商務合同審核及管理標準化模板一、適用范圍本標準化模板適用于企業(yè)各類商務合同的審核、簽署、履行及全過程管理場景，包括但不限于：采購合同、銷售合同、服務合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等。適用于法務部門、業(yè)務部門、財務部門等多角色協(xié)同工作，旨在規(guī)范合同管理流程，防范法律風險，提升合同管理效率。二、標準化操作流程（一）合同接收與登記責任主體：行政部/合同管理員操作要點：業(yè)務部門提交合同草案時，需同步提供《合同立項審批表》（含業(yè)務背景、合作方基本信息、合同金額等關鍵信息）；合同管理員核對合同材料完整性（草案、附件、立項表等），確認無誤后錄入《合同管理臺賬》（編號規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型序號，如“2024-采-001”）；通過OA系統(tǒng)或書面形式向法務部門、財務部門發(fā)送《合同審核通知》，明確審核時限（一般為3個工作日，復雜合同可延長至5個工作日）。（二）初步審核（業(yè)務部門與財務部門）業(yè)務部門審核：重點審核合同內(nèi)容與業(yè)務需求的一致性，包括合作方資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證）、交付標準、驗收條款、違約責任等業(yè)務條款；確認合同金額、付款方式、履約周期是否符合公司預算及業(yè)務政策，填寫《業(yè)務審核意見表》，標注“通過”“需修改”或“否決”意見。財務部門審核：審核合同金額準確性、付款條件合理性（如預付款比例、進度款節(jié)點、質(zhì)保金約定）；檢查稅費承擔方式、發(fā)票開具要求是否符合財務制度，評估履約資金風險，填寫《財務審核意見表》。（三）專項審核（法務部門）審核重點：主體資格：合作方是否具備完全民事行為能力，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務，是否存在失信被執(zhí)行記錄（通過“信用中國”等公開渠道核查）；條款合規(guī)性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在顯失公平、格式條款無效等風險；權利義務對等：雙方權利義務是否明確，違約責任是否量化、可執(zhí)行，爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄地是否約定清晰；特殊條款：知識產(chǎn)權歸屬、保密義務、不可抗力等條款是否完整，是否符合行業(yè)慣例。輸出成果：法務部門填寫《法務審核意見表》，對風險條款標注“修改建議”“風險提示”或“禁止性條款”；對于重大風險合同（如金額超500萬元、涉及核心業(yè)務），需組織跨部門評審會議，形成《合同評審會議紀要》。（四）風險評估與審批風險等級劃分：低風險：合同金額?。ā?0萬元）、條款清晰、合作方信用良好，由業(yè)務部門負責人審批；中風險：合同金額50萬-500萬元、存在一般條款爭議，由分管副總審批；高風險：合同金額＞500萬元、涉及重大法律或財務風險、合作方信用存疑，需提交總經(jīng)理辦公會審批。審批流程：各部門審核意見一致后，合同管理員匯總《合同審核意見表》《評審會議紀要》等材料，按審批權限逐級報批；審批通過后，形成《合同審批確認書》，標注“同意簽署”及簽署生效條件；審批未通過的，退回業(yè)務部門修改后重新啟動審核流程。（五）合同簽署與用印簽署準備：業(yè)務部門根據(jù)審批意見修改合同文本，最終版本由法務部門確認“審核通過”；準備簽署材料：合同正本（一式兩份，雙方各執(zhí)一份）、法定代表人身份證明、授權委托書（如由代理人簽署）、營業(yè)執(zhí)照復印件等。簽署與用?。弘p方法定代表人或授權代理人簽字，加蓋合同專用章（嚴禁使用公章或部門章）；用印前由合同管理員核對簽署人身份及授權范圍，保證用印文件與審批版本一致，填寫《用印登記表》記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。（六）履行跟蹤與歸檔履行跟蹤：業(yè)務部門作為合同履行主體，建立《合同履約跟蹤表》，記錄履進度、付款節(jié)點、驗收情況等；對于逾期履約或違約情況，及時發(fā)函催告并留存證據(jù)，必要時啟動法律程序。歸檔管理：合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，合同管理員收集合同正本、審批材料、履約記錄（如驗收報告、付款憑證），整理歸檔；電子檔案同步至公司檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期滿后5年（重大合同不少于10年）。三、核心模板表格（一）合同管理臺賬合同編號合同名稱合作方名稱合同類型合同金額（元）簽署日期履行期限審批狀態(tài)責任部門備注2024-銷-005軟件技術服務合同*科技有限公司服務類280,0002024-03-152024-03-15至2025-03-14已簽署銷售部含年度維護服務2024-采-012原材料采購合同*制造有限公司采購類650,0002024-04-202024-04-20至2024-10-20審核中采購部需補充檢測報告（二）法務審核意見表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)審核人審核日期2024-銷-005軟件技術服務合同條款合規(guī)性*法務專員2024-03-10審核意見修改建議第5條“驗收標準”表述模糊，未明確驗收流程及異議處理機制建議修改為：“驗收分初驗、終驗兩階段，初驗由甲方技術部門在服務交付后5個工作日內(nèi)完成，終驗需甲方出具書面驗收報告；若初驗不合格，乙方應在7個工作日內(nèi)整改，逾期未整改視為違約?！钡?條“爭議解決”約定由被告所在地法院管轄，未明確具體法院建議明確為：“爭議由甲方所在地有管轄權的人民法院管轄?！憋L險等級□低風險□中風險■高風險（需補充履約保證金條款）（三）合同履約跟蹤表合同編號合同名稱履約節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任人履約情況說明附件名稱2024-銷-005軟件技術服務合同需求調(diào)研2024-03-202024-03-18*項目經(jīng)理已完成調(diào)研并簽署確認書《需求調(diào)研確認書》系統(tǒng)開發(fā)2024-06-30-*開發(fā)工程師進度滯后10%，因合作方需求變更需求變更申請單付款節(jié)點預付款（30%）2024-03-252024-03-25*財務專員已支付84,000元銀行轉(zhuǎn)賬憑證四、關鍵注意事項（一）合同主體審查要點合作方為企業(yè)的，需核對營業(yè)執(zhí)照（最新年檢記錄）、法定代表人身份證明，避免與分公司（無法人資格）簽署合同（除非總公司授權）；合作方為自然人的，需核查身份證原件，確認其具有完全民事行為能力（如為限制行為能力人，需法定代理人代理）；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療），需審查行業(yè)許可證件（如食品經(jīng)營許可證），保證合作方具備合法經(jīng)營資質(zhì)。（二）條款合規(guī)性風險防范避免使用“盡量”“盡可能”等模糊表述，合同條款應具體、量化（如“7個工作日內(nèi)”而非“盡快”）；格式條款（如企業(yè)預先擬定的條款）需提示對方注意免除或限制自身責任的條款，否則可能被認定為無效；違約責任應與違約行為對等，避免約定“違約金過高”（超過實際損失的30%可能被法院調(diào)減）。（三）版本控制與保密要求合同修改需進行版本標記（如V1.0、V2.0），最終簽署版本應為“最新版”，避免舊版本簽署導致爭議；合同信息屬于公司商業(yè)秘密，僅限審核、審批、履行相關人員知悉，嚴禁泄露合同內(nèi)容或?qū)ν馓峁?；電子合同簽署需使用可靠的電子簽名平臺（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實及文件完整性。（四）動態(tài)更新機制本模板應根據(jù)法律法規(guī)變