一、適用場景與價值體現(xiàn)本工具模板適用于企業(yè)內(nèi)部采購申請審批流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，尤其適合需要規(guī)范采購需求提報、供應(yīng)商篩選及合作全流程的場景。具體包括：日常辦公設(shè)備采購、生產(chǎn)原材料補貨、項目專項物資采購等不同類型采購活動；適用于跨部門協(xié)作（如需求部門、采購部門、財務(wù)部門、管理層）的審批節(jié)點管控；同時可用于供應(yīng)商資質(zhì)審核、績效評估及合作風(fēng)險預(yù)警，幫助采購管理實現(xiàn)流程透明化、責(zé)任明確化及風(fēng)險可控化，提升采購效率并降低合規(guī)風(fēng)險。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引（一）采購需求發(fā)起與初審需求部門提報：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請表》（模板見第三部分），詳細說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算總額、用途說明、緊急程度及期望交付時間。申請人需對需求信息的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)或需求說明文件（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）。部門負責(zé)人初審：需求部門負責(zé)人（如部門經(jīng)理）對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配度進行審核，確認后簽字。對于超常規(guī)需求（如單價超歷史采購20%或預(yù)算超部門年度額度10%），需在審批意見中說明理由。（二）采購部門審核與需求確認采購專員接收與核查：采購部門收到《采購申請表》后，由采購專員（如**）核查表單完整性、需求描述清晰度及預(yù)算合規(guī)性。若信息不全或描述模糊，需在1個工作日內(nèi)退回需求部門補充。需求可行性評估：采購專員聯(lián)合技術(shù)/使用部門（如技術(shù)工程師），對采購物品/服務(wù)的規(guī)格參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行復(fù)核，保證需求可滿足；同時參考歷史采購數(shù)據(jù)及市場行情，評估預(yù)算合理性，提出初步審核意見（如“建議按此預(yù)算執(zhí)行”“建議調(diào)整預(yù)算至元”）。（三）供應(yīng)商篩選與資質(zhì)審核供應(yīng)商征集方式：根據(jù)采購金額及物品特性選擇征集方式：公開招標(biāo)：適用于金額≥5萬元或涉及重大利益的采購，通過企業(yè)采購平臺或指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請≥3家供應(yīng)商參與；邀請招標(biāo)：適用于金額1萬-5萬元且已有合格供應(yīng)商庫的采購，選取≥2家歷史合作良好或資質(zhì)合格的供應(yīng)商發(fā)出邀請；詢價采購：適用于金額＜1萬元的標(biāo)準(zhǔn)化物品，向≥3家供應(yīng)商詢價并比對報價。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購專員收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、ISO認證、同類項目業(yè)績證明等），由采購經(jīng)理（如**）及法務(wù)專員（如趙六）聯(lián)合審核，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格及履約能力。對首次合作的供應(yīng)商，需進行實地考察或背景調(diào)查。（四）供應(yīng)商評估與選定建立評估維度：根據(jù)采購需求設(shè)定評分標(biāo)準(zhǔn)，通常包括：價格（權(quán)重30%-40%）、資質(zhì)與實力（權(quán)重20%-30%）、交付能力（權(quán)重15%-20%）、服務(wù)質(zhì)量（權(quán)重10%-15%）、合作案例（權(quán)重10%）。評估與選定：由采購部門牽頭，組織需求部門、技術(shù)部門組成評估小組，對符合條件的供應(yīng)商進行打分（詳見《供應(yīng)商評估表》）。綜合評分≥80分的供應(yīng)商進入候選名單，優(yōu)先選擇評分最高者；若評分相近，可結(jié)合供應(yīng)商歷史合作記錄或交付周期最終確定。選定結(jié)果需在采購平臺公示2個工作日，無異議后進入合同環(huán)節(jié)。（五）合同談判與簽訂合同條款擬定：采購專員根據(jù)選定供應(yīng)商的報價及需求，擬定采購合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。法務(wù)與財務(wù)審核：法務(wù)專員（如趙六）審核合同條款的合法性與嚴(yán)謹性；財務(wù)部門（如財務(wù)經(jīng)理）審核付款條件與預(yù)算匹配度，保證資金安全。合同簽訂與分發(fā)：合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章（企業(yè)方需總經(jīng)理**或其授權(quán)人簽字）后生效，原件由采購部門、財務(wù)部門、需求部門各執(zhí)一份，掃描件同步存檔至采購管理系統(tǒng)。（六）采購執(zhí)行與過程跟蹤訂單下達：采購專員根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達正式采購訂單，明確交付細節(jié)，并抄送需求部門及財務(wù)部門。交付跟蹤：供應(yīng)商按訂單交付前，需提前3個工作日告知交付時間；采購專員跟蹤物流信息，保證貨物按時送達；需求部門收到貨物后，需在24小時內(nèi)核對數(shù)量與外觀，若有差異及時反饋采購部門協(xié)調(diào)處理。（七）驗收與付款聯(lián)合驗收：貨物送達后，由需求部門、采購部門、技術(shù)部門（如需）共同進行驗收，對照合同及技術(shù)參數(shù)逐項檢查，填寫《驗收記錄表》（模板見第三部分），驗收結(jié)論分為“合格”“需整改”“不合格”。整改與復(fù)驗：若驗收不合格，需在《驗收記錄表》中注明問題并要求供應(yīng)商在約定時限內(nèi)整改；整改后需重新組織驗收，直至合格。付款申請：驗收合格后，采購專員收集發(fā)票（需與合同信息一致）、驗收記錄、訂單等資料，提交財務(wù)部門（如財務(wù)專員）審核；財務(wù)部門確認無誤后，按合同約定付款方式（如預(yù)付30%、到付70%）辦理付款手續(xù)。（八）供應(yīng)商績效評估與歸檔績效評估：每季度末，采購部門組織需求部門、技術(shù)部門對合作供應(yīng)商進行績效評估，評估指標(biāo)包括：交付及時率（權(quán)重30%）、質(zhì)量合格率（權(quán)重40%）、服務(wù)響應(yīng)速度（權(quán)重20%）、價格競爭力（權(quán)重10%），填寫《供應(yīng)商績效評估表》，評估結(jié)果分為優(yōu)秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。結(jié)果應(yīng)用：對評估優(yōu)秀的供應(yīng)商優(yōu)先合作機會；對不合格的供應(yīng)商暫停合作并要求整改，連續(xù)兩次不合格則清退出供應(yīng)商庫。資料歸檔：采購全流程資料（申請表、審批記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件、評估表、合同、驗收記錄、付款憑證等）需在采購?fù)瓿珊?個工作日內(nèi)整理歸檔，電子版存儲至采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版按年度分類保存，保存期限≥3年。三、核心工具模板清單（一）采購申請表字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱申請人需求提報人姓名（**）申請日期提交申請的日期（YYYY-MM-DD）采購類型□辦公設(shè)備□生產(chǎn)原料□服務(wù)類□其他物品/服務(wù)名稱需采購物品或服務(wù)的具體名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細描述規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（可附頁）需求數(shù)量明確采購數(shù)量及單位預(yù)估單價（元）單品預(yù)估價格（保留兩位小數(shù)）預(yù)算總額（元）數(shù)量×預(yù)估單價，需與年度預(yù)算匹配用途說明詳細說明采購原因及使用場景緊急程度□緊急（3日內(nèi)完成）□一般（5-10日）□不緊急（10日以上）期望交付時間YYYY-MM-DD附件清單□技術(shù)規(guī)格書□圖紙□報價單□其他需求部門負責(zé)人意見簽字：__________日期：__________（審核必要性、合理性及預(yù)算）采購部門審核意見簽字：__________日期：__________（審核可行性、預(yù)算及需求完整性）管理層審批意見簽字：__________日期：__________（根據(jù)金額分級審批，如≥5萬元需總經(jīng)理審批）（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱________________評估日期YYYY-MM-DD評估維度評估內(nèi)容評分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100）資質(zhì)與實力營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)有效性齊全且有效20分，基本齊全15分，缺失0分__________注冊資本與經(jīng)營年限≥5000萬且5年以上15分，3000-5000萬且3-5年10分，＜3000萬或3年5分__________價格競爭力報價合理性低于市場均價10%以上15分，與均價持平10分，高于均價5%以內(nèi)5分__________付款條件靈活性符合企業(yè)要求10分，可協(xié)商調(diào)整8分，苛刻5分__________交付能力交付周期≤約定時間15分，延遲1-3天10分，延遲＞3天0分__________物流與倉儲能力自有物流或合作優(yōu)質(zhì)物流10分，第三方物流5分__________服務(wù)質(zhì)量售后響應(yīng)速度2小時內(nèi)響應(yīng)10分，4小時內(nèi)響應(yīng)8分，＞4小時5分__________問題解決能力一次性解決15分，需跟進解決10分，無法解決0分__________合作案例同類項目業(yè)績≥3個成功案例15分，1-2個10分，0個5分__________綜合評分__________評估小組意見□推薦□備選□不推薦（說明理由：______________________________________）評估小組成員簽字采購專員：__________技術(shù)部門：__________需求部門：__________（三）采購合同信息表合同編號________________簽訂日期YYYY-MM-DD甲方（采購方）企業(yè)名稱、地址、聯(lián)系人、電話乙方（供應(yīng)商）企業(yè)名稱、地址、聯(lián)系人、電話標(biāo)的物信息名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價合同金額（元）大寫：________________小寫：________________交付要求時間：________地點：________方式：________驗收標(biāo)準(zhǔn)□國家標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□合同附件技術(shù)參數(shù)□其他：________付款方式□預(yù)付_%□到付_%□分期付款（節(jié)點：________）違約責(zé)任逾期交付：每日違約金_%質(zhì)量問題：乙方負責(zé)更換/退款，并承擔(dān)_%損失合同有效期自_年_月_日至_年__月__日雙方簽字蓋章甲方：__________（公章）乙方：__________（公章）（四）驗收記錄表驗收單編號________________驗收日期YYYY-MM-DD采購申請編號________________合同編號________________物品名稱________________規(guī)格型號________________供應(yīng)商名稱________________驗收數(shù)量________________驗收參與人員需求部門：__________采購部門：__________技術(shù)部門：__________驗收項目驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果備注外觀檢查無破損、劃痕，標(biāo)識清晰□合格□不合格規(guī)格參數(shù)核對符合合同及技術(shù)要求□合格□不合格數(shù)量清點與合同/訂單一致□合格□不合格功能測試（如需）運行正常，功能達標(biāo)□合格□不合格綜合驗收結(jié)論□合格□需整改□不合格整改要求（如需）問題描述：________________整改期限：____年__月__日驗收小組簽字需求部門：__________采購部門：__________技術(shù)部門：__________四、使用過程中的關(guān)鍵要點提示需求描述精準(zhǔn)化：采購申請表中“規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)”需避免模糊表述（如“質(zhì)量好”“速度快”），應(yīng)明確量化指標(biāo)（如“CPU：i5-11400，內(nèi)存：16GB，硬盤：512GBSSD”），避免因需求不清晰導(dǎo)致采購物品與實際使用需求偏差。審批權(quán)限分級管控：根據(jù)采購金額設(shè)置差異化審批權(quán)限，例如：金額＜1萬元由需求部門負責(zé)人審批；1萬-5萬元由采購部門負責(zé)人審批；5萬-10萬元由分管副總審批；≥10萬元由總經(jīng)理審批，保證大額采購決策層級合理。供應(yīng)商資質(zhì)動態(tài)管理：供應(yīng)商資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)）需定期核查（建議每年一次），對臨近過期或資質(zhì)降級的供應(yīng)商及時更新信息或暫停合作，避免因資質(zhì)失效導(dǎo)致采購合規(guī)風(fēng)險。合同條款嚴(yán)謹性：合同中“違約責(zé)任”“驗收標(biāo)準(zhǔn)”“爭議解決方式”