合同管理與審核流程規(guī)范一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各類合同的起草、審核、簽署、履行及歸檔全流程管理，覆蓋采購(gòu)合同、服務(wù)合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等常見(jiàn)類型。業(yè)務(wù)場(chǎng)景包括但不限于：外部合作方業(yè)務(wù)洽談、供應(yīng)商引入、客戶訂單確認(rèn)、內(nèi)部資源協(xié)作等需通過(guò)合同明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的正式場(chǎng)合。涉及部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政管理部門及公司管理層，保證合同管理各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范。二、合同審核全流程操作指引（一）需求發(fā)起與合同起草業(yè)務(wù)需求確認(rèn)業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合作標(biāo)的（貨物/服務(wù)/項(xiàng)目?jī)?nèi)容）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、價(jià)款及支付方式等核心要素，填寫《合同需求申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。輸出：《合同需求申請(qǐng)表》（含部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)）。合同草案擬定業(yè)務(wù)部門依據(jù)《合同需求申請(qǐng)表》，結(jié)合合作方提供的合同草案（如有），或參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本。需包含以下核心條款：合同主體信息、合作內(nèi)容與范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、價(jià)款及支付方式（含稅價(jià)、賬戶信息）、履行期限與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條款、合同生效條件及附件清單（如技術(shù)協(xié)議、資質(zhì)文件等）。輸出：合同草案（電子版+紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需起草人簽字）。（二）部門初審業(yè)務(wù)部門審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)照《合同需求申請(qǐng)表》，審核合同內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)需求一致，合作方資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書等）是否齊全有效，核心條款（如標(biāo)的、價(jià)格、期限）是否準(zhǔn)確，附件是否完整。審核通過(guò)后，在合同草案“部門初審意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)；若需修改，標(biāo)注修改意見(jiàn)退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。輸出：部門初審意見(jiàn)（簽字版）。法務(wù)部門預(yù)審（非必需，可選）對(duì)于復(fù)雜合同或標(biāo)的額較大的合同，業(yè)務(wù)部門可提前將草案提交法務(wù)部門進(jìn)行預(yù)審，重點(diǎn)審核條款合法性、合規(guī)性及潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、責(zé)任限制等），提供修改建議。輸出：法務(wù)預(yù)審意見(jiàn)（書面反饋）。（三）法務(wù)審核合法性審查法務(wù)部門重點(diǎn)審核：合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)存續(xù)狀態(tài)、法定代表人授權(quán)權(quán)限），條款內(nèi)容是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等），是否存在無(wú)效或可撤銷風(fēng)險(xiǎn)，違約責(zé)任是否明確且公平，爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否清晰。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查針對(duì)行業(yè)特性及合作模式，排查特殊風(fēng)險(xiǎn)（如數(shù)據(jù)安全、合規(guī)資質(zhì)、履約能力保障等），并審核附件（如技術(shù)規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）與主合同的一致性。審核結(jié)果反饋審核通過(guò)：在合同“法務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字，提交財(cái)務(wù)部門；需修改：出具《合同修改意見(jiàn)清單》（見(jiàn)模板2），明確修改內(nèi)容及依據(jù)，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交；重大風(fēng)險(xiǎn)：若合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或無(wú)法達(dá)成一致，法務(wù)部門可建議終止合作并說(shuō)明理由。輸出：法務(wù)審核意見(jiàn)（簽字版）或《合同修改意見(jiàn)清單》。（四）財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)條款核查財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核：價(jià)款計(jì)算是否準(zhǔn)確（含稅價(jià)、價(jià)稅分離），支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款）及節(jié)點(diǎn)是否合理，賬戶信息（開(kāi)戶名、賬號(hào)、開(kāi)戶行）是否無(wú)誤，稅務(wù)條款（發(fā)票類型、稅率）是否符合稅法規(guī)定，履約保證金或質(zhì)保金約定是否合規(guī)。預(yù)算與資金匹配涉及預(yù)算支出的合同，需核查是否已納入年度預(yù)算；大額資金支付需評(píng)估企業(yè)現(xiàn)金流狀況，保證資金安全。審核結(jié)果反饋審核通過(guò)：在合同“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字，提交管理層審批；需修改：標(biāo)注財(cái)務(wù)條款問(wèn)題（如支付比例不合理、賬戶信息錯(cuò)誤等），退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。輸出：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)（簽字版）。（五）審批簽署分級(jí)審批根據(jù)合同金額及類型，實(shí)行分級(jí)審批：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)部門負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批人需在合同“審批意見(jiàn)”欄簽署明確意見(jiàn)（“同意”“不同意”或“修改后同意”），并簽字確認(rèn)。用印與簽署審批通過(guò)后，由行政管理部門核對(duì)合同文本與審批意見(jiàn)一致性，加蓋企業(yè)合同專用章（或公章）；雙方簽署：法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），簽署日期需與用印日期一致；重要合同可約定“簽字+蓋章”生效，或根據(jù)合作方要求增加騎縫章、公章備案等。輸出：簽署生效的合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。（六）歸檔管理資料整理合同簽署后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集完整合同資料，包括：合同正本、審批流程表（含各部門簽字）、合作方資質(zhì)文件、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收單）、補(bǔ)充協(xié)議（如有）等。歸檔與備案紙質(zhì)合同：行政管理部門統(tǒng)一編號(hào)、登記后存入檔案柜，保存期限不少于合同履行期滿后5年；電子合同：至企業(yè)OA系統(tǒng)或指定云存儲(chǔ)平臺(tái)，加密備份，保證可追溯；臺(tái)賬登記：財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門分別建立《合同臺(tái)賬》（見(jiàn)模板3），記錄合同編號(hào)、名稱、合作方、金額、履行狀態(tài)、歸檔日期等信息，動(dòng)態(tài)更新。輸出：歸檔合同資料、《合同臺(tái)賬》。三、核心模板表格設(shè)計(jì)模板1：合同需求申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫說(shuō)明1合同名稱?體現(xiàn)合作主體及核心內(nèi)容，如“公司與科技有限公司軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同”2合作方信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人及電話（*經(jīng)理）3業(yè)務(wù)需求背景簡(jiǎn)述合作目的及必要性（如“為滿足項(xiàng)目開(kāi)發(fā)需求，需采購(gòu)服務(wù)”）4合同標(biāo)的貨物/服務(wù)/項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可附技術(shù)參數(shù)表）5履行期限起始日期、截止日期，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間）6價(jià)款及支付方式含稅總價(jià)、大寫金額、支付階段（預(yù)付款30%、進(jìn)度款60%、尾款10%）、賬戶信息7部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字+日期，確認(rèn)業(yè)務(wù)需求合理性8附件清單需提交的合作方資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、技術(shù)附件等模板2：合同修改意見(jiàn)清單序號(hào)修改條款位置原條款內(nèi)容修改建議修改依據(jù)1第三條第2款“驗(yàn)收合格后7日內(nèi)付款”修改為“驗(yàn)收合格后15日內(nèi)付款”，預(yù)留資金審核時(shí)間《財(cái)務(wù)管理制度》第5條2附件一未提供合作方授權(quán)委托書補(bǔ)充合作方法定代表人授權(quán)委托書（需加蓋公章），明確簽約代表權(quán)限《合同管理辦法》第3條3違約責(zé)任條款“違約方承擔(dān)損失”明確“違約方需賠償守約方直接損失及合理維權(quán)費(fèi)用（包括律師費(fèi)）”《民法典》第584條模板3：合同臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱合同類型合作方名稱簽訂日期合同金額（元）履行狀態(tài)（履行中/已完成/終止）歸檔日期負(fù)責(zé)人備注HT-2024-001設(shè)備采購(gòu)合同采購(gòu)合同設(shè)備公司2024-03-01120,000履行中2024-03-05*主管2024-06-30交付HT-2024-002服務(wù)協(xié)議服務(wù)合同咨詢公司2024-02-1580,000已完成2024-02-20*專員2024-05-31驗(yàn)收四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)條款明確性：合同內(nèi)容需具體、量化，避免模糊表述（如“盡快交付”應(yīng)明確具體日期，“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”需定義服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）。審核責(zé)任到人：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核（一般不超過(guò)3個(gè)工作日），逾期未反饋視為默認(rèn)通過(guò)；審核意見(jiàn)需書面化，避免口頭溝通。資質(zhì)審查前置：合作方簽約前必須核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、授權(quán)委托書等資質(zhì)文件，保證主體資格合法。動(dòng)態(tài)跟蹤履行：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋履約異常（如延遲交付、質(zhì)量問(wèn)題），啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)提示法律風(fēng)險(xiǎn)：條款與法律法規(guī)沖突（如格式條款無(wú)效）、爭(zhēng)議解決約定不明（如未明確管轄法院），可能導(dǎo)致合同無(wú)效或維權(quán)困難。履約風(fēng)險(xiǎn)：合作方履約能力不足（如資金斷裂、技術(shù)不達(dá)標(biāo)）、付款節(jié)點(diǎn)與