行政辦公物資采購(gòu)審批與管理制度一、適用范圍與使用情境本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的行政辦公物資采購(gòu)審批與管理流程，涵蓋日常辦公所需的各類物資，包括但不限于：辦公文具（筆、本、文件夾等）、辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）、辦公耗材（硒鼓、墨盒、紙張等）、清潔用品（消毒液、紙巾、垃圾袋等）及其他經(jīng)行政部門(mén)認(rèn)定的常規(guī)辦公物資。觸發(fā)情形：當(dāng)部門(mén)因辦公需求需新增、補(bǔ)充或更換辦公物資時(shí)，均需啟動(dòng)本采購(gòu)審批流程；突發(fā)性、緊急性物資采購(gòu)（如臨時(shí)會(huì)議急需物資）可簡(jiǎn)化部分流程，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）需求提出與申請(qǐng)申請(qǐng)人確定：由部門(mén)指定專人（或部門(mén)負(fù)責(zé)人）作為物資需求申請(qǐng)人，負(fù)責(zé)填寫(xiě)《行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表》。內(nèi)容填寫(xiě)：申請(qǐng)表需明確以下信息：部門(mén)名稱、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式；物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（如無(wú)法預(yù)估單價(jià)，需注明“待詢價(jià)”）；物資用途（如“日常辦公用”“部門(mén)會(huì)議用”等）；需求日期（常規(guī)物資需提前3個(gè)工作日申請(qǐng)，緊急物資需標(biāo)注“緊急”并說(shuō)明原因）。提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人將填寫(xiě)完整的《行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。（二）部門(mén)初審審核人：部門(mén)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人員。審核內(nèi)容：需求真實(shí)性：是否為部門(mén)辦公必需物資，是否存在重復(fù)申請(qǐng)或浪費(fèi)；需求合理性：數(shù)量是否符合部門(mén)規(guī)模及實(shí)際使用需求，規(guī)格型號(hào)是否恰當(dāng)；預(yù)算匹配性：預(yù)估總價(jià)是否控制在部門(mén)年度行政預(yù)算額度內(nèi)。審核結(jié)果處理：通過(guò)：在申請(qǐng)表“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交至行政部門(mén)；不通過(guò)：注明駁回理由（如“數(shù)量過(guò)多，建議減半”“非必需物資，不予采購(gòu)”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）采購(gòu)審核與審批接收與初審：行政部門(mén)收到申請(qǐng)表后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審：核對(duì)申請(qǐng)信息完整性，缺失項(xiàng)退回補(bǔ)充；查詢歷史采購(gòu)記錄，避免重復(fù)采購(gòu)（如相同物資在保質(zhì)期內(nèi)未使用完畢）；確認(rèn)物資是否在《公司常用辦公物資目錄》范圍內(nèi)，目錄外物資需額外說(shuō)明必要性。預(yù)算復(fù)核：行政部門(mén)將初審?fù)ㄟ^(guò)后的申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)2個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算復(fù)核：核對(duì)部門(mén)剩余預(yù)算是否可覆蓋采購(gòu)金額；超預(yù)算申請(qǐng)需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，說(shuō)明超預(yù)算原因及解決方案（如調(diào)整其他物資采購(gòu)計(jì)劃）。分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額，按以下權(quán)限審批：金額≤1000元：行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；1000元＜金額≤5000元：行政部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；金額＞5000元：行政部門(mén)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至行政部門(mén)采購(gòu)崗；審批不通過(guò)的，由財(cái)務(wù)部門(mén)反饋至申請(qǐng)人所在部門(mén)。（四）供應(yīng)商選擇與詢價(jià)供應(yīng)商篩選：常規(guī)物資（如文具、紙張）：優(yōu)先從《公司合格供應(yīng)商名錄》中選擇，名錄內(nèi)供應(yīng)商不足2家的，需啟動(dòng)新供應(yīng)商招募；非常規(guī)物資（如定制辦公家具）：需至少尋找3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，并要求供應(yīng)商提供資質(zhì)證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營(yíng)許可證等）。詢價(jià)比價(jià)：采購(gòu)崗向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間及要求；收到報(bào)價(jià)后，填寫(xiě)《采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)表》，對(duì)比供應(yīng)商價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商；金額＞3000元的采購(gòu)，需組織2名以上行政部門(mén)人員參與比價(jià)過(guò)程，并留存比價(jià)記錄。（五）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂下單采購(gòu)：確定供應(yīng)商后，采購(gòu)崗與供應(yīng)商確認(rèn)最終訂單信息（數(shù)量、價(jià)格、交貨地址、聯(lián)系方式等），下達(dá)采購(gòu)訂單。合同簽訂：?jiǎn)未尾少?gòu)金額＞5000元或采購(gòu)周期超過(guò)1個(gè)月的，需簽訂正式采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)（質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等）；合同需由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，法務(wù)部門(mén)（如有）會(huì)簽后，經(jīng)分管副總經(jīng)理簽字蓋章生效。（六）物資驗(yàn)收與入庫(kù)驗(yàn)收組織：物資送達(dá)后，由采購(gòu)崗、申請(qǐng)人所在部門(mén)指定人員（至少2人）共同驗(yàn)收：核對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與訂單一致；檢查物資質(zhì)量（如外觀是否完好、功能是否正常、是否有破損等）；核對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)文件（如合格證、保修卡、檢測(cè)報(bào)告等）。驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：填寫(xiě)《行政辦公物資驗(yàn)收入庫(kù)單》，三方簽字確認(rèn)后，物資交由申請(qǐng)人領(lǐng)用，入庫(kù)單轉(zhuǎn)交行政部門(mén)存檔；不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，通知供應(yīng)商更換或退貨，同時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)異常處理表》，說(shuō)明原因并跟進(jìn)處理結(jié)果。（七）費(fèi)用結(jié)算與檔案歸檔結(jié)算申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，采購(gòu)崗收集采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、合同（如有）、供應(yīng)商發(fā)票（或費(fèi)用憑證）等資料，填寫(xiě)《采購(gòu)費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部門(mén)。費(fèi)用支付：財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按合同約定支付款項(xiàng)（如預(yù)付款、貨到付款等），支付憑證需注明對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)。檔案歸檔：行政部門(mén)將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、審批表、詢價(jià)比價(jià)表、合同、驗(yàn)收單、結(jié)算單等）整理歸檔，保存期限不少于3年，以備查閱。三、常用模板表格表1：行政辦公物資采購(gòu)申請(qǐng)表部門(mén)名稱申請(qǐng)人聯(lián)系方式物資名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）物資用途需求日期緊急程度（□常規(guī)□緊急）緊急原因（緊急時(shí)填寫(xiě)）部門(mén)審核意見(jiàn)：簽字：行政初審意見(jiàn)：簽字：財(cái)務(wù)預(yù)算復(fù)核：簽字：最終審批意見(jiàn)：簽字：表2：行政辦公物資驗(yàn)收入庫(kù)單采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱交貨日期物資名稱規(guī)格型號(hào)應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量質(zhì)量狀況（□合格□不合格）不合格描述（不合格時(shí)填寫(xiě)）驗(yàn)收人員（部門(mén)）簽字：驗(yàn)收人員（行政）入庫(kù)庫(kù)位管理員簽字日期表3：采購(gòu)詢價(jià)比價(jià)表物資名稱規(guī)格型號(hào)需求數(shù)量供應(yīng)商1名稱報(bào)價(jià)（元）交貨期供應(yīng)商2名稱報(bào)價(jià)（元）交貨期供應(yīng)商3名稱報(bào)價(jià)（元）交貨期比價(jià)結(jié)論（選擇供應(yīng)商及理由）比價(jià)人簽字日期審核人簽字四、操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心規(guī)范預(yù)算控制：所有采購(gòu)必須在部門(mén)年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整審批，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)。審批時(shí)限：各環(huán)節(jié)審核人需在收到申請(qǐng)后1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急物資需在4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），嚴(yán)禁拖延或積壓。物資標(biāo)準(zhǔn)：優(yōu)先選擇環(huán)保、耐用、性價(jià)比高的物資，禁止采購(gòu)高奢、非必需物資（如豪華辦公家具、高端禮品等）。供應(yīng)商管理：建立《合格供應(yīng)商名錄》，每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)），不合格供應(yīng)商及時(shí)清退。（二）風(fēng)險(xiǎn)提示需求虛報(bào)風(fēng)險(xiǎn)：申請(qǐng)人不得夸大需求數(shù)量或提高物資規(guī)格，一經(jīng)發(fā)覺(jué)，將追究申請(qǐng)人及部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任。流程遺漏風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)禁跳過(guò)審批環(huán)節(jié)直接采購(gòu)，緊急采購(gòu)需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全手續(xù)，否則費(fèi)用由采購(gòu)人自行承擔(dān)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收時(shí)需嚴(yán)格核對(duì)物資質(zhì)量，嚴(yán)禁不