會議紀(jì)要制作與存檔統(tǒng)一格式規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類正式會議的紀(jì)要編制與存檔管理，涵蓋但不限于以下場景：公司層面戰(zhàn)略規(guī)劃會、經(jīng)營分析會、季度/年度總結(jié)會；跨部門協(xié)調(diào)會、項(xiàng)目推進(jìn)會、專題研討會；上級單位調(diào)研會、客戶對接會、外部合作洽談會；臨時性決策會議、問題整改部署會等。無論會議規(guī)模大小、時長長短，均需按本規(guī)范形成標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要，保證信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任追溯清晰、歷史資料可查。二、會議紀(jì)要全流程操作指引（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)仔細(xì)查閱會議通知，提煉會議主題、需解決的核心問題及預(yù)期成果，提前預(yù)判會議重點(diǎn)（如決策事項(xiàng)、爭議焦點(diǎn)、行動計(jì)劃）。若對會議議程存疑，及時向主持人或組織者確認(rèn)，避免記錄時偏離方向。梳理參會人員信息獲取參會人員名單，熟悉其姓名（經(jīng)理、總監(jiān)等）、職務(wù)及所屬部門，便于準(zhǔn)確記錄發(fā)言主體（“市場部經(jīng)理提出”“研發(fā)中心主管建議”）。標(biāo)記關(guān)鍵決策人（如主持人、部門負(fù)責(zé)人），重點(diǎn)關(guān)注其表態(tài)內(nèi)容。準(zhǔn)備記錄工具與模板電子記錄：優(yōu)先使用公司統(tǒng)一模板（見第三章），在電腦或平板中提前打開，設(shè)置好自動保存；支持語音轉(zhuǎn)文字工具時，需同步人工校對，避免技術(shù)誤差。紙筆記錄：準(zhǔn)備專用的會議記錄本，提前標(biāo)注頁碼、日期，使用不同顏色筆區(qū)分“討論內(nèi)容”“決議”“待辦事項(xiàng)”等模塊。（二）會中記錄：保證信息完整準(zhǔn)確聚焦核心內(nèi)容，抓大放小重點(diǎn)記錄：會議決議（如“同意通過《項(xiàng)目方案》”）、待辦事項(xiàng)（明確“誰來做、做什么、何時完成”）、關(guān)鍵分歧點(diǎn)（如“技術(shù)部認(rèn)為需延期1個月，市場部堅(jiān)持按原計(jì)劃推進(jìn)”）、數(shù)據(jù)結(jié)論（如“Q3銷售額同比增長15%”）。簡化處理：過程性討論、重復(fù)性發(fā)言、與主題無關(guān)的閑聊可簡記或略記，避免紀(jì)要冗長。規(guī)范記錄格式，實(shí)時標(biāo)注按會議議程順序記錄，每項(xiàng)議程單獨(dú)分段，標(biāo)注“一、議程1：議題”“二、議程2：議題”等。發(fā)言內(nèi)容需注明主體（“財(cái)務(wù)部*總監(jiān)：預(yù)算需壓縮10%，重點(diǎn)保障核心項(xiàng)目”），若多人發(fā)言觀點(diǎn)一致，可合并為“與會人員普遍認(rèn)為……”；若存在對立觀點(diǎn)，需分別標(biāo)注（“正方觀點(diǎn)：……；反方觀點(diǎn)：……”）。動態(tài)核對關(guān)鍵信息對存疑信息（如數(shù)據(jù)、時間、責(zé)任人）及時向發(fā)言人或主持人確認(rèn)，例如：“確認(rèn)一下，該任務(wù)的截止時間是10月30日嗎？”會議結(jié)束前，向主持人簡要復(fù)述決議和待辦事項(xiàng)，保證理解一致，避免遺漏。（三）會后整理：形成標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要初稿信息補(bǔ)全與邏輯梳理會后2個工作日內(nèi)完成初稿整理，根據(jù)會議錄音（若有）補(bǔ)充未記錄的細(xì)節(jié)，修正口語化表達(dá)（如“這個嘛”改為“此項(xiàng)”），調(diào)整段落順序，保證邏輯連貫。檢查“六要素”是否齊全：會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、記錄人（缺一不可）。突出重點(diǎn)，分層呈現(xiàn)將“會議決議”“待辦事項(xiàng)”單獨(dú)列出，用加粗、表格等形式清晰呈現(xiàn)（示例見表3-1）；討論過程按議題分點(diǎn)敘述，避免內(nèi)容混雜。語言需客觀、簡潔，避免主觀評價（如“經(jīng)理的發(fā)言很有道理”改為“經(jīng)理提出……”），禁用模糊詞匯（如“大概”“可能”“差不多”）。審核與修訂初稿完成后，先發(fā)送給主持人或指定審核人（如部門負(fù)責(zé)人）確認(rèn)，重點(diǎn)核查決議準(zhǔn)確性、待辦事項(xiàng)明確性、參會人員名單完整性。根據(jù)審核意見修改定稿，修改處需標(biāo)注（如“刪除原第三段，補(bǔ)充‘技術(shù)部負(fù)責(zé)提交詳細(xì)排期表’”），最終版本需經(jīng)審核人簽字（電子檔可使用審批系統(tǒng)）確認(rèn)。（四）存檔管理：保證資料規(guī)范可查存檔范圍與方式所有正式會議均需存檔，存檔材料包括：會議紀(jì)要定稿（PDF+Word版）、會議通知（如有）、會議議程（如有）、參會人員簽到表（如有）、相關(guān)附件（如方案、數(shù)據(jù)表）。電子檔存檔：按“部門-會議類型-日期-會議名稱”格式命名（例：“市場部-項(xiàng)目推進(jìn)會-20231015-產(chǎn)品上市方案討論會”），存儲于公司指定共享服務(wù)器目錄（如“公司-行政部-會議紀(jì)要庫”），禁止存于個人電腦或私人云盤。紙質(zhì)檔存檔：重要會議（如董事會、戰(zhàn)略會）需打印紙質(zhì)版（A4紙，單面打印，左側(cè)裝訂），經(jīng)審核人簽字后交行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于3年；普通會議可僅存電子檔，保存期限不少于1年。查閱與權(quán)限管理電子檔通過公司OA系統(tǒng)或共享文件夾查閱，設(shè)置“僅查看”“可編輯”權(quán)限，非相關(guān)人員需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。紙質(zhì)檔查閱需在行政部填寫《會議紀(jì)要查閱登記表》，注明查閱人、日期、用途，歸還時保證資料完好。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議紀(jì)要模板結(jié)構(gòu)表3-1會議紀(jì)要基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會議名稱（例：2023年Q3銷售目標(biāo)分解會）會議時間（例：2023年10月15日14:00-16:30）會議地點(diǎn)（例：公司總部3樓第一會議室/線上會議（騰訊會議，會議號：X-X-X））主持人（例：銷售部*總監(jiān)）記錄人（例：銷售部*專員）參會人員（例：銷售部總監(jiān)、經(jīng)理，市場部主管，財(cái)務(wù)部專員，研發(fā)中心*代表）缺席人員及原因（例：市場部*經(jīng)理（外出培訓(xùn)））會議議程1.Q3銷售數(shù)據(jù)回顧；2.Q4目標(biāo)分解與策略討論；3.資源需求協(xié)調(diào)表3-2會議決議與待辦事項(xiàng)跟蹤表類別內(nèi)容負(fù)責(zé)人配合部門（如有）截止時間完成標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)前狀態(tài)會議決議1.同Q4銷售目標(biāo)定為5000萬元，按區(qū)域分解為華東區(qū)2000萬、華南區(qū)1500萬、華北區(qū)1500萬；2.同增加華東區(qū)推廣預(yù)算50萬元，用于線上廣告投放。銷售部*總監(jiān)市場部2023-10-20形成書面目標(biāo)分解表及預(yù)算申請表已完成待辦事項(xiàng)1市場部于10月18日前提交華東區(qū)推廣方案初稿，包含渠道選擇、投放計(jì)劃、效果預(yù)估。市場部*主管—2023-10-18方案需包含3個以上備選渠道進(jìn)行中待辦事項(xiàng)2財(cái)務(wù)部于10月17日前完成Q4預(yù)算調(diào)整，優(yōu)先保障銷售部門資源需求。財(cái)務(wù)部*專員—2023-10-17預(yù)算調(diào)整表經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批通過進(jìn)行中待辦事項(xiàng)3銷售部各區(qū)域負(fù)責(zé)人于10月19日前提交客戶拜訪計(jì)劃，重點(diǎn)覆蓋高潛力目標(biāo)客戶。銷售部*經(jīng)理—2023-10-19計(jì)劃需明確20家以上目標(biāo)客戶清單未開始（紀(jì)要模板）一、議程1：Q3銷售數(shù)據(jù)回顧銷售部*經(jīng)理匯報(bào)：Q3銷售額4500萬元，同比增長12%，達(dá)成率90%；其中華東區(qū)貢獻(xiàn)1800萬元（占比40%），華南區(qū)1200萬元（占比26.7%），華北區(qū)1500萬元（占比33.3%）。主要未達(dá)成原因：華東區(qū)受臺風(fēng)影響，線下活動延遲2次；華南區(qū)競品降價導(dǎo)致3個大客戶流失。二、議程2：Q4目標(biāo)分解與策略討論目標(biāo)設(shè)定：*總監(jiān)提出Q4目標(biāo)需提升至5000萬元（同比增長11%），按區(qū)域分解為華東區(qū)2000萬、華南區(qū)1500萬、華北區(qū)1500萬。與會人員均無異議，決議通過。策略建議：華東區(qū)：*經(jīng)理建議增加線上廣告預(yù)算50萬元，重點(diǎn)投放抖音、小紅書平臺，目標(biāo)提升品牌曝光30%；華南區(qū)：*主管提議針對流失客戶推出“復(fù)購折扣”政策，同時開發(fā)2家新區(qū)域代理商；華北區(qū)：*代表提出優(yōu)化現(xiàn)有渠道返點(diǎn)政策，激勵經(jīng)銷商提升進(jìn)貨量。三、議程3：資源需求協(xié)調(diào)市場部需額外申請50萬元推廣預(yù)算，總監(jiān)同意，要求主管于10月18日前提交詳細(xì)方案；財(cái)務(wù)部需優(yōu)先保障銷售部門Q4預(yù)算，*專員表示將提前啟動預(yù)算調(diào)整流程，保證10月17日前完成；銷售部各區(qū)域負(fù)責(zé)人需10月19日前提交客戶拜訪計(jì)劃，*總監(jiān)將根據(jù)計(jì)劃調(diào)配銷售支持人員。四、會議總結(jié)*總監(jiān)總結(jié)：Q4目標(biāo)壓力較大，需各部門協(xié)同推進(jìn)，市場部加快方案落地，財(cái)務(wù)部保障資源，銷售部細(xì)化客戶策略，下周同一時間召開進(jìn)度復(fù)盤會。四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制要點(diǎn)（一）信息準(zhǔn)確性控制參會人員姓名、職務(wù)需與組織架構(gòu)一致，避免用“某領(lǐng)導(dǎo)”“同事”等模糊指代；決議內(nèi)容、數(shù)據(jù)、時間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息必須經(jīng)發(fā)言人或主持人確認(rèn)，禁止主觀臆斷；待辦事項(xiàng)需明確“唯一負(fù)責(zé)人”，避免多人負(fù)責(zé)導(dǎo)致執(zhí)行推諉（如“負(fù)責(zé)人：銷售部*經(jīng)理”而非“銷售部”）。（二）保密與合規(guī)管理涉及公司機(jī)密（如未公開戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶隱私）的會議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，查閱權(quán)限僅限相關(guān)人員；敏感討論（如人事任免、法律糾紛）需單獨(dú)記錄，按涉密文件管理，禁止非必要傳播；存檔材料需保證不包含違規(guī)內(nèi)容（如未經(jīng)審批的費(fèi)用、違反公司規(guī)定的表述）。（三）格式與時效管理嚴(yán)格遵循模板結(jié)構(gòu)，避免隨意增減欄目，保證所有會議紀(jì)要格式統(tǒng)一；會后整理需在2個工作日內(nèi)完成，審核、存檔流程不超過3個工作日，保證信息傳遞及時；定期（如每季度）對存檔紀(jì)要進(jìn)行梳理，對超期保存的電子檔進(jìn)行歸檔備份，對紙質(zhì)檔進(jìn)行分類整理，便于快速檢索。（四）責(zé)任追溯機(jī)制每