復審目的：定期評估供應商履約表現(xiàn)及資質(zhì)狀態(tài)，保證持續(xù)合規(guī)，及時淘汰不合格供應商。操作內(nèi)容：履約評估：每季度/半年，由采購部門組織需求部門、質(zhì)量部門對供應商履約情況進行評估，指標包括：交付及時率、產(chǎn)品合格率、服務響應速度、投訴處理效率等，形成《供應商履約評估報告》。資質(zhì)復審：每年對供應商資質(zhì)進行一次全面復審，要求其提交更新后的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、認證證書等），核驗有效性，重點關(guān)注資質(zhì)變更、到期續(xù)期等情況。分級管理：根據(jù)履約評估結(jié)果與資質(zhì)復審情況，對供應商實施分級管理（如A級戰(zhàn)略供應商、B級核心供應商、C級一般供應商、D級淘汰供應商），對D級供應商啟動清退流程。責任人：采購經(jīng)理、質(zhì)量經(jīng)理、需求部門負責人輸出物：《供應商履約評估報告》《供應商資質(zhì)復審表》《供應商分級調(diào)整通知》三、核心模板工具（一）供應商資質(zhì)審核表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請日期聯(lián)系人聯(lián)系電話電子郵箱申請品類合作期限序號資質(zhì)文件名稱證書編號發(fā)證機關(guān)有效期至審核狀態(tài)（通過/不通過/補正）審核意見審核人審核日期1營業(yè)執(zhí)照2行業(yè)許可證（如適用）3ISO9001認證證書4生產(chǎn)能力證明（含設備清單）5近3年財務審計報告6質(zhì)量管理體系文件摘要7社會責任證明（如無違法記錄）審核結(jié)論：□通過初審□不通過初審□補正材料后復審（需補正材料清單：__________________________）審核人：____________________日期：____________________（二）供應商準入評審表供應商名稱申請品類評審日期評審小組組長評審地點評審維度評分標準（100分）得分評審意見資質(zhì)合規(guī)性（30分）證書齊全性（10分）、有效性（10分）、行業(yè)符合性（10分）生產(chǎn)能力（25分）設備先進性（8分）、產(chǎn)能匹配度（9分）、生產(chǎn)穩(wěn)定性（8分）質(zhì)量體系（20分）認證等級（7分）、質(zhì)檢流程（7分）、不合格品處理（6分）財務狀況（15分）資產(chǎn)負債率（5分）、現(xiàn)金流（5分）、盈利能力（5分）服務能力（10分）響應速度（3分）、售后保障（3分）、客戶評價（4分）總分評審結(jié)論：□推薦準入（總分≥80分）□有條件準入（70-79分，整改項：__________________________）□不予準入（總分＜70分）評審小組簽字：采購部門：____________________質(zhì)量部門：____________________技術(shù)部門：____________________財務部門：____________________法務部門：____________________四、關(guān)鍵實施要點與風險規(guī)避（一）資質(zhì)真實性核驗是核心環(huán)節(jié)風險點：供應商偽造、過期或資質(zhì)不符，可能導致合作中斷或法律風險。規(guī)避措施：務必通過官方渠道（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、行業(yè)主管部門官網(wǎng)）核驗資質(zhì)，對關(guān)鍵證書（如生產(chǎn)許可證、認證證書）要求提供原件核驗，留存核驗記錄。（二）動態(tài)管理避免“準入后放任”風險點：供應商資質(zhì)過期、履約能力下降未及時發(fā)覺，影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營。規(guī)避措施：建立“年度復審+季度履約評估”機制，對資質(zhì)到期前2個月的供應商發(fā)送《資質(zhì)續(xù)期提醒函》，對履約評分低于70分的供應商啟動約談或整改流程。（三）跨部門協(xié)作保證審核全面性風險點：單一部門審核導致維度缺失（如只關(guān)注資質(zhì)，忽視質(zhì)量或財務風險）。規(guī)避措施：評審小組必須包含采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務、法務等部門，明確各部門審核職責（如質(zhì)量部門負責質(zhì)量體系，法務部門負責合規(guī)條款），保證無審核盲區(qū)。（四）信息保密與供應商關(guān)系維護風險點：供應商敏感信息（如財務數(shù)據(jù)、