行政文件歸檔與存儲(chǔ)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政文件的歸檔、存儲(chǔ)與管理工作，保證文件完整、安全、可追溯，提高行政效率，防范文件丟失或損壞風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政工作中形成的各類需長期保存的紙質(zhì)文件、電子文件（含郵件、掃描件、電子文檔等）的歸檔與存儲(chǔ)管理，涵蓋但不限于會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告、合同、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證等。（三）職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文件歸檔與存儲(chǔ)管理工作，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行，組織檔案鑒定與銷毀。各部門：指定專人（如文員）負(fù)責(zé)本部門文件的收集、分類、整理、移交，保證文件真實(shí)、完整。檔案管理員：負(fù)責(zé)接收、登記、保管、維護(hù)檔案，提供借閱服務(wù)，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境。二、文件歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)（一）歸檔范圍行政管理類：公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知、請(qǐng)示批復(fù)、規(guī)章制度、大事記等。人事管理類：員工入職/離職檔案、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)資料、薪資調(diào)整文件等。財(cái)務(wù)管理類：年度預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷憑證（紙質(zhì)及掃描件）、稅務(wù)申報(bào)材料等。合同管理類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議（含補(bǔ)充協(xié)議）、評(píng)審記錄、履行情況報(bào)告等。其他類：公司資質(zhì)證書、項(xiàng)目資料、外部單位來函、重要調(diào)研報(bào)告等具有保存價(jià)值的文件。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)按年度分類：以文件形成年度為一級(jí)分類（如“2024年”）。按部門分類：以文件形成部門為二級(jí)分類（如“行政部”“財(cái)務(wù)部”）。按問題分類：以文件內(nèi)容性質(zhì)為三級(jí)分類（如“會(huì)議紀(jì)要”“合同”“人事檔案”）。特殊文件：跨年度項(xiàng)目文件按項(xiàng)目起始年度歸檔；密級(jí)文件單獨(dú)分類標(biāo)注（如“秘密”“機(jī)密”）。三、文件歸檔操作流程（一）文件收集（每月5日前完成上月文件收集）責(zé)任主體：各部門文員。操作步驟：（1）每月末梳理本部門已辦結(jié)需歸檔的文件，核對(duì)文件是否完整（如簽字、蓋章、附件齊全）。（2）對(duì)缺失文件及時(shí)補(bǔ)充，無法補(bǔ)充的需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理簽字確認(rèn)原因。（3）電子文件需同時(shí)收集原始格式文件及PDF掃描件（掃描件清晰度不低于300DPI），保證與紙質(zhì)文件一致。（二）文件整理（每月8日前完成）責(zé)任主體：各部門文員。操作步驟：（1）排序：按文件形成時(shí)間順序排列，同類文件按文號(hào)或重要程度排序。（2）編頁碼：紙質(zhì)文件逐頁編寫頁碼（正面右下角，背面左下角），空白頁不編頁碼。（3）裝訂：左側(cè)裝訂，超過50頁的加裝卷皮，卷皮標(biāo)注“部門名稱+年度+問題分類+文件起止日期”（如“行政部-2024-會(huì)議紀(jì)要-20240101-20240131”）。（4）電子文件：按“部門-年度-問題分類-文件名稱”命名文件夾，文件名格式為“YYYYMMDD-文號(hào)-文件名稱”（如“20240115-行辦001-關(guān)于春節(jié)放假的通知”）。（三）文件移交（每月10日前完成）責(zé)任主體：各部門文員與檔案管理員。操作步驟：（1）填寫《文件歸檔移交清單》（見附件1），列明文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、頁數(shù)、密級(jí)、移交人等信息。（2）紙質(zhì)文件與清單核對(duì)無誤后，雙方簽字確認(rèn)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)移交部門留存。（3）電子文件拷貝至檔案管理專用服務(wù)器，后由檔案管理員核對(duì)文件完整性，雙方簽字確認(rèn)《電子文件歸檔移交清單》（見附件2）。（四）檔案登記（移交當(dāng)日完成）檔案管理員接收文件后，在《檔案總登記簿》中登記檔案編號(hào)（規(guī)則：“年度-部門代碼-問題分類代碼-流水號(hào)”，如“2024-XZ-01-001”）、文件名稱、形成日期、存放位置、移交人等信息，建立檔案檢索臺(tái)賬。四、文件存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案室：配備獨(dú)立、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫的專用檔案室，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。存儲(chǔ)設(shè)備：紙質(zhì)檔案：使用符合檔案標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜，豎直存放，避免擠壓，柜外標(biāo)注檔案分類信息。電子檔案：存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器，定期（每季度）進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（異地備份與本地備份結(jié)合），備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤）標(biāo)注備份日期及內(nèi)容。（二）存儲(chǔ)規(guī)范紙質(zhì)檔案按檔案編號(hào)順序排列，同類檔案集中存放，不同年度、不同部門檔案分區(qū)存放，標(biāo)識(shí)清晰。電子檔案按文件夾層級(jí)分類存儲(chǔ)，禁止隨意修改已歸檔文件，確需修改的需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批并記錄修改原因。密級(jí)檔案單獨(dú)存放，配備密碼鎖，鑰匙由檔案管理員及行政部負(fù)責(zé)人共同保管。（三）定期檢查檔案管理員每月檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境（溫濕度、防火防盜設(shè)施），填寫《檔案存儲(chǔ)環(huán)境檢查記錄表》（見附件3）。每季度對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，保證賬物相符，發(fā)覺問題及時(shí)上報(bào)行政部處理。五、文件借閱與使用（一）借閱權(quán)限普通檔案：公司員工因工作需要可借閱，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批。密級(jí)檔案：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過3天。外單位借閱：需持單位介紹信，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上不借出原件，可在檔案室查閱復(fù)印件。（二）借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見附件4），注明借閱文件名稱、文號(hào)、用途、借閱期限、歸還日期。審批人簽字同意后，檔案管理員核對(duì)檔案信息，辦理借閱登記（紙質(zhì)檔案登記《檔案借閱登記簿》，電子檔案登記借閱人、借閱時(shí)間、借閱用途）。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員檢查文件完整性，無誤后簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)范借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、拍照（密級(jí)文件禁止復(fù)制）。電子檔案僅限在公司內(nèi)部辦公電腦查閱，禁止通過郵件、U盤等私人設(shè)備傳輸。檔案原則上不得帶出檔案室，確需帶出的（如密級(jí)檔案外出使用），需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由指定人員陪同。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定周期每3年由行政部組織檔案鑒定小組（由行政部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人組成）對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)保存期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案（如臨時(shí)通知、一般性會(huì)議記錄等），經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后可銷毀。涉及公司核心利益、法律糾紛、重要?dú)v史價(jià)值的檔案，無論到期與否均需永久保存。（三）銷毀流程檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（見附件5），列明檔案名稱、文號(hào)、形成日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組簽字確認(rèn)。銷毀時(shí)需由2人以上（含檔案管理員、行政部負(fù)責(zé)人）監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案粉碎，電子檔案徹底刪除并銷毀備份介質(zhì)）。監(jiān)銷人填寫《檔案銷毀記錄表》（見附件6），簽字確認(rèn)后存檔備查。七、相關(guān)表格模板附件1：文件歸檔移交清單序號(hào)文件名稱文號(hào)份數(shù)頁數(shù)密級(jí)存放位置移交人接收人移交日期12024年年度工作計(jì)劃行辦001115普通A1-01-01**2024-01-102關(guān)于春節(jié)放假的通知行辦00213普通A1-01-02**2024-01-10附件2：電子文件歸檔移交清單序號(hào)文件夾名稱文件數(shù)量存儲(chǔ)路徑移交人接收人移交日期備注1行政部-2024-會(huì)議紀(jì)要5D:\2024\01**2024-01-10含PDF掃描件附件3：檔案存儲(chǔ)環(huán)境檢查記錄表檢查日期檢查人溫度(℃)濕度(%)防火設(shè)施防盜設(shè)施異常情況處理措施2024-01-15*2255正常正常無無附件4：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱文件名稱文號(hào)用途借閱期限歸還日期審批人備注*趙六財(cái)務(wù)部2024年預(yù)算報(bào)告財(cái)001核對(duì)數(shù)據(jù)2024-01-16至2024-01-182024-01-18*錢七無附件5：檔案銷毀清單序號(hào)檔案名稱文號(hào)形成日期保管期限銷毀原因鑒定小組簽字12023年臨時(shí)會(huì)議通知行辦0052023-12-011年保存期滿孫八、周九附件6：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)監(jiān)銷人銷毀方式銷毀檔案數(shù)量備注2024-01-20檔案室孫八、周九紙質(zhì)粉碎10份無八、重要提示歸檔及時(shí)性：各部門需在文件形成后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔，不得拖延或積壓，保證檔案信息的時(shí)效性。分類準(zhǔn)確性：嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)整理文件，避免跨類別、跨年度混放，影響后續(xù)檢索。存儲(chǔ)安全性：檔案室嚴(yán)禁煙