電梯安全管理資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)范本——規(guī)范資料管理，筑牢電梯安全運(yùn)行根基引言電梯作為垂直運(yùn)輸?shù)奶胤N設(shè)備，其安全運(yùn)行關(guān)乎公共安全與民生福祉。完善的安全管理資料歸檔體系，是落實(shí)安全主體責(zé)任、應(yīng)對(duì)監(jiān)管檢查、處置突發(fā)故障及事故的核心支撐。本范本結(jié)合《特種設(shè)備安全法》《電梯使用管理與維護(hù)保養(yǎng)規(guī)則》等法規(guī)要求，圍繞歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、管理流程等核心環(huán)節(jié)，搭建系統(tǒng)化、規(guī)范化的資料管理框架，為電梯使用單位、維保機(jī)構(gòu)及監(jiān)管部門(mén)提供實(shí)操指引。一、歸檔范圍界定明確需納入歸檔的資料類型，確保全周期、全要素覆蓋：（一）基礎(chǔ)檔案類電梯本體資料：制造許可證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)、型式試驗(yàn)報(bào)告、整機(jī)型式試驗(yàn)證書(shū)（含主要部件）、電梯銘牌拓印件（或清晰照片）。安裝改造維修資料：安裝/改造/重大維修告知書(shū)、施工方案、過(guò)程記錄（隱蔽工程驗(yàn)收、調(diào)試報(bào)告）、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、施工單位及人員資質(zhì)復(fù)印件。產(chǎn)權(quán)與使用資料：產(chǎn)權(quán)證明（或租賃合同）、使用登記證書(shū)（含電子證照）、使用單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、電梯位置平面圖（井道、機(jī)房布局）。（二）安全管理類制度文件：安全管理制度（含使用登記、日常檢查等子制度）、安全管理機(jī)構(gòu)職責(zé)（或管理人員任命書(shū)）、安全操作規(guī)程（司機(jī)、應(yīng)急操作流程）。人員管理：安全管理人員作業(yè)證書(shū)（含復(fù)審記錄）、作業(yè)人員（司機(jī)、維保工）資質(zhì)臺(tái)賬（證書(shū)、培訓(xùn)記錄）、年度安全培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄（內(nèi)容、簽到表、考核結(jié)果）。日常管理：電梯運(yùn)行日志（每日運(yùn)行、故障、停梯原因）、日常巡檢記錄（門(mén)鎖、制動(dòng)器等項(xiàng)目）、隱患排查治理臺(tái)賬（描述、措施、時(shí)限、驗(yàn)收）。（三）維保檢測(cè)類維保資料：維保合同（周期、內(nèi)容、責(zé)任）、維保單位資質(zhì)、維保記錄（半月/季度/年度項(xiàng)目、部件清單、人員簽字）、維保方案（含應(yīng)急響應(yīng)）。檢測(cè)資料：定期檢驗(yàn)報(bào)告（年度）、自行檢測(cè)記錄（季度/半年功能性檢測(cè)）、儀器校準(zhǔn)證書(shū)（限速器測(cè)試儀、萬(wàn)用表等）。故障處理：故障報(bào)修記錄（時(shí)間、現(xiàn)象、報(bào)修人）、故障分析報(bào)告（原因、措施、預(yù)防）、重大故障（困人、沖頂?shù)龋?yīng)急處置記錄（救援時(shí)間、過(guò)程、反饋）。（四）應(yīng)急管理類應(yīng)急預(yù)案：突發(fā)事件專項(xiàng)預(yù)案（困人、火災(zāi)應(yīng)對(duì)等）、應(yīng)急小組名單及聯(lián)系方式、應(yīng)急器材臺(tái)賬（對(duì)講機(jī)、松閘工具等，含維護(hù)記錄）。演練記錄：年度演練方案、過(guò)程記錄（時(shí)間、人員、場(chǎng)景、復(fù)盤(pán)）、演練評(píng)估報(bào)告（效果、改進(jìn)）。事故管理：事故報(bào)告記錄（向監(jiān)管、維保單位）、調(diào)查處理報(bào)告（原因、責(zé)任、整改）、后續(xù)跟蹤記錄（修復(fù)驗(yàn)證、培訓(xùn)）。（五）其他關(guān)聯(lián)資料監(jiān)管文件：監(jiān)督檢查意見(jiàn)書(shū)、整改通知書(shū)及回復(fù)、特種設(shè)備安全會(huì)議文件。投訴與反饋：使用投訴記錄（內(nèi)容、措施、滿意度）、乘客意見(jiàn)征集與改進(jìn)記錄。報(bào)廢與更新：報(bào)廢申請(qǐng)（含技術(shù)鑒定）、報(bào)廢處置記錄（拆解單位資質(zhì)）、新梯購(gòu)置論證報(bào)告（選型、安全評(píng)估）。二、分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)分類，便于檢索利用：（一）按資料性質(zhì)分類文書(shū)類：管理制度、合同協(xié)議、監(jiān)管文件等，編號(hào)規(guī)則：`年度-類別-序號(hào)`（如2024-WS-001，WS=文書(shū)）。技術(shù)類：制造圖紙、檢測(cè)報(bào)告等，編號(hào)規(guī)則：`年度-JS-設(shè)備編號(hào)-序號(hào)`（如2024-JS-TD____，TD01=電梯編號(hào)）。記錄類：運(yùn)行日志、維保記錄等，編號(hào)規(guī)則：`年度-JL-設(shè)備編號(hào)-周期`（如2024-JL-TD01-Q3，Q3=季度）。（二）按電梯使用階段分類前期檔案（安裝前）：制造資料、安裝告知等，組卷標(biāo)注`前期-設(shè)備編號(hào)`。使用期檔案（使用中）：安全管理、維保檢測(cè)等，組卷標(biāo)注`年度-設(shè)備編號(hào)-使用期檔案`（如2024-TD01-使用期檔案）。后期檔案（報(bào)廢/改造）：報(bào)廢申請(qǐng)、改造資料等，組卷標(biāo)注`后期-設(shè)備編號(hào)-類型`（如后期-TD01-報(bào)廢）。（三）按管理環(huán)節(jié)分類準(zhǔn)入管理：使用登記、資質(zhì)審核等，集中歸檔。運(yùn)行管理：運(yùn)行日志、巡檢、維保等，按設(shè)備編號(hào)分卷。應(yīng)急管理：預(yù)案、演練、事故等，單獨(dú)設(shè)“應(yīng)急管理”卷，按`年度-設(shè)備編號(hào)`細(xì)分。三、歸檔質(zhì)量要求確保資料真實(shí)、完整、可用：（一）完整性要求全周期覆蓋：從選型購(gòu)置到報(bào)廢更新，各階段資料無(wú)缺失（如安裝后必歸監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，維保必存每次記錄）。全要素包含：每份資料核心要素完整（如維保記錄需含項(xiàng)目、耗時(shí)、部件型號(hào)、人員簽字、下次維保時(shí)間）。（二）準(zhǔn)確性要求內(nèi)容真實(shí)：檢測(cè)數(shù)據(jù)、故障描述、人員資質(zhì)與實(shí)際一致，嚴(yán)禁偽造（如巡檢記錄如實(shí)填寫(xiě)，不得補(bǔ)填）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：技術(shù)參數(shù)（額定載重量、速度）與制造資料一致，檢測(cè)報(bào)告數(shù)據(jù)符合國(guó)標(biāo)（如平層精度≤±15mm）。（三）規(guī)范性要求格式統(tǒng)一：紙質(zhì)用A4紙，電子為PDF/JPG（圖紙為CAD/PDF），字體宋體小四，行間距1.5倍。簽署完整：需簽字蓋章的資料（維保記錄、檢測(cè)報(bào)告）由責(zé)任人親筆簽署或單位蓋章，電子簽名符合《電子簽名法》。編號(hào)唯一：每份資料編號(hào)唯一，便于關(guān)聯(lián)檢索（如TD01的2024年季度維保記錄，編號(hào)2024-WB-TD01-Q1）。（四）時(shí)效性要求及時(shí)歸檔：新資料3個(gè)工作日內(nèi)歸檔（如維保后1日內(nèi)提交記錄，檢測(cè)報(bào)告出具后5日內(nèi)歸檔）。動(dòng)態(tài)更新：資質(zhì)證書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告等及時(shí)替換舊版，確保檔案為最新有效版本。四、管理流程規(guī)范從收集到銷毀全流程管控：（一）資料收集責(zé)任分工：使用單位安全管理部門(mén)統(tǒng)籌，維保單位每月提交維保記錄，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)5日內(nèi)移交報(bào)告，作業(yè)人員資質(zhì)由人事部門(mén)收集。收集方式：紙質(zhì)“部門(mén)移交+定期匯總”，電子通過(guò)OA系統(tǒng)、云盤(pán)上傳，確保版本一致。（二）整理編目分類排序：按歸檔范圍分類，同類型資料按時(shí)間（年度/季度）或設(shè)備編號(hào)排序。編目建賬：建立《電梯安全管理資料臺(tái)賬》，含資料名稱、編號(hào)、來(lái)源、歸檔時(shí)間、保管期限（見(jiàn)附件）。（三）歸檔審核初審：資料管理員檢查完整性、規(guī)范性（簽字蓋章、編號(hào)）。復(fù)審：安全管理負(fù)責(zé)人審核準(zhǔn)確性（檢測(cè)數(shù)據(jù)、故障分析），簽署意見(jiàn)。（四）保管存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案：專用檔案柜存放，環(huán)境要求：溫度14-24℃，濕度45-60%，遠(yuǎn)離水源、火源，定期防蟲(chóng)（樟腦丸）。電子檔案：企業(yè)服務(wù)器或云平臺(tái)存儲(chǔ)，每月備份（異地備份一份），設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（僅授權(quán)人員查閱）。保管期限（示例）：永久：制造資料、使用登記證書(shū)、重大改造/事故資料。長(zhǎng)期（≥10年）：年度檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理制度、應(yīng)急演練記錄。短期（3-5年）：日常巡檢記錄、月度維保記錄、投訴處理記錄。（五）借閱利用借閱流程：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，安全管理負(fù)責(zé)人審批，借閱期限≤7天，逾期續(xù)借。（六）鑒定銷毀定期鑒定：每5年由安全管理、法務(wù)部門(mén)聯(lián)合鑒定，確定保管或銷毀。銷毀流程：編制《檔案銷毀清冊(cè)》，單位負(fù)責(zé)人審批后，兩人監(jiān)銷（紙質(zhì)碎紙、電子徹底刪除），留存銷毀記錄。五、實(shí)操要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題解決（一）資料缺失補(bǔ)正維保記錄缺失：要求維保單位補(bǔ)填（說(shuō)明原因，雙重簽字確認(rèn)），后續(xù)加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)簽字監(jiān)督。（二）電子檔案管理格式轉(zhuǎn)換：掃描紙質(zhì)為PDF（分辨率≥300dpi），圖紙轉(zhuǎn)CAD/PDF（保留可編輯性）。元數(shù)據(jù)管理：電子檔案含創(chuàng)建時(shí)間、來(lái)源部門(mén)、責(zé)任人等元數(shù)據(jù)，便于追溯。（三）多臺(tái)電梯管理檔案分戶：按電梯編號(hào)（TD01、TD02）建立分戶檔案，每臺(tái)獨(dú)立組卷。共性資料：管理制度、應(yīng)急預(yù)案等，歸檔于“綜合管理卷”，分戶檔案注明索引。（四）監(jiān)管迎檢準(zhǔn)備檔案索引：編制《迎檢檔案目錄》，按監(jiān)管要點(diǎn)（人員資質(zhì)、維保記錄、應(yīng)急管理）分類索引，30秒內(nèi)定位資料。電子臺(tái)賬：用Excel或?qū)I(yè)軟件，設(shè)置“年度”“設(shè)備編號(hào)”“資料類型”篩選功能，快速查詢。六、附則本范本自發(fā)布之日起實(shí)施，由電梯安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。各單位可結(jié)合實(shí)際（電梯數(shù)量、使用場(chǎng)景）細(xì)化操作細(xì)則，但需符合《特種設(shè)備安全法》及本范本核心要求。附件：電梯安全管理資料保管期限表（示例）資料類型保管期