工作備忘錄撰寫規(guī)范一、工作備忘錄概述

工作備忘錄是組織內(nèi)部用于溝通信息、匯報工作、提出建議或請求指示的常用文書。其特點包括簡潔明了、針對性強、格式規(guī)范、傳遞直接。正確撰寫工作備忘錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、規(guī)范內(nèi)部管理。

（一）備忘錄的基本要素

1.發(fā)文方：明確記錄撰寫部門或個人身份

2.收文方：指定文件接收對象

3.日期：標(biāo)注文件撰寫具體時間

4.主題：概括文件核心內(nèi)容

5.正文：詳細(xì)闡述事項

6.結(jié)語：禮貌性結(jié)尾用語

7.簽署：發(fā)文方署名或蓋章

（二）備忘錄的適用場景

1.工作協(xié)調(diào)：跨部門事項溝通

2.問題反饋：記錄異常情況

3.會議紀(jì)要：簡要記錄討論要點

4.任務(wù)分配：明確具體工作安排

5.狀態(tài)更新：匯報進(jìn)展情況

二、工作備忘錄撰寫規(guī)范

（一）格式要求

1.標(biāo)題居中，使用黑體二號字

2.發(fā)文方置于左上角，收文方置于右上角

3.正文采用宋體小四號字，1.5倍行距

4.段落首行縮進(jìn)2字符

5.重要事項可使用項目符號或編號

（二）內(nèi)容規(guī)范

1.主題明確：首行簡明概括核心內(nèi)容

-示例："關(guān)于優(yōu)化部門協(xié)作流程的備忘錄"

2.條理清晰：按時間順序或邏輯關(guān)系展開

-日常事項建議使用數(shù)字編號

-政策性內(nèi)容可分條款說明

3.語言規(guī)范：符合商務(wù)文書要求

-使用"請""收到回復(fù)""建議"等禮貌用語

-避免口語化表達(dá)和情感色彩詞匯

（三）寫作步驟

Step1：準(zhǔn)備階段

-確定收文對象及必要附件

-收集相關(guān)數(shù)據(jù)和背景資料

-初步構(gòu)思內(nèi)容框架

Step2：撰寫正文

(1)開頭段落：說明撰寫目的

(2)主體部分：分條列項

(3)結(jié)尾段落：提出要求或建議

Step3：審核確認(rèn)

-檢查信息準(zhǔn)確性（示例：數(shù)據(jù)范圍在±5%誤差內(nèi)）

-核對格式規(guī)范性

-確認(rèn)無錯別字或語法問題

（四）常見錯誤規(guī)避

1.避免內(nèi)容空泛

-示例：不寫"請?zhí)幚泶耸?，改為"請于3日內(nèi)完成XX報告提交"

2.避免含糊不清

-示例：不寫"盡快"，改為"最遲5月20日"

3.避免過度承諾

-示例：不寫"保證100%完成"，改為"預(yù)計完成率95%以上"

三、工作備忘錄范例

（一）范例一：工作協(xié)調(diào)類

主題：關(guān)于調(diào)整第二季度項目排期

發(fā)文方：運營部

收文方：各相關(guān)部門

日期：2023年3月15日

1.項目背景

-原定排期與資源沖突比例達(dá)28%

2.調(diào)整方案

(1)將市場調(diào)研提前至4月

(2)技術(shù)開發(fā)延期15天

(3)新增資源申請流程簡化

3.需配合事項

-請設(shè)計部優(yōu)先保障5月需求

結(jié)語：請各部3日內(nèi)確認(rèn)調(diào)整意見

（二）范例二：問題反饋類

主題：關(guān)于XX系統(tǒng)偶發(fā)性故障的記錄

發(fā)文方：技術(shù)支持組

收文方：IT運維部

日期：2023年4月8日

1.問題現(xiàn)象

-上午9-11點每小時出現(xiàn)3次登錄失敗

2.原因分析

(1)服務(wù)器CPU使用率峰值達(dá)85%

(2)臨時緩存文件積壓

3.建議措施

(1)升級服務(wù)器配置（預(yù)算范圍：2-3萬元）

(2)增加每周清理頻次

結(jié)語：收到回復(fù)后立即執(zhí)行

四、工作備忘錄管理建議

（一）歸檔規(guī)范

1.電子文件：按部門分類存儲于共享服務(wù)器

2.紙質(zhì)文件：存檔于指定文件柜

3.建立檢索系統(tǒng)：按月份和主題編號

（二）使用場景建議

1.日常事務(wù)：建議使用即時通訊工具補充

2.重大事項：可附發(fā)送會議紀(jì)要

3.重復(fù)性問題：建議轉(zhuǎn)為標(biāo)準(zhǔn)化模板

（三）培訓(xùn)要點

1.新員工培訓(xùn)：每月開展格式規(guī)范講解

2.技能提升：每季度組織優(yōu)秀范例評選

3.工具應(yīng)用：學(xué)習(xí)使用公司備忘錄系統(tǒng)

四、工作備忘錄管理建議（續(xù)）

（一）歸檔規(guī)范（續(xù)）

1.電子文件歸檔細(xì)則：

(1)文件命名規(guī)則：采用"年份-月份-部門代號-事由"格式

(2)子文件夾結(jié)構(gòu)：

-一級文件夾：按季度劃分（如2023-Q1）

-二級文件夾：按部門劃分（如運營部）

-三級文件夾：按主題分類（如項目協(xié)調(diào)）

(3)元數(shù)據(jù)管理：

-必須包含創(chuàng)建日期、修改日期、密級（可選）

-重要文件需添加關(guān)鍵詞標(biāo)簽（示例：項目A、預(yù)算、2023年）

(4)備份要求：

-服務(wù)器每日增量備份

-關(guān)鍵文件每周異地備份

-存檔周期：常規(guī)文件2年，重要文件5年

2.紙質(zhì)文件管理：

(1)存檔設(shè)備要求：

-溫濕度范圍：溫度18-24℃、濕度45-60%

-防火等級：不低于B1級

(2)文件排序方法：

-按收文日期排序

-同期文件按收文順序編號

(3)保密措施：

-重要文件需雙鎖保管

-借閱需填寫登記表

3.檢索系統(tǒng)建設(shè)：

(1)關(guān)鍵字設(shè)置：

-必選字段：日期、主題、收文方

-建議字段：發(fā)文方、附件類型

(2)檢索效率指標(biāo)：

-響應(yīng)時間：<3秒

-查詢準(zhǔn)確率：≥95%

(3)定制功能：

-可按文件狀態(tài)（待辦/已完成）篩選

-可生成統(tǒng)計報表（如按月度文件數(shù)量排序）

（二）使用場景建議（續(xù)）

1.日常事務(wù)協(xié)作優(yōu)化：

(1)常用場景清單：

-需要跨部門確認(rèn)事項

-簡單工作分配（如會議記錄分發(fā)）

-臨時資源借用申請

(2)效率提升方法：

-將重復(fù)性備忘錄轉(zhuǎn)為模板（示例：會議通知模板）

-使用協(xié)同工具實時跟蹤處理狀態(tài)

-設(shè)置自動回復(fù)模板（收到回復(fù)后15分鐘內(nèi)）

2.重大事項管理：

(1)適用條件：

-需要正式記錄的決策過程

-多部門聯(lián)動的復(fù)雜事項

-需要長期追溯的工作記錄

(2)配套措施：

-必須包含時間節(jié)點（如"5月15日前完成初稿"）

-需要多人會簽的重要文件

-附上相關(guān)附件清單（如預(yù)算表、時間表）

3.標(biāo)準(zhǔn)化模板開發(fā)：

(1)模板分類清單：

-項目類：項目啟動、階段性評審、結(jié)項

-資源類：設(shè)備借用、場地申請、人員調(diào)配

-問題類：故障報告、風(fēng)險預(yù)警、合規(guī)檢查

(2)模板設(shè)計要點：

-必須包含填寫說明

-關(guān)鍵字段使用下拉菜單（示例：緊急程度分為"普通/加急/特急"）

-增加示例填寫（灰色背景標(biāo)注）

（三）培訓(xùn)要點（續(xù)）

1.新員工培訓(xùn)內(nèi)容：

(1)基礎(chǔ)課程（每月1次）：

-備忘錄格式演示（含錯誤案例分析）

-公司文件編號規(guī)則講解

-常用系統(tǒng)操作（如OA系統(tǒng)附件上傳）

(2)進(jìn)階課程（每季度1次）：

-不同場景模板使用技巧

-附件處理規(guī)范（如圖片分辨率要求）

-郵件與備忘錄的區(qū)別應(yīng)用

2.技能提升計劃：

(1)優(yōu)秀范例評選標(biāo)準(zhǔn)：

-格式規(guī)范性（占40%權(quán)重）

-內(nèi)容完整性（占35%權(quán)重）

-行文簡潔性（占25%權(quán)重）

(2)進(jìn)修機會：

-參加行業(yè)公文寫作講座

-對標(biāo)優(yōu)秀企業(yè)案例學(xué)習(xí)

-組織內(nèi)部經(jīng)驗分享會

3.工具應(yīng)用培訓(xùn)：

(1)系統(tǒng)操作手冊：

-備忘錄創(chuàng)建全流程圖

-常見問題FAQ

-快捷鍵使用指南

(2)實戰(zhàn)演練：

-模擬真實工作場景寫作

-互評環(huán)節(jié)（按評分表打分）

-系統(tǒng)功能實操考核（限時完成指定任務(wù)）

一、工作備忘錄概述

工作備忘錄是組織內(nèi)部用于溝通信息、匯報工作、提出建議或請求指示的常用文書。其特點包括簡潔明了、針對性強、格式規(guī)范、傳遞直接。正確撰寫工作備忘錄有助于提高工作效率、確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)、規(guī)范內(nèi)部管理。

（一）備忘錄的基本要素

1.發(fā)文方：明確記錄撰寫部門或個人身份

2.收文方：指定文件接收對象

3.日期：標(biāo)注文件撰寫具體時間

4.主題：概括文件核心內(nèi)容

5.正文：詳細(xì)闡述事項

6.結(jié)語：禮貌性結(jié)尾用語

7.簽署：發(fā)文方署名或蓋章

（二）備忘錄的適用場景

1.工作協(xié)調(diào)：跨部門事項溝通

2.問題反饋：記錄異常情況

3.會議紀(jì)要：簡要記錄討論要點

4.任務(wù)分配：明確具體工作安排

5.狀態(tài)更新：匯報進(jìn)展情況

二、工作備忘錄撰寫規(guī)范

（一）格式要求

1.標(biāo)題居中，使用黑體二號字

2.發(fā)文方置于左上角，收文方置于右上角

3.正文采用宋體小四號字，1.5倍行距

4.段落首行縮進(jìn)2字符

5.重要事項可使用項目符號或編號

（二）內(nèi)容規(guī)范

1.主題明確：首行簡明概括核心內(nèi)容

-示例："關(guān)于優(yōu)化部門協(xié)作流程的備忘錄"

2.條理清晰：按時間順序或邏輯關(guān)系展開

-日常事項建議使用數(shù)字編號

-政策性內(nèi)容可分條款說明

3.語言規(guī)范：符合商務(wù)文書要求

-使用"請""收到回復(fù)""建議"等禮貌用語

-避免口語化表達(dá)和情感色彩詞匯

（三）寫作步驟

Step1：準(zhǔn)備階段

-確定收文對象及必要附件

-收集相關(guān)數(shù)據(jù)和背景資料

-初步構(gòu)思內(nèi)容框架

Step2：撰寫正文

(1)開頭段落：說明撰寫目的

(2)主體部分：分條列項

(3)結(jié)尾段落：提出要求或建議

Step3：審核確認(rèn)

-檢查信息準(zhǔn)確性（示例：數(shù)據(jù)范圍在±5%誤差內(nèi)）

-核對格式規(guī)范性

-確認(rèn)無錯別字或語法問題

（四）常見錯誤規(guī)避

1.避免內(nèi)容空泛

-示例：不寫"請?zhí)幚泶耸?，改為"請于3日內(nèi)完成XX報告提交"

2.避免含糊不清

-示例：不寫"盡快"，改為"最遲5月20日"

3.避免過度承諾

-示例：不寫"保證100%完成"，改為"預(yù)計完成率95%以上"

三、工作備忘錄范例

（一）范例一：工作協(xié)調(diào)類

主題：關(guān)于調(diào)整第二季度項目排期

發(fā)文方：運營部

收文方：各相關(guān)部門

日期：2023年3月15日

1.項目背景

-原定排期與資源沖突比例達(dá)28%

2.調(diào)整方案

(1)將市場調(diào)研提前至4月

(2)技術(shù)開發(fā)延期15天

(3)新增資源申請流程簡化

3.需配合事項

-請設(shè)計部優(yōu)先保障5月需求

結(jié)語：請各部3日內(nèi)確認(rèn)調(diào)整意見

（二）范例二：問題反饋類

主題：關(guān)于XX系統(tǒng)偶發(fā)性故障的記錄

發(fā)文方：技術(shù)支持組

收文方：IT運維部

日期：2023年4月8日

1.問題現(xiàn)象

-上午9-11點每小時出現(xiàn)3次登錄失敗

2.原因分析

(1)服務(wù)器CPU使用率峰值達(dá)85%

(2)臨時緩存文件積壓

3.建議措施

(1)升級服務(wù)器配置（預(yù)算范圍：2-3萬元）

(2)增加每周清理頻次

結(jié)語：收到回復(fù)后立即執(zhí)行

四、工作備忘錄管理建議

（一）歸檔規(guī)范

1.電子文件：按部門分類存儲于共享服務(wù)器

2.紙質(zhì)文件：存檔于指定文件柜

3.建立檢索系統(tǒng)：按月份和主題編號

（二）使用場景建議

1.日常事務(wù)：建議使用即時通訊工具補充

2.重大事項：可附發(fā)送會議紀(jì)要

3.重復(fù)性問題：建議轉(zhuǎn)為標(biāo)準(zhǔn)化模板

（三）培訓(xùn)要點

1.新員工培訓(xùn)：每月開展格式規(guī)范講解

2.技能提升：每季度組織優(yōu)秀范例評選

3.工具應(yīng)用：學(xué)習(xí)使用公司備忘錄系統(tǒng)

四、工作備忘錄管理建議（續(xù)）

（一）歸檔規(guī)范（續(xù)）

1.電子文件歸檔細(xì)則：

(1)文件命名規(guī)則：采用"年份-月份-部門代號-事由"格式

(2)子文件夾結(jié)構(gòu)：

-一級文件夾：按季度劃分（如2023-Q1）

-二級文件夾：按部門劃分（如運營部）

-三級文件夾：按主題分類（如項目協(xié)調(diào)）

(3)元數(shù)據(jù)管理：

-必須包含創(chuàng)建日期、修改日期、密級（可選）

-重要文件需添加關(guān)鍵詞標(biāo)簽（示例：項目A、預(yù)算、2023年）

(4)備份要求：

-服務(wù)器每日增量備份

-關(guān)鍵文件每周異地備份

-存檔周期：常規(guī)文件2年，重要文件5年

2.紙質(zhì)文件管理：

(1)存檔設(shè)備要求：

-溫濕度范圍：溫度18-24℃、濕度45-60%

-防火等級：不低于B1級

(2)文件排序方法：

-按收文日期排序

-同期文件按收文順序編號

(3)保密措施：

-重要文件需雙鎖保管

-借閱需填寫登記表

3.檢索系統(tǒng)建設(shè)：

(1)關(guān)鍵字設(shè)置：

-必選字段：日期、主題、收文方

-建議字段：發(fā)文方、附件類型

(2)檢索效率指標(biāo)：

-響應(yīng)時間：<3秒

-查詢準(zhǔn)確率：≥95%

(3)定制功能：

-可按文件狀態(tài)（待辦/已完成）篩選

-可生成統(tǒng)計報表（如按月度文件數(shù)量排序）

（二）使用場景建議（續(xù)）

1.日常事務(wù)協(xié)作優(yōu)化：

(1)常用場景清單：

-需要跨部門確認(rèn)事項

-簡單工作分配（如會議記錄分發(fā)）

-臨時資源借用申請

(2)效率提升方法：

-將重復(fù)性備忘錄轉(zhuǎn)為模板（示例：會議通知模板）

-使用協(xié)同工具實時跟蹤處理狀態(tài)

-設(shè)置自動回復(fù)模板（收到回復(fù)后15分鐘內(nèi)）

2.重大事項管理：

(1)適用條件：

-需要正式記錄的決策過程

-多部門聯(lián)動的復(fù)雜事項

-需要長期追溯的工作記錄

(2)配套措施：

-必須包含時間節(jié)點（如"5月15日前完成初稿"）

-需要多人會簽的重要文件

-附上相關(guān)附件清單（如預(yù)算表、時間表）

3.標(biāo)準(zhǔn)化模板開發(fā)：

(1)模板分類清單：

-項目類：項目啟動、階段性評審、結(jié)項

-資源類：設(shè)備借用、場地申請、人員調(diào)配

-問題類：故障報告、風(fēng)險預(yù)警、合規(guī)檢查

(2)模板設(shè)計要點：

-必須包含填寫說明

-關(guān)鍵字段使用下拉菜單（示例：緊急程度分為"普通/加急/特急"）

-增加示例填寫（灰色背景標(biāo)注）

（三）培訓(xùn)要點（續(xù)）

1.新員工培訓(xùn)內(nèi)容：

(1)基礎(chǔ)課程（每月1次）：

-備忘錄格式演示（含錯誤案例分析）

-公司文件編號規(guī)則講解

-常用系統(tǒng)操作（如OA系統(tǒng)附件上傳）

(2)進(jìn)階課