公司印章使用與管理流程制度一、總則為強(qiáng)化公司印章管理的規(guī)范性與安全性，防范因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失及管理漏洞，結(jié)合公司運(yùn)營實(shí)際需求，特制定本流程制度。本制度適用于公司及下屬各分支機(jī)構(gòu)所有印章的刻制、使用、保管、變更及銷毀等全流程管理，全體員工需嚴(yán)格遵循本制度要求開展相關(guān)工作。印章管理遵循“分級(jí)負(fù)責(zé)、專人保管、審批用印、全程留痕”的原則，確保每一次印章使用均有依據(jù)、有記錄、可追溯。二、印章分類與管理職責(zé)（一）印章分類公司印章按用途與性質(zhì)分為以下類別：1.法定印章：包括公司公章、法定代表人章，用于以公司名義開展的對(duì)外公文、法律文書、重大協(xié)議簽署等具有法律效力的事務(wù)。2.業(yè)務(wù)專用章：涵蓋合同專用章（用于各類經(jīng)濟(jì)合同簽署）、財(cái)務(wù)專用章（用于財(cái)務(wù)票據(jù)、賬戶往來）、發(fā)票專用章（稅務(wù)發(fā)票開具）、人事專用章（員工入職、離職、職稱評(píng)定等人事文件）及各業(yè)務(wù)部門專用章（如采購章、項(xiàng)目章等，僅限部門特定業(yè)務(wù)場景使用）。（二）管理職責(zé)1.行政部：作為印章管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)公司公章、法定代表人章及通用業(yè)務(wù)章（如合同章、人事章）的刻制申請(qǐng)、備案登記、日常保管與使用監(jiān)督；制定印章管理相關(guān)表單（如《印章使用申請(qǐng)表》《印章使用登記簿》）；牽頭組織印章管理培訓(xùn)與檢查。2.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章的保管與使用管理，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度及本流程審核用印場景，確保財(cái)務(wù)類用印合規(guī)性。3.法務(wù)部：對(duì)涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的用印事項(xiàng)（如合同、協(xié)議、法律文書）進(jìn)行合規(guī)性審核，出具法律意見，規(guī)避法律漏洞。4.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門專用章的日常保管與使用申請(qǐng)，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、必要，且符合部門職責(zé)范圍；配合行政部、法務(wù)部等開展印章管理相關(guān)工作。三、印章的刻制與備案（一）刻制流程1.需求提出：因公司設(shè)立、業(yè)務(wù)拓展或印章?lián)p壞、遺失需重新刻制時(shí)，由需求部門（或行政部）填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，說明刻制原因、印章名稱、樣式及使用范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交行政部。2.資質(zhì)審核：行政部核對(duì)申請(qǐng)材料的合規(guī)性，如屬法定印章刻制，需攜帶公司營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等材料，至公安機(jī)關(guān)指定的刻章機(jī)構(gòu)辦理刻制手續(xù)；業(yè)務(wù)專用章刻制需經(jīng)法務(wù)部審核樣式及使用條款后，由行政部委托合規(guī)機(jī)構(gòu)制作。3.備案登記：印章刻制完成后，行政部需在3個(gè)工作日內(nèi)完成公安機(jī)關(guān)備案（法定印章）或公司內(nèi)部備案（業(yè)務(wù)專用章），備案信息包括印章名稱、樣式、保管人、使用范圍等，備案文件由行政部存檔。（二）禁止性規(guī)定嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自刻制公司印章，違者將追究法律責(zé)任并移交司法機(jī)關(guān)處理。四、印章的使用流程（一）用印申請(qǐng)員工因工作需要使用印章時(shí)，需填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印文件名稱、內(nèi)容摘要、用印次數(shù)、對(duì)方單位（如有）及用印目的；如為對(duì)外文件（如合同、協(xié)議），需同時(shí)附上文件原件（或清晰復(fù)印件）、相關(guān)審批文件（如合同審批單、付款審批單）。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審（確認(rèn)事項(xiàng)真實(shí)性、必要性），涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的需財(cái)務(wù)部會(huì)簽，涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的需法務(wù)部審核，重大事項(xiàng)需總經(jīng)理或董事長審批。（二）審批授權(quán)1.常規(guī)用印（如內(nèi)部通知、普通證明）：部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部（或?qū)?yīng)印章保管部門）復(fù)核。2.合同協(xié)議用印：需經(jīng)法務(wù)部審核條款合規(guī)性、財(cái)務(wù)部審核付款/收款邏輯后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額超權(quán)限的，需總經(jīng)理或董事長終審。3.緊急用?。喝缬鎏厥馇闆r需緊急用印（如搶險(xiǎn)救災(zāi)、重大突發(fā)事項(xiàng)），可由分管領(lǐng)導(dǎo)電話授權(quán)，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，但需在申請(qǐng)表中注明緊急原因及授權(quán)情況。（三）用印執(zhí)行印章保管人收到審批通過的《印章使用申請(qǐng)表》后，需核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)信息是否一致，重點(diǎn)檢查文件簽署頁、騎縫處（如需）是否完整，確認(rèn)無誤后，在指定位置加蓋印章。用印時(shí)原則上需在印章保管人視線范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將印章帶離保管場所（特殊情況除外，見下文“特殊場景用印”）；如為多頁文件，需加蓋騎縫章，確保頁面銜接無篡改可能。用印后，保管人需在《印章使用登記簿》中登記用印時(shí)間、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人、用印次數(shù)等信息，申請(qǐng)人需簽字確認(rèn)。（四）特殊場景用印1.外出用印：因投標(biāo)、現(xiàn)場簽約等需攜帶印章外出時(shí)，需填寫《印章外帶申請(qǐng)表》，說明外帶時(shí)間、地點(diǎn)、用途及隨行保管人，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由兩名員工（其中一名為印章保管人，一名為部門指定人員）共同攜帶，用印后立即歸還，外帶期間需確保印章安全，嚴(yán)禁交由無關(guān)人員接觸。2.電子印章使用：如涉及電子文件簽署，需使用公司認(rèn)證的電子印章系統(tǒng)，由行政部統(tǒng)一管理電子印章的授權(quán)與使用，使用流程參照本制度線下用印要求執(zhí)行，確保電子簽名合法有效。五、印章的保管要求（一）保管人職責(zé)印章保管人需為本部門正式員工，具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任心，經(jīng)部門推薦、行政部備案后上崗。保管人需妥善存放印章，工作日置于保險(xiǎn)柜（或帶鎖抽屜），非工作日需將印章移交行政部統(tǒng)一保管（財(cái)務(wù)類印章除外，需由財(cái)務(wù)部指定專人節(jié)假日保管）。保管人需定期檢查印章完好性，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失，需立即向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)告，配合開展掛失、補(bǔ)辦等工作。（二）交接管理保管人因離職、調(diào)崗、休假等原因需移交印章時(shí)，需填寫《印章交接登記表》，注明交接時(shí)間、印章狀態(tài)、未辦結(jié)用印事項(xiàng)等，由移交人、接收人、監(jiān)交人（部門負(fù)責(zé)人或行政部代表）三方簽字確認(rèn)，交接過程需全程錄像存檔。交接完成后，接收人需在3個(gè)工作日內(nèi)熟悉印章使用流程，行政部需對(duì)新保管人進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。（三）定期檢查行政部每季度組織一次印章管理檢查，內(nèi)容包括印章保管情況、使用登記完整性、備案信息更新等，檢查結(jié)果納入部門績效考核；財(cái)務(wù)部需每月對(duì)財(cái)務(wù)類印章使用情況進(jìn)行自查，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、組織架構(gòu)調(diào)整導(dǎo)致印章失效；2.印章?lián)p壞無法正常使用；3.業(yè)務(wù)終止（如部門撤銷、項(xiàng)目結(jié)束）導(dǎo)致專用章無需再用。（二）停用流程需求部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、印章去向，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，保管人需將停用印章移交行政部，行政部在印章上加蓋“作廢”戳記，登記存檔。（三）銷毀流程需銷毀的印章（如法定印章更換、違規(guī)私刻印章），由行政部牽頭，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部參與，組成銷毀小組，填寫《印章銷毀登記表》，記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀方式（如碎章機(jī)銷毀、熔毀）。銷毀過程需全程錄像，銷毀小組人員簽字確認(rèn)，銷毀記錄由行政部永久存檔。七、違規(guī)處理與責(zé)任追究（一）違規(guī)行為認(rèn)定1.未經(jīng)審批擅自用印、超越權(quán)限用??；2.私自刻制、偽造公司印章；3.印章保管不善導(dǎo)致遺失、被盜用；4.用印后未如實(shí)登記、隱瞞用印事實(shí)；5.外帶印章未按規(guī)定流程執(zhí)行，導(dǎo)致印章失控。（二）處罰措施1.情節(jié)較輕（如內(nèi)部文件違規(guī)用印、登記遺漏）：給予當(dāng)事人警告、記過處分，扣減績效獎(jiǎng)金，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)資格。2.情節(jié)較重（如對(duì)外合同違規(guī)用印、印章遺失未及時(shí)報(bào)告）：給予當(dāng)事人降級(jí)、降薪處分，賠償公司因此遭受的直接損失，如涉及法律糾紛，承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。3.情節(jié)嚴(yán)重（如私刻印章、故意濫用印章謀取私利）：立即解除勞動(dòng)合同，移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任，公司保留追償損失的權(quán)利。八、附則1.本制度自發(fā)布之日